Funcionalidad destacada: cómo configurar transferencias
El tema de esta semana en nuestra serie de vídeos “Funcionalidad destacada” – en la que explicamos en profundidad una funcionalidad de la plataforma MyRapidi – son las transferencias en MyRapidi. Andreea Arseni, Data Integration Consultant en Rapidi, te explica cómo configurar transferencias en el siguiente vídeo.
¡Que lo disfrutes!
GUÍA PASO A PASO: CÓMO CONFIGURAR UNA TRANSFERENCIA EN MYRAPIDI
Esta guía te lleva paso a paso por la configuración de una transferencia en MyRapidi. Síguela para configurar tu transferencia de principio a fin, con ejemplos prácticos y consejos para cada sección.
1. Crear una nueva transferencia
Ve a la sección Transfers de MyRapidi y haz clic en “New”. Se abre el diseño de configuración, con varias secciones que completarás en orden: General, Source Control, Table Link, Field List (mapping) y Filter Source.
2. Completar la sección General
- Code: haz clic en el icono del lápiz e introduce un código breve y descriptivo (p. ej.,
CUST_BC_SFDC_ADD). Así podrás identificar la transferencia más adelante. - Description: añade más detalles sobre la transferencia para que tanto tú como el resto del equipo sepan para qué sirve.
- Status: elige “Implementing” o “Testing” mientras trabajas. Cámbialo a “Ready” cuando termines.
- Group: usa los grupos para organizar transferencias relacionadas, como todas las de clientes o de pedidos.
- Source y Destination: selecciona el sistema del que lees los datos (origen) y el sistema al que los envías (destino). Asegúrate de haber configurado ambas conexiones de antemano.
- Source Layout y Destination Layout: muestran la estructura de datos disponible en cada sistema, para que veas qué puedes mapear.
- Tables: elige las tablas u objetos adecuados (p. ej.,
CustomerCarden Business Central,Accounten Salesforce). - Link Storage (opcional): añádelo si quieres hacer un seguimiento de los vínculos entre registros de distintos sistemas.
- Enable: marca la casilla “Enabled” para activar la transferencia.
- Actions: define lo que quieres que ocurra (p. ej., crear clientes nuevos). Para evitar duplicados, usa “Add” con “Disable Dest Lookup” y obtendrás la funcionalidad de upsert.
3. Completar la sección Source Control
- Timestamps: añade un campo de marca de tiempo de tu sistema de origen. Salesforce lo incluye de forma predeterminada; algunos ERP requieren que lo publiques primero.
- Source Mirror: úsalo si tu sistema no tiene marca de tiempo. Ayuda a detectar datos nuevos o modificados.
- Transferred Field y Store New ID Field: úsalos para registrar cuándo se transfieren los registros o para guardar en el origen los ID del sistema de destino.
- Commit Per: ponlo en 1 si usas “Store New ID Field” o “Transferred Field”, y en 200 si solo usas una marca de tiempo.
4. Configurar Table Link
Añade las claves primarias de tus tablas de origen y destino. Si lo necesitas, puedes añadir varias claves. Así se emparejan los registros entre los sistemas.
5. Mapear campos en la sección Field List
- Haz clic en New para empezar a mapear campos del origen al destino.
- Si no encuentras un campo, búscalo con el signo de porcentaje (
%) y una palabra clave. - Si falta un campo, puede que no esté publicado en tu sistema de origen: publícalo y vuelve al mapeo.
- Puedes mapear un campo a varios destinos o añadir fórmulas para transformar los datos mientras se transfieren.
- Explora el diseño de la tabla para ver todos los campos disponibles y confirmar tus mapeos.
- Activa los cambios cuando termines y usa los botones de desactivar o eliminar para gestionar tus mapeos.
6. Añadir filtros en la sección Filter Source
- Añade filtros para controlar qué registros se incluyen en la transferencia (p. ej., solo los clientes activos).
- Usa el nombre del campo y el valor del filtro. Algunos sistemas no admiten todos los operadores SQL, así que usa los que permita tu sistema.
- Puedes añadir varios filtros y desactivar los que ya no quieras usar.
7. Probar tu transferencia
Cuando termines la configuración, prueba tu transferencia. Asegúrate de que las conexiones estén activas, los grupos estén definidos y todos los campos (sobre todo las marcas de tiempo) estén publicados y visibles. Si algo no funciona como esperabas, revisa cada sección.
Buenas prácticas para configurar transferencias en MyRapidi
- Usa códigos claros y breves para nombrar las transferencias.
Elige un código que indique de un vistazo qué hace la transferencia (p. ej.,CUST_BC_SFDC_ADD). Que sea breve: los detalles pueden ir en la descripción.
- Añade descripciones detalladas.
Usa el campo de descripción para incluir información adicional sobre el propósito de la transferencia o notas especiales sobre su configuración.
- Mantén el estado correcto durante toda la configuración.
Usa “Implementing” o “Testing” mientras trabajas. Cambia a “Ready” solo cuando estés seguro de que la transferencia está completa.
- Organiza las transferencias con grupos.
Agrupa las transferencias relacionadas (como todas las de clientes o de pedidos). Así es más fácil encontrarlas y gestionarlas.
- Configura las conexiones de los sistemas antes de definir las transferencias.
Asegúrate de que las conexiones del sistema de origen y del de destino estén configuradas antes de empezar con la transferencia en sí.
- Publica y usa siempre un campo de marca de tiempo si es posible.
Las marcas de tiempo ayudan a detectar lo nuevo o modificado, lo que mejora la velocidad y la precisión de la transferencia. Si tu ERP no tiene una marca de tiempo nativa, publica una o usa la funcionalidad Source Mirror.
- Usa las funcionalidades “Store New ID Field” y “Transferred Field” para el seguimiento.
Estos campos te ayudan a registrar cuándo se crean los registros y a guardar los ID de destino en el sistema de origen.
- Ajusta “Commit Per” correctamente.
Usa 1 si utilizas “Store New ID Field” o “Transferred Field”. Usa 200 si solo utilizas una marca de tiempo.
- Mapea los campos con cuidado y comprueba si falta alguno.
Si un campo no está disponible, puede que no esté publicado en tu sistema de origen. Publícalo y vuelve al mapeo.
- Usa la función de búsqueda al mapear campos.
Usa el signo de porcentaje (%) y una palabra clave para encontrar campos rápidamente.
- Activa los cambios después de actualizar mapeos o filtros.
Usa siempre el botón “Activate Changes” para guardar tu trabajo.
- Añade filtros con criterio y desactívalos cuando no los necesites.
Los filtros ayudan a controlar qué registros se transfieren. Desactiva los filtros que no necesites sin eliminarlos.
- Prueba tu transferencia antes de pasarla a producción.
Asegúrate de que todas las conexiones, mapeos y filtros funcionan como esperas antes de marcar la transferencia como lista.
- Vigila los registros duplicados al usar acciones de upsert.
Cuando uses “Add” con “Disable Dest Lookup”, ten cuidado de no crear duplicados en tu sistema de destino.
- Usa los iconos de ayuda y la documentación.
Haz clic en los iconos de signo de interrogación junto a los campos para ver explicaciones dentro de la aplicación, y consulta la wiki para conocer los detalles sobre fórmulas y funcionalidades avanzadas.
Configurar una transferencia en MyRapidi es un proceso paso a paso. Avanza sección por sección y tendrás una transferencia operativa lista para las necesidades de tu negocio.
Si necesitas ayuda, siempre puedes contactar con el equipo de soporte de Rapidi y también encontrar más información en el artículo de la wiki
Preguntas frecuentes (FAQ)
Cómo configurar transferencias en MyRapidi: respuestas a las preguntas más comunes
Configurar transferencias en MyRapidi puede parecer complejo al principio, pero una vez que entiendes lo básico, resulta sencillo. Esta guía responde a las preguntas más frecuentes sobre la configuración de transferencias, desde la puesta en marcha inicial hasta las opciones avanzadas.
¿Cuál es el primer paso para crear una transferencia en MyRapidi?
Ve a la sección Transfers y haz clic en “New”. Se abre el diseño de configuración de la transferencia. Verás varias secciones: General, Source Control, Table Link, Field List (mapping) y Filter Source. Cada sección cumple una función distinta en el proceso de transferencia.
¿Qué nombre le doy a mi transferencia?
En la sección General, haz clic en el icono del lápiz y añade un “Code” breve que describa la transferencia. Por ejemplo, CUST_BC_SFDC_ADD sirve para una transferencia de clientes de Business Central a Salesforce. El código debe ser breve y directo. Usa el campo “Description” para añadir más detalles si hace falta.
¿Qué significa el campo Status?
El estado indica en qué punto del proceso te encuentras. Usa “Implementing” o “Testing” mientras trabajas. Cuando termines y la transferencia esté lista, cambia el estado a “Ready”.
¿Cómo ayudan los grupos a organizar las transferencias?
Los grupos mantienen juntas las transferencias relacionadas. Por ejemplo, todas las transferencias relacionadas con clientes pueden ir en un grupo llamado “Clientes”. Así es más fácil encontrar y gestionar transferencias similares. Usa grupos para pedidos, productos o cualquier otro tipo de datos con el que trabajes a menudo.
¿Qué son el origen y el destino en una transferencia?
El origen es el sistema del que lees los datos. El destino es adonde van los datos. Por ejemplo, podrías mover datos de Business Central (origen) a Salesforce (destino). Antes de configurar la transferencia, las conexiones de ambos sistemas deben estar establecidas.
¿Qué función cumplen Source Layout y Destination Layout?
Estos diseños muestran la estructura de datos de tus sistemas de origen y destino. Te permiten ver qué datos están disponibles para la transferencia y cómo están organizados. Esto te ayudará más adelante al mapear los campos.
¿Cómo elijo las tablas correctas?
Elige la tabla u objeto que contiene tus datos. Por ejemplo, usa “CustomerCard” en Business Central y “Account” en Salesforce. Asegúrate de haber definido ambas tablas y configurado las conexiones antes de continuar.
¿Qué es Link Storage y lo necesito?
Link Storage es opcional. Ayuda a hacer un seguimiento de los vínculos entre registros de distintos sistemas. Si quieres usarlo, configúralo primero y después añádelo a tu transferencia. Tenemos disponible un vídeo sobre Link Storage, y no dudes en contactar con soporte si necesitas ayuda con Link Storage.
¿Cómo activo una transferencia?
En el lado derecho, marca la casilla “Enabled” para activar la transferencia. Decide qué acciones quieres configurar, como crear clientes nuevos. Si usas “Add” y “Disable Dest Lookup”, activas la funcionalidad “Upsert”, que evita registros duplicados en Salesforce.
¿Para qué sirve la sección Source Control?
Source Control sirve para hacer un seguimiento de los cambios. Lo mejor es usar marcas de tiempo en todos los sistemas. Salesforce tiene una marca de tiempo integrada, pero muchos sistemas ERP no. Puede que tengas que publicar un campo de marca de tiempo en tu ERP. MyRapidi también ofrece la funcionalidad “Source Mirror” si no hay una marca de tiempo nativa disponible. Usa “Transferred Field” para guardar cuándo se creó un registro. Usa “Store New ID Field” para guardar el ID de Salesforce en Business Central.
¿Qué valor debo poner en Commit Per?
Si usas “Store New ID Field” o “Transferred Field”, pon “Commit Per” en 1. Si solo usas una marca de tiempo, ponlo en 200. Este valor controla con qué frecuencia MyRapidi confirma los datos durante la transferencia.
¿Cómo vinculo tablas con claves primarias?
En la sección Table Link, añade las claves primarias de tus registros en ambos sistemas. Si lo necesitas, puedes añadir más de una clave. Este paso empareja los registros entre los sistemas.
¿Cómo mapeo campos entre origen y destino?
En la sección Field List (mapping), haz clic en “New” para añadir un mapeo de campo. Mapea cada campo del origen al destino. Si no encuentras un campo, búscalo con el signo de porcentaje (%) y una palabra clave. Si falta un campo, puede que no esté publicado en tu sistema de origen. Publícalo y vuelve al mapeo.
¿Puedo usar fórmulas en el mapeo de campos?
Sí, puedes añadir fórmulas en el lado izquierdo de la lista de mapeo. El resultado va al campo de destino. Consulta la wiki para ver detalles sobre la sintaxis y ejemplos.
¿Y si necesito filtrar datos?
Usa la sección Filter Source para añadir filtros. Por ejemplo, puedes filtrar para que solo se incluyan los clientes activos. Usa el nombre del campo y el valor del filtro. Algunos sistemas no admiten todos los operadores SQL, así que usa los que permita tu sistema.
¿Cómo pruebo mi transferencia?
Cuando hayas terminado la configuración, prueba la transferencia. Asegúrate de que las conexiones estén configuradas, los grupos se usen y todos los campos necesarios (como las marcas de tiempo) estén publicados y visibles. Si surge algún problema, revisa cada sección o pide ayuda.
¿Hay un resumen o un último consejo para configurar transferencias?
Configurar transferencias en MyRapidi es un proceso paso a paso. Si haces bien lo básico, tendrás una integración funcionando en muy poco tiempo.