¿Necesitas tanto un ERP como un CRM? Un análisis detallado con Rapidi
¿Es imprescindible tener tanto un ERP (Enterprise Resource Planning) como un CRM (Customer Relationship Management)? ¿No basta con usar solo uno de ellos? Como parte interesada en tu empresa, eres quien mejor puede valorar lo que te aportan los sistemas ERP y CRM, y si necesitas las dos soluciones que usas actualmente.
Lo cierto es que ambos sistemas se parecen en muchos aspectos. Tienen el mismo fin último: ayudar a las empresas a lograr un mayor control y aumentar su rentabilidad. También dan a las empresas la capacidad de controlar su éxito en el mercado actual. Aun así, hay varias diferencias entre ellos. Una de las más importantes es que un ERP sigue un proceso bien predefinido, mientras que un CRM se parece mucho más a un mapa de rutas que pueden activarse por distintos eventos, como la respuesta concreta de un cliente potencial.
Además, aunque el ERP y el CRM cumplen el mismo propósito, lo hacen de maneras completamente distintas, porque sus funcionalidades principales son totalmente diferentes. Para entender cómo sacar el máximo partido a cada sistema, creo que conviene empezar por verlos como sistemas separados e independientes. ¿Por qué? Porque así te resultará más fácil ver qué papel desempeñan el ERP y el CRM en la mejora de la eficiencia y el aumento de las ventas. Así que, antes de seguir, volvamos a lo básico…
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¿Qué es un CRM?
¿Qué es un sistema CRM? En su forma más sencilla, los sistemas CRM se centran en los procesos y los datos de la relación con el cliente. Prácticamente es lo único en lo que se centran. Y, sinceramente, lo hacen bastante bien: gestionan la información y recogen todos los detalles relevantes para tu empresa.
Tu CRM registra todas las interacciones que tienes con tus clientes, para que después puedas aprovechar esa información en toda la organización, desde el equipo de ventas hasta contabilidad y dirección. El CRM te ayuda a gestionar la información de los clientes de forma eficiente y a construir mejores relaciones con ellos. Gracias a ello puedes detectar tendencias, aumentar la fidelidad de los clientes y, en última instancia, conseguir más ingresos.
¿Qué es un ERP?
Mientras que el CRM se centra en las actividades con los clientes, el ERP abarca toda la empresa. El ERP está pensado básicamente para mejorar la eficiencia de los procesos mediante el intercambio de información unificada en toda tu empresa, desde la contabilidad hasta el almacén, pasando por el inventario y la gestión de pedidos.
Esta tecnología te ayuda a detectar cuándo pueden surgir problemas. Así estarás siempre preparado para tomar medidas correctivas y tendrás en todo momento una imagen clara y precisa de tu negocio.
Parecidos y distintos, pero sobre todo complementarios – en beneficio de tu empresa
Tanto el CRM como el ERP permiten a las empresas compartir rápidamente información y datos estandarizados en toda la organización. Directivos, responsables y empleados introducen información en los sistemas, lo que crea una instantánea de toda la empresa en tiempo real. Los problemas en cualquier área generan automáticamente alertas en las demás áreas afectadas, de modo que los empleados pueden identificar cualquier incidencia de forma rápida y eficiente. Así, los departamentos implicados pueden empezar a planificar antes de que la incidencia se convierta en un problema para ellos.
Diferencias entre CRM y ERP
Aunque el ERP y el CRM colaboran para lograr un resultado común, pueden tener muchas diferencias y usar medios distintos para alcanzar el mismo objetivo. En general, el ERP se centra en reducir los gastos generales y recortar costes. El CRM, en cambio, se orienta a generar un mayor volumen de ventas y, con ello, aumentar los ingresos y los beneficios.
En pocas palabras, el CRM alimenta tu empresa con nuevo negocio, y el ERP te permite gestionar y conducir tu negocio sorteando obstáculos, para que puedas cumplir lo que has prometido a tu cliente y hacerlo de forma rentable. Por eso, en mi opinión, tener tanto un CRM como un ERP es la forma más eficiente de gestionar una empresa.
Saca el máximo partido al CRM y al ERP: intégralos
Muchas empresas han comprendido las ventajas de implantar soluciones CRM y ERP para sus operaciones diarias. Sin embargo, cuando funcionan como sistemas independientes, las soluciones CRM y ERP suelen convertirse en silos de datos dentro de las organizaciones, que no consiguen una visión completa de 360 grados del cliente. La falta de integración entre los sistemas ERP y CRM crea lagunas de información que pueden perjudicar las operaciones de una empresa. Por ejemplo, sin sistemas integrados, tus comerciales podrían no conocer el límite de crédito de un cliente y acabar concediendo crédito a un cliente que no debería tenerlo.
Es fácil pensar en ejemplos parecidos de cómo la falta de transparencia de tus sistemas ERP y CRM para tu equipo puede afectar negativamente a las operaciones diarias o hacer que se pierdan oportunidades lucrativas.
La integración de ERP y CRM tiene muchas ventajas, como mejoras de eficiencia y el retorno de tu inversión en ambas plataformas. En mi opinión, la integración es tu garantía de que todos los departamentos de tu empresa pueden trabajar juntos de forma eficaz.
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Ampliar las capacidades del ERP y el CRM con integraciones
Para crear una visión completa de 360 grados de sus clientes, las empresas pueden integrar su CRM con otras fuentes de datos. Pueden recopilar datos del IoT y de las redes sociales para seguir el comportamiento, y del ERP para seguir el historial de ventas y otros datos financieros. El ERP es el que más suele beneficiarse de la integración con sistemas de comercio electrónico, sistemas de información de producto y otros sistemas operativos. Así que, además de integrar el ERP y el CRM entre sí, a menudo hay otros puntos de integración, y la tendencia es que el número de posibles puntos de integración con el CRM siga creciendo, dadas todas las fuentes de datos que ya se ofrecen como servicio en el mercado actual.
¿Y cómo se integran?
Hoy en día es fácil encontrar soluciones en la nube muy rentables que permiten una integración de ERP y CRM rápida, automatizada y segura. Estas soluciones de integración de ERP y CRM funcionan como servicio, o SaaS, y en la gran mayoría de los casos la implantación se limita a entre 3 y 10 días-persona. Así, una integración completa de tus soluciones ERP y CRM resulta tanto posible como asequible, y puedes aprovechar todas las ventajas de tus inversiones en ERP y CRM.
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