Recorrido por la interfaz de configuración de MyRapidi
Hola y bienvenido a la sesión de hoy. Te voy a guiar por las soluciones de integración de datos de Rapidi y te contaré qué podemos hacer en los proyectos de integración de datos.
Antes de nada, me llamo Andreea y quiero contarte un poco sobre Rapidi y guiarte por la interfaz de configuración
Introducción
Rapidi ofrece soluciones de integración, replicación y migración de datos en la nube. Están basadas en la nube, pero también ofrecemos soluciones híbridas y servicios on-premise, instalados localmente.
Por supuesto, usamos nuestra tecnología para integrar o replicar cualquier sistema o base de datos, pero nos centramos en las integraciones entre Salesforce y los productos de Microsoft Dynamics.
Cuando hablamos de RAPIDI tenemos que hablar de iPaaS, es decir, de una integration platform as a service. Esto significa que podemos ofrecer servicios en la nube y que permitimos el desarrollo y la ejecución de flujos de integración. Y podemos conectar tanto aplicaciones en la nube como on-premise, además de servicios y cualquier otro tipo de datos, en cualquier combinación y para cualquier tipo de empresa.
Como decía, hablar de Rapidi es hablar de iPaaS y del hecho de que tus datos no pasan por ningún staging y de que la configuración es muy sencilla. No necesitas experiencia ni conocimientos de programación, y podemos conectar varios sistemas y varias empresas. La plataforma nos da esa posibilidad. Aceptamos cualquier tipo de datos, personalizados o estándar, básicamente cualquier tipo de aplicación. Nuestras suscripciones son todo incluido: ofrecemos paquetes que incluyen todo lo que necesitas para que tu integración se complete como corresponde.
Proceso de negocio Quote to Cash
Ahora me gustaría mostrarte un ejemplo de cómo funciona esto y, a continuación, la plataforma de integración de Rapidi.
Veamos primero este ejemplo, un ejemplo de Quote to Cash. A la izquierda ves el objeto de Salesforce y a la derecha los objetos del ERP o, digamos, las tablas.
Aquí, por ejemplo, se crea y se convierte un lead, y eso desencadena la creación de una cuenta, un contacto y una oportunidad.
Las cuentas, los contactos y las oportunidades se sincronizan y se envían al sistema ERP. Una cuenta se envía al ERP como registro de cliente, un contacto será un contacto, y la oportunidad o el presupuesto será un pedido de venta.
Lo que puedes ver aquí es que los datos pueden ir en una dirección, pero también pueden volver al ERP. Serían transferencias bidireccionales. Así que depende de ti, como cliente, cómo se configura esto, según tus procesos de negocio.
Y una vez que tenemos clientes, contactos y pedidos de venta en el ERP, podemos enviar esa información de vuelta a Salesforce. En este caso, los pedidos de venta se enviarían como pedidos de venta abiertos. Y en cuanto a las facturas y los pagos, también pueden enviarse de vuelta a Salesforce como historial de ventas y como historial de pagos. Toda la información puede ir y venir, y todo se mantiene actualizado siempre que el proceso adecuado esté en marcha.
Terminología de Rapidi
Al hablar de la interfaz de configuración de MyRapidi tenemos que detenernos un momento en la terminología de Rapidi que usamos.
Primero tenemos las Connections: una Connection es un enlace entre dos sistemas, bases de datos o cualquier tipo de empresa o entidad.
Transfers: los Transfers están formados por tablas, campos, todos los mapeos, filtros y conversiones de datos que tengas para tu empresa concreta.
Schedules: un Schedule determina la forma en que controlas tus Transfers. Por ejemplo, con qué frecuencia deben ejecutarse. Y cuándo exactamente deben ejecutarse. Hablamos por tanto de frecuencia, de horarios y de todo lo que tiene que ver con la forma en que se ejecutan cada día, por decirlo así.
System Log: después tenemos el System Log, que te da información sobre lo que ocurre en nuestro servidor. Es importante mencionar que no almacenamos ningún tipo de datos. No almacenamos los datos transferidos.
Templates: los Templates incluyen flujos de negocio predefinidos y se crearon para ayudarte, como cliente, en tu proyecto de integración de datos. Y eso es porque los Templates están preconstruidos. Cumplen los criterios de ambos lados, tanto de tu CRM como de tu ERP. Con los Templates preconstruidos, todos los campos estándar están ya creados y listos para usarse.
Así que, si como cliente solo quieres implantar una solución estándar, puedes usar los Templates y empezar a probarlos con tus propios datos. Usando los Templates ahorras mucho tiempo y muchos recursos y, por supuesto, dinero, porque no necesitas asignar a nadie de tu equipo a desarrollos, mapeos ni nada parecido. Así que ahorra tiempo y aporta valor a todo el proceso.
Puedes beneficiarte de la integración muy pronto en el proceso. No tienes que esperar un par de meses a que el mapeo esté terminado para empezar a probar. Puedes hacerlo de inmediato, aprovecharlo y empezar a probar. Así dedicas más tiempo a probar tus propios casos de uso y a asegurarte de que tus datos son correctos.
Service: y el Service es el motor que ejecuta toda la integración. Contiene todo lo que he mencionado antes: Connections, Transfers, Schedules y otras funcionalidades que ya tenemos disponibles.
La interfaz de configuración de MyRapidi
Dashboard
Veamos ahora la plataforma de Rapidi. Este es un ejemplo de un Service.
Aquí verías el estado de tu Service, cuándo caduca y tu edición. El estado del Service te permite hacer una revisión de salud de tu Service y ver cómo va y, si hay algún problema, lo verás aquí sin duda. Y luego tenemos otras dos funcionalidades. La primera es la opción de reiniciar el Service: si tienes problemas en tu entorno local o si tienes que reiniciar tu servidor local, también puedes hacerlo aquí para asegurarte de que todo está conectado correctamente. La segunda es retrasar todos los Schedules.
Puedes retrasar todos los Schedules, por ejemplo si quieres trabajar en algún desarrollo adicional sin interferir con tus Schedules. Si tienes Schedules en ejecución, por supuesto tienes que retrasarlos. Así puedes hacer tu trabajo sin problemas.
Si no tienes ningún Schedule, no necesitas este tipo de funcionalidad.
Connections
A continuación vamos a ver las Connections. Las Connections, como decía, son el primer paso al trabajar en tu integración.
Tienes que configurar tus Connections de origen y de destino, y asegurarte de que funcionan correctamente.
Para configurar una Connection, elige la pestaña Connections de la lista y haz clic en "new connection".
Una vez hecho esto, tienes que rellenar toda la información necesaria. Si abro aquí una Connection como ejemplo, estos son los campos que tienes que rellenar. Y un campo es decisivo: la forma de autenticarte. Determina los demás campos que verás aquí, según si usas Basic, Token o Azure AD.
Esta es la información que normalmente rellenas. Por supuesto, cuando configuras cualquier Connection tienes la página del Wiki a mano. Verás que en cada sección hay un signo de interrogación. Si lo abres en otra pestaña, podrás ver información sobre cómo configurar una Connection, qué tienes que añadir ahí y todo lo relacionado con eso. La página del Wiki puede usarse en todo momento, para cualquier tarea que hagas aquí.
Así que esto es muy útil si quieres configurar tu Connection por tu cuenta.
Seguimos con los detalles de la Connection. Y una vez que están completamente configurados, simplemente guardas. El siguiente paso es Test: tienes que probarla y asegurarte de que esta Connection funciona de verdad. Haces clic en Test y deberíamos recibir un mensaje que indique que la conexión se ha establecido correctamente. Si recibes mensajes de error, tienes que revisar toda la información que has rellenado y asegurarte de que has puesto la correcta.
El segundo paso es Redesign. Redesign permite a esta Connection leer todas las tablas disponibles en tu sistema. Pero es muy importante mencionar que esas tablas tienen que estar publicadas.
Esas páginas tienen que estar publicadas. Tienen que estar disponibles para que podamos leerlas.
Así que cada vez que publiques una página en tu sistema de origen, haz un Redesign, porque solo leemos lo que realmente está disponible, no todo lo que tienes en tu sitio.
Y eso sería todo sobre las Connections.
Y ahora veamos los Transfers
Transfers
Pasemos a los Transfers
Como ves, los Templates ya están aquí. Arriba tienes algunos filtros que te ayudan a ver o a encontrar los Transfers que te interesan. Este filtro, por ejemplo, puedes añadirlo aquí para ver solo determinados grupos.
Un grupo es un conjunto de Transfers que deben ejecutarse juntos. Por ejemplo, puedes tener el grupo Items. Ese grupo contendría un Transfer que trae los productos de los artículos, digamos, y otro que trae los precios. Al agruparlos, tienes la posibilidad de obtener una imagen clara de lo que tienes ahora para esa página.
Y con las facturas ocurre lo mismo: tienes un Transfer para enviar las cabeceras de factura y otro para enviar las líneas de factura. Forman parte del mismo grupo. Así te resulta más fácil organizarlos aquí.
Dicho esto, puedes añadir un filtro que filtre por Items o por Customers.
Veamos aquí, por ejemplo, uno de los Transfers. Tu punto de partida es la sección General: aquí es donde tienes que empezar con tu Transfer.
En la sección General tienes que asegurarte de añadir la información correcta.
Primero está la denominación, para la que hay una convención de nombres. Tienes que añadir una descripción y el estado que quieras darle. La Source sería el sistema de origen.
Con el Layout ocurre lo mismo. Destination y Destination Layout serían el sistema de destino, al que tienes que enviar los datos. Y luego la Source Table, que es la tabla que tenemos que usar, y adónde tienen que ir los datos.
Link Storages
Te muestro la siguiente sección, Link Storages, y lo que hacen realmente. Los Link Storages son una funcionalidad disponible para los clientes que quieren almacenar las claves primarias.
Por ejemplo, tienes varias entidades: una en Dinamarca, otra en España, y quieres almacenar aquí las claves primarias. Se trata entonces del origen y del destino. En este caso tendrás un Link Storage configurado, y así puedes ver esa información aquí.
Pero para configurar un Link Storage tienes que definir tus claves primarias en el lado del origen y las claves primarias en el lado del destino. Y lo que hace el sistema en cuanto ejecutas el Transfer es rellenar aquí todos los datos. Así ves qué número de cliente de Business Central se corresponde con qué ID de cuenta de Salesforce. El sistema los empareja aquí. Te permite almacenar esta información y te ayuda a reunir todos los datos necesarios.
Wiki Link Storages
Como he mencionado antes, tienes la página del Wiki. Aquí puedes ver toda la información sobre los Link Storages y, si esto le resulta útil a tu empresa, puedes usarlo sin duda. Pero, como decía, almacenas datos y puedes recuperarlos: puedes usar el Link Storage para extraer datos de él y usarlos como referencia.
Así que puede ser cualquier cosa. Pero creo que esto es algo que pueden usar sobre todo las empresas con varias entidades jurídicas o varias ubicaciones y que quieren tener controlados todos los datos de los que disponen ahora mismo.
Eso serían los Link Storages, y pueden usarse en un Transfer concreto si lo necesitas. En este caso, en este Transfer concreto puedes usar determinados tags. Verás aquí que tenemos Link Storages y Tags. Van de la mano, porque en la configuración de este Transfer el Link Storage muestra todos los tags que hemos configurado.
Tags
Te muestro los Tags para que esto tenga sentido.
Bien, aquí están los Tags. Los Tags son en realidad parámetros que usamos para transferir datos. Puedes verlos como un criterio que quieres establecer, y esto lo usan, como decía, las empresas con varias entidades jurídicas o, digamos, una empresa con oficinas en Dinamarca, España, Francia y Alemania que quiere mantener los datos separados. De este modo tendrías aquí un tag, un valor de tag para cada empresa: uno para Dinamarca, otro para España y también para las demás empresas.
Lo que haces con este tag es añadir información sobre la empresa y decir: la Connection debe ser esta, para Dinamarca por ejemplo, luego tienes la Connection de Salesforce que tenemos que usar, y estos serían los Link Storages que queremos usar.
Por eso decía que los Link Storages y los Tags van de la mano: por un lado tenemos el Link Storage, que funciona básicamente como una tabla de búsqueda, y por otro los Tags, que incorporan el Link Storage y le añaden más criterios.
Por ejemplo, si tienes varias empresas, puedes usar el mismo Transfer, solo un Transfer, y con los Tags configurados puedes transferir datos de, por ejemplo, cinco empresas a la vez. Pero para que eso ocurra tienes que haber configurado el Link Storage y también necesitarías los Tags. En Tags y Tag Values verás cómo se ejecutarán tus Transfers según los tags que hayas configurado. En la sección Tag Values ves, en este ejemplo, qué Connection, qué Company, qué instancia de Salesforce y qué Link Storage vamos a usar, y las 3 últimas columnas serían los parámetros del propio Transfer: customers, orders y la descripción. Más arriba, en la sección Tags, tienes también una breve descripción de lo que significan los Tag Values y de cómo se usan. Pero si solo tienes una empresa o entidad jurídica, no necesitas usar Link Storages ni Tags. Puedes usar el Transfer tal cual. Aunque en esas situaciones, si quieres asegurarte de tener los datos en un único lugar, puedes usarlos combinados. Y así podrás ser más eficiente al enviar los datos.
Como decía, en cuanto a los Link Storages, puedes usar cualquiera de los que aparecen aquí en el desplegable Link Storage del Transfer. Sin embargo, lo realmente importante es que, en el origen y el destino, también puedes usar los Tags que hayas configurado. Por ejemplo, en el desplegable Source puedes usar este tag que aparece aquí (TAG: COMPANY - CONN), que transferiría los datos según los tags que hayas añadido. Aquí tienes dos empresas distintas, y Rapidi sabrá cómo dirigir esos datos y adónde enviarlos. Es algo que se puede configurar en los casos en los que tienes varias entidades jurídicas.
Pero si no es tu caso, simplemente configuras el origen y ya está. Envías los datos sin ningún problema. Como nota aparte, aquí a la derecha, en la sección General de este Transfer, tienes todas las funciones y acciones que se pueden ejecutar. Consulta la página del Wiki para ver más explicaciones sobre cada una de ellas.
WIKI: acciones de los Transfers
El Wiki es el lugar de referencia que cualquier cliente puede usar de forma constante para asegurarse de que todo se entiende.
Aquí se explica todo: qué hace cada acción y cómo tienes que usarla. La página del Wiki es muy buena, así que tienes toda la información que necesitas para eso.
Después tenemos el Source Control. Está aquí. Esta es la sección donde controlas básicamente lo que envías. Tienes un control en el lado del origen y en el lado del destino. Puedes configurar un campo destinado a controlar qué se envía, por ejemplo campos de marca de tiempo. Y así sabes qué hay que enviar. Y, por supuesto, puedes hacer lo mismo en el lado del destino.
Transfers: Table Links
En Table Links tienes que indicar cuáles son las claves primarias, en el lado del origen y en el lado del destino. Si tienes un Transfer de clientes, en tu sistema de origen hay una clave primaria para eso, y lo mismo ocurre con el destino.
Después, el Field List Mapping. Aquí verás todos los campos que ya forman parte del Template. A la izquierda tenemos el origen y a la derecha el destino. Aquí solo tienes que añadir el campo que quieras. Por ejemplo, si escribes "number", te da el campo que está disponible ahora en el sistema de origen. Y lo mismo ocurre con el destino: tiene que haber un equivalente. Lo que ves aquí es una fórmula. Y tenemos bastantes fórmulas que pueden usarse para la integración.
Transfers: Field List Mapping Formula
Y esto se puede usar si no hay una correspondencia 1:1. Por ejemplo, comparto aquí la lista con todas las fórmulas que puedes usar, con una explicación de cada una. Veamos esta, por ejemplo: sería un lookup hecho sobre el Link Storage. Tienes una explicación y ejemplos de cómo puedes usarla.
Wiki: fórmulas
Y luego otras fórmulas, por ejemplo DB Lookup, que es muy frecuente. Te permite buscar un valor de un campo concreto en otra tabla. Si intentas mapear un campo que no está en tu tabla, puedes hacer un lookup y obtenerlo de otro sitio. Aquí también tienes explicaciones sobre cómo usarla y qué significa. Y, por supuesto, consejos y ejemplos de cómo debería quedar. Así que, aunque no tengas una correspondencia 1:1 y necesites un campo que está en otro sitio, puedes hacer un lookup y traer los datos de otra tabla. Las fórmulas son realmente útiles cuando necesitas traer datos en un formato concreto o cuando quieres traerlos de una tabla concreta que no está añadida aquí, en el Transfer.
Añadir un campo al mapeo
Y por supuesto, si quieres añadir campos nuevos, solo tienes que hacer clic en New, añadir el campo que tienes en tu sistema de origen y después el campo de tu sistema de destino. Y algo muy útil aquí es Browse Table Layout: puedes ver la estructura del origen. Aquí ves la ficha de cliente y puedes buscar datos concretos. Veamos, por ejemplo, "Bill to Customer No.": este es un campo que he podido encontrar. Está en mi sistema de origen, así que está disponible y puedes usarlo. Se indica el tipo: ves que tiene que ser un string, y también el tamaño. Es bastante sencillo, así que seguro que encuentras tu campo. Y, por supuesto, si quieres añadirlo directamente, puedes hacerlo. Si no, recorre la estructura de la tabla e intenta encontrarlo ahí. Si quieres desactivar un campo, solo tienes que hacer clic en la función Disable: lo desactiva y tacha toda la línea. Y puedes dejarla ahí tal cual. Básicamente desactivas esta línea, pero seguirá apareciendo en el Transfer, aunque no se tendrá en cuenta cuando se ejecute el Transfer.
Schedules
Dirás: quiero crear un Schedule para las facturas. Entonces todos los Transfers del grupo Invoices se ejecutarán como parte de ese Schedule.
Aquí tienes que añadir una descripción y el intervalo: ¿con qué frecuencia necesitas ejecutarlo?
Priority: puedes establecer prioridades y decir que este Transfer tiene prioridad alta, que tiene que ejecutarse primero cada vez, y que el otro tiene prioridad baja. Así Rapidi sabrá cuál es el más importante.
Logs
Después, ligados a los Schedules, tenemos aquí los Logs. Los Logs te muestran tres secciones. Tienes Runs: qué hemos hecho exactamente hasta ahora.
Aquí ves más bien una marca de tiempo de la actividad realizada. Y luego tienes los Logs de todo, de cada cosa que hemos hecho en este Service. Y después los Data Errors, que aparecen cuando realmente tienes errores de datos. Cuando tu Transfer se está ejecutando y hay errores de datos, los verás listados aquí.
Puedes añadir filtros y ver errores concretos de días concretos. Puedes indicar cuándo empezó y cuándo terminó, y aquí puedes elegir todos los Transfers o ver un Transfer concreto.
Puedes filtrar por origen, por destino, y el último filtro te permitirá filtrar por los errores que no se han resuelto o por los que sí se han resuelto. O simplemente por todos. Eso lo puedes hacer aquí.
Y después puedes ver los mensajes de error que se muestran. Por supuesto, aquí tenemos la página del Wiki, que explica todo sobre los data errors, los logs y los runs, y que te ayudará sin duda a entender cómo usarlo.
RTI
Y por supuesto, el último tema de hoy sería RTI.
RTI es otra funcionalidad opcional que tenemos, por decirlo así. Comparto la página del Wiki para que puedas ver toda la información al respecto. RTI es más bien un libro de referencia: registra cuándo se transfirieron los datos. Y así sabe que el Transfer terminó ayer en este momento concreto. Y la próxima vez que se ejecute el Transfer, Rapidi sabrá continuar desde donde se detuvo. La idea es evitar ejecutar los Transfers completos cada vez.
En lugar de eso, solo se recorren los datos que han cambiado. Así se evita dedicar tiempo a tareas que ya se hicieron antes. En cierto modo sabe dónde se detuvo el Transfer y la próxima vez continuará desde ahí. Esto es útil en algunos casos, es una funcionalidad que tenemos y, por supuesto, los clientes pueden usarla.
Pero bueno, creo que esto sería más o menos todo sobre la aplicación y la plataforma de integración de datos de Rapidi.
Como he mencionado, aquí tienes el signo de interrogación, que te permite ir a la página del Wiki, donde puedes leer todo sobre las funcionalidades que tenemos y sobre los pasos que tienes que seguir para completar tu integración.
Creo que eso es todo. Muchas gracias por escuchar. Espero que te haya gustado. Y si tienes preguntas, no dudes en ponerte en contacto con nosotros y, si aún no lo has hecho, suscríbete a nuestro blog de Product Updates para recibir noticias y novedades sobre nuevas funcionalidades y mejoras en la interfaz de configuración de MyRapidi.
Muchas gracias, Andreea Anseni - Data Integration Consultant en RAPIDI.