Étude de cas
KTBLACK, payer ses gens à temps et correctement
Une société d’intérim texane faisait passer sa paie entre Salesforce et Dynamics GP par un lien XML rigide qui se bloquait sans rien dire. Corriger un enregistrement en échec prenait des jours. Cela prend maintenant des minutes, et la paie se termine le jeudi.
KTBLACK Services fournit de la main-d’œuvre qualifiée à des employeurs dans tous les États-Unis, et la paie fait partie des prestations qu’elle vend. Les données de paie allaient de Salesforce vers Microsoft Dynamics GP par un processus XML rigide, lent et opaque : chaque nouveau champ devait être codé par le prestataire, et quand le flux s’arrêtait, personne ne voyait pourquoi. Rapidi l’a remplacé. L’équipe informatique ajoute les champs elle-même, les enregistrements en échec sont isolés et corrigés en quelques minutes, et un flux retour de GP vers Salesforce transporte désormais les bulletins de paie électroniques que l’ancien processus ne pouvait pas gérer.
Parler à un expert en intégration
À propos de KTBLACK Services
KTBLACK Services est une société de placement basée au Texas qui fournit de la main-d’œuvre qualifiée à des employeurs dans tous les États-Unis, avec des recruteurs répartis dans plusieurs bureaux régionaux. Ses filiales portent le nom de leur spécialité : Skilled Safety, KTB Medical, Skilled Trades, Skilled Energy et Skilled Technical. Sa division G.Boren Services fournit du personnel de sécurité et d’événementiel.
L’entreprise est née d’un petit groupe de vétérans du secteur qui partageaient une idée de ce que devait être un fournisseur de main-d’œuvre qualifiée : construire des carrières plutôt que remplir des postes à rotation permanente, favoriser des échanges plus ouverts et plus honnêtes entre entreprises et candidats, et apporter plus de stabilité aux deux. Plus de dix ans après, elle continue de s’y mesurer, dans de nombreux secteurs. Plus d’informations sur l’entreprise sur ktblack.com.
Pourquoi la paie est le point dur
Isaac Veliz, spécialiste informatique chez KTBLACK, décrit la paie comme l’une des tâches les plus lourdes pour une société qui place du personnel temporaire : collecter les relevés d’heures, les vérifier, saisir les données, calculer la rémunération et les retenues, puis payer effectivement le salarié.
Ici la paie n’est pas une tâche administrative de coulisses, c’est une prestation que KTBLACK vend. Elle simplifie l’embauche d’un grand nombre de personnes pour une courte durée, pour tenir un salon ou un festival. L’un des avantages concurrentiels de l’entreprise est justement la souplesse des modes de paiement des contractuels : chèque papier, carte de paiement ou virement.
Du XML à Rapidi
KTBLACK utilise Salesforce avec Microsoft Dynamics GP depuis plusieurs années. Les données de paie passaient de Salesforce à GP par un processus XML. Cela fonctionnait, tant bien que mal, mais sans souplesse : la moindre modification, comme un nouveau champ dans Salesforce, devait être programmée par le prestataire.
Le système se bloquait parfois sans rien signaler, et on ne s’en apercevait souvent que lorsque quelqu’un avait saisi quelque chose d’urgent et constatait que cela n’était pas arrivé dans GP. Nous n’avions aucune visibilité sur le problème, il fallait donc faire venir notre prestataire pour le corriger, ce qui pouvait prendre un ou deux jours. Cela bloquait notre équipe de paie, qui travaille dans GP, et voulait dire qu’au lieu de finir le vendredi, nous avions souvent des gens en heures supplémentaires le samedi.
KTBLACK exploite un Salesforce fortement personnalisé, essentiellement sur des objets sur mesure, et a aussi beaucoup personnalisé GP. Un système XML standardisé ne pouvait pas transporter toutes les données voulues, puisque chaque changement supposait du développement spécifique. “Le processus XML était déjà lent dans le meilleur des cas”, dit Veliz, “et y ajouter beaucoup plus d’informations l’aurait rendu inacceptable.”
Ils ont donc cherché autre chose. Rapidi s’est distingué par sa capacité d’intégration sur mesure, sa simplicité d’usage et sa visibilité. Ajouter un champ est simple : on indique d’où vient la donnée dans Salesforce et où elle va dans GP, ou l’inverse. C’est assez simple pour que l’équipe informatique de KTBLACK fasse elle-même les modifications.
Quand un transfert échoue, par exemple parce que quelqu’un a saisi une date en 2218 au lieu de 2018, il est facile d’isoler l’enregistrement en cause, de le corriger en quelques minutes et de laisser la synchronisation reprendre.
Une validation de saisie parfaite dans les deux systèmes serait idéale. En attendant, certaines données acceptées par Salesforce sont refusées par GP, et réciproquement. La visibilité de Rapidi rend l’enregistrement fautif rapide à trouver et à corriger, et montre aussi où la validation elle-même pourrait être améliorée.
Ce que cela a changé
Le processus est aussi tout simplement plus rapide.
Nos transferts tournent maintenant de manière régulière, il n’y a jamais d’accumulation, et les données sont là quand nous en avons besoin.
Passer la paie du XML à Rapidi a changé la semaine de travail. “Non seulement nous ne sommes plus obligés de venir le samedi pour terminer la paie”, rapporte Veliz, “mais l’essentiel du processus est bouclé le jeudi, et il ne reste que les enregistrements tardifs ou problématiques à traiter le vendredi.”
La paie suit un cycle hebdomadaire. Les salariés remettent leurs relevés d’heures à leur responsable le lundi pour la semaine précédente, le service paie les reçoit au plus tard le mercredi, et le traitement commence le jeudi. Aujourd’hui, il s’y termine souvent aussi.
Ce qui arrive ensuite
Rapidi a aussi ouvert un flux retour, de GP vers Salesforce, qui transporte tous les bulletins de paie électroniques. Les salariés sur le terrain disposeront des informations nécessaires pour répondre aux questions sur la paie et aider à résoudre les problèmes, ce que l’ancien transfert XML n’était pas assez souple pour permettre. “Nous attendons beaucoup des bénéfices de cette visibilité sur les bulletins”, dit Veliz.
KTBLACK a travaillé étroitement avec un consultant Rapidi pendant l’intégration. “Nos consultants Rapidi ont été très réactifs, et quel que soit le nouveau transfert que nous leur demandions, ils ont toujours trouvé un moyen de le faire fonctionner. Cela aide beaucoup qu’ils soient experts non seulement de leur propre logiciel, mais aussi de Salesforce et de GP.”
Conseils à ceux qui suivront
À la question de ce qu’il dirait à une autre entreprise face à une intégration multi-plateformes, Veliz recommande Rapidi sans hésiter, et ajoute une chose à faire d’abord.
Avant de commencer l’intégration, il est important de s’asseoir et de définir quel doit être le flux d’information entre votre CRM et votre ERP, ou d’autres logiciels. Nous n’avons pas eu de gros problèmes de nettoyage de données, parce que nous avions déjà une solution d’intégration, mais si vous partez de zéro, c’est vraiment quelque chose à prendre en compte.
Vous utilisez Salesforce et Dynamics GP ?
Dites-nous quels enregistrements circulent entre les deux et à quelle fréquence, et nous vous dirons si un modèle standard Rapidi vous couvre.