Étude de cas
Educate 360 remplace des API sur mesure défaillantes sur cinq marques
Cinq marques de formation professionnelle, une organisation Salesforce, un grand livre Business Central et une couche d’API maison qui cassait à chaque mise à jour d’un éditeur. Rapidi a remplacé l’ensemble par une intégration sans code.
Educate 360 exploite New Horizons, Project Management Academy, Six Sigma Online, Velopi et Watermark Learning. Salesforce gère les ventes et la relation client, Business Central la comptabilité, et des API sur mesure faisaient le lien. Elles ne tenaient pas le volume, cassaient à chaque mise à jour semestrielle et exigeaient un développeur pour la moindre modification. Rapidi synchronise aujourd’hui plus de 100 transactions par jour sur les cinq marques, sans code.
Parler à un expert en intégration
Résumé
Educate 360 exploite cinq marques de formation professionnelle dans plusieurs pays. L’entreprise utilise Salesforce pour les ventes et la relation client, et Microsoft Dynamics 365 Business Central pour la comptabilité. Avant Rapidi, des API sur mesure reliaient ces systèmes. Elles s’effondraient sous les volumes de transactions, obligeaient les équipes à saisir les données à la main et créaient des incohérences entre les services.
En un coup d’œil :
Rapidi a remplacé les API sur mesure par une intégration bidirectionnelle sans code, qui prend désormais en charge automatiquement tous les transferts de données entre Salesforce et Business Central.
Je recommande vivement Rapidi à quiconque affronte des difficultés d’intégration. Ses performances, sa fiabilité et son support ont été remarquables. Rapidi n’est pas un simple outil. C’est un partenaire de notre croissance.
Qui est Educate 360 ?
Educate 360 est une société faîtière du secteur de la formation professionnelle. Ses marques partagent une même mission : aider les professionnels et les organisations à acquérir les compétences qu’exige une économie portée par la technologie.
Les cinq marques réunies sous Educate 360 :
- New Horizons : organisme de certification informatique spécialisé dans le développement technique, le cloud, la sécurité de l’information et les programmes de formation financés par l’État.
- Project Management Academy (PMA) : prépare les chefs de projet des entreprises du Fortune 100 à la croissance. Propose la préparation aux certifications PMI et des formations Agile.
- Six Sigma Online : propose des certifications Six Sigma en autoformation, un ensemble de méthodes de management visant à réduire les erreurs et à améliorer les processus.
- Velopi : organisme irlandais de formation à la gestion de projet en entreprise, au service de multinationales et d’administrations dans toute l’Europe.
- Watermark Learning : référence de la préparation aux certifications en analyse métier et en leadership, centrée sur la formation, le conseil et le coaching.
Lorsque Educate 360 a racheté Project Management Academy et Watermark Learning, la société faîtière faisait tourner son propre système maison pour la gestion centralisée des clients et de l’activité. La plupart des processus de Watermark Learning restaient manuels. Educate 360 devait les rassembler dans un système unique et normalisé.
Les difficultés de gestion des données chez Educate 360
Watermark Learning a été rachetée en 2019, et la plupart de ses processus étaient encore manuels. À la fin de cette même année, Educate 360 a déployé Salesforce, en y transposant le système maison pour l’essentiel de l’activité. Le service comptable, lui, utilisait Microsoft Dynamics 365 Business Central.
Relier Salesforce et Business Central en passant par le système central d’Educate 360 supposait de construire toute une série d’API sur mesure. Trois problèmes en ont découlé.
D’abord, ces API ne tenaient pas le volume de transactions généré chaque jour par cinq marques. Des synchronisations échouaient. Une donnée existait dans un système et pas dans l’autre. Les équipes n’avaient aucun moyen de savoir quel système détenait l’enregistrement correct.
Ensuite, toute modification de Salesforce ou de Business Central menaçait la couche d’API. Les mises à jour semestrielles de Microsoft et de Salesforce, comme les changements de version des API, exigeaient l’intervention d’un développeur pour maintenir les connexions.
Enfin, ce montage sur mesure réclamait du temps de développement dédié pour chaque ajustement. Ajouter un champ, modifier une règle de synchronisation, intégrer une nouvelle marque : tout passait par du code. Cela ralentissait toute l’organisation.
Ce dont Educate 360 avait besoin
- Une connexion directe entre Salesforce et Business Central pour remplacer la couche d’API défaillante.
- Un flux de données automatisé, pour supprimer la saisie manuelle entre les systèmes et réduire les erreurs.
- Une synchronisation en temps réel, afin que commandes, coordonnées clients, calendriers de cours et données d’expédition restent à jour dans les deux systèmes.
- Une plateforme sans code que leur équipe puisse ajuster sans compétences de programmation poussées.
- Une prise en charge multimarque capable de suivre Educate 360 à mesure des acquisitions et des nouveaux services.
- Le traitement de volumes de transactions élevés sur les cinq marques, sans synchronisations en échec ni goulots d’étranglement.
- Des données fiables d’une plateforme à l’autre, pour supprimer le nettoyage manuel entre les systèmes.
Après avoir exploré les API sur mesure, Power Automate et d’autres plateformes d’intégration, l’équipe d’Educate 360 n’avait toujours pas trouvé de solution capable de gérer son paramétrage très personnalisé et son volume de transactions. C’est alors qu’elle a découvert Rapidi.
Rapidi est la bonne voie. C’est la solution la plus économique du marché, et elle fonctionne.
Comment Rapidi a résolu le problème d’intégration
Rapidi a construit pour Educate 360 une intégration de données complète et bidirectionnelle entre Salesforce (CRM) et Microsoft Dynamics 365 Business Central (ERP).
L’intégration synchronise aujourd’hui automatiquement les données suivantes entre les deux systèmes :
- Enregistrements clients et comptes
- Commandes en cours
- Factures et avoirs
- Relances de paiement
- Articles, prix et données fournisseurs (de Business Central vers Salesforce)
Comment l’intégration a été mise en place
La mise en place initiale a demandé une collaboration étroite entre Rapidi et l’équipe informatique d’Educate 360. Les systèmes d’Educate 360 étaient fortement personnalisés. Les connecteurs standard seuls n’auraient pas couvert chaque donnée.
Rapidi a démarré avec des modèles préconfigurés pour les flux courants entre Salesforce et Business Central : clients, contacts, commandes et factures. L’équipe a ensuite fait correspondre les champs personnalisés et les objets non standard d’Educate 360 aux bonnes destinations dans chaque système.
Au-delà de la synchronisation de base, la solution Rapidi couvre également :
- Gestion des événements et logistique : les lieux et les données de site dans Salesforce correspondent aux champs équivalents dans Business Central. Les calendriers de cours restent alignés sur les deux plateformes.
- Synchronisation du catalogue produits : les détails produits (event codes) dans Salesforce sont mis en correspondance avec les valeurs de dimension dans Business Central. Au lancement d’un cours ou d’une certification, le catalogue se met à jour dans les deux systèmes.
- Suivi des commandes : les numéros de suivi remontent de Business Central vers Salesforce. Les équipes commerciales et le support voient l’état d’expédition et de livraison sans quitter Salesforce.
L’équipe Rapidi a été phénoménale. La combinaison de l’outil Rapidi, très souple, et de leur accompagnement nous a enfin donné une solution d’intégration qui fait tourner notre quotidien à la perfection.
Rapidi a fait un travail remarquable pour intégrer notre Salesforce à Microsoft Dynamics 365 Business Central. Rapidi est vraiment le partenaire d’intégration de référence quand il faut relier Salesforce CRM à Dynamics.
L’intégration de Rapidi donne à Educate 360 une transparence complète sur les transactions et la possibilité de produire des rapports commerciaux détaillés. Direction commerciale et direction générale travaillent à partir d’une source unique de vérité, qui reflète fidèlement le chiffre d’affaires des cinq marques.
Résultats : ce qui a changé avec Rapidi
Saisie manuelle supprimée. Avant Rapidi, les équipes saisissaient à la main les fiches clients, les commandes et les factures dans Salesforce et dans Business Central. L’intégration transfère désormais ces données automatiquement. La plateforme sans code de Rapidi a réduit de 90 % le traitement manuel des données sur les cinq marques d’Educate 360.
Des données fiables d’un système à l’autre. Coordonnées clients, commandes en cours, factures et avoirs se synchronisent en temps réel. Les équipes voient la même information dans tous les services. Les tâches de nettoyage des données, qui prenaient auparavant beaucoup trop d’heures par semaine, sont tombées à presque rien.
Le multimarque sans développement supplémentaire. L’intégration couvre les cinq marques d’Educate 360 par une seule plateforme. Ajouter une marque n’exige ni code sur mesure ni nouvelle connexion API.
Un traitement à fort volume. Educate 360 traite plus de 100 transactions par jour sur l’ensemble des marques. Rapidi absorbe ce volume sans les pannes et les goulots d’étranglement qui minaient le montage d’API sur mesure.
Aucune programmation pour les modifications. Lorsqu’Educate 360 doit ajouter des champs, ajuster des règles de synchronisation ou intégrer une nouvelle marque, son équipe agit directement dans la plateforme Rapidi. Aucun développeur n’est nécessaire pour les ajustements courants.
Synchronisation de la gestion des événements et de la logistique. Lieux, calendriers de cours, codes produits et numéros de suivi circulent automatiquement entre Salesforce et Business Central. La direction commerciale voit les données de suivi dans Salesforce sans changer de système.
Des fondations pour la croissance à venir. L’intégration prépare le terrain pour de futures connexions, dont d’éventuelles intégrations de CRM Sales et de HubSpot, sans programmation complexe.
La tranquillité d’esprit que Rapidi nous apporte, en sachant que notre intégration de données tourne sans bruit en arrière-plan, nous permet de nous concentrer sur notre mission première : offrir une formation de qualité. C’est un élément essentiel de notre stratégie informatique.
Questions fréquentes
Combien de temps faut-il pour intégrer Salesforce à Microsoft Dynamics 365 Business Central ?
Avec les modèles préconfigurés de Rapidi, une intégration bidirectionnelle standard peut tenir en trois heures. Elle couvre la synchronisation des clients et des comptes, les commandes en cours, les factures, les avoirs et les écritures comptables. Les intégrations sur mesure, avec des champs non standard ou une logique métier complexe, prennent plus de temps, en général des jours plutôt que des semaines. À comparer au développement d’API sur mesure, qui demande souvent 50 à plus de 100 heures par point de connexion.
Quels types de données se synchronisent entre Salesforce et Business Central via Rapidi ?
Rapidi synchronise les enregistrements clients et comptes, les contacts, les commandes en cours, les factures, les avoirs, les relances de paiement, les articles, les prix et les données fournisseurs. Tout cela circule dans les deux sens. Pour Educate 360, l’intégration couvre en plus les event codes (détails produits), les lieux et données de site, ainsi que les numéros de suivi et d’expédition. Objets standard comme objets personnalisés peuvent transiter par la plateforme.
Faut-il un développeur pour maintenir l’intégration Salesforce-Business Central ?
Non. Rapidi est une plateforme sans code. Votre équipe métier ajoute des champs, modifie les règles de synchronisation et ajuste les correspondances sans écrire une ligne de code. C’est une préoccupation courante sur le forum de la communauté Dynamics 365, où les utilisateurs signalent des ressources informatiques considérables consacrées à la maintenance d’intégrations par API sur mesure. Rapidi supprime cette dépendance.
Pourquoi les API sur mesure d’Educate 360 ont-elles échoué, et comment Rapidi a-t-il corrigé cela ?
Educate 360 avait construit des API sur mesure pour relier son système maison à Salesforce. Quand il a fallu y raccorder aussi Business Central, la couche d’API n’a tenu ni le volume de transactions ni la complexité d’un paramétrage très personnalisé. Les points de rupture habituels des API sur mesure sont les écarts de format entre systèmes, l’absence de gestion d’erreur intégrée en cas de conflit de synchronisation, et l’effort de développement permanent à chaque mise à jour de l’un des systèmes. Rapidi résout cela avec des connecteurs prêts à l’emploi qui prennent en charge la correspondance des données, la résolution des conflits et les transferts à fort volume, sans code sur mesure.
Comment Rapidi gère-t-il les conflits quand Salesforce et Business Central modifient le même enregistrement ?
Rapidi s’appuie sur une logique de transfert qui vous laisse définir quel système fait autorité pour tel ou tel champ. Vous pouvez par exemple désigner Business Central comme référence pour les prix et les données financières, et Salesforce pour les coordonnées et l’activité commerciale. Pour les champs que les deux systèmes doivent pouvoir mettre à jour, Rapidi prend en charge la synchronisation bidirectionnelle avec détection des conflits. C’est l’une des difficultés d’intégration les plus citées sur la communauté Dynamics 365 et sur les forums de développeurs Salesforce.
Qu’est-ce qui distingue Rapidi de Celigo, SmartConnect ou Power Automate ?
Rapidi est spécialisé dans les intégrations Salesforce et Microsoft Dynamics. La plateforme propose des modèles préconfigurés conçus spécifiquement pour les flux entre Salesforce et Business Central, ce qui raccourcit la mise en œuvre. Power Automate convient surtout aux enchaînements simples déclencheur-action. Rapidi traite la synchronisation bidirectionnelle complexe à fort volume. Des plateformes plus généralistes comme Celigo ou MuleSoft couvrent de nombreux types d’intégration, mais à un coût plus élevé et avec une courbe d’apprentissage plus raide. Rapidi possède une expertise approfondie de l’intégration ERP-CRM, et ce depuis 1996.
Rapidi convient-il aux organismes de formation et d’enseignement ?
Oui. Les organismes de formation ont des besoins de données spécifiques : calendriers de cours, catalogues, gestion des lieux, suivi des certifications et fiches des participants. L’intégration d’Educate 360 couvre tout cela par des correspondances de champs personnalisées. Les event codes dans Salesforce sont mis en correspondance avec les valeurs de dimension dans Business Central. Lieux et données de site se répondent d’un système à l’autre. Rapidi convient donc particulièrement aux organismes de formation, aux plateformes d’enseignement en ligne et aux organismes certificateurs qui utilisent Salesforce et Business Central.
Que devient l’intégration lorsque Salesforce ou Business Central publie une mise à jour ?
Rapidi est une plateforme dans le cloud. Quand Salesforce ou Microsoft publie une mise à jour, Rapidi gère la compatibilité des connecteurs de son côté. Votre équipe n’a ni à réécrire des appels d’API ni à reconstruire des intégrations après une mise à jour. C’est une frustration fréquente pour les entreprises qui utilisent des API sur mesure, où un simple changement de version d’API Salesforce ou une mise à jour semestrielle de Business Central casse les connexions existantes et mobilise des développeurs.
Rapidi respecte-t-il les limites d’appels d’API de Salesforce ?
Oui. Salesforce impose des limites strictes sur les appels d’API. Rapidi reste dans ces limites en regroupant les requêtes et en ne synchronisant que les enregistrements modifiés (synchronisation delta) plutôt que des jeux de données entiers. Les entreprises qui dépassent les limites Salesforce subissent des synchronisations en échec et des trous dans les données. L’approche de Rapidi maintient la consommation d’API sous les seuils autorisés tout en gardant des données justes en temps réel.
Quelles mesures de sécurité protègent les données pendant l’intégration ?
Rapidi détient les certifications Salesforce et Microsoft. Les transferts de données passent par des connexions chiffrées. La plateforme fonctionne dans le cloud, sans stockage de données sur des serveurs locaux. Les contrôles d’accès permettent de définir qui administre l’intégration et quelles données chaque utilisateur voit. Pour les secteurs soumis à des exigences de conformité, comme les organismes de formation qui traitent des données d’apprenants, c’est le socle nécessaire.
Rapidi est-il la bonne intégration pour votre entreprise ?
Devez-vous relier Salesforce et Microsoft Dynamics 365 Business Central sans construire d’API sur mesure ?
Rapidi propose des modèles préconfigurés qui relient Salesforce et Business Central d’emblée. Vous faites correspondre vos champs par une interface visuelle. Aucune programmation n’est nécessaire. Une mise en œuvre standard tient en trois heures pour synchroniser dans les deux sens clients, commandes, factures et avoirs.
Avez-vous des API sur mesure et des systèmes maison qui doivent fonctionner avec Salesforce et Business Central ?
Rapidi lit vos configurations Salesforce et Business Central et prend en charge la correspondance de champs personnalisés. Structures de données particulières, objets non standard et champs propres à votre métier sont transférés fidèlement. Educate 360 avait un paramétrage très personnalisé, et Rapidi a couvert chaque donnée.
Exploitez-vous plusieurs marques ou filiales qui ont besoin d’une intégration de données commune ?
Educate 360 exploite cinq marques de formation distinctes au moyen d’une seule intégration Rapidi. La plateforme traite les données de toutes les marques par une seule connexion. Quand vous rachetez ou lancez une marque, vous l’ajoutez au dispositif existant au lieu de repartir de zéro.
Gilmore ajoute un détail qui rend le reste de l’histoire plus net. La plupart des clients de Rapidi partent d’un ERP et ajoutent Salesforce ensuite ; Educate 360 a déployé les deux en même temps. « Rétrospectivement, c’était insensé », dit-il, « mais c’en était d’autant plus crucial de trouver une solution d’intégration qui réponde vraiment à nos besoins complexes. »
Educate 360 est un collectif de marques spécialisées réunies par une même mission : donner aux personnes et aux organisations les compétences nécessaires pour réussir dans une économie portée par la technologie. Son offre couvre l’apprentissage et le développement en management et leadership, data science et informatique, pour tous les niveaux, du comité de direction aux débutants : formations en groupe privé, remises sur les cours publics et formation à la demande via un système de gestion de l’apprentissage. Ses spécialités sont la préparation aux certifications, l’analyse métier et la formation par compétences ; parmi ses marques figure la Project Management Academy, fondée en 2009. Plus d’informations sur l’entreprise sur educate360.com.
Contactez Rapidi pour en savoir plus sur une intégration adaptée à votre activité.
Beate Thomsen, cofondatrice & Product Design
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Dites-nous quels systèmes vous utilisez et nous vous dirons clairement si un modèle Rapidi prêt à l’emploi vous couvre.