Funcionalidad destacada: cómo configurar un Link Storage
El tema de esta semana en nuestra serie de vídeos “Funcionalidad destacada” – en la que explicamos en profundidad una funcionalidad de la plataforma MyRapidi – son los Link Storages en MyRapidi. Andreea Arseni, Data Integration Consultant en Rapidi, te explica cómo configurar los Link Storages en el siguiente vídeo.
¡Que lo disfrutes!
Cómo configurar y usar los Link Storages en MyRapidi
Introducción a los Link Storages en MyRapidi
Para los usuarios de RAPIDI, los Link Storages son una funcionalidad imprescindible que simplifica la integración de datos, ya que almacenan y gestionan los valores de enlace únicos (claves primarias) entre tus sistemas de origen y de destino. Tanto si trabajas con sistemas ERP como Microsoft Dynamics como si usas plataformas CRM como Salesforce, los Link Storages ayudan a garantizar una sincronización de datos fluida sin necesidad de añadir campos en tus sistemas.
¿Qué son los Link Storages y por qué usarlos?
Los Link Storages funcionan como tablas de búsqueda dinámicas que almacenan y recuperan valores de enlace (por ejemplo, números de cliente del ERP e ID de cuenta del CRM). Al guardar estos valores en la base de datos central de configuración del servicio RAPIDI, no necesitas crear campos externos (como ExternalId) en tus sistemas. Esta funcionalidad es especialmente valiosa en sistemas con opciones de personalización limitadas, como Microsoft Dynamics GP, pero es igual de eficaz en cualquier escenario de integración.
Paso 1: Crea un Link Storage
Para crear un Link Storage:
- Ve a Link Storages: en tu interfaz de RAPIDI, abre la sección Link Storages y haz clic en 'New'.
- Define los campos: especifica lo siguiente:
- Connection: selecciona los sistemas de origen y de destino que quieres vincular.
- Table Name: indica la tabla que contiene las claves únicas.
- Link Fields: identifica los campos que forman la clave única (por ejemplo, número de cliente, ID de cuenta).
Cada Link Storage está pensado para contener un conjunto concreto de enlaces, como los números de producto del ERP y los ID de producto del CRM. Puedes especificar varios campos en cada lado del enlace, sin límite en el número de campos.
Paso 2: Asocia una transferencia al Link Storage
Una vez creado el Link Storage, tienes que asociarlo a una transferencia:
- Accede a la configuración de la transferencia:
- Ve a la sección ‘General’ de tu transferencia.
- Localiza el campo Link Storage y selecciona el Link Storage que has creado. - Guarda y activa: guarda los cambios y actívalos para actualizar la configuración de la transferencia.
Paso 3: Usa el Link Storage en las transferencias
Los Link Storages sirven para emparejar registros entre sistemas durante las transferencias. Así funciona:- Si en la transferencia se especifica el Table Link, el sistema lo usará para emparejar los registros mientras actualiza los valores del Link Storage.
- Si el Table Link se deja vacío, la transferencia se basará únicamente en el Link Storage para identificar y vincular los registros, y creará nuevas entradas cuando sea necesario.
Paso 4: Gestiona los valores del Link Storage
Puedes ver y gestionar los valores de enlace almacenados directamente desde la interfaz del Link Storage:- Ver los valores: haz clic en el icono [+] de la cabecera del Link Storage para ver todos los valores almacenados.
- Buscar y editar: usa los campos de búsqueda para localizar entradas concretas o editar/eliminar valores según lo necesites.
- Entrada manual: añade manualmente nuevos valores al Link Storage si hace falta.
Los valores almacenados se actualizan automáticamente cada vez que se ejecuta la transferencia, para que tus datos se mantengan coherentes y al día.
Paso 5: Aprovecha la función LSLookup
La función LSLookup te permite recuperar valores de un Link Storage en otras transferencias. Por ejemplo, puedes usarla para obtener el ID de cuenta del CRM que corresponde a un número de cliente del ERP al procesar facturas o pedidos de venta. Este método es más rápido y eficiente que consultar directamente el sistema CRM.Sintaxis: LSLookup(<link storage code>, <link fields values string>)
Supervisa el rendimiento de los Link Storages
RAPIDI ofrece estadísticas detalladas sobre el uso de los Link Storages, como el número de búsquedas, actualizaciones y nuevas entradas creadas durante una transferencia. Estas métricas te ayudan a hacer seguimiento del rendimiento y a asegurarte de que tu integración funciona sin problemas.
Ventajas
- Gestión eficiente de las relaciones:
- Los Link Storages permiten a RAPIDI almacenar las relaciones entre registros de dos sistemas distintos (por ejemplo, ID de cuenta de Salesforce ↔ número de cliente de Dynamics 365) sin tener que buscar y emparejar cada vez. ¿El resultado? Sincronizaciones mucho más rápidas, menos consultas a la base de datos y menos carga en los sistemas de origen y destino.
- Gestión de ID entre sistemas:
- Cada sistema tiene sus propios ID para un mismo registro. Por ejemplo, una cuenta de Salesforce tendrá un ID concreto en Salesforce y un número concreto en el ERP. Los Link Storages pueden asignar entre sí los ID de los registros de los distintos sistemas para que coincidan correctamente.
- Menor carga del sistema:
- Con esta funcionalidad, Rapidi no necesita volver a consultar los sistemas externos para encontrar los registros correspondientes, por lo que el uso de la API y la carga del servidor se reducen considerablemente. Esto es importante si alguno de tus sistemas tiene restricciones y/o límites de llamadas a la API.
- Optimizado para sincronizaciones bidireccionales:
- Cuando tienes sincronizaciones bidireccionales (los datos fluyen en ambos sentidos), los Link Storages controlan de forma más eficiente los cambios en ambos lados.
Conclusión
Los Link Storages son una funcionalidad potente y flexible que simplifica la integración de datos para los usuarios de RAPIDI. Siguiendo estos pasos, puedes configurar y gestionar los Link Storages para garantizar una sincronización fluida entre tus sistemas. Tanto si vinculas sistemas ERP y CRM como si trabajas con integraciones personalizadas, los Link Storages te ofrecen la fiabilidad y la eficiencia que necesitas.
¿Quieres sacar el máximo partido a tu integración de datos? ¡Empieza hoy mismo a configurar tus Link Storages!
Si necesitas ayuda, siempre puedes ponerte en contacto con el equipo de soporte de Rapidi y encontrar más información en el artículo de la wiki
Preguntas frecuentes
¿Puedo hacer una copia de seguridad de los datos de un Link Storage o exportarlos?
Sí, Rapidi permite exportar el contenido de un Link Storage a un archivo (normalmente un JSON) para hacer copias de seguridad, auditorías o revisiones manuales. Puedes acceder a esta funcionalidad desde la sección Link Storage.
¿Qué ocurre si se elimina el registro de origen o de destino? ¿Se actualizará automáticamente el Link Storage?
No. Si se elimina un registro en cualquiera de los dos sistemas, el Link Storage no eliminará automáticamente la correspondencia. Es posible que tengas que limpiar el Link Storage manualmente.
¿Puedo restablecer o vaciar un Link Storage?
Sí, puedes vaciar o restablecer manualmente un Link Storage desde la interfaz de Rapidi. Puede ser necesario al reinicializar sincronizaciones de datos o al resolver conflictos de ID.
¿Puedo usar Link Storage con sincronizaciones unidireccionales o bidireccionales?
Sí, Link Storage funciona tanto con configuraciones de sincronización unidireccionales como bidireccionales. En las sincronizaciones bidireccionales resulta especialmente útil para evitar que se creen registros duplicados y para mantener correctas las relaciones entre los sistemas.
¿Puedo rellenar previamente un Link Storage con los ID de registros existentes antes de la primera sincronización?
Sí. Puedes importar los ID de registros existentes a un Link Storage para no volver a crear registros que ya existen en ambos sistemas, o bien rellenar el Link Storage automáticamente mediante una transferencia que solo escriba los ID de los registros en el Link Storage.
¿Qué diferencia hay entre Link Storage y los Lookup Fields en Rapidi?
Link Storage almacena y reutiliza los ID únicos de los registros entre sincronizaciones. Los Lookup Fields recuperan valores de forma dinámica durante una transferencia, normalmente a partir de claves primarias.
¿Qué ocurre si desactivo Link Storage en una transferencia que antes lo usaba?
Si desactivas Link Storage en una transferencia que dependía de él, Rapidi ya no tendrá una referencia para emparejar los registros, lo que puede provocar duplicados o errores, a menos que se configure otro método de emparejamiento de claves (por ejemplo, mediante campos de clave primaria o búsquedas).