Caso de éxito
Cómo Rapidi reconstruyó el flujo de datos de Dutco Tennant entre Dynamics 365 y Salesforce
Procesos más simples, un flujo de datos eficiente entre sistemas y tiempos de proceso más cortos. Las tareas de integración que llevaban de cuatro a cinco días con API a medida se completan hoy en media jornada.
Dutco Tennant es una empresa de comercio y distribución de los Emiratos Árabes Unidos con más de 400 empleados, que utiliza Microsoft Dynamics 365 Finance and Operations como ERP y Salesforce como CRM. Más de 200 usuarios de Salesforce y más de 300 de Dynamics procesan más de 100 pedidos al día en doce líneas de negocio. Sus API antiguas ya no daban abasto. Rapidi sincroniza ahora datos maestros, transaccionales y de producto cada 30 minutos.
Hablar con un experto en integración
Sobre Dutco Tennant
Dutco Tennant forma parte de Dutco Group, una empresa líder de comercio y distribución en los Emiratos Árabes Unidos, que ha crecido notablemente a lo largo de sus 45 años de historia, pasando de un equipo de dos o tres personas a más de 400. Dutco suministra equipamiento industrial para grandes proyectos, entre ellos hitos como el Burj Khalifa y la ampliación de la Mezquita del Haram. Su actividad abarca la región del Golfo, con especial peso en Dubái y Abu Dabi.
La empresa suministra soluciones industriales y de ingeniería para sectores que van de la construcción a las redes y la electricidad, para una exigente cartera de proyectos corporativos y públicos. Ha contribuido a infraestructuras públicas y privadas de primer nivel en Oriente Medio y la región del Golfo: proyectos de agua y saneamiento, aeropuertos, recintos feriales, centros comerciales, infraestructura de red, hospitales, hoteles, universidades y oficinas.
El reto
Para entender las principales dificultades de integración de datos que afrontaba Dutco Tennant, hablamos con Mohammed Tabrez Ansari, Head of IT en Dutco Tennant.
La empresa usaba Microsoft Dynamics 365 Finance and Operations como ERP y Salesforce como CRM. Antes de eso tenía un ERP heredado conectado a Salesforce mediante API, que no lograba seguir el ritmo de unas necesidades crecientes.
Aunque los sistemas funcionaban bien, la empresa seguía encontrando dificultades notables para integrar los datos entre ambas plataformas. El uso era intenso: más de 200 usuarios de Salesforce y más de 300 de Dynamics, que juntos procesaban unos 100 pedidos al día.
Las operaciones de Dutco Tennant, repartidas en más de doce líneas de negocio y con alto volumen de transacciones, exigían sobre todo una sincronización fiable de datos maestros y transaccionales. Los retos principales eran:
- Integrar grandes volúmenes de datos de forma eficiente
- Controlar los errores de sincronización y las validaciones
- Estabilizar la integración tras la primera puesta en marcha
Tras implantar la solución de Rapidi para la sincronización de datos entre ERP y CRM, valoramos especialmente el plazo corto del proyecto y contar con una única herramienta, económica, para varios puntos de conexión.
La solución
La respuesta fue una integración más estable de Salesforce CRM con Microsoft Dynamics 365 Finance and Operations, y una sincronización de datos fiable entre ambos.
Por recomendación de uno de sus socios, Dutco Tennant adoptó Rapidi, una plataforma de integración de datos sin código, para sincronizar los datos críticos entre Salesforce y Microsoft Dynamics 365. Estos son los tipos de datos que necesitaban mejor sincronización:
- Datos maestros: información de clientes y proveedores, de Dynamics a Salesforce.
- Datos transaccionales: pedidos de venta, pedidos de compra y detalles de cumplimiento, sincronizados entre sistemas.
- Procesamiento de pedidos: actualizaciones cada 30 minutos para unos 100 pedidos diarios en más de doce líneas de negocio.
Cómo está configurada la integración
- Sincronización de datos maestros, de Dynamics 365 a Salesforce. Los datos maestros de clientes y proveedores de Dynamics 365 se sincronizan con Salesforce.
- Sincronización de datos transaccionales, de Salesforce a Dynamics 365. Los pedidos creados en Salesforce pasan a Dynamics 365 para su procesamiento; los pedidos de compra se gestionan en Dynamics 365 para operaciones B2B en cadena; el historial de ventas, como facturas y abonos, y los pagos, como asientos contables, vuelven de Dynamics 365 a Salesforce.
- Datos de producto, de Dynamics 365 a Salesforce. Los detalles de producto, incluidos precios de artículos y grupos de precios, se sincronizan y actualizan.
Hoy la sincronización se ejecuta cada 30 minutos para mantener ambos sistemas al día y sostener el volumen de más de 100 pedidos diarios. Así se gestionan las operaciones en doce líneas de negocio, con los dos sistemas alineados con los procesos de la empresa.
Rapidi respondió con gran rapidez durante todo el proceso de implantación.
La implantación
Al principio, el proyecto tuvo dificultades para estabilizar la integración, sobre todo con grandes volúmenes de datos y con el tratamiento de errores. El contacto directo con el equipo de Rapidi fue decisivo para mejorar y para el éxito del proyecto.
Dutco Tennant trabajó estrechamente con el equipo de soporte de Rapidi para estabilizar el sistema. Durante la implantación, el equipo de Rapidi desarrolló adaptaciones que respondían a las necesidades concretas de Dutco Tennant y mejoraban el rendimiento. Los consultores de Rapidi ofrecieron además apoyo y formación para que el equipo técnico de Dutco Tennant pudiera gestionar las integraciones por su cuenta.
Con el tiempo, la plataforma demostró ser una vía fiable hacia una integración estable y eficiente: una reducción clara del trabajo manual, tareas de sincronización que antes llevaban días y ahora se resuelven en horas, procesos más eficientes y escalables capaces de absorber altos volúmenes y líneas de pedido complejas, y un soporte ágil que mantiene al mínimo las interrupciones.
Los resultados
- Eficiencia. Las tareas de integración que antes llevaban de cuatro a cinco días con API se completan ahora en media jornada.
- Escalabilidad. La plataforma absorbe altos volúmenes, con una media de 50 a 100 pedidos diarios y líneas de pedido complejas.
- Continuidad del negocio. Un soporte ágil supone pocas interrupciones y una resolución rápida de las incidencias.
Dutco Tennant afronta hoy con confianza sus planes de expansión. Prevé volúmenes de transacciones mayores y la posible integración de más sistemas, como plataformas de comercio electrónico, gracias a la escalabilidad y la adaptabilidad de la plataforma.
Balance de la colaboración
Tabrez Ansari describe Rapidi como «rápido, cercano y económico» – las ventajas principales que llevaron a una puesta en marcha ágil. Subrayó que Rapidi redujo los tiempos de transferencia de datos frente a su experiencia previa con API, y destacó la facilidad para definir y programar transferencias, la agilidad del equipo de soporte y su buena relación coste-beneficio.
Dutco Tennant considera hoy a Rapidi parte integral de su ecosistema de TI, porque le permite centrarse en su negocio mientras la integración de sistemas y la sincronización de datos funcionan solas.
Es una solución rápida, cercana y económica que ayudará a que nuestro ecosistema de TI crezca en el futuro, por su alta escalabilidad y adaptabilidad.
¿Utiliza Dynamics 365 Finance y Salesforce?
Díganos qué entorno de Dynamics 365 y qué edición de Salesforce utiliza, y cuántos pedidos se mueven a diario entre ambos, y le diremos si la plantilla estándar le cubre.