Étude de cas
VariQuest et le graal de la connectivité cloud
Varitronics a gardé Salesforce comme CRM, migré son ERP vers Microsoft Dynamics 365 Business Central et relié les deux avec Rapidi. Neuf mois de préparation, une mise en production à la date prévue, et aucune mauvaise surprise le premier jour.
Varitronics LLC, grossiste du Minnesota en imprimantes spécialisées pour les établissements scolaires, utilisait Salesforce depuis le début des années 2000. En 2018, l’entreprise a remplacé Ascent, un ERP bâti sur Salesforce dont elle n’a jamais été pleinement satisfaite, par Microsoft Dynamics 365 Business Central. Rapidi synchronise les comptes et les produits entre les deux, les limites et les blocages de crédit circulant en sens inverse. Le système est entré en production comme prévu le 2 janvier 2019.
Parler à un expert en intégration
À propos de Varitronics
Varitronics, LLC est une entreprise du Minnesota qui exerce sous le nom “VariQuest Visual Learning Tools”. C’est un grossiste américain de premier plan en imprimantes spécialisées pour les écoles — grand format, 3D et étiquettes — ainsi qu’en matériel associé comme les plastifieuses et les massicots. Elle distribue par un réseau de revendeurs répartis stratégiquement et directement auprès des clients.
Sa clientèle compte plus de 30 000 crèches, écoles primaires, établissements du secondaire et établissements d’enseignement supérieur en Amérique du Nord. La gamme VariQuest permet aux enseignants et aux élèves de créer rapidement des supports visuels qui différencient l’enseignement, harmonisent l’image de l’établissement et mobilisent les élèves. L’entreprise est privée et son siège se trouve à Brooklyn Park, dans le Minnesota. Plus d’informations sur variquest.com.
Le passage au cloud
Varitronics utilise Salesforce depuis le début des années 2000, à l’époque où l’entreprise faisait encore partie de Brady Corporation. Après son indépendance en 2012, l’équipe n’a vu aucune raison de changer de CRM : Salesforce couvrait une grande partie des besoins des équipes commerciales et de direction. Côté ERP, l’histoire était différente.
L’entreprise n’avait plus accès à l’ERP hébergé chez son ancien propriétaire. Elle a donc tenté de couvrir ses besoins financiers, de stocks et de distribution avec Ascent, un ERP bâti sur Salesforce, sans jamais en être pleinement satisfaite. Quand elle a découvert que NAV existait en version cloud, le moment du changement était venu.
Le cloud était aussi important pour notre ERP que pour notre CRM. Salesforce est le meilleur CRM du marché, et Microsoft propose désormais le meilleur ERP cloud avec Dynamics 365 Business Central.
Rapidi, le chaînon manquant
Varitronics s’est heurtée au même problème que beaucoup d’entreprises qui exploitent à la fois un CRM et un ERP : les deux systèmes ne se parlent pas. Il faut alors saisir les données deux fois, importer et exporter sans cesse, ce qui coûte du temps et multiplie les occasions d’erreur.
Rapidi nous a été recommandé par Stoneridge Software, notre partenaire d’intégration. Rapidi nous a fait bonne impression d’emblée et nous étions à l’aise avec ce qui nous était proposé. Nous avons regardé une autre solution, mais choisir Rapidi et sa solution d’intégration de données a été facile.
L’installation Salesforce de Varitronics avait été fortement personnalisée, en partie à cause de l’ERP précédent. Hallbeck n’y voyait pas un avantage : “Nous voulions en fait une mise en œuvre d’ERP assez standard, et c’est ce que nous avons obtenu. À une exception près : les numéros de série des imprimantes, générés dans l’ERP, qui demandent aussi un peu de personnalisation dans Salesforce.”
Dans leur mise en œuvre, les comptes sont créés et mis à jour dans Salesforce, puis synchronisés par Rapidi vers Dynamics 365 Business Central ; seules les limites et les blocages de crédit circulent dans l’autre sens. Toutes les informations produit sont saisies dans Business Central, et Rapidi transfère les produits nouveaux et modifiés vers Salesforce.
“Au bout du compte”, rapporte Hallbeck, “je ne pense pas que notre mise en œuvre soit sortie de l’ordinaire. Comme nous utilisons Salesforce uniquement pour ce à quoi il est destiné, un CRM, nous avons beaucoup moins de personnalisations qu’avant. Et c’est une bonne chose.”
Une trajectoire sans accroc
Hallbeck a vingt ans d’expérience des mises en œuvre d’ERP et ne les sous-estime pas.
Ce n’est pas pour les âmes sensibles et cela peut être vraiment exigeant. Même 3, 6 ou 9 mois après le démarrage, le système n’est pas forcément là où il devrait être. Je crois que c’était ma septième mise en œuvre d’ERP, et de bout en bout la meilleure. Rapidi y a beaucoup contribué.
Il parle des consultants avec autant d’estime que du produit : “Le consultant Rapidi a toujours été là pour nous et a souvent travaillé tôt ou tard pour s’adapter à notre fuseau horaire. Le membre de mon équipe qui a travaillé étroitement avec lui lui en a été très reconnaissant.”
“Le meilleur”, se souvient-il, “c’est qu’au démarrage, le 2 janvier, nous n’avons rencontré aucune mauvaise surprise, seulement quelques réglages. Cela fait trois mois maintenant et le système n’est pas tombé une seule fois. Les connexions fonctionnent exactement comme Rapidi nous l’avait promis.”
Avec le recul
Une fois la mise en œuvre terminée, les gains se sont d’abord vus dans le reporting. “C’est notre équipe de direction qui en profite le plus”, dit Hallbeck. “Avant, nous avions beaucoup de mal, avec l’ancien ERP, à obtenir de bons rapports par commercial et par client. Nous savions qu’une partie de l’information était dans Salesforce et une autre dans Business Central. Comme les deux sont connectés proprement, nous produisons des rapports sans avoir à nous demander d’où viennent les données.”
L’adoption n’a pas posé de problème non plus. “Le changement est toujours difficile, même quand il est justifié”, note-t-il, “nous avons donc organisé beaucoup de réunions en amont avec notre groupe d’utilisateurs pour les préparer au mieux. Nous continuons à les rencontrer et l’ambiance est positive. Je pense que cela ira de mieux en mieux, à mesure que nos utilisateurs exploiteront davantage les informations dont ils disposent maintenant.”
Ce qu’il y a de mieux avec Rapidi, c’est que c’est très simple — ça marche, tout simplement. Et quand nous avons besoin d’aide ou d’un conseil, les consultants Rapidi sont toujours là. Ils connaissent non seulement leur propre produit, mais aussi Salesforce et Business Central.
Même le réseau de revendeurs en a profité. Hallbeck en a eu des retours positifs : “Ils trouvent qu’il est beaucoup plus facile de saisir les commandes, ce qui est évidemment très bon pour nous.”
Conseils à ceux qui suivront
Beaucoup de clients de Rapidi commencent par un ERP et mettent Salesforce en place ensuite. Varitronics a fait l’inverse, en installant un nouvel ERP à côté d’une installation Salesforce existante. Hallbeck a donc un conseil pour ceux qui empruntent le même chemin.
“Donnez-vous assez de temps ! Les mises en œuvre d’ERP peuvent être très difficiles. Nous nous sommes donné 9 mois, pour être sûrs d’avoir un bon système le jour 1. Et c’est ce que nous avons eu.”
Il recommande Rapidi sans hésiter : “À tous ceux qui me posent la question et qui ont des besoins similaires, je dis d’aller voir Rapidi.”
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