Compatibilidad con archivos adjuntos desde y hacia Dynamics 365 Business Central
Nos complace informarte de que admitimos la transferencia de archivos adjuntos desde y hacia Dynamics 365 BC, tanto en lectura como en escritura.
Así que, si usas Salesforce o Microsoft Dynamics 365 Sales y quieres transferir archivos adjuntos entre esos sistemas CRM y tu ERP de MS Dynamics 365, como Business Central, lo tenemos cubierto. Por ejemplo, puedes configurar en MyRapidi la transferencia de archivos adjuntos desde Microsoft Dynamics 365 Business Central a Salesforce. Los archivos adjuntos se pueden transferir en ambos sentidos.
¿Para qué puedes usarlo?
Transferir archivos adjuntos, como imágenes y archivos PDF, desde y hacia Microsoft Dynamics 365 Business Central te aporta varias ventajas. Esta integración agiliza los procesos de negocio, mejora el acceso a los datos, favorece la colaboración y contribuye a una relación y un servicio al cliente más eficaces. Además, puede generar mejoras notables de eficiencia y una mejor gestión de los datos en toda tu organización.
¿Qué formatos admitimos?
- Los archivos adjuntos de MS Dynamics 365 Business Central tienen que estar almacenados en un formato de archivo stream:
- para documentos: .pdf y .doc
- para imágenes: .png y .jpeg
Ten en cuenta: las tablas de la API V2 que se usan para recuperar los archivos adjuntos de Business Central solo están disponibles a partir de Business Central 2020 wave 2 (v17.2). Las versiones anteriores de Business Central ya no tienen estas API disponibles y no se pueden habilitar.
- El tipo de contenido de los archivos adjuntos de MS Dynamics 365 Sales tiene que estar almacenado en formato binary:
- para documentos: .pdf y .doc
- para imágenes: .png y .jpeg
- Los archivos adjuntos de Salesforce, en cambio, tienen que estar almacenados en formato base64.
Antes de la configuración en MYRAPIDI:
Antes de configurar la transferencia de archivos adjuntos desde Business Central a Salesforce, hay que publicar el campo $systemId (2000000000, GUID) en Business Central para la tabla en cuestión (para ello hay que crear una extensión).
Para publicar o exponer ese campo, lee nuestro artículo sobre cómo crear una extensión en Business Central / publicar el campo SystemCreatedAt en Business Central y sigue todos los pasos.
A continuación explicamos un caso de uso habitual: la transferencia de archivos adjuntos desde Dynamics 365 Business Central a Salesforce.
Caso de uso: archivos adjuntos desde Dynamics 365 BUSINESS CENTRAL A Salesforce
A. Los pasos necesarios para transferir archivos adjuntos desde Business Central a Salesforce son:
Pasos necesarios para configurar tu transferencia en myrapidi.com y poder transferir archivos correctamente:
1. Configura las dos Connections en MyRapidi.com:
- Microsoft Dynamics 365 Business Central: en Rapidi, el tipo de conexión se llama MS Dynamics 365 BC (NAV) OData
- Salesforce: en Rapidi, el tipo de conexión se llama Salesforce.com
2. Crea una nueva transferencia en MyRapidi.com de la siguiente manera:
a) General
Rellena todos los campos de la sección General de la transferencia. Asegúrate de seleccionar los Source y Destination Layouts correctos. (mira la imagen de abajo).
Ten en cuenta: la Source Table tiene que ser DocumentAttachmentsAPIV2 y la Destination Table tiene que ser Attachment.
imagen: sección General
b) Source Control
A continuación, ve a Source Control y añade algún source control (por ejemplo, cuándo se creó el archivo adjunto) (mira la imagen de abajo).
Consejo rápido: siempre se recomienda usar una marca de tiempo al configurar cualquier transferencia de datos.
imagen: Source Control
c) Table Link: añade las claves primarias/identificadores en Table Link (key filters).
Después tienes que actualizar la sección Table Link (key fields). Aquí es donde añades las claves primarias/identificadores que quieres usar para esta transferencia.
imagen: Table Link
d) Añadir el Field Mapping
Después, en Field List (mapping), tienes que añadir los campos que hay que mapear. Puedes añadir más de los que ves en la captura de pantalla. Los campos de la lista son los mínimos obligatorios.
- ParentID: es el ID de Salesforce del registro al que debe vincularse este archivo adjunto. Lo más sencillo es guardar el ID de Salesforce del registro en tu ERP para poder usarlo en esta transferencia. En Business Central, el ID padre del registro sería el systemID (en mi caso se llama SystemId53309 porque creé una extensión para él).
- Body: en Salesforce, todos los archivos se guardan en formato base64. Y el campo correspondiente en Business Central es attachmentcontent.
- Name: es el nombre del archivo adjunto que estás transfiriendo a Salesforce. El campo correspondiente en Business Central se llama fileName.
imagen: Field List Mapping
e) Filters Source
Y la última sección, Filters Source (delimitations), es opcional. Puedes usarla para añadir filtros y ejecutar la transferencia solo para un registro concreto de Business Central.
imagen: Filters Source
3. Activa los cambios:
Cuando hayas creado la transferencia y añadido toda la información, acuérdate de hacer clic en Activate Design (arriba en la página de la transferencia) antes de lanzar una prueba.
Veamos ahora un caso de uso de ejemplo que transfiere archivos adjuntos entre MS Dynamics 365 Business Central y Salesforce.
B. Los pasos necesarios para transferir archivos adjuntos desde Salesforce a Dynamics 365 Business Central
1. Crea una nueva transferencia en myrapidi.com con la siguiente información:
a) General
Rellena todos los campos de la sección General de la transferencia. Asegúrate de seleccionar los Source y Destination Layouts correctos. (mira la imagen de abajo).
Ten en cuenta: la Source Table tiene que ser Attachment y la Destination Table tiene que ser DocumentAttachmentAPIV2.
imagen: sección General
b) Source Control
Y, como ya hemos dicho, recomendamos usar siempre una marca de tiempo al configurar cualquier transferencia de datos.
Así que ve a Source Control y añade algún source control (por ejemplo, cuándo se creó el archivo adjunto) (mira la imagen de abajo).
imagen: Source control
c) Table Link (key fields)
A continuación tienes que añadir las claves primarias/identificadores en la sección llamada Table Link (key fields).
imagen: Table Link
D) Field List (mapping)
Después, en Field List (mapping), tienes que añadir los campos que hay que mapear. Puedes añadir más de los que ves en la captura de pantalla de abajo. Los campos de la lista son los mínimos obligatorios.
- ParentID: es el ID GUID del registro de Business Central al que debe vincularse este archivo adjunto. Lo más sencillo es guardar el ID GUID del registro en Salesforce para poder usarlo en esta transferencia. En Business Central, el ID padre del registro sería el systemID (en mi caso se llama SystemId53309 porque creé una extensión para él).
- AttachmentContent: en Business Central, todos los archivos se guardan en formato stream. Y el campo correspondiente en Salesforce es body.
- FileName: es el nombre del archivo adjunto que estás transfiriendo a Business Central. El campo correspondiente en Salesforce se llama Name.
- ParentType: el tipo de registro de Business Central.
imagen: Field List
E) Filters Source (delimitations)
Y la última sección, Filters Source (delimitations), es opcional. Puedes usarla para añadir filtros y ejecutar la transferencia solo para un registro concreto de Business Central.
imagen: Filter Source
2. Activa los cambios:
Cuando hayas creado la transferencia y añadido toda la información, acuérdate de hacer clic en Activate Design (arriba en la página de la transferencia) antes de lanzar una prueba.
Y listo, felicidades: has terminado la configuración en Rapidi y ya puedes transferir archivos adjuntos desde Business Central a Salesforce.
Veamos ahora cómo se ven los archivos adjuntos en Dynamics 365 Business Central y en Salesforce una vez transferidos.
Mira las capturas de pantalla de abajo.
EJEMPLO: archivos adjuntos desde Dynamics 365 Business Central A Salesforce
Aquí tienes un ejemplo de un archivo adjunto PDF (vinculado a un Sales Order en Business Central) transferido a una oportunidad en Salesforce:
imagen: archivos adjuntos en Business Central
El archivo adjunto se guarda en la página Attached Documents y contiene todos los datos necesarios.
Y así se ve el archivo PDF en Salesforce:
imagen: vista de los archivos adjuntos en Salesforce
El archivo PDF se guarda en Notes & Attachments y queda vinculado a la oportunidad de Salesforce.
Espero que este recorrido te haya resultado útil. Si tienes alguna pregunta o necesitas ayuda para configurar tus transferencias de archivos adjuntos, no dudes nunca en ponerte en contacto con el equipo de soporte de Rapidi