Visite guidée de l’interface de configuration MyRapidi
Bonjour et bienvenue à la session du jour. Je vais vous guider à travers les solutions d’intégration de données de Rapidi et vous montrer ce que nous pouvons faire sur les projets d’intégration de données.
Tout d’abord, je m’appelle Andreea et je souhaite vous présenter brièvement Rapidi, puis vous faire découvrir l’interface de configuration
Introduction
Rapidi propose des solutions d’intégration, de réplication et de migration de données dans le cloud. Elles sont hébergées dans le cloud, mais nous proposons également des solutions hybrides et des services on-premise, installés localement.
Nous utilisons bien sûr notre technologie pour intégrer ou répliquer n’importe quel système ou base de données, mais nous nous concentrons sur les intégrations entre Salesforce et les produits Microsoft Dynamics.
Quand on parle de RAPIDI, il faut parler d’iPaaS, c’est-à-dire d’une integration platform as a service. Cela signifie que nous fournissons des services cloud et que nous permettons le développement et l’exécution de flux d’intégration. Nous pouvons connecter aussi bien des applications cloud que des applications on-premise, mais aussi des services et tout autre type de données, dans n’importe quelle combinaison et pour n’importe quel type d’entreprise.
Comme je l’ai dit, parler de Rapidi, c’est parler d’iPaaS : vos données ne sont jamais mises en attente, il n’y a pas de staging, et la configuration est très simple. Vous n’avez besoin d’aucune expérience ni d’aucune expertise en programmation, et nous pouvons connecter plusieurs systèmes et plusieurs sociétés. La plateforme offre cette possibilité. Nous acceptons tout type de données, personnalisées ou standard, et pratiquement tout type d’application. Nos abonnements sont tout compris : nous proposons des forfaits qui comprennent tout ce dont vous avez besoin pour que votre intégration soit menée à bien.
Processus métier Quote to Cash
Je vais maintenant vous montrer un exemple de fonctionnement, puis la plateforme d’intégration Rapidi.
Regardons d’abord cet exemple, un exemple Quote to Cash. À gauche, vous voyez l’objet Salesforce et, à droite, les objets ERP, ou disons les tables.
Ici, par exemple, un lead est créé puis converti, ce qui déclenche la création d’un compte, d’un contact et d’une opportunité.
Les comptes, les contacts et les opportunités sont synchronisés puis envoyés vers le système ERP. Un compte est envoyé dans l’ERP comme fiche client, un contact devient un contact, et l’opportunité, ou le devis, devient une commande de vente.
Vous le voyez : les données peuvent circuler dans un sens, mais aussi revenir vers l’ERP. Il s’agit alors de transferts bidirectionnels. C’est donc à vous, en tant que client, de décider comment les configurer, en fonction de vos processus métier.
Une fois que les clients, les contacts et les commandes de vente existent dans l’ERP, nous pouvons renvoyer ces informations vers Salesforce. Dans ce cas, les commandes de vente sont renvoyées comme commandes ouvertes. Quant aux factures et aux paiements, ils peuvent également être renvoyés vers Salesforce, sous forme d’historique des ventes puis d’historique des paiements. Toutes les informations peuvent donc circuler dans les deux sens, et tout reste à jour tant que le bon processus est en place.
Terminologie Rapidi
Pour l’interface de configuration MyRapidi, il faut dire un mot de la terminologie Rapidi que nous utilisons.
Il y a d’abord les Connections : une Connection est un lien entre deux systèmes, deux bases de données ou n’importe quelle société ou entité.
Transfers : les Transfers sont constitués de tables, de champs, de tous les mappings, filtres et conversions de données propres à votre société.
Schedules : un Schedule détermine la façon dont vous pilotez vos Transfers. Par exemple, à quelle fréquence doivent-ils s’exécuter ? Et à quel moment précis ? Il s’agit donc de fréquence, d’horaires et de tout ce qui touche à la façon dont ils s’exécutent au quotidien, pour ainsi dire.
System Log : nous avons ensuite le System Log, qui vous indique ce qui se passe sur notre serveur. Il est important de le préciser : nous ne stockons aucune donnée. Nous ne stockons pas les données transférées.
Templates : les Templates contiennent des flux métier prédéfinis et ont été créés pour vous aider, en tant que client, dans votre projet d’intégration de données. Ils sont en effet préconstruits et répondent aux critères des deux côtés, dans votre CRM comme dans votre ERP. Avec les Templates préconstruits, tous les champs standard sont déjà en place, prêts à être utilisés.
Si, en tant que client, vous souhaitez simplement mettre en œuvre une solution standard, vous pouvez utiliser les Templates directement et commencer à les tester avec vos propres données. Les Templates vous font gagner beaucoup de temps et de ressources et, bien sûr, de l’argent, puisque personne chez vous n’a à être affecté à du développement, à des mappings ou à quoi que ce soit de ce genre. Cela fait gagner du temps et apporte de la valeur à tout le processus.
Vous profitez ainsi de l’intégration très tôt dans le projet. Vous n’avez pas à attendre plusieurs mois que le mapping soit terminé pour commencer à tester. Vous pouvez le faire tout de suite, en profiter et commencer vos tests. Vous consacrez alors plus de temps à tester vos propres cas d’usage et à vous assurer que vos données sont exactes.
Service : le Service est le moteur qui exécute réellement toute l’intégration. Il contient donc tout ce que je viens de mentionner : les Connections, les Transfers, les Schedules et les autres fonctionnalités déjà disponibles.
L’interface de configuration MyRapidi
Dashboard
Regardons maintenant la plateforme Rapidi. Voici un exemple de Service.
Vous voyez ici le statut de votre Service, sa date d’expiration et votre édition. Le statut du Service vous donne un état de santé : vous voyez comment il se comporte et, s’il y a le moindre problème, vous le verrez forcément ici. Deux autres fonctions sont disponibles. La première permet de redémarrer le Service : si vous rencontrez des problèmes en local ou si vous devez redémarrer votre serveur local, vous pouvez le faire ici aussi pour vous assurer que tout est correctement connecté. La seconde permet de retarder tous les Schedules.
Vous pouvez retarder tous les Schedules, par exemple si vous voulez mener des développements supplémentaires sans interférer avec vos Schedules. Si des Schedules sont en cours, vous devez bien sûr les retarder. Vous pouvez alors travailler sans aucun problème.
Si vous n’avez aucun Schedule, vous n’avez pas besoin de cette fonctionnalité.
Connections
Passons maintenant aux Connections. Comme je l’ai dit, les Connections sont la première étape du travail sur votre intégration.
Vous devez configurer vos Connections source et destination et vous assurer qu’elles fonctionnent correctement.
Pour créer une Connection, choisissez l’onglet Connections dans la liste ici et cliquez sur "new connection".
Ensuite, vous devez renseigner toutes les informations requises. Si j’ouvre ici une Connection à titre d’exemple, voici les champs à remplir. Et un champ est déterminant : le mode d’authentification. Il détermine les autres champs qui s’afficheront ici, selon que vous utilisez Basic, Token ou Azure AD.
Voilà les informations que vous renseignez habituellement. Bien sûr, quand vous configurez une Connection, la page Wiki est à votre disposition. Vous voyez ici le point d’interrogation présent dans chaque section. Si vous l’ouvrez dans un autre onglet, vous trouverez des informations sur la configuration d’une Connection, sur ce que vous devez y saisir et sur tout ce qui s’y rapporte. La page Wiki peut donc être consultée à tout moment, pour n’importe quelle action réalisée ici.
C’est très utile si vous souhaitez configurer votre Connection vous-même.
Poursuivons avec les détails de la Connection. Une fois qu’ils sont entièrement configurés, il vous suffit d’enregistrer. L’étape suivante est Test : vous devez tester la Connection et vous assurer qu’elle fonctionne vraiment. Vous cliquez sur Test et un message devrait indiquer que la connexion a réussi. Si vous recevez des messages d’erreur, vérifiez toutes les informations saisies et assurez-vous qu’elles sont correctes.
La deuxième étape est Redesign. Redesign permet à cette Connection de lire toutes les tables disponibles dans votre système. Mais il est vraiment important de le préciser : ces tables doivent être publiées.
Ces pages doivent être publiées. Elles doivent donc être disponibles pour que nous puissions les lire.
Chaque fois que vous publiez une page dans votre système source, lancez donc un Redesign, car nous ne lisons que ce qui est réellement mis à disposition, pas tout ce que vous avez sur votre site.
Voilà pour les Connections.
Et voyons maintenant les Transfers
Transfers
Passons aux Transfers
Comme vous le voyez, les Templates sont déjà là. En haut, vous disposez de filtres qui vous aident à voir ou à retrouver les Transfers qui vous intéressent. Ce filtre-ci, par exemple, permet de n’afficher que certains groupes.
Un groupe est un ensemble de Transfers censés s’exécuter ensemble. Vous pouvez avoir, par exemple, le groupe Items. Ce groupe contient un Transfer qui apporte les produits pour les articles, disons, et un autre qui apporte les prix. En les regroupant, vous avez la possibilité d’obtenir une vision claire de ce qui existe actuellement pour cette page.
Pour les factures, c’est la même chose : vous avez un Transfer pour envoyer les en-têtes de facture et un autre pour envoyer les lignes de facture. Ils font donc partie du même groupe. Il vous est ainsi plus facile de les organiser ici.
Cela dit, vous pouvez ajouter un filtre portant sur Items ou sur Customers.
Regardons ici l’un des Transfers, par exemple. Votre point de départ est la section General : c’est là que vous commencez votre Transfer.
Dans la section General, vous devez veiller à saisir les bonnes informations.
Il y a d’abord le libellé, pour lequel il existe une convention de nommage. Vous devez ajouter une description et le statut que vous souhaitez lui donner. La Source correspond au système source.
Pour le Layout, c’est la même chose. Destination et Destination Layout correspondent au système de destination, celui vers lequel vous devez envoyer les données. Vient ensuite la Source Table, la table que nous devons utiliser, puis la destination des données.
Link Storages
Je vous montre la section suivante, Link Storages, et ce qu’elle fait réellement. Les Link Storages sont une fonctionnalité destinée aux clients qui veulent stocker les clés primaires.
Imaginons que vous ayez plusieurs entités : une au Danemark, une en Espagne, et que vous vouliez stocker les clés primaires ici. Il s’agit donc de la source et de la destination. Dans ce cas, un Link Storage est configuré et vous voyez ces informations ici.
Mais pour configurer un Link Storage, vous devez définir vos clés primaires du côté source puis vos clés primaires du côté destination. Ensuite, dès que vous exécutez le Transfer, le système renseigne ici toutes les données. Vous voyez alors quel numéro de client dans Business Central correspond à quel ID de compte Salesforce. Le système établit la correspondance ici. Cela vous permet de stocker ces informations et vous aide à réunir toutes les données nécessaires.
Wiki Link Storages
Comme je l’ai dit, vous disposez de la page Wiki. Vous y trouverez toutes les informations sur les Link Storages et, si cela est utile pour votre société, vous pouvez bien sûr utiliser la fonctionnalité. Comme je l’ai mentionné, vous stockez des données et vous pouvez les récupérer : vous pouvez utiliser le Link Storage pour en extraire des données et les utiliser comme référence.
Cela peut donc être n’importe quoi. Mais je pense que c’est surtout utile aux sociétés qui ont plusieurs entités juridiques ou plusieurs sites et qui veulent garder une trace de toutes les données dont elles disposent aujourd’hui.
Voilà pour les Link Storages. Ils peuvent être utilisés sur un Transfer précis si vous en avez besoin. Dans ce cas, sur ce Transfer, vous pouvez utiliser certains Tags. Vous voyez ici que nous avons des Link Storages et des Tags. Les deux vont de pair : dans le paramétrage de ce Transfer, le Link Storage affiche tous les Tags que nous avons configurés.
Tags
Je vous montre les Tags, pour que cela ait du sens.
Voici donc les Tags. Les Tags sont en fait des paramètres que nous utilisons pour transférer des données. Voyez-les comme un critère que vous définissez ; comme je l’ai dit, ce sont les sociétés ayant plusieurs entités juridiques qui l’utilisent, par exemple une société avec des bureaux au Danemark, en Espagne, en France et en Allemagne, qui veut garder ses données séparées. Vous avez alors ici un Tag et une valeur de Tag par société : une pour le Danemark, une pour l’Espagne, et de même pour les autres sociétés.
Dans ce Tag, vous ajoutez des informations sur la société et vous indiquez : voilà la Connection à utiliser, pour le Danemark par exemple, puis voilà la Connection Salesforce que nous devons utiliser, et voilà les Link Storages que nous voulons utiliser.
C’est pour cela que je disais que les Link Storages et les Tags vont de pair : d’un côté le Link Storage, qui fonctionne en gros comme une table de correspondance, de l’autre les Tags, qui intègrent le Link Storage et y ajoutent d’autres critères.
Par exemple, si vous avez plusieurs sociétés, vous pouvez utiliser le même Transfer, un seul Transfer, et, avec les Tags configurés, transférer les données de cinq sociétés en même temps. Mais pour cela, vous devez avoir configuré le Link Storage et également les Tags. Sous Tags et Tag Values, vous verrez comment vos Transfers s’exécuteront en fonction des Tags configurés. Dans la section Tag Values, vous voyez, dans cet exemple, quelle Connection, quelle Company, quelle instance Salesforce et quel Link Storage seront utilisés ; les 3 dernières colonnes correspondent aux paramètres du Transfer lui-même, à savoir Customers, Orders et la description. Plus haut, dans la section Tags, vous avez également une courte description de ce que signifient les Tag Values et de la façon dont ils sont utilisés. Mais si vous n’avez qu’une seule société ou entité juridique, vous n’avez pas besoin des Link Storages ni des Tags : vous utilisez simplement le Transfer tel quel. Dans ces situations, en revanche, si vous voulez vous assurer que vos données sont regroupées en un seul endroit, vous pouvez combiner les deux. Vous gagnerez alors en efficacité au moment d’envoyer les données.
Comme je l’ai dit, pour les Link Storages, vous pouvez utiliser n’importe lequel de ceux listés ici dans la liste déroulante Link Storage du Transfer. Ce qui est vraiment important, c’est que pour la source et la destination, vous pouvez aussi utiliser les Tags que vous avez configurés. Dans la liste déroulante Source, vous pouvez par exemple utiliser ce Tag listé ici (TAG: COMPANY - CONN), qui transférera les données en fonction des Tags que vous avez ajoutés. Vous avez ici deux sociétés différentes, et Rapidi saura comment router ces données et où les envoyer. Cela peut donc être configuré dans les cas où vous avez plusieurs entités juridiques.
Si ce n’est pas votre cas, vous configurez simplement la Source et c’est tout. Vous envoyez les données sans aucun problème. À noter : ici, à droite, dans la section General de ce Transfer, vous trouvez toutes les fonctions et actions qui peuvent être exécutées. Consultez la page Wiki pour plus d’explications sur chacune d’elles.
WIKI : actions des Transfers
Le Wiki est la référence que chaque client peut consulter en permanence pour s’assurer que tout est bien compris.
Tout y est expliqué : ce que fait chaque action et comment vous devez l’utiliser. La page Wiki est donc excellente : vous y trouvez toutes les informations dont vous avez besoin.
Nous avons ensuite le Source Control. C’est ici. C’est la section où vous contrôlez en gros ce que vous envoyez. Vous avez un contrôle du côté source et du côté destination. Vous pouvez définir un champ destiné à contrôler ce qui est envoyé, par exemple des champs d’horodatage. Vous savez ainsi ce qui doit être envoyé. Et vous pouvez bien sûr faire de même du côté destination.
Transfers: Table Links
Dans Table Links, vous devez indiquer quelles sont les clés primaires, du côté source et du côté destination. Si vous avez un Transfer de clients, il existe une clé primaire pour cela dans votre système source, et il en va de même pour la destination.
Passons au Field List Mapping. Vous voyez ici tous les champs qui font déjà partie du Template. À gauche, nous avons la source ; à droite, la destination. Il vous suffit d’ajouter ici le champ que vous voulez. Si vous saisissez par exemple "number", vous obtenez le champ actuellement disponible dans le système source. Et il en va de même pour la destination : il doit y avoir un équivalent. Ce que vous voyez ici est une formule. Et nous avons un bon nombre de formules utilisables pour l’intégration.
Transfers: Field List Mapping Formula
Les formules servent lorsqu’il n’y a pas de correspondance 1:1. Par exemple, je partage ici la liste de toutes les formules que vous pouvez utiliser, avec une explication pour chacune d’elles. Prenons celle-ci : il s’agit d’un lookup effectué sur le Link Storage. Vous avez une explication, puis des exemples d’utilisation.
Wiki : formules
Il y a ensuite d’autres formules, par exemple DB Lookup, qui est très fréquente. Elle vous permet de rechercher une valeur dans un champ précis d’une autre table. Si vous essayez de mapper un champ qui n’est pas dans votre table, vous pouvez faire un lookup et le récupérer ailleurs. Là encore, vous avez des explications sur la façon de l’utiliser et sur sa signification, ainsi que des conseils et des exemples du résultat attendu. Même sans correspondance 1:1, si vous avez besoin d’un champ situé ailleurs, vous pouvez faire un lookup et extraire les données d’une autre table. Les formules sont donc vraiment utiles quand vous devez transférer des données dans un format précis, ou quand vous voulez les récupérer dans une table précise qui n’est pas ajoutée ici, sur le Transfer.
Ajouter un champ au mapping
Et bien sûr, si vous voulez ajouter de nouveaux champs, il vous suffit de cliquer sur New, d’ajouter le champ de votre système source puis le champ de votre système de destination. Très utile ici : Browse Table Layout. Vous pouvez voir la structure de la source. Ici, vous voyez la fiche client et vous pouvez rechercher des données précises. Prenons "Bill to Customer No." : voilà un champ que j’ai pu trouver. Il est dans mon système source, il est donc disponible et vous pouvez l’utiliser. Le type est indiqué : vous voyez qu’il doit s’agir d’une chaîne, ainsi que la taille. C’est assez simple, vous trouverez donc votre champ sans difficulté. Et si vous voulez l’ajouter directement, vous pouvez le faire. Sinon, parcourez la structure de la table et essayez de l’y trouver. Si vous voulez désactiver un champ, il vous suffit de cliquer sur la fonction Disable : le champ est désactivé et toute la ligne est barrée. Vous pouvez la laisser telle quelle. Vous désactivez donc cette ligne, elle reste visible sur le Transfer, mais elle ne sera pas prise en compte lors de l’exécution du Transfer.
Schedules
Vous direz par exemple : je veux créer un Schedule pour les factures. Tous les Transfers du groupe Invoices s’exécuteront alors dans le cadre de ce Schedule.
Vous devez ajouter ici une description et l’intervalle : à quelle fréquence doit-il s’exécuter ?
Priority : vous pouvez définir des priorités et dire que ce Transfer est prioritaire, qu’il doit s’exécuter en premier à chaque fois, et que l’autre est de priorité basse. Rapidi saura ainsi lequel est le plus important.
Logs
Les Logs sont ensuite liés aux Schedules. Ils vous présentent trois sections. Il y a d’abord Runs : ce que nous avons fait exactement jusqu’ici.
Vous y voyez plutôt un horodatage de l’activité réalisée. Vous avez ensuite les Logs de tout ce que nous avons fait sur ce Service, absolument tout. Et enfin les Data Errors, qui apparaissent lorsque vous avez effectivement des erreurs de données. Quand votre Transfer s’exécute et que des erreurs de données se produisent, vous les voyez listées ici.
Vous pouvez ajouter des filtres et voir les erreurs de certains jours. Vous indiquez quand la période commence et quand elle se termine, et vous choisissez ici tous les Transfers ou seulement un Transfer précis.
Vous pouvez filtrer sur la source, sur la destination, et le dernier filtre ici permet de filtrer sur les erreurs qui n’ont pas été résolues, sur celles qui l’ont été, ou simplement sur toutes. C’est possible ici.
Vous voyez ensuite les messages d’erreur affichés. Bien sûr, nous avons aussi la page Wiki ici. Elle explique tout sur les Data Errors, les Logs et les Runs, et elle vous aidera à comprendre comment les utiliser.
RTI
Et bien sûr, le dernier sujet du jour, c’est RTI.
RTI est une autre fonctionnalité que nous proposons, pour ainsi dire. Je partage la page Wiki pour que vous puissiez voir toutes les informations à ce sujet. RTI est plutôt un carnet de références : il garde la trace du moment où les données ont été transférées. Il sait ainsi que le Transfer s’est terminé à tel moment hier. Et la prochaine fois qu’il s’exécute, Rapidi saura reprendre là où il s’était arrêté. L’idée est donc d’éviter de relancer les Transfers entièrement à chaque fois.
Seules les données qui ont changé sont parcourues. Cela évite de passer du temps sur des tâches déjà réalisées. RTI sait en quelque sorte où le Transfer s’est arrêté et reprend à cet endroit la fois suivante. C’est utile dans certains cas, c’est une fonctionnalité que nous proposons et les clients peuvent bien sûr l’utiliser.
Voilà, je pense que c’est à peu près tout sur l’application et la plateforme d’intégration de données Rapidi.
Comme je l’ai dit, vous avez ici le point d’interrogation qui vous permet d’accéder à la page Wiki : vous pourrez y lire tout sur les fonctionnalités dont nous disposons et sur les étapes à suivre pour mener à bien votre intégration.
C’est terminé, je crois. Merci beaucoup de votre attention. J’espère que cela vous a plu. Et si vous avez des questions, n’hésitez pas à nous contacter et, si ce n’est pas déjà fait, abonnez-vous à notre blog Product Updates pour recevoir les actualités et les mises à jour sur les nouvelles fonctionnalités et les améliorations apportées à l’interface de configuration MyRapidi.
Merci beaucoup, Andreea Anseni - Data Integration Consultant chez RAPIDI.