¿Cómo integrar cuentas y contactos entre Salesforce y Microsoft Dynamics?

November 04, 2020 · Henning Lund · Integración de ERP y CRM

¿Qué tan difícil puede ser integrar las cuentas de Salesforce con los clientes de Microsoft Dynamics (o de cualquier otro sistema ERP)? A primera vista, no mucho, dirás. Y tiendo a estar de acuerdo. Mira, un flujo típico de creación de cuentas en tus sistemas Salesforce CRM y Microsoft Dynamics ERP es así:

1. Se crea un lead en Salesforce
2. Se convierte en prospecto
3. Cuando se gana la oportunidad, el prospecto se convierte en cliente
4.  Y en ese momento, el cliente se crea en Salesforce, junto con el contacto o los contactos asociados.

Las herramientas de integración de datos como RapidiOnline suelen admitir este flujo de forma nativa.

¿Qué debes tener en cuenta antes de integrar cuentas y contactos entre Salesforce y Microsoft Dynamics?

Aunque suena fácil y sencillo (y en gran parte lo es), si profundizas un poco en la integración de cuentas/clientes, hay algunos aspectos importantes que debes considerar antes de empezar:

1. ¿Necesitas todos tus contactos del CRM en tus sistemas ERP? Tienes que decidir si quieres tener datos actualizados en ambos sistemas o si te basta con tener en Dynamics solo los contactos principales para finanzas u otras funciones clave, y dejar el resto en Salesforce para que lo gestionen tus comerciales.
2. ¿Necesitas que tus cuentas/contactos se creen y actualicen en ambas direcciones? Si es tu equipo de finanzas quien recibe la información cuando cambian los datos de un contacto, lo mejor es tener la información en tu sistema ERP... Si, por el contrario, son tus comerciales quienes tienen el contacto principal con tus clientes, son ellos quienes reciben la información actualizada y, en ese caso, la información debe introducirse en Salesforce y actualizarse automáticamente en Dynamics ERP.
   En la práctica, ambos escenarios son posibles y la mayoría de las empresas utilizan los dos. Por eso, la configuración óptima es una integración bidireccional, de modo que cualquier actualización en un sistema se sincronice en el otro. Es la mejor forma de obtener datos fiables y una verdadera visión de 360 grados de tus clientes.
   Quizá te preguntes qué pasa cuando dos personas actualizan el mismo contacto al mismo tiempo. La mejor forma de resolver este reto es designar uno de los dos sistemas como “Master”, es decir, los cambios realizados en el sistema “Master” (ya sea Salesforce o Dynamics) sobrescriben los cambios del otro sistema.
   Ten en cuenta que esta configuración Master/Slave no tiene por qué aplicarse a todo el sistema. Puedes (y deberías) definirla transferencia por transferencia para asegurarte de que está alineada con tus procesos de negocio.
   
   
3. ¿Qué haces con los datos existentes? – es decir, con todos los contactos y cuentas que ya están creados en tus dos sistemas. ¿Ya existe un vínculo entre ellos? Si no, ¿cómo deberías proceder?
   Si llevas un tiempo usando Salesforce y Microsoft Dynamics sin ninguna integración entre los dos sistemas, puedes encontrarte en la incómoda situación de tener datos valiosos en ambos sistemas sin ningún tipo de alineación.
   
   Esta última consideración es, en mi opinión, la más compleja. En ese caso tienes dos opciones:
   Opción a: Elimina todos los contactos de un sistema (por ejemplo, del sistema ERP) y luego combínalos con tu sistema Salesforce para importar los registros en tu ERP.
   Opción b: Debes asegurarte de introducir un identificador único para tus cuentas y contactos. Por ejemplo, podrías decidir actualizar tus datos de Salesforce con un identificador único de tu sistema Microsoft Dynamics. Una vez que tienes un ID único entre Salesforce y Microsoft Dynamics, la transferencia de datos es pan comido y se puede hacer de forma rápida y sencilla con herramientas de integración de datos como RapidiOnline.

 
La limpieza de datos, por aburrida y laboriosa que sea, es para mí absolutamente esencial y el primer paso que hay que dar. Sin ella, te arriesgas a tener dos sistemas desincronizados y una adopción muy baja de los sistemas en tu organización.