Caso de éxito
Diecinueve empresas de ERP, un solo CRM
QlikTech vende software que permite explorar libremente los propios datos. Puertas adentro tenía el problema contrario: datos de cliente repartidos en diecinueve empresas separadas de Microsoft Dynamics NAV, y cuatrocientos usuarios de Salesforce que necesitaban verlos. La integración tenía que sostener eso mientras la compañía seguía creciendo, y hacerlo sin dar al equipo comercial una licencia de ERP.
QlikTech usa Microsoft Dynamics NAV como ERP y Salesforce como CRM. Rapidi conecta ambos desde principios de 2009, cuando había alrededor de diez empresas NAV; hoy son diecinueve, alimentando una sola org de Salesforce con 400 usuarios. Cuentas, estado y saldo de crédito, datos de licencia y números de factura van de NAV a Salesforce; las oportunidades ganadas van en sentido contrario, de inmediato. La primera versión se probó y se desplegó en dos semanas.
Hablar con un consultor de integración
Diecinueve empresas, una sola vista
Un fabricante de software en crecimiento rápido acumula sociedades. Cada una recibe su propia empresa NAV, cada empresa NAV guarda sus propios clientes y facturas, y al cabo de unos años la respuesta a «¿cuánto vale este cliente para nosotros?» vive en diecinueve sitios a la vez.
Rapidi lo reúne. Las diecinueve empresas alimentan la misma org de Salesforce, así que un director comercial abre una cuenta y ve la relación entera, no la porción que casualmente está en una sociedad. Los volúmenes no son pequeños, y en QlikTech también lo notaron.
Rapidi nos permitió sacar el máximo partido de nuestro CRM integrando datos de cliente críticos procedentes de nuestro ERP heredado. Ahora nuestros directores comerciales en campo tienen acceso a datos de cliente en tiempo real, incluida la información de facturación y de licencias.
Sobre el rendimiento es más directo: «El volumen de datos en algunas de nuestras transferencias es bastante alto, y Rapidi simplemente lo asume».
Por qué importó hablar directamente con NAV
QlikTech tenía tanto el NAV nativo como la variante basada en Microsoft SQL, y necesitaba tratarlos de la misma forma coherente. Ese requisito decidió el proveedor.
La razón principal por la que elegimos Rapidi es que soporta Microsoft Dynamics NAV directamente, sin tener que acceder al Microsoft SQL Server.
Pasar por NAV en lugar de rodearlo por la base de datos significa que la integración respeta la lógica de negocio del propio ERP en vez de escribir a sus espaldas. También significa que el mismo montaje sigue funcionando cuando una empresa pasa de una variante de NAV a la otra, algo que importa cuando hay diecinueve y el número sigue subiendo.
El equipo comercial nunca entra en el ERP
La decisión de diseño que conviene copiar es lo que QlikTech eligió no hacer. En lugar de abrir NAV a toda la organización comercial, empujaron a Salesforce el puñado de campos que ventas necesita de verdad y dejaron NAV restringido a quienes llevan las finanzas.
En concreto, de NAV a Salesforce: cuentas, el estado y el saldo de crédito de un cliente, los datos de licencia y el número de factura una vez facturada la operación. De Salesforce a NAV: las oportunidades ganadas, enviadas de inmediato mediante mensajes salientes de Salesforce en vez de esperar a la siguiente ejecución programada.
El estado de crédito es el dato silencioso de esa lista. Un comercial que lo ve antes de llamar deja de vender a una cuenta que administración ya ha bloqueado, una conversación que nadie disfruta teniendo dos veces.
Dos semanas, y dos días en Francia
QlikTech se dio de alta en una prueba y tuvo la integración entre los dos sistemas construida, probada y desplegada en dos semanas. La formación ocurrió a la vez.
Fue fácil de implantar. Vine dos días a Francia y después de eso teníamos nuestras primeras transferencias montadas y funcionando, y a mí formado de paso.
Esa segunda parte es la que se paga sola más adelante. Un equipo capaz de cambiar sus propias transferencias no abre un ticket cada vez que se mueve un campo.
Una integración que creció con la empresa
Diez empresas NAV se convirtieron en diecinueve. Los usuarios de Salesforce llegaron a cuatrocientos. La integración se amplió, no se rehizo.
Algunas de esas ampliaciones salieron de peticiones de QlikTech. Los mensajes salientes desde Salesforce, para que las operaciones ganadas lleguen a NAV al instante y no según un calendario, empezaron siendo una petición; fue un reto real, y Rapidi puso a alguien a trabajar en la primera versión. Lo que no se construye enseguida va a la hoja de ruta, no a un cajón.
«Me gusta el nivel de respuesta que recibimos ante nuestras sugerencias», dice Smith. «El equipo de Rapidi está muy abierto a ayudarnos a implementar funciones nuevas para nuestra integración concreta».
QlikTech es un referente en Business Discovery, la forma de business intelligence dirigida por el propio usuario. Su plataforma QlikView cierra la distancia entre el BI tradicional y las herramientas ofimáticas sueltas, y la búsqueda asociativa en memoria que la empresa fue pionera en desarrollar deja explorar la información con libertad en lugar de seguir un recorrido de preguntas predefinido. Más sobre la empresa en qlik.com.
¿Más empresas de ERP de las que caben en una mano?
Díganos cuántas sociedades gestiona y qué necesita ver su equipo comercial. Le diremos qué hace falta para reúnirlo en un solo sitio.