Presentation slides: Rapidi Webinar March 2024: Integrate Salesforce with Dynamics 365

Good morning, and good afternoon, everyone. Welcome to today's Rapidi webinar. We'll be diving into the world of business energy and exploring the ball for integration between Salesforce and Microsoft Dynamics 365.

I am Sirine Touihri, a Sales Consultant here at Rapidi, and I'm excited to be your host for today. So here with me, I have my esteemed colleague Andreea Arseni. She's a Rapidi Data Integration Consultant, and Andreea will guide you through the essential aspects of data integration and give you an overview of our Salesforce Dynamics 365 Integration Solution. So, let's take a quick look at our agenda today.

So, we will have an introduction to the Rapidi Company Profile, and then we will talk about the importance of integration and the Rapidi integration solution.

We will tell you about some of our customer testimonials and we will also explain how you can get started with us. In the end, we will have a Q&A session. So please feel free to write all of your questions in the chat.

Rapidi Company Profile

So I would like to tell you a little bit about our company who we are and what we do. So at Rapidi, we have over thirty years of data integration expertise in data integration, and our journey as data integration experts started back then when Microsoft was still called Navision. It was a smaller group back then. And our CEO, Michael Bach, was part of that group.

And Michael is still playing an important role at Rapidi today and, offering his expertise and experience to repeat his customers.

So what sets Rapiid apart is our cutting edge cloud technology that requires no programming at all. And also our customer, satisfaction as we have worldwide customers who are given up, as an evaluating as with four to five starts in the epic exchange, of, rating because they are extremely satisfied about our solution.

Importance of Integration

And, the most important thing about repeating is that we are offering flexible, simple, robust, and complete solution.

So, we are not only, integrating data. We're integrating success.

And now I would like to, let you with Andrea who will let you tell you a little bit more about, what we do.

Perfect. Thank you so much. Okay. So now we will go into the next section.

As a reminder, if you have any questions, please use chat, them there, and then at the end, we can review them, and we'll try to give you an answer.

Why Integrate

Now we'll talk about the importance of integration. I think from our point of view, we are all about simplifying the entire process. We don't want to make it, you know, a very complicated process or just to give you headaches. Right? So we really want to make sure that, you know, an integration will try to solve some of the current, issues that you have.

So Then the question is why integrate?

So here you have four buckets, and first of all, we have collaboration.

When you have an integration, you are able to activate existing data. And this means that you get a full overview of your, customers.

And once you have, these two, then we are able to enable, teams to collaborate even better. The second bucket is about efficiency.

Of course, we are all, focused on being efficient. I think that's what we want, in any company, right? And what an what an integration will do is that we'll remove double data entries. Right? There will not be any switching between systems. And this means that, if you remove the first two, then you'll you'll eliminate a rework basically.

And then in the end, what you actually gain is process automation.

Then the third bucket would be quality of course, what an integration you get consistent data. And if you have consistent data across the board, then you have data that you can trust. And, if you have really good data, then you are able to have, a very good, reporting. Right? And then this means that, it will it will give you an increased user adoption.

And the last one would be about growth. So you'll have better decision support which means that you have a better, customer satisfaction. And in the end, what really matters, to any company is to sell more and sell faster.

So, here, as you can see, these are the main reasons when it comes to, the question, why should you integrate? It will solve let's say most of the the current challenges that you have and of course it will improve your current processes.

Next, I think here is important to talk a bit about the integration and why is it important.

When you have, an integration between two systems, you are able to streamline your business processes.

And then what you also get, you get real time data synchronization.

You can have your day data being transferred flowing from one system to another.

Also, it improves decision making and productivity.

Then think about it in this way. So you have your end users who can focus on other tasks. Right?

You can let the systems to talk to each other, transfer all the data in real time, and then, the users will be able to, work on tasks that are really important.

And, of course, last but not least, it reduces or eliminates data silos. Manual processes and communication gaps. So here, once you have an integration between two systems, you can definitely, remove manual processes and also communication gaps. So then, you will not need users to go into the systems, type in all the data that you need and then do the same thing in the other system. That's just a lot of manual work And when you have a lot of manual work, then, you'll have mistakes, right? Because people make mistakes, that's normal. But then when you have two systems talking to each other, then you reduce, if not eliminate that part, and then you can make sure that the data that you are transferring is consistent and reliable.

I think when it comes to integrations in general, you integrate to elevate So the idea is to, actually unify your systems, put them together, and this will actually ensure your success as a company. So if your systems are able to talk to each other and the communication is good in the sense that data is transferred without any issues from or one point to another, then you are good to go. So this means that everything will be, into your systems up to date and course it will be correct.

Rapidi's Integration Solutions

Then the next section is about rapid data integration solutions. So again, as I mentioned before, we do we do not want to, over complicate things when it comes to integrations in general. We want to sure that integrations can be made easy. Right? We want to make sure that that's something that's approachable, to a lot of, users.

So when it comes to Rapiti, Rapiti is an innovative I pass. So we do focus on simplicity. So simplicity refers to our design, installation, and use. And also it's a cloud integration system that actually has preconfigure templates. So this templates will allow you to quickly integrate various systems. When you use the templates, you actually you are able to use, those specific mappings that have been built based on, best practices, recommendations and feedback from customers. So you will use the, let's say, the results of all that work, and you and then you can apply it on your specific integration.

And of course, we do have extensive expertise in integrating Dynamics ERPs, Salesforce, but we also extend everything to, you know, other systems. Our work is not limited to the dynamics world, so to speak.

And speaking of that, here we have rapid is most common endpoints. Of course, we do focus on dynamics three sixty five ERPs and Salesforce integrations, but our work is now limited to that. We can definitely work on, other types of integrations with other systems. We can work on integrating SQL databases oracle database is, HubSpot or any other systems that that you need to to integrate.

There's a lot of, potential there. So there's a there's a lot of support already built I think we just, need to, get your specific requirements and understand what you want to do, and I think we can definitely work on it. But, of course, our offerings, I think, are are are pretty extended. So you can definitely reach out to us if you have, a quite, let's say, custom system or a very peculiar one because we can we can we will do our best to to help you with that.

Rapidi's Extensive Expertise

And of course, when it comes to, to our platform, so it's an IPass. Right? There's no staging of your data. It is very easy to be set up and configured, and there's no programming required. So here, this is a very important part.

Because you don't need to be a developer or a, a person with a, you know, a lot of technical expertise in order to work on this integration.

It's pretty straightforward. You can definitely work on it without prior experience. So you don't need to go through a learning curve and try to understand how it works. And then we connect multiple systems in companies. So we can do that if you have, let's say, five companies in your European system, then we can connect all of them and make sure that data is being transferred correctly.

When it comes to data, we can transfer any data. It can be standard. It can be custom anything that that you have. So it our, our, platform does not let the type of data that you want to to transfer.

If you have standard data, perfect, but if you have a more custom process, then that's also something that that can be, done. And then the last point is about the subscriptions that we have, which are all inclusive. So all inclusive means that you get everything from the from the very beginning until the end. So you you go through the integration, project, then you go live.

And then in the end, you get, you know, lifetime support from us in case you have any issues or you need any help, maintaining your current integration.

So these are just a few things, that actually represent a repeating. But, of course, I think the most important ones are that you don't need to have a technical expertise And of course, the subscription that you have is complete. You don't need to worry about additional costs or anything after the project, is live.

Data Flow between Salesforce and Microsoft Dynamics 365

Now, we'll take a look a bit, the data flow Salesforce and Microsoft Dynamics three sixty five. As I mentioned before, we do have a set of preconfigured templates that you can use when you start your integration project. But of course you are not limited to those. You can use them as a starting point and then adjust them according to your needs.

But when you have, but when you start using the, mapping templates, then you definitely, you actually have more time for testing, and then you have more time to actually go through your use cases. As you as you see here, on the screen, so we're talking about, for example, accounts which can be transferred to your ERP.

We have contact, product, which would be, also, synchronize prices, opportunities that would becom orders in your ERP, orders. Also, any type of updates can be made, payments and sales history, which was the invoices and credit notes. Of course, these are the, the standard, objects, so to speak, that are part of the mapping templates but you can also map any type of object that you have. For example, if you have custom objects that you are using in your Salesforce instance, you can definitely use those for this integration.

So this is an example of code to clash, a scenario. Right? So in Salesforce, you have a lead. The lead is converted, and then you have account in contact When you have that in Salesforce, you can go  ahead and transfer them into your ERP.

In your ERP, a contact would be a customer, and a contact would be a contact. So then you can have this information being sent, both ways. So if if, Salesforce is the place where you create your account and contact, then you can do so and then transfer everything to your ERP. And the information can be updated both ways.

Of course, then if you have an opportunity in Salesforce, you can transfer that as a sales rep. Right? So that goes into your ERP as a sales rep. And then you can also, update, the sales order and send them back as open sales order in Salesforce.

So as you can see, you can go both ways and any type of information or data can be updated. I think, I mean, the type of data that you need to update actually is linked to your business process. So based on what you currently have and how the information should should flow, then you can decide, where it needs to go and what it needs to update.

And of course, we also have here, we have payments, invoice, and credit notes. As you can see, they all go, back to Salesforce.

And of course, there are also products. If you have products in in Salesforce, in items in your ERP, you can also synchronize them and make sure that you have all your items up to date, price books, in Salesforce would be prices in your ERP or any other custom table in your ERP or custom object in our Salesforce, environment can be synchronized. I think this is just a standard example of how it works, but of course, it doesn't mean that it applies to your current process right now. If you have a very specific, business process, then you can adapt that and then you can have an integration that reflects completely, the the current way of doing things.

Rapidi's Key Functionalities

Then we have diabetes key functionalities. So here we have a few things on the list. We have data mapping and transformation. We have real time synchronization, customization scalability, automated workflow, security measures, and monitoring and analytics.

Let's take a look at them one by one.

So first one would be data mapping and transformation.

So when it comes to the PD, we are able to map and transform, any data without, you know, any major effort So that can happen between, dynamic CRPs and Salesforce. And this can happen via the prebuilt mapping templates. But of course, this doesn't mean that you have to use them no matter what. So if you have a very specific process and you say, oh, this doesn't fit, what we actually do right now, then you can definitely, just have separate, data flows that would, do what what they are supposed to do.

And of course, we offer support for custom data fields. So, sometimes we, for example, we need to have custom fields either in the year P or in, in Salesforce. So we we support that. So, the only thing that we need for that is to have access to specific fields and make sure that we can read them.

But other than that, anyone can, can use any type of custom fields.

And of course, we do offer an intuitive data mapping interface. So you can customize your current data flows. This means that if you, you've worked on an integration. And then after a specific time, you think that you need to adjust it because things things have changed, then you can do so. You can go into your account, into your transfers and customize your current data flows and make sure that, they will work according to your needs.

So there's always this flexibility around it so you can, also, customize or even extend your current, integration so to speak. So if you want to add more to it, you can do that and have everything, in one place, basically.

Then we have, real time synchronization.

So I think this is really important, because we we really want to have up to date in all systems. Right? So what do you have in your ERP? You also want to have in your Salesforce instance. And when you have users doing all the work, then it becomes a tedious task and it takes time.

So when systems, talk to each other, then you will have that. The information will be always up to date in both systems. So this is something that will happen instantly and without any type of, human intervention.

You'll have immediate updates on leads, opportunities, customers or or anything that's, part of the integration.

And what this gives you is, you'll get a minimum of data latency, and then you also get improved decision making. So it helps you to, have, you know, everything in both systems and also it helps you to focus on other priorities within the company.

Next point would be, customization and scalability.

Of course, when we work on an on an integration, we do adapt to unique business processes and structures.

Because businesses are different, you can be in a, in a, in a specific industry, so then you have specific needs.

And of course, based on your requirements, we can make sure that the integration will fit your business, process. And of course, we do ensure scalability, for, all businesses of all sizes. We can talk about very small, companies or, let's say corporate It doesn't, we we ensure that, for, all of them. So if you're a very small company, you have a specific process, we adapt, the integration to that. So then you get value out of it. And the same thing happens for large corporation. If you have a more complex process and it's more customized, then again, we can do the same.

And of course, we do provide, like I customization based on industry specific needs.

Of course, every in industry is different. So then you'll have different departments So you, you will then expect a certain level of customization.

And that can happen without any issues. We can do that and ensure that you have everything that you need.

Automated Workflow

Next one would be automated workflow. So, here we do ensure, and of course, yeah, we we do ensurtthe streamlining of business of course, when you have an integration, between two systems, then everything is automated. Right? So then data will be transferred from one point to another, and you don't need to worry or think about it. So that's something that the, the integration will do for you. And then, of course, all those repetitive tasks, that someone used to do them, right? Those are automated.

So you don't really need to wait for a specific user or for a team to take care of those repetitive tasks or manual tasks before you actually check check a status on a specific customer. So those will be completely removed, and then the manual effort can be reduced, if not eliminated, and then you minimize errors. Because like I said, when users do a lot of manual work, then you should expect errors. It's it's normal to to see those. But when you have only, systems involved that do everything, then those errors are minimized. If not, eliminated.

And of course, the flexibility to customize your data. So this is something really important because all businesses are different So you can customize it. So then, everything will match your business requirements. And then you can ensure that the enter the integration will work as you expected.

Security Measures

Next point is about security measures and of course we are committed to data security and we want to make sure that you are comfortable with when it comes to the safety of your sensitive business data. So we want to make sure that all the users are with that and that they they are confident that, their data is not, endangered in any way. So we always focus on on, security compliance, via encryption protocols, access controls, and any other security features. So you don't need to worry about this part because, we got you covered so to speak

Monitoring and Analytics

So then the last point would be monitoring and analytics.

This is really interesting because we do offer monitoring and analytics tools. So this will allow you to track the integration performance.

What this will give you so this will actually give you insight into data flows it will give you insight into the performance of certain data flows and your overall integration, and you can identify bottlenecks.

Can identify the current, issues, or patterns that can happen. And also, it will allow you to, be able to optimize your processes via those statistics. So it in so this, so this tools will give you a better understanding of how everything is performing, but also it will give you a d a date a more detail of to speak insight into what's happening there. So if you notice any, anything, any performance issues with your data flows, you can, look at patterns, see what happened and try to optimize that. I think this is a really, this would be a really good tool for those customers that are transferring a lot of data and they have a really high volume. So then you can really see how everything is, you know, is performing. This is something available to customers, once they are using your PD and they have everything, you know, transferred from one system to another.

Data Flow Actions

Then the next part is a very, short sneak peek into other specialities, just a couple of them.

I just chose a few so then you can see, how, everything works.

First one is data flow actions.

On any data flow, you you will wanna to perform specific actions. You can say, I want to create accounts I want to update accounts. I want to delete them.

So what what you see there on the screen, those are the that can be performed. So when you work on an integration, you can think about, the action itself and say, I want to create and update accounts in sales. Course. And then the data flow will do that for you.

Or, for example, you also, want to use the last on the list, which is continue on error in combination with add an update, let's say. You can also use combinations, not just one. But for example, if you use if you want to use the last action, which is continue on error, this is something that can be used if you're dealing with bad data in your system. And what will happen, when the transfer or the data flow is running, the bad records will be skipped.

And the good ones will go into Salesforce. So the ones that are being skipped will be moved into a different section, for you to review, and then the the correct will be transferred to Salesforce. This is a way to transfer your data even though, you are dealing with, some, bad records.

Of course, their customers who are using continue on error, because they are aware of the bad data they have in their systems, and they are working on cleaning up everything. Right? So this is just, let's say, temporary. And this, of course, this is a, let's say, a grid op because then you can still get to have your data into Salesforce, but, of course, you still have to do the cleanup and and make sure that everything is is correct. So this is an option that can be also used by anyone who who really wants to have data into Salesforce, even though there are some, you know, some data issues in the, ERP system.

Link Storages

The next one would be links storages. So link storages, think about them as dynamic lookup tables. So here, you can store your company data with so what happens is that at one time, all records will be added, in this table. Right? So let's say that you want to transfer customers from your ERP into account Salesforce.

Once the transfer is running, then this table will be automatically populated with those, main keys from both systems. As you know, in your ERP system, you have a a unique customer number, right, and in Salesforce, you have the same. So those would be the unique identifiers or keys for those customers. So you will see on the left, you see the ERP number.

On the right, you see the Salesforce ID of that account. So every time the transfer will run, every time that, you know, you are transferring customers from your ERP to Salesforce, this list would will be updated. So it's not a static lookup table, like those lookup tables that you have to build by yourself. These are dynamic in the sense that they are being updated automatically, when the transfer is running.

I think it's important to mention that because there are a lot of situations where you do have look up tables available, but they are static. Like, you have to build them and you have to maintain it yourself. That's not the case. Here, the system does everything for you.

We'll actually update the table And then if you're transferring thousands of accounts, that's really not a problem. There's really no limitation with regards to the total number of customers that you can transfer. This is something really interesting that can be used and it it is being used by a lot of customers because you have here, let's say an accurate list of all the customers that have been transferred from one place to another and then you can actually use it as a lookup on other transfers, right, if you want to transfer invoices or orders. So I think it very much depends on what you want to do, but of course, regardless of the purpose of the integration, the link storage is definitely a really good functionality that can be used by, most of our customers.

Tags for Data Transfer

And the next one, this one is about tags So tags is also very interesting because, tags are actually parameters or variables that you can set up at the connection or data flow level. And it could have a lot of purposes. But I think the the most the most common one is to transfer data to several different destinations via Master, data flow. So what will happen is that you will have a main, data flow or transfer.

Let's say you transfer for customers, but then you want to transfer customers for, five different companies. Right? Because in your ERP, you have five different companies and you want to send all those customers for all those companies into Salesforce. So you can do that via this functionality, which is called tax.

You will use a main transfer, which would be our customers, but within that, you have a tag defined for every company that you have in your ERP. And at one time, you will, be able to transfer the customer that belong to each company. So it's a really cool functionality because it keeps everything organized. It keeps everything into one place.

So we don't need to, have a separate transfers or have to, do it yourself. So just by, having this configuration done from the very beginning, then you can use it for all your companies, whether you have five, ten, or twenty it doesn't really matter.

You can use it and it will be very easy for you to maintain and, monitor your integration.

RAPIDi's Offerings

And then, of course, just to summarize what we just went through, rapidity in a nutshell. So We do offer Microsoft, ERPs and Salesforce integration, but our work is not limited to that. We can also work on integrate between, let's say, business central and Microsoft sales. So those that are within the Microsoft ecosystem.

And what we offer is a cost effective in a very scalable business model. And, one really good point is that the data integration via repeating is possible for both cloud and on premise systems. So whether you have a very old version or a very new version of your ERP, we can work with with both. We are able to to connect to any of them.

We provide, robust development tools. And, as I went through earlier, we have pre built map templates can be used at any time by any customer. And to, important things is that everything is approachable for non IT users. You don't need development or technical expertise.

You should be fine without any type of background.

And, of course, another one that's important, you can manage it without IT resources, post go live. You don't need to go and find resources that can do that, you can do it yourself, and you will be able to maintain everything correctly.

And now I think that was it from my side for now, Sereen back to you.

Thank you, Andrea.

All-Inclusive Investment Model

Okay. So just to summarize a little bit, what we are offering you in RAPIDi is an all inclusive investmentmodel. So what does it mean? This means that our integration platform offers integration configuration, advanced data toolbox, You can have access to log a notification, monitoring, and also a IP connector. Then we also offer integration templates that, includes complete business process, preconfigured. It's, offering the best practices customizable, and we have detailed documentation.

We are also offering ongoing support because we are here to maintain integration. You can add fields to existing transfer and integration advisory and also resolve, data errors. So we are offering a partnership that goes beyond integration.

It's a commitment for sustained success, and it's also a commitment to be alongside the customers, every the way.

Customer Testimonial

So we'll go to next topic, which is our customer testimonial.

And we are proud to announce that Rapidi has achieved, an exceptional five stars average in both of, Salesforce, AppExchange for overall experience, and also for support, over the last years, So we have the privilege to serve satisfied customers worldwide through various industries.

And today, I would like to spotlight one of our customer, sexist Stories, which is the VariQuest case story. So I want to tell you a little bit about this company. So very quest visual learning tools. It's a major US wholesaler. They are specialized in in school printers and also related school, equipments.

And we have a testimony of some help back who is the director of operations, at Varitronics.

So Tom held back, said if you check the quote that we have here, that it was one of the best implementation experience that they faced. Over twenty years that he had.

And, also, he highlighted the fact how we improved reporting capabilities for the management of their team. So I would like to tell you a little bit more about the need that they have So, this company faced challenges that require innovative solution integration, they need to integrate Salesforce CRM and Microsoft Dynamics 365 Business Central

So, back then, these two systems didn't talk to each other, So they needed to do manual data entry, important and exporting data. And, of course, this will lead to a lot of errors and a waste of time.

And, this is where Repide could, help them and lead it to their success because we think that our customer success is our success.

Getting Started with RAPIDi

And now I would like to tell you a little bit how you can get started with us. So it's very easy. You only need to go to our websites and fill in, our contact form with the your project details. And, of course, we'll reach out and, offer you a call with us so that we can discuss the project. So what happens then?

I would like to explain a little bit how we work because we work with this five phase approach, when we have a project. So, of course, we start with the discovery.

It's the integration project scope to, have the validation and project kickoff.

Then we would go to the onboarding. It's basically onboarding you into our webedia platform, and we work on basecamp for the online, collaboration.

Then we would go to configuration, which is integration configuration, on our API platform and, of course, end user testing.

And, then go to the plot of production, which is basically initial data synchronization, the plot of historical data and, actual cut over to the production environment.

And finally, we'll go to transition to support, which is the post go live support, is the project closure and turn just into operational support.

And, we basically work, with these steps because we want to ensure smooth and successful integration.

Data Integration Project Setup

And then that we covered our agenda, it time, for your questions. So if you have any question, feel free, to write them in the chat. And if not, we prepared some of relevant question that Andrea will, help to answer.

So let's go to the first question. So, Andrea, how to set up the data integration project in three steps.

Okay. So here, point number one is to have your scope confirmed for this integration. Right? So you have to make sure that you know what you want to integrate, and what would actually need to happen.

Right? So if we say I want to work on integration and want to make sure that customers and sales orders are synced between the systems. Right? So this is something that you would have confirmed, and then you would know for sure, what would need to happen.

So that's one, and then two, you will need to, of course, be able to connect to your systems directly from our platform. Of course, it's not something that you will do by yourself.

We do offer, support on that. So we work on it together, but it's important to be able to, have the right access to your systems. Right? Because let's say, for example, if you don't get the right access, then you're not you are not able to, get to see the information that you need.

So being able to connect and having the right access would be step number two. And then, of course, testing and make sure that your systems talk to each other. So, the last step would be to, be able to test and be able to transfer data back and forth and make sure that we can send, data from your ERPA to Salesforce, for example, and also can we can send it backwards. So, it's something that's really important because this this will mean that, everything is working as expected and your systems, you know, will allow us to build this integration entirely.

So this will be the steps more or less.

Ensuring the Best Data Mapping

Thank you. Okay. I'll go to next question then. So how to ensure the best data mapping.

Okay. So here, I think it's really important to know your data. So it's really important to know what you have in both systems. So here I'm referring to any restrictions, anything that has an impact on your data and anything that's related to the way your data is being managed right now.

Right? Because as you all know in Salesforce, it's very easy to restrict. Everything there. So you it's easy to to customize.

It's easy to have custom objects. It's easy to do everything, basically. In your ERP, it's not that easy usually. So, sometimes, you can be on the other side of the conversation when there's really no restriction.

So you have no restriction in too many restrictions in Salesforce. So they're a bit, right? And they're not on the same page. So you have to make sure that they align, at a certain level and that what you have in your ERP, the way it's being let's say, built, it it will also reflect in your Salesforce environment.

And I'm saying this because when you have an integration between one ERP and Salesforce, you send data from, let's say, business central to Salesforce. And if there are different validations, in those systems, then you will get, quite a few errors on that. So it's important to know how the data is being managed and, you know, how much you want it to be restricted And if you wanted to be restricted, then you can work on that. And then you can, work on the integration and you can transfer, data.

But if there is a big discrepancy between systems in in in in that sense, then it will be difficult to transfer data without running into issues.

Thank you, Andrea. I see we have a question through the chat.

So I will share Oh, do I have to install objects in after eighteenth?

No. So you really don't. You don't really have to do that. We when it comes to vision, we work with the available tables.

So let's say if you have customers, invoices or, you know, ledger entries or anything like that, we will work with those and then transfer the data into your destination system. Of course, there are customers that are using the vision either this version or other versions and they decide to have custom objects. But, again, that's something that they want to do. It's not something that we require. So the short answer is no, but the explanation to it is that, I think, with Navision, it's pretty straightforward.

Vision and Data Transfer to Salesforce

Is just using what you have in your system and, sending that over to Salesforce.

Thank you, Andrea.

Okay. I will carry on with our question as these are the most common question that we receive. And I'm checking the chat, so don't hesitate to write. Any question that you have?

Okay. So why it's best to be prepared when handling errors?

Yeah. So I think this when it comes to errors, we are all in general a bit afraid of errors because, you know, errors are not good. We don't like them. But it's good to get prepared for them from the very beginning.

Because you never know once the project goes live, and you can, you know, maybe everything will run without any issues, or maybe you'll have errors. You never know.

Because data can change in time, so it's not something that you can control. The idea is that when you start the integration project, you can start, also focusing on this part and make sure that you you you are testing your use cases. And while doing that, also, check the error messages and and understand them. Of course, on any project, when we are running testing, we do go through errors and explain what they mean, what is being required.

So you get all the support you need for that. You just have to maintain that once you go live. But I think, the the best way to actually, handle errors and understand them and be comfortable with them is to run a lot of tests. Make sure you go through all your scenarios, then review the errors make sure you understand them.

And then once you go live, you will be, good to go. You'll be comfortable with dealing with that, and you will know what the problem is. Right? Because Usually, it's a it's a data issue.

So I think ninety percent, those are data issues just because data is being sent from in a vision to Salesforce. And in a vision, you have a specific, you know, a specific list of required fields, but in Salesforce, you have something completely different. So this can actually cause errors. So those are just errors that you can have and that require you to fix certain records in your source system.

Two-Way Synchronization and Preventing Loops

Thank you, Andrea. I see we have another question. So I'm going to share.

So if, okay, two way synchronization between Salesforce and Microsoft Dynamics, Okay. Let me go to the chat so I see it.

Yeah. They're basically asking if we set up a two way synchronization between Salesforce and Microsoft dynamics, how can we prevent loops and then synchronization process?

So, okay. So when it comes to, transfers in general and their schedules, then what happens is that, okay, let's just take an example. So let's say we have customers between Dynamics and Salesforce. So that would be a a two way synchronization.

We we we have that. So then when you have that in place, then you can schedule them to run at a specific time. So you can say, schedule number one would be customers from, dynamics through Salesforce. Right?

So that would be the first one that you wanted to run because your main source would be your ERP. And then you can say, oh, okay. I also, want to send everything, the other way, right, from Salesforce to to your ERP. You can also do that and have it as schedule number two, so to speak.

So you send that over. Of course, here it's you you do have to, to have in place certain, configurations in terms of mappings to make sure that you prevent those loops or to prevent any, duplicates or any issues in your systems. But again, running on a schedule, for when it comes to two way synchronizations, that's the best way to do it because then you can prevent any issues and the data will will be transferred correctly. Most customers just, do it one way because it's easier to maintain the information, but there are also customers who do it both ways because I don't know.

Maybe they create customers in the ERP, but they also do it in Salesforce. So somehow they need to, to keep everything up to date. So then They do have a separate schedules and they they they run, sequentially. Right?

This is how you should run them so you avoid that.

Okay. Let's see.

I think we have another one. Another question.

Custom Situations and Integration Setup

Another question. So, hey, in couple of sentences, how this seemingly out of the box integration setup process differ if we have custom custom situation.

So on Salesforce side, is there cloud sense solution and on a dynamics three hundred sixty five, if I know, there is Hilo Because tonight solution with an ordering model. So what would you need on Salesforce side any development and some question for, the three hundred sixty five FMO, what is required for comparing with customized sales process?

Okay. So so this is a very, very good question.

So I think Yeah. So when it comes to so there are two things. So you have the standard integration, right, where you have the standard templates, let's say, FNO, right? And then Salesforce.

But you also have, the custom side of things. Like, in your case, if you have, the F and L, which which is highly customized, then you would just need to identify, okay, which are the custom tables that you need to integrate? Let's say custom table number one that you have in FNO, this would actually contain, let's say, customers, right, and you want to send that over to Salesforce. But in Salesforce, you have the cloud sense solution.

Right? So this is where everything happens. The idea that in Salesforce as long as it's in Salesforce in their environment right in their ecosystem, so to speak, we can connect to that. We've had other examples with clients that would have a more of a solution on top of Salesforce and we were able to connect, to their to their environment and be able to read everything from there.

So all the custom all the custom objects and everything that they have. So in your case, what, so the only difference that we would have here would be the number of hours that a consultant would spend on integrating your, systems.

Because it's custom and you you would need to know exactly what you want to integrate, how, you know, how custom that is and how many transfers and, you know, and and then the mapping, how complex it needs to be. It's just a matter of hours and how much time we need to spend on it. It's not a matter of, oh, can you support something that's heavily customized? Right? That's not a case because we can we can, actually read from any, table, whether it's FNO or what, I don't know, other, ERP.

And the same applies to Salesforce. If you have it in the Salesforce ecosystems, then we can read from it. We can, actually get the information, update any any records that you might have there.

So, yeah, so if you were to think about this as a project, than, Serene mentioned earlier, you would meet with Serene and one of our colleagues, go through your scope and understand exactly which is your scope how customized the mapping needs to be. Right? And then we estimate how many hours are required. So I think that's the only part of things everything else, will be done by the team, during the implementation project.

Supported Systems and Custom Objects

Okay. So which systems does your video support?

Yeah. So I think, we had a, a nice, slide initially. So We do focus on dynamics ERPs and Salesforce integrations, but we can also work with other systems, and it can be anything can be, SQL databases, Oracle and HubSpot or other, you know, anything that you might have. And I I think it's just if you have a very specific system or or something that's not very common, for example, then you can say, okay, I have this intention to integrate the systems. We can evaluate, what you want to do, and then we can provide you with, our recommendation.

How we will do that and and and which would be the next steps. But I think, repeat can do definitely much more than that. We can definitely, work on integrations that are not part of our standard, let's say, scope.

Okay. Awesome. So, do you support custom objects?

Yes. So, this is linked to the, the last question. So, we do support any type of, object. Is it it doesn't really matter if it's a extremely customized or it's something very specific to your business. We do support it. As long as we get the right access, to your, ERP environment, then we we should be able to read it and be able to use it on our mappings.

And the same happens for Salesforce. As long as, your solution or everything that you have built within the Salesforce ecosystem, then we can connect to that. We just need to make sure that we have, this specific access for that. Read all the objects and the fields that are associated with them, and then you're good to go.

And then I think this also is linked to, you know, if it's too customized or if it's extremely customized, what do we do? It's the same conversation because it doesn't you can have it extremely customized. You can have something that's just specific to you. But for us, it it doesn't make any difference because as long as we can read, from your ERP and from your Salesforce instance, we can work on that.

It's just a matter of how much time we need to spend on it.

Choosing Repeat Integration Platform

That was pretty well explained, Andrea. Thank you. And why should we choose repeat the integration pledge form instead of building integration by ourselves.

Yeah. So I think, even though you you come with a with a list and say you should not build it by yourself. Right? I think in the end, it it's, every person's choice.

Like, what do you want to do? But I think when it comes to building something by yourself, this requires a time, money, effort, and of course, resources. So specialized resources that can actually build that. And when you're building something by your self, then you are, like, in a sort of a discovery, like, you know, this journey trying to see how it would because you cannot know for sure if things will go smooth or if you'll have a lot of, bottlenecks along the way.

So it's a discovery of things. So it will take it can take months or years. It very much depends on what you have available in your company. On the other side, in our case, we have our product, which is ready, which can be used, and it gives you everything that you need.

It was built to actually do that. So it's something that you can use right away.

And I think the good part also is that you don't need to be technical. Because if you were to say we have our platform, but you need to have some expertise, you need to have some technical background, then you'll be out. I don't know. Not something that I want to do. Right? But it's not the case because you use the the the platform as it is. You just you you can be any end user and then go ahead and manage your integration.

And then you have to think about it. Oh, but then once the integration is live, you don't really need, IT resources to deal with maintenance. You just, do it yourself. And only if you run into major issues, you can say, okay, I will reach out to you guys because I don't know what to do. But usually, most of our clients, they just maintain everything by themselves. So I think you have pros and cons here, but, you know, in the end, you decide what to do based on what you what you have available.

Importance of Support and Customization

Thank you. And last question is, why should we choose rapidia integration platform instead of using other standard integration tools?

So here, one point would be the fact that these subscriptions are all inclusive. And I think this is very important to be because within the subscription, so you get you go through your integration project. You finish that. You go live, but you also get support afterwards.

And I think support is, really it's not it doesn't get the importance that it needs, honestly. Because once the project is live and you're up and running in the production environment, you can still run into issues. You might still need, support from, from us from time to time. So you need to have it available.

In our case, this is something that we offer. So that's also included there. You get support from us at all times.

Then when it comes to other other standard integration tools, you'll see that in certain situation support is not included. Support will come. You can get support, but that's an extra cost. That, you'll have to take into account. So whenever whenever a company wants to choose, an integration tool, that company will have to make sure that support is also included because that's not by default.

Even though we think that it might be, it's not. So, usually it's not part of the concert that you have. And then if you really want it, then you have to pay extra for it. Right?

And then the second point is about, if we talk about standard integrations, right? In this case, our standard integrations are available can be used, but you can customize them. It doesn't mean that you have to use them as they are. You cannot change anything.

You have to keep it as it is. No. You get those as a starting point. And then from that point on, you can decide whether to keep it as it is or just change it, update it, and make sure that it fits.


Whereas the other standard integration tools, if you get this integration package, so to speak, then you get a specific, let's say, set of tables or objects in a specific set of fields.

It's not really there's no place for custom fields or for custom objects. That's more. So if you were to say, okay, I have fully standard integration, then that's fine. You can do it.

But then if you have some customization that need to be done, then you have to, think about it. Okay. How am I going to do it? Because that can be an extra cost.

So you really have to be careful and have to think about your business process and how standard that is. Right? If it's not standard, you really have to to know, are you going to be charged for extra object, extra fields or extra customization.

Right? So these are, I would say the main two points when it comes to Rapiti versus the other integration tools. The list can we we can continue having this conversation, but At the end of the day, I think it's important to make to take into account everything. Right?

Make sure that you have transparency over the implementation costs transparency over the support, whether you have it or not, and then transparency over, you know, how how much you can customize your integration. And if so, do you have will you be charged for it? Right? So it's really important to know that.

And, yeah, that's something that, at your immediately is we we give you upfront. So we tell you exactly how much everything will cost that you will not have any type of extra charges or hidden costs that come up during the project. It's something that you get from the very beginning based on estimations. So you will know for sure this is what I have to to pay and that is it. Nothing more.

Conclusion and Next Steps

Thank you very much, Andrea.

So, as we wrap up today's webinar, like to thank you for, joining, for watching us, and for participating also. I would like to invite you to visit our website where you will find, detailed solution overviews, compelling case stories, informative fact sheets, and, of course, comprehensive documentation.

I also invite to to follow us on our social media channels And shortly after this webinar, you will receive an email where you will find this presentation, the case story that we shared, and also a link to give us feedback. We will also share the link to the chat.

So we would really appreciate to have your feedback so that we can the webinars. If you have any suggestions about any topic, also feel free to communicate it to us.

And, we hope to see you soon. Thank you very much.