5 secretos mejor guardados de la integración Salesforce-MS Dynamics

February 13, 2020 · Henning Lund · Integración de ERP y CRM

Cuando quieres integrar Salesforce con Microsoft Dynamics ERP (ya sea AX, GP, NAV, 365 Business Central o 365 for Finance and Operations), quieres trabajar con los expertos. Las claves del éxito de tu proyecto están en los detalles y en la comprensión completa de los sistemas que integras.

Cuando ya has hecho los deberes y has preparado tu organización  para tu proyecto de integración de datos, necesitas encontrar la solución adecuada y, tan importante como eso, el socio adecuado. Trabajar con un experto genérico en integración de datos te llevará lejos, pero para conseguir una solución de integración Salesforce-Dynamics ERP rápida, fácil de usar, fiable y robusta, necesitas una solución creada por personas que entienden a fondo Salesforce y Microsoft Dynamics.

 

1- Gestión de los timestamps

El mayor reto a la hora de hacer una integración de datos con Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations es que el sistema no admite timestamps.

¿Qué es un timestamp? Un timestamp es una secuencia de caracteres o información codificada que identifica cuándo ocurrió un determinado evento, normalmente indicando la fecha y la hora del día, a veces con precisión de una pequeña fracción de segundo. Es una marca temporal registrada en un archivo, un log o una notificación que indica cuándo se añaden, eliminan, modifican o transmiten los datos.

Como Microsoft Dynamics AX no admite timestamps, resulta complicado identificar los datos nuevos y modificados. Si no quieres transferir una tabla completa cada vez que quieres sincronizar datos, necesitas una forma de detectar qué datos se han modificado o añadido. Hay varias formas de hacerlo.

1. Puedes desarrollar triggers en el código que actualicen un campo de timestamp en el registro. Esto requiere que un desarrollador cree un campo de timestamp en cada tabla, o una funcionalidad similar que se actualice cada vez que se modifica un registro. Es posible hacerlo, aunque no es fácil. Un registro se puede modificar mediante muchas acciones diferentes (actualización manual, importación sin ejecutar ningún código, o una funcionalidad de otra parte del sistema) que necesitas detectar para mantener la coherencia del timestamp. Puede ser muy difícil asegurarse de que el código capture todos los cambios posibles, y los cambios futuros pueden llegar a ser más que un reto.
   Si eliges este enfoque, debes asegurarte de tener en cuenta todas las tablas -también las relacionadas-, lo que significa que tanto la programación como las pruebas y el mantenimiento pueden llegar a ser enormes, y la integración se volverá inevitablemente frágil y cara de mantener porque añade otra capa de complejidad a un sistema que ya es complejo por naturaleza.
   
   
2.  Puedes crear tablas de comparación en Microsoft Dynamics AX o 365 for Finance & Operations, donde tu programador puede comparar los valores nuevos y antiguos y así detectar qué registros se están modificando. En muchos sentidos, esta es una forma más sólida de detectar cambios. Sin embargo, requiere un trabajo considerable para crear esta lógica a medida y mantenerla. Si solo quieres integrar una tabla, puede que no suponga un gran problema, pero si tienes 30 tablas o más, rápidamente puede convertirse en un proyecto enorme. La mayoría de las implementaciones de Microsoft Dynamics AX o 365 Finance and Operations realizan muchas transacciones, por lo que hay muchos registros en los sistemas. Por eso, este tipo de método puede generar una gran sobrecarga en la lectura/escritura de datos que puede afectar negativamente al rendimiento del sistema, algo que no es fácil de superar, ni barato.
   
   
3. En Rapidi hemos desarrollado la Rapidi Mirror Technology, una variante altamente optimizada del método anterior. El mirror es una base de datos SQL binaria independiente (MS SQL, MySQL o similar) diseñada para resolver el problema de los timestamps sin las limitaciones de los métodos anteriores. No requiere programación alguna, lo que significa que no tienes que escribir ni una sola línea de código. Apenas requiere esfuerzo de configuración porque todo está automatizado, independientemente de las personalizaciones o add-ons de Microsoft Dynamics AX/365 for Finance and Operations. Sin importar cómo se modifique un registro, se detecta como un cambio y la plataforma de integración RapidiOnline puede usarlo para identificar los registros concretos que han cambiado.
   En otros escenarios de integración necesitas crear campos en los registros para contener el enlace al otro sistema o sistemas. La solución RapidiOnline cuenta con una función LinkStorage donde ese enlace se crea y se mantiene dentro de la plataforma de integración. Así puedes tener una integración sin tener que crear manualmente ningún código o campo, y tu ruta de actualización no se ve afectada.
   El Rapidi Mirror no solo funciona con Microsoft Dynamics 365 Finance and Operations y Microsoft Dynamics AX. También se puede usar para resolver problemas similares que pueden aparecer en sistemas desarrollados a medida, por ejemplo sobre SQL. El RapidiMirror es genérico y también puede funcionar con otros sistemas (Microsoft Dynamics GP tiene el mismo reto) y funciona tanto con aplicaciones on premise como en la nube.
   
   

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2- Te ayudamos a transferir solo los datos que necesitas

A la hora de elegir qué datos transferir, trabajar con expertos en Salesforce y MS Dynamics ERP vuelve a ser una clara ventaja, porque sabrán exactamente qué datos de CRM necesitas en tu ERP y viceversa. Por ejemplo, en Rapidi llevamos años estudiando las integraciones Salesforce-Microsoft Dynamics y hemos desarrollado plantillas preconfiguradas que te permiten integrar fácilmente los datos más relevantes:

• Cuenta-cliente
• Contacto-contacto
• Producto-artículo
• Precio de artículo-precio de producto
• Presupuesto-pedido
• Pedido de venta-pedido de venta
• Historial de ventas
• Pagos

Estas plantillas preconfiguradas están prácticamente listas para usar y dan soporte al proceso de presupuesto a pedido que la mayoría de las empresas buscan al integrar sus sistemas ERP y CRM. No obstante, si necesitas otras transferencias, se pueden configurar fácilmente gracias a nuestro amplio conocimiento de ambos productos.

 

3- Hacemos mucho más que transferir datos

Transferir datos de Salesforce a Microsoft Dynamics (y viceversa) es una cosa. Asegurarse de que esos datos se muestren en el lugar correcto y con un formato con sentido en el otro sistema es otra muy distinta. Cuando has realizado cientos de proyectos de integración de datos, tienes una idea bastante clara de dónde, dentro de Salesforce, la gente va a necesitar información de Microsoft Dynamics ERP. Por ejemplo, en Rapidi hemos desarrollado un Lightning Component que añade funcionalidad complementaria a Salesforce y que se ha creado a partir de lo aprendido sobre qué funciona mejor en el lado del ERP. Incorpora la lógica del ERP al entorno de ventas, de modo que los comerciales pueden profundizar en los detalles de pedidos abiertos o del historial de ventas. Pueden consultar precios exactos y obtener rápidamente una visión general de los principales KPI de ventas desde dentro de Salesforce. El Lightning Component muestra datos de ERP como el historial de ventas, los pedidos de venta, los pagos, etc. procedentes de Microsoft Dynamics ERP dentro de Salesforce, y los pone a disposición para informes avanzados. Cuando dispones de esta información de ERP en Salesforce, puedes usarla para:

• ofrecer un servicio de atención al cliente mejor y más preciso
• crear informes que combinen el pipeline y el historial de ventas para mejorar las previsiones
• realizar todo el trabajo relacionado con ventas sin tener que cambiar de sistema

Este tipo de funcionalidad de integración avanzada (puede haber otras, en función de las particularidades y necesidades de tu organización) te permite aprovechar todo el valor de tu integración Salesforce-Microsoft Dynamics ERP.

La información financiera se calcula en Roll Up Summary Fields a partir de la información transaccional transferida desde Microsoft Dynamics NAV. Son campos calculados, así que puedes crear campos nuevos o modificar los existentes para adaptarlos a tus necesidades.

4- Mantener la integración robusta y segura

En el mundo cibernético actual, mantener la integridad de tus datos mientras se integran es fundamental. Tus datos son de un valor máximo para ti y tu organización, y debes proteger tus sistemas para que nunca queden expuestos al exterior y así evitar que los hackers puedan acceder a ellos. Toda organización que empieza a plantearse un proyecto de integración de datos desea tener un sistema robusto y seguro. Pero ¿qué significa eso exactamente y cómo te aseguras de conseguir lo que necesitas?

En Rapidi hemos desarrollado nuestro servicio de integración de datos para que funcione a través del RapidiConnector, una tecnología exclusiva que hemos desarrollado para garantizar que la comunicación de datos entre RapidiOnline y tus sistemas locales no se vea comprometida. El RapidiConnector reside en tu red y comprime y cifra automáticamente los datos mediante SSL antes de transferirlos, lo que hace que sea prácticamente imposible descifrarlos. Si necesitas un nivel de seguridad adicional, podemos usar tu propio certificado SSL.

Otra ventaja añadida de alojar el RapidiConnector en tu red es que no necesitas abrir ningún puerto entrante en tu firewall para poder implementar la integración de RapidiOnline. Esto significa que tus sistemas internos permanecen seguros y protegidos. Otro beneficio: también resulta muy fácil poner en marcha tu proceso de integración de datos.

 

5- Garantizar transferencias de datos rápidas

Las organizaciones suelen gestionar muchas fuentes de datos dispares, con volúmenes que crecen de forma significativa año tras año. Por eso, transferir y conectar fuentes de datos se ha convertido en una prioridad en muchos lugares, aunque no siempre es fácil de resolver. Contar con una fuente de datos fiable para toda la organización es fundamental, ya que los empleados necesitan datos en los que puedan confiar para hacer su trabajo de forma eficiente. Por eso las organizaciones suelen querer asegurarse de que sus datos se transfieren rápido, si no en tiempo real, sí muy cerca de serlo. Cada vez más empresas recurren a la virtualización de datos como opción. Sin embargo, la virtualización de datos es solo otra forma de gestionar la transferencia de datos y no te ofrece, como tal, los mismos beneficios inmediatos que una solución de integración de datos completa y lista para usar.
En Rapidi hemos desarrollado nuestra solución de integración de datos, RapidiOnline, para maximizar la velocidad de tu transferencia de datos a través de las API y garantizar la coherencia de los datos y las integraciones profundas.

La comunicación entre el sistema RapidiOnline y el RapidiConnector (la herramienta usada para comprimir, cifrar y transferir datos entre RapidiOnline y tus sistemas locales) es ultrarrápida. El RapidiConnector es un experto en eliminar de los datos la información de metadatos innecesaria y comprimirlos para garantizar la transferencia de datos más eficiente. Este método puede reducir la cantidad de datos enviados hasta en un factor de 50. Por ejemplo, en lugar de enviar 1.000 bytes por cada registro de cliente, el RapidiConnector solo necesita enviar 20 bytes. Esto reduce drásticamente tanto el tiempo de transferencia como el ancho de banda necesario.


Cuando busques un proveedor de integración Salesforce-Microsoft Dynamics ERP, recuerda que trabajar con expertos en soluciones no solo te permitirá implementar la integración de forma rápida y sencilla. También se asegurarán de que vayas un paso más allá y de que generes la mayor diferencia posible para tu organización.

 

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