Caso de éxito
KTBLACK, pagar a su gente a tiempo y bien
Una empresa de trabajo temporal de Texas movía su nómina entre Salesforce y Dynamics GP por un enlace XML rígido que se bloqueaba en silencio. Arreglar un registro fallido llevaba días. Ahora lleva minutos, y la nómina termina el jueves.
KTBLACK Services facilita mano de obra cualificada a empleadores de todo Estados Unidos, y la nómina es uno de los servicios principales que vende. Los datos de pago iban de Salesforce a Microsoft Dynamics GP mediante un proceso XML rígido, lento y opaco: cada campo nuevo lo tenía que programar el proveedor, y cuando el flujo se paraba, nadie veía por qué. Rapidi lo sustituyó. El propio equipo de TI añade campos, los registros fallidos se aíslan y corrigen en minutos, y un flujo inverso de GP a Salesforce lleva ahora las nóminas electrónicas que el proceso anterior nunca pudo soportar.
Hablar con un consultor de integración
Sobre KTBLACK Services
KTBLACK Services es una empresa de trabajo temporal con sede en Texas que facilita mano de obra cualificada a empleadores de todo Estados Unidos, con seleccionadores repartidos en varias oficinas regionales. Sus filiales llevan el nombre del nicho al que sirven: Skilled Safety, KTB Medical, Skilled Trades, Skilled Energy y Skilled Technical. Su división G.Boren Services aporta personal de seguridad y de eventos.
La empresa nació de un pequeño grupo de veteranos del sector que compartían una idea de cómo debía ser un proveedor de mano de obra cualificada: construir carreras en lugar de cubrir puestos de puerta giratoria, propiciar conversaciones más abiertas y honestas entre empresas y candidatos, y dar más estabilidad a ambas partes. Más de una década después sigue midiéndose por eso, en muchos sectores. Más sobre la empresa en ktblack.com.
Por qué la nómina es la parte difícil
Isaac Veliz, especialista de TI en KTBLACK, describe la nómina como una de las tareas más pesadas para una empresa que aporta personal temporal: recoger los partes de horas, verificarlos, introducir los datos, calcular la retribución y las deducciones y, por fin, pagar al trabajador.
Aquí la nómina no es una tarea administrativa de trastienda, es un servicio que KTBLACK vende. Simplifica contratar a mucha gente durante poco tiempo, para cubrir un congreso o un festival. Una de las ventajas competitivas de la empresa es precisamente la flexibilidad para pagar a los contratados: cheque en papel, tarjeta de pago o transferencia.
Del XML a Rapidi
KTBLACK usa Salesforce junto con Microsoft Dynamics GP desde hace varios años. Los datos de pago pasaban de Salesforce a GP mediante un proceso XML. Funcionaba, a duras penas, pero era rígido: hasta un cambio menor, como un campo nuevo en Salesforce, tenía que programarlo el proveedor.
El sistema a veces se bloqueaba en silencio, y a menudo solo nos entérabamos cuando alguien introducía algo urgente y veía que no había llegado a GP. No teníamos ninguna visibilidad del problema, así que había que llamar al proveedor para arreglarlo, y eso podía llevar uno o dos días. Eso frenaba a nuestro equipo de nóminas, que trabaja en GP, y significaba que en lugar de terminar el viernes a menudo teníamos gente haciendo horas extra el sábado.
KTBLACK opera un Salesforce muy personalizado, sobre todo con objetos propios, y también ha personalizado GP de forma considerable. Un sistema XML de molde no podía transportar todos los datos que querían, porque cada cambio implicaba software a medida. “El proceso XML ya era lento en el mejor de los casos”, dice Veliz, “y añadir mucha más información a las transferencias lo habría hecho inaceptable.”
Así que buscaron una alternativa. Rapidi destacó por su capacidad de integración a medida, su facilidad de uso y su visibilidad. Añadir un campo es sencillo: se indica de dónde sale el dato en Salesforce y a dónde va en GP, o al revés. Es lo bastante simple como para que el propio equipo de TI de KTBLACK haga los cambios.
Cuando una transferencia falla, quizá porque alguien introdujo una fecha como 2218 en lugar de 2018, es fácil aislar el registro en cuestión, corregirlo en minutos y dejar que la sincronización continúe.
Lo ideal sería una validación de entrada perfecta en ambos sistemas. Hasta entonces, algunos datos que Salesforce acepta GP los rechaza, y al revés. La visibilidad de Rapidi hace que el registro defectuoso sea rápido de encontrar y corregir, y además señala dónde podría mejorarse la propia validación.
Lo que ha cambiado
El proceso además es sencillamente más rápido.
Ahora nuestras transferencias funcionan de forma constante, nunca se acumulan, y los datos están ahí cuando los necesitamos.
Pasar la nómina del XML a Rapidi cambió la semana de trabajo. “No solo ya no nos vemos obligados a venir el sábado a terminar la nómina”, cuenta Veliz, “sino que la mayor parte del proceso queda cerrada el jueves, y el viernes solo quedan los registros tardíos o problemáticos.”
La nómina sigue un ciclo semanal. Los trabajadores entregan sus partes de horas a su responsable el lunes para la semana anterior, el departamento de nóminas los tiene el miércoles como muy tarde, y el proceso de pago arranca el jueves. Hoy también suele terminar ahí.
Lo que viene ahora
Rapidi también ha abierto un flujo inverso, de GP a Salesforce, que lleva todas las nóminas electrónicas. El personal de campo tendrá la información necesaria para responder preguntas sobre el pago y ayudar a resolver problemas, algo para lo que la antigua transferencia XML nunca fue lo bastante flexible. “Nos ilusiona lo que va a aportarnos esta visibilidad de las nóminas”, dice Veliz.
KTBLACK trabajó codo con codo con un consultor de Rapidi durante la integración. “Nuestros consultores de Rapidi fueron muy receptivos y, fuera cual fuera la nueva transferencia que les pedimos, siempre encontraron la manera de hacerla funcionar. Ayuda mucho que no solo sean expertos en su propio software, sino también en Salesforce y en GP.”
Consejos para quien venga detrás
Preguntado por lo que le diría a otra empresa ante una integración entre varias plataformas, Veliz recomienda Rapidi sin dudarlo, y añade algo que conviene hacer antes.
Antes de empezar la integración es importante sentarse y definir cuál quiere que sea el flujo de información entre su CRM y su ERP, u otro software. Nosotros no tuvimos grandes problemas de limpieza de datos, porque ya teníamos una solución de integración previa, pero si parte de cero es algo que sin duda debe tener en cuenta.
¿Usa Salesforce y Dynamics GP?
Díganos qué registros circulan entre ambos y con qué frecuencia, y le diremos si le cubre una plantilla estándar de Rapidi.