Open Office Hours temporada 1: sesión 5 - Mapeos de campos

February 12, 2026 · Andreea Arseni · Open Office Hours

Los mapeos de campos son el núcleo de cualquier integración de datos. Controlan cómo se mueven los datos de un sistema a otro y qué les ocurre por el camino. Rapidi te ofrece un conjunto de fórmulas integradas que te permiten convertir, filtrar, buscar y transformar tus datos sin escribir código personalizado.

Esta guía recoge buenas prácticas para ambas plataformas y te muestra, paso a paso, cómo configurar tus mapeos de campos en MyRapidi.

En la 5.ª sesión de nuestra serie Open Office Hours, explicamos cómo configurar los mapeos de campos con Rapidi.

Cómo configurar los mapeos de campos

Mira la grabación de nuestra quinta sesión: Mapeos de campos

Mapeos de campos en RAPIDI: fórmulas, lookups y buenas prácticas

Los mapeos de campos pueden ser simples relaciones 1 a 1 entre un campo de origen y un campo de destino. En muchas integraciones, ese enfoque no basta, porque puede que haya que obtener los datos de distintos lugares, cambiarles el formato, validarlos, acortarlos o mapearlos de forma condicional. Las fórmulas de RAPID (también llamadas expresiones) cubren estos casos.

Dónde se añaden las fórmulas en RAPID

Las fórmulas se añaden en Field List Mappings.

Reglas de sintaxis obligatorias

• Toda fórmula empieza con dos almohadillas: ##
• Las cadenas de texto van entre comillas simples: 'text'
• Los nombres de campo van entre comillas dobles: "FieldName"

Esta estructura se aplica tanto a las fórmulas como a los valores fijos.

Categorías de fórmulas para los mapeos de campos

Las fórmulas de RAPID se agrupan en categorías que responden a las necesidades de mapeo más habituales.

1) Conversiones (alineación de formatos)

Las conversiones resuelven los casos en los que dos sistemas almacenan los mismos datos en formatos distintos. El objetivo es alinear los formatos para que el destino reciba la estructura que espera.

Un ejemplo habitual es convertir una fecha del origen al formato de fecha y hora que exige el destino.

2) Lógica condicional y valores predeterminados

La lógica condicional se usa cuando:

• faltan datos de origen o están vacíos
• un campo debe mapearse de forma distinta según su valor
• hay que enviar un valor predeterminado cuando no existe ninguna coincidencia

Fórmula CASE (mapeo de valores con un valor predeterminado)

Un escenario habitual es mapear valores que no coinciden entre sistemas.

Patrón de ejemplo:

• Campo de origen: código de departamento con valores como east, west, north
• El destino espera valores numéricos:
  • east → 1
  • west → 2
  • north → 3
• Se necesita un valor predeterminado cuando no se encuentra ninguno de los valores esperados

El valor predeterminado se coloca al final para garantizar que la transferencia se ejecute correctamente.

Gestión de valores vacíos (acciones de respaldo)

Una fórmula Blank Value suele combinarse con lookups:

• Si el resultado de un lookup está vacío, se ejecuta una segunda acción
• Entre las acciones de respaldo habituales están:
  • enviar un valor predeterminado
  • omitir el campo con una fórmula Skip Field

Comportamiento de ejemplo:

• Si un campo de código de idioma está vacío, el mapeo omite el campo
• En caso contrario, se envía el valor existente

3) Lookups (consultar otras tablas, vistas o el Link Storage)

Los lookups obtienen datos de otras tablas, listas o vistas y los envían al destino.

Tipos de lookup

• Lookups DB: ejecutan una consulta en el origen o en el destino
• Lookup LS: consulta el Link Storage

Requisito clave: un identificador compartido

Un lookup requiere algo en común entre:

• la tabla que se mapea
• la tabla que se consulta

Estructura de ejemplo (lookup en el destino):

• Consultar la tabla u objeto de destino
• Hacer coincidir un campo como External ID con un campo de la tabla de transferencia como Owner ID
• Si coinciden, devolver un valor como Code y enviarlo al campo de destino

Destino, origen o Link Storage

• DDS se usa para lookups en el destino
• SourceDS se usa para lookups en el origen
• LS lookup se usa para los valores del Link Storage, que deben mantenerse actualizados para ser fiables

Ejemplos de lookups en los mapeos

• Asignación del propietario: buscar un usuario del destino por su alias, confirmar que está activo y devolver su ID de usuario; si está vacío, enviar un ID de usuario predeterminado u omitirlo
• Campos de referencia: buscar un objeto del destino (como una ubicación) para obtener el ID del sistema de destino que requiere un campo de referencia
• Enriquecimiento del ERP: obtener valores relacionados (como facturas pendientes) de otra página o tabla del ERP mediante un identificador común (como el número de cliente) y enviar el valor a un campo de destino; los cambios en la tabla de origen se trasladan al campo de destino mapeado en la siguiente ejecución

4) Manipulación de texto (control de longitud, división, concatenación)

Las fórmulas de manipulación de texto ajustan las cadenas a las restricciones del destino.

Fórmula COPY (truncar a una longitud máxima)

Un uso habitual es evitar errores en el destino causados por cadenas demasiado largas.

Ejemplo:

• El campo de origen name admite hasta 50 caracteres
• El campo de destino solo admite 6 caracteres
• COPY toma solo los 6 primeros caracteres para que el destino no rechace el registro

Valores fijos en los mapeos

Los valores fijos siguen las mismas reglas de sintaxis:

• Empieza con ##
• Pon el valor entre comillas simples

Los valores fijos se usan para enviar siempre valores coherentes o para proporcionar valores predeterminados.

Fórmulas operativas para la resolución de problemas y el control

Fórmula Message (contexto de cada registro en los logs)

La fórmula Message guarda en los logs los valores de los campos seleccionados durante las ejecuciones de transferencias.

Comportamiento de ejemplo:

• Se incluye un campo de número de cliente en la fórmula Message
• Cada registro transferido escribe su número de cliente en los logs
• Así, cuando se producen errores, los logs muestran qué registro falló, lo que facilita la resolución de problemas cuando los sistemas ofrecen pocos detalles sobre el error

Fórmula Error (detención inmediata)

La fórmula Error impide que se ejecute una transferencia. Se usa cuando se necesita una validación estricta y los datos que faltan o no son válidos deben bloquear el procesamiento.

Fórmulas de validación

Las fórmulas de validación pueden comprobar el formato de los campos antes de enviar los datos:

• La fórmula de validación de correo electrónico comprueba si un valor de correo electrónico es válido
• La fórmula de validación de teléfono comprueba si un número de teléfono tiene el formato esperado

Buenas prácticas para usar fórmulas en los mapeos de campos

• Empieza con fórmulas sencillas y el mínimo de condiciones
• Prueba el comportamiento y después añade más condiciones y anidamientos según sea necesario
• Usa valores predeterminados cuando los mapeos dependan de que los valores coincidan
• Combina la gestión de valores vacíos con los lookups para controlar qué ocurre cuando los resultados están vacíos
• Asegúrate de que los lookups tengan un identificador compartido fiable entre la tabla mapeada y la tabla consultada
• Usa el registro con la fórmula Message para guardar los identificadores de los registros en los logs y resolver problemas más rápido
• Usa la fórmula Error solo cuando una transferencia deba detenerse si falla una validación
• Sigue la sintaxis de forma coherente: prefijo ##, comillas simples para las cadenas y comillas dobles para los nombres de campo
• Anida fórmulas cuando se necesiten varios pasos (lookup + gestión de valores vacíos + valor predeterminado/omisión)

Resumen

Los mapeos de campos de RAPID van más allá de las transferencias de campo a campo 1 a 1. Las fórmulas permiten conversiones de formato, mapeos condicionales con valores predeterminados, lookups en el origen, el destino y el Link Storage, control de la longitud del texto, validación, registro y gestión de errores con detención inmediata. Una sintaxis correcta y una construcción gradual de la lógica reducen los errores de mapeo y mejoran la fiabilidad de las transferencias.

Próximos pasos

Preguntas frecuentes

¿Qué es el mapeo de campos en la integración de datos?

El mapeo de campos es el proceso de conectar un campo de un sistema con el campo correspondiente de otro. Le indica a la integración qué datos van a dónde. Un ejemplo sencillo: el campo “Customer Name” de tu ERP debe mapearse al campo “Account Name” de Salesforce. Sin un mapeo correcto, los datos acaban en el lugar equivocado o no se transfieren en absoluto.

¿Qué diferencia hay entre un mapeo 1 a 1 y un mapeo basado en fórmulas?

Un mapeo 1 a 1 envía un valor directamente de un campo de origen a un campo de destino sin ningún cambio. Un mapeo basado en fórmulas transforma los datos por el camino. Usarías una fórmula cuando los dos sistemas almacenan los datos en formatos distintos, usan valores diferentes para lo mismo, o cuando necesitas obtener datos de una tabla relacionada que no forma parte de la transferencia principal.

¿Qué ocurre cuando un campo de mi sistema de origen está vacío?

Si no tienes en cuenta los campos vacíos, tu transferencia puede fallar o enviar valores vacíos al destino, lo que puede sobrescribir datos existentes. En Rapidi, puedes usar una fórmula Blank Value combinada con Skip Field para indicarle al sistema: “Si este campo está vacío, deja el campo de destino como está”. Esto resulta especialmente útil para los campos que los usuarios finales no siempre rellenan.

¿Por qué recibo errores de longitud de campo o de tipos de datos que no coinciden?

Los sistemas suelen definir el mismo tipo de datos de forma distinta. Un campo de nombre puede admitir 50 caracteres en tu ERP, pero solo 30 en Salesforce. Un campo de fecha puede usar un formato (DD/MM/YYYY) en un sistema y otro (YYYY-MM-DD) en el otro. Estas discrepancias provocan errores de validación en el sistema receptor. Las fórmulas COPY y FORMAT de Rapidi te permiten recortar la longitud de los campos y convertir formatos antes de que los datos lleguen al destino.

¿Cuándo debo usar un lookup en lugar de un mapeo directo?

Usa un lookup cuando los datos que necesitas no están disponibles en la tabla que estás transfiriendo. Por ejemplo, si sincronizas registros de clientes pero necesitas incluir el importe de las facturas pendientes, ese valor puede estar en una tabla de estadísticas aparte. Un lookup te permite consultar otra tabla, buscar la coincidencia mediante un identificador compartido (como un número de cliente) y llevar el valor a tu transferencia. En Rapidi, puedes ejecutar lookups en el sistema de origen, en el sistema de destino o en el Link Storage.