Prise en charge des pièces jointes vers et depuis Dynamics 365 Business Central
Nous avons le plaisir de vous annoncer que nous prenons en charge le transfert des pièces jointes vers et depuis Dynamics 365 BC, en lecture comme en écriture.
Si vous utilisez Salesforce ou Microsoft Dynamics 365 Sales et que vous souhaitez transférer des pièces jointes entre ces systèmes CRM et votre ERP MS Dynamics 365 tel que Business Central, nous avons ce qu’il vous faut. Vous pouvez par exemple configurer dans MyRapidi le transfert des pièces jointes de Microsoft Dynamics 365 Business Central vers Salesforce. Les pièces jointes peuvent être transférées dans les deux sens.
À quoi cela peut-il vous servir ?
Transférer des pièces jointes telles que des images et des fichiers PDF vers et depuis Microsoft Dynamics 365 Business Central vous apporte plusieurs avantages. Cette intégration fluidifie les processus métier, rend les données plus accessibles, améliore la collaboration et contribue à un engagement client et à un service plus efficaces. Elle peut en outre générer des gains d’efficacité significatifs et une meilleure gestion des données dans toute votre organisation.
Quels formats prenons-nous en charge ?
- Les pièces jointes provenant de MS Dynamics 365 Business Central doivent être stockées dans un format de fichier stream :
- pour les documents : .pdf et .doc
- pour les images : .png et .jpeg
À noter : les tables API V2 utilisées pour récupérer les pièces jointes depuis Business Central ne sont disponibles qu’à partir de Business Central 2020 wave 2 (v17.2). Les versions plus anciennes de Business Central ne disposent plus de ces API et ne peuvent pas les activer.
- Le type de contenu des pièces jointes provenant de MS Dynamics 365 Sales doit être stocké dans un format binary :
- pour les documents : .pdf et .doc
- pour les images : .png et .jpeg
- Les pièces jointes provenant de Salesforce, elles, doivent être stockées dans un format base64.
Avant la configuration dans MYRAPIDI :
Avant de configurer le transfert des pièces jointes de Business Central vers Salesforce, le champ $systemId (2000000000, GUID) doit être publié dans Business Central pour la table concernée (une extension doit être créée pour cela).
Pour publier/exposer ce champ, lisez notre article comment créer une extension dans Business Central / publier le champ SystemCreatedAt dans Business Central et suivez toutes les étapes.
Nous détaillons ci-dessous un cas d’usage courant : le transfert des pièces jointes de Dynamics 365 Business Central vers Salesforce.
Cas d’usage : pièces jointes de Dynamics 365 BUSINESS CENTRAL VERS Salesforce
A. Les étapes nécessaires pour transférer des pièces jointes de Business Central vers Salesforce sont les suivantes :
Étapes à suivre pour configurer votre transfert dans myrapidi.com et transférer vos fichiers avec succès :
1. Configurez les deux Connections dans MyRapidi.com :
- Microsoft Dynamics 365 Business Central – dans Rapidi, le type de connexion s’appelle MS Dynamics 365 BC (NAV) OData
- Salesforce – dans Rapidi, le type de connexion s’appelle Salesforce.com
2. Créez un nouveau transfert dans MyRapidi.com comme suit :
a) General
Renseignez tous les champs de la section General du transfert. Veillez à sélectionner les bons Source et Destination Layouts. (voir l’image ci-dessous).
À noter : la Source Table doit être DocumentAttachmentsAPIV2 et la Destination Table doit être Attachment.
image : section General
b) Source Control
Parcourez ensuite Source Control et ajoutez un source control (par ex. la date de création de la pièce jointe) (voir l’image ci-dessous).
Astuce : il est toujours recommandé d’utiliser un horodatage lors de la configuration d’un transfert de données.
image : Source Control
c) Table Link : ajoutez les clés primaires/identifiants dans Table Link (key filters).
Vous devez ensuite mettre à jour la section Table Link (key fields). C’est là que vous ajoutez les clés primaires/identifiants que vous voulez utiliser pour ce transfert.
image : Table Link
d) Ajouter le Field Mapping
Ensuite, sous Field List (mapping), vous devez ajouter les champs à mapper. Vous pouvez en ajouter plus que ce que montre la capture d’écran. Les champs listés sont le minimum obligatoire.
- ParentID – il s’agit de l’ID Salesforce de l’enregistrement auquel cette pièce jointe doit être liée. Le plus simple est de stocker l’ID Salesforce de l’enregistrement dans votre ERP afin de pouvoir l’utiliser dans ce transfert. Dans Business Central, l’ID parent de l’enregistrement correspond au systemID (dans mon cas, il s’appelle SystemId53309 parce que j’ai créé une extension pour cela).
- Body – dans Salesforce, tous les fichiers sont stockés au format base64. Et le champ correspondant dans Business Central est attachmentcontent.
- Name – il s’agit du nom de la pièce jointe que vous transférez vers Salesforce. Le champ correspondant dans Business Central s’appelle fileName.
image : Field List Mapping
e) Filters Source
Et la dernière section, Filters Source (delimitations), est facultative. Elle vous permet d’ajouter des filtres et de n’exécuter le transfert que pour un enregistrement précis dans Business Central.
image : Filters Source
3. Activez les modifications :
Une fois le transfert créé et toutes les informations renseignées, pensez à cliquer sur Activate Design (en haut de la page du transfert) avant de lancer un test.
Voyons maintenant un exemple de cas d’usage qui transfère des pièces jointes entre MS Dynamics 365 Business Central et Salesforce.
B. Les étapes nécessaires pour transférer des pièces jointes de Salesforce vers Dynamics 365 Business Central
1. Créez un nouveau transfert dans myrapidi.com avec les informations suivantes :
a) General
Renseignez tous les champs de la section General du transfert. Veillez à sélectionner les bons Source et Destination Layouts. (voir l’image ci-dessous).
À noter : la Source Table doit être Attachment et la Destination Table doit être DocumentAttachmentAPIV2.
image : section General
b) Source Control
Et comme indiqué plus haut, nous recommandons de toujours utiliser un horodatage lors de la configuration d’un transfert de données.
Parcourez donc Source Control et ajoutez un source control (par ex. la date de création de la pièce jointe) (voir l’image ci-dessous).
image : Source control
c) Table Link (key fields)
Vous devez ensuite ajouter les clés primaires/identifiants dans la section appelée Table Link (key fields).
image : Table Link
D) Field List (mapping)
Ensuite, sous Field List (mapping), vous devez ajouter les champs à mapper. Vous pouvez en ajouter plus que ce que montre la capture d’écran ci-dessous. Les champs listés sont le minimum obligatoire.
- ParentID – il s’agit de l’ID GUID de l’enregistrement Business Central auquel cette pièce jointe doit être liée. Le plus simple est de stocker l’ID GUID de l’enregistrement dans Salesforce afin de pouvoir l’utiliser dans ce transfert. Dans Business Central, l’ID parent de l’enregistrement correspond au systemID (dans mon cas, il s’appelle SystemId53309 parce que j’ai créé une extension pour cela).
- AttachmentContent – dans Business Central, tous les fichiers sont stockés au format stream. Et le champ correspondant dans Salesforce est body.
- FileName – il s’agit du nom de la pièce jointe que vous transférez vers Business Central. Le champ correspondant dans Salesforce s’appelle Name.
- ParentType – le type d’enregistrement dans Business Central.
image : Field List
E) Filters Source (delimitations)
Et la dernière section, Filters Source (delimitations), est facultative. Elle vous permet d’ajouter des filtres et de n’exécuter le transfert que pour un enregistrement précis dans Business Central.
image : Filter Source
2. Activez les modifications :
Une fois le transfert créé et toutes les informations renseignées, pensez à cliquer sur Activate Design (en haut de la page du transfert) avant de lancer un test.
Et voilà, félicitations : la configuration dans Rapidi est terminée et vous pouvez transférer des pièces jointes de Business Central vers Salesforce.
Voyons maintenant comment les pièces jointes apparaissent dans Dynamics 365 Business Central et dans Salesforce une fois transférées.
Voir les captures d’écran ci-dessous.
EXEMPLE : pièces jointes de Dynamics 365 Business Central VERS Salesforce
Voici un exemple de pièce jointe PDF (liée à un Sales Order dans Business Central) transférée vers une opportunité dans Salesforce :
image : pièces jointes dans Business Central
La pièce jointe est enregistrée sur la page Attached Documents et contient tous les détails nécessaires.
Voici ensuite à quoi ressemble le fichier PDF dans Salesforce :
image : vue des pièces jointes dans Salesforce
Le fichier PDF est enregistré sous Notes & Attachments et il est lié à l’opportunité Salesforce.
J’espère que cette présentation pas à pas vous a plu. Si vous avez des questions ou besoin d’aide pour configurer vos transferts de pièces jointes, n’hésitez jamais à contacter l’équipe support de Rapidi