Integración Microsoft Dynamics NAV – CRM: conector nativo vs. plataforma de integración de datos

April 27, 2020 · Henning Lund · Integración Microsoft

Cualquiera que haya seguido las dificultades para integrar con éxito Microsoft Dynamics NAV (NAV) y Microsoft Dynamics CRM desde que Microsoft Dynamics CRM se lanzó en 2003 (en aquel momento con el nombre “Microsoft Business Solutions Customer Relationship Management 1.0) sabe que integrar los dos sistemas con la integración estándar ha sido cuesta arriba. Al principio no había integración alguna. Algunos partners intentaron crear un conector, pero durante los primeros años fue inestable y poco genérico.

Microsoft sí intentó incluir una integración estándar entre Microsoft Dynamics NAV y CRM en varias versiones, pero no fue hasta Microsoft Dynamics NAV 2016 cuando por fin tuvieron algo que realmente parecía funcionar como debía. Llevo muchos años trabajando tanto con Microsoft Dynamics NAV como con CRM, y ha sido bastante frustrante tener que decirles a los clientes que la integración estándar de Microsoft no funcionaba. Sé que esto ha sido muy frustrante para muchos partners y clientes.

Me alegré mucho cuando NAV 2016 salió con un nuevo conector de integración, porque podía eliminar un dolor de cabeza que arrastraba desde hacía muchos años. La única pregunta que quedaba era: ¿es el conector nativo tan bueno como las integraciones que los partners habían desarrollado en los años anteriores? Toma RapidiOnline , por ejemplo. La solución ofrece una integración estándar entre Microsoft Dynamics NAV y Microsoft CRM (y de hecho también con muchos otros sistemas como AX, Salesforce, Oracle) con funcionalidad lista para usar suficiente para dar soporte incluso a escenarios de integración más complejos y a replicaciones de datos. Incluso cubre las necesidades de organizaciones internacionales con varias instancias de ERP que quieren integrarse con una única instancia de CRM, algo que las interfaces nativas no están diseñadas para manejar.

¿Qué tan buena es la integración nativa de Microsoft Dynamics?

El conector nativo de Microsoft Dynamics es, en realidad, bastante bueno y cubre las necesidades de bastantes empresas, aunque todavía no es excepcional. Así que sí, para algunas empresas la integración nativa de Microsoft será suficiente, y su gran ventaja es que no supone ningún coste de licencia adicional y cubre lo básico. Como contrapartida, la funcionalidad es limitada y bastante rígida, por lo que necesitarás un desarrollador para mantener la integración, y no parece admitir un proceso normal y completo de venta, desde la oferta hasta el cobro.

Antes de entrar en la integración nativa, déjame compartir contigo un poco de mi trayectoria en ERP-CRM. Una de las primeras preguntas de integración es averiguar si realmente necesitas tanto un sistema CRM como uno ERP. La respuesta corta es que sí, y puedes leer más sobre ello en uno de mis artículos anteriores . En segundo lugar, mi experiencia gestionando organizaciones de ventas y marketing durante más de 25 años en sistemas CRM es que, cada vez que un usuario tiene que cambiar de sistema durante un proceso de trabajo, se produce una caída en la productividad y en la motivación. Además, ¿por qué deberías adquirir licencias de usuario para varios sistemas cuando basta con trabajar en uno solo? Lo ideal es que los comerciales trabajen únicamente en el sistema CRM. Es su cabina de mando de ventas y el sistema operativo básico para vender. Si los sistemas están desconectados, el CRM suele quedar reducido a un sistema donde los comerciales solo registran sus actividades, y se percibe como un sistema unidireccional que sirve para contentar a la dirección, en lugar de contribuir realmente a aumentar las ventas o mejorar la satisfacción del cliente.

Esto significa que los flujos básicos de integración ERP-CRM que hay que dar soporte son los siguientes:

• Clientes
• (Contactos)
• Artículos
• Precios
• Oferta -> Pedido de venta
• Actualizaciones de pedidos de venta
• Historial de ventas
• Pagos

También puedes encontrar más detalles sobre estos flujos en este artículo del blog .

Lee también: Integrar o no integrar: el dilema de la integración ERP-CRM

¿Qué necesidades básicas cubre el conector de Microsoft Dynamics?

El Microsoft Connector para Microsoft Dynamics permite mapear entidades de Microsoft Dynamics NAV, o tipos de registro, con sus entidades equivalentes en Microsoft Dynamics CRM. Para la mayoría de los datos, la sincronización se produce en una sola dirección, que por lo general va de Microsoft Dynamics NAV a Microsoft Dynamics CRM.
Microsoft ha decidido priorizar este sentido de trabajo para ayudar a preservar la integridad de los datos en Microsoft Dynamics NAV, que Microsoft considera el sistema de referencia para la mayoría de los datos que se intercambian.
Puedes hacer cambios en Microsoft Dynamics NAV y luego sincronizarlos con Microsoft Dynamics CRM. Sin embargo, para clientes, contactos y pedidos de venta, el Connector for Microsoft Dynamics también ofrece mapeos que puedes usar para integrar datos desde Microsoft Dynamics CRM hacia Microsoft Dynamics NAV.

Por ejemplo, un comercial puede crear un contacto en Microsoft Dynamics CRM y luego usar la sincronización para añadir ese contacto a la base de datos de Microsoft Dynamics NAV.

Mapeo de entidades personalizado con el conector de Microsoft

En la mayoría de los casos, tendrás que personalizar los mapeos predeterminados que incluye el Connector for Microsoft Dynamics para que reflejen cómo usas Microsoft Dynamics NAV y Microsoft Dynamics CRM. Por ejemplo, si tus entidades incluyen campos específicos de país o región, esos campos no forman parte de los mapeos estándar. Tendrás que personalizar los mapeos para tenerlos en cuenta.
En otro ejemplo, puede que tengas un campo personalizado en tu solución de Microsoft Dynamics CRM para el que quieras habilitar la sincronización. Tendrás que añadir ese campo a la página del cliente RoleTailored correspondiente que se expone como servicio web. Por ejemplo, si quieres tener un número de referencia de CRM en la entidad Customer, tendrás que añadir el campo de número de referencia a la página Customer Card. El Connector for Microsoft Dynamics detecta el campo durante la configuración, y este queda expuesto en el Connector for Microsoft Dynamics. Después podrás mapearlo.

Es posible que también quieras aportar un mapeo de integración para una entidad personalizada. En ese caso, tendrás que modificar la función IsIntegrationRecord en el codeunit Integration Management para asegurarte de que los triggers OnDatabase<x> se ejecutan en la página o tabla correspondiente. De esta forma, puedes crear registros de integración. También tendrás que añadir la página como servicio web de integración. Cuando ejecutes la herramienta de configuración del Connector for Microsoft Dynamics, los campos quedarán expuestos al conector. Después creas un mapeo de los campos de Microsoft Dynamics NAV con los campos equivalentes de Microsoft Dynamics CRM.

Mapeo de entidades estándar del Connector for Microsoft Dynamics

La siguiente tabla ofrece información sobre el mapeo y la dirección de sincronización de las entidades habituales. Estos mapeos vienen listos para usar. Además, puedes crear mapeos personalizados que se ajusten a tus procesos de negocio

* Solo puedes integrar contactos con el tipo Person desde Microsoft Dynamics NAV

** Puedes crear un pedido de venta en Microsoft Dynamics CRM, sincronizar la información con Microsoft Dynamics NAV y después volver a sincronizarla con Microsoft Dynamics CRM. Sin embargo, una vez que el pedido de venta se considera enviado en Microsoft Dynamics CRM, solo podrás cambiarlo y actualizarlo en Microsoft Dynamics NAV

En general, la integración parece bastante correcta, pero hay algunas limitaciones importantes que debes tener en cuenta antes de usar el conector estándar de Microsoft Dynamics:

1. En lo que respecta a los pedidos, lo habitual no es sincronizar de inmediato los pedidos de venta de CRM con los de NAV. El flujo lógico es que una oferta sobre una oportunidad se convierta en un pedido de venta en NAV, y que después ese pedido se copie de nuevo en CRM y se mantenga sincronizado.
2. El sistema está diseñado de forma que solo puedes cambiar o actualizar el pedido en NAV, algo con lo que algunas empresas pueden convivir, pero es un proceso menos ágil y, en general, exige licencias de usuario adicionales o pasar el pedido a una persona con acceso a NAV para hacer la actualización.
3. Según mi experiencia, tienes que estar como mínimo en NAV 2016, y no funciona con versiones más antiguas aunque la documentación diga lo contrario. Puede que esto haya cambiado con las versiones más recientes, pero yo no lo he visto funcionar.
4. No puedes usar el conector para otros fines de integración (a menos que añadas un desarrollo a medida considerable).
5. No es posible integrar varias instancias de NAV con un único CRM.
6. Antes de poder sincronizar un cliente con una cuenta, el comercial asignado a ese cliente debe estar vinculado a un usuario de Microsoft Dynamics CRM. Por eso, cuando ejecutes el trabajo de sincronización Customers - Dynamics CRM y lo configures para crear registros nuevos, asegúrate de sincronizar primero los comerciales con los usuarios de Microsoft Dynamics CRM, antes de sincronizar los clientes con las cuentas de Microsoft Dynamics CRM. Esta configuración es algo frágil, sobre todo si la empresa tiene mucha rotación de personal en el equipo de ventas.
7. Las modificaciones de datos en Microsoft Dynamics CRM realizadas por la cuenta de conexión de Microsoft Dynamics CRM se ignoran. Por eso, se recomienda no modificar datos usando esa cuenta de conexión de Microsoft Dynamics CRM.
8. Si quieres hacer un mapeo directo entre dos campos que no son compatibles, o si necesitas aplicar algún formato nuevo durante la transferencia, necesitarás un desarrollador para crear reglas adicionales en el codeunit 5341, por lo que no podrás mantener estas integraciones tú mismo.
9. Si necesitas reglas de sincronización específicas que no cubran los ajustes estándar, también tendrás que pedirle a un desarrollador que las añada al codeunit 5341.
    

Conector de Microsoft Dynamics o plataforma de integración de datos: ¿cuál elegir?

¿En qué se diferencia una plataforma de integración de datos y qué solución es mejor para ti? Las herramientas de terceros suponen, por supuesto, un coste adicional, pero también aportan enormes ventajas, como un tiempo de implementación más rápido, más funciones de optimización de datos y un registro de eventos y una gestión de errores más sofisticados. He preparado un manual de 15 páginas sobre el tema que te recomiendo si estás valorando las distintas opciones para integrar Microsoft Dynamics NAV y CRM.

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