Caso de éxito
Impresión bajo demanda, del pedido a la factura, sin teclear
Berling Media imprime los libros cuando los clientes los piden. De la tienda web a la imprenta todo era automático; la factura no. Rapidi conectó Microsoft Dynamics AX con Publit en seis semanas, dentro de presupuesto, y cerró el último hueco manual del proceso.
Berling Media AB es una editorial de Estocolmo. Usa Publit, un servicio sueco de impresión bajo demanda, de modo que un libro solo se imprime cuando alguien lo ha comprado. Los pedidos llegaban a Publit automáticamente, pero informar de vuelta a Dynamics AX y facturar al cliente era trabajo manual: lento y propenso a errores. Rapidi construyó el eslabón que faltaba junto a Accigo, el socio de AX de Berling. Es el segundo proyecto Rapidi de la empresa; el primero conectó Salesforce con Dynamics AX y sigue funcionando.
Hablar con un experto en integración
Un sector en cambio permanente
Autoedición, libros electrónicos, Amazon: la edición ha encajado una ruptura tras otra en las últimas décadas. Berling Media ha usado la tecnología para seguir adaptándose, no para resistir.
La empresa publica para educación, salud y religión —libros, revistas y sitios web— con marcas como Verbum, Gleerups y Gothia. Más sobre la empresa en berlingmedia.se.
Bertil Palmqvist era el responsable de Microsoft Dynamics AX y de las integraciones en la empresa, lo que en una editorial significa mantener los sistemas al ritmo de cómo se compran hoy los libros.
La digitalización ha transformado por completo nuestro sector. Hoy más que nunca tenemos que ser ágiles, eficaces y ofrecer a nuestros clientes la mejor experiencia digital.
La impresión bajo demanda es una de las respuestas. No se imprime nada hasta que alguien lo pide, lo que elimina el almacén lleno de ejemplares sin vender que tradicionalmente separaba a una editorial de su riesgo. Para la impresión física, Berling Media usa Publit.
El eslabón que faltaba
Publit funcionaba bien. «Va sin fricción y sostiene nuestra estrategia de impresión bajo demanda —dice Palmqvist—. Los libros se piden en nuestras tiendas web y, en un proceso automatizado, se transfieren a Publit, que los imprime y los envía al cliente.»
Ahí se acababa la automatización. «Lo único que nos faltaba era una integración que informara automáticamente a nuestro ERP, Microsoft Dynamics AX, y facturara al cliente.»
Hasta que ese hueco se cerró, el personal tecleaba a mano la información de los pedidos en AX. Palmqvist nombra el coste sin rodeos: era «bastante lento y propenso a errores». Un modelo de impresión bajo demanda que aún necesita que alguien reteclee cada pedido es solo medio modelo.
Por qué Rapidi, la primera vez
Palmqvist ya conocía Rapidi: llevaba más de cinco años como cliente. Aquella relación empezó con otro problema, conectar Salesforce con Microsoft Dynamics AX.
La respuesta obvia entonces era Microsoft BizTalk Server, y no la quería. «Tengo que reconocer que no me entusiasmaba usar BizTalk Server como plataforma para esta integración. Acabábamos de salir de un proyecto de integración largo, caro y bastante doloroso con BizTalk Server para nuestro sistema de almacén.» En su lugar pidió consejo a su socio de Salesforce, que le recomendó Rapidi.
«Se notaba que Rapidi tenía mucha más experiencia en integraciones hacia Salesforce —dice—. Rapidi conoce a fondo tanto Salesforce como los productos Microsoft Dynamics, lo que le permite ofrecer integraciones completas y ajustadas entre estos sistemas. Era justo lo que buscaba. Además era una solución más asequible.» Aquel primer proyecto llegó a tiempo y dentro de presupuesto, y hoy sigue actualizando Salesforce con datos de cliente procedentes de AX.
Cómo nació el segundo proyecto
Esta parte merece anotarse precisamente porque no fue un proceso comercial.
Rapidi mantiene llamadas periódicas con sus clientes después de la implantación, para comprobar que la integración sigue cumpliendo su papel. «En una de esas llamadas mencioné de pasada que estaba buscando una solución para integrar Microsoft Dynamics AX con Publit —dice Palmqvist—. Conocía la sólida solución de Rapidi para integraciones con Salesforce, pero no sabía que la plataforma también admitía otros tipos de integración.»
Sabía que la solución era sencilla y robusta, y quería volver a trabajar con el mismo equipo. Berling Media siguió adelante.
El resultado
Rapidi trabajó junto a Accigo, el socio de Microsoft Dynamics AX de Berling Media, para identificar lo que hacía falta de verdad y construirlo. Integrar AX con Publit llevó seis semanas, dentro del alcance y del presupuesto originales. El proceso de impresión bajo demanda va hoy del pedido a la factura sin trabajo manual.
Contar con una plataforma de integración fiable nos permite sacar todo el partido a nuestra inversión en Publit, porque nos deja extender la automatización de nuestros procesos también a la facturación.
Palmqvist divide el valor en dos. «Primero, han desarrollado una plataforma técnica sólida que hace fácil la integración. Ofrece una integración estándar, lista para usar, entre Salesforce y Microsoft Dynamics, pero no se reduce a eso. Está hecha para que se puedan crear con facilidad nuevos puntos de integración.»
«Segundo, no tengo duda de que el éxito de mis proyectos con Rapidi se basa en el conocimiento profundo, la comprensión y la experiencia de sus equipos. Dominan el arte de diseñar una solución sencilla incluso para retos de integración complejos. Y eso significa también que supieron entender nuestras necesidades exactas y estimar con precisión el esfuerzo. Al final entregaron lo prometido. Fueron abiertos y directos, avisándonos de cualquier problema, de modo que siempre sentimos que teníamos la situación bajo control.»
La impresión bajo demanda pesa cada vez más en el negocio, y espera que siga así. La integración funciona sin incidencias desde que entró en servicio.
¿Todo automatizado menos la factura?
Díganos dónde deja de ser automático su proceso y qué sistemas hay a cada lado, y le diremos si una plantilla estándar de Rapidi le cubre.