Intégration de Microsoft Dynamics 365 Business Central et Dynamics 365 Sales

January 30, 2024 · Beate Thomsen · Intégration Microsoft

Envisagez-vous de passer de Salesforce à Microsoft Dynamics 365 Sales, ou cherchez-vous simplement à intégrer Dynamics 365 Business Central avec Microsoft Dynamics 365 Sales ?

Passer de Salesforce à Microsoft Dynamics 365 Sales, ou intégrer Microsoft Dynamics 365 Business Central avec Microsoft Dynamics 365 Sales, peut représenter une décision importante pour toute entreprise.

Souvent, dans leur enthousiasme à promouvoir ces systèmes, les revendeurs Microsoft n'expliquent pas clairement que Dynamics Business Central et Dynamics Sales sont deux solutions distinctes, sans intégration native entre elles.

Dans cet article, nous examinons quelques aspects clés à prendre en compte pour intégrer Microsoft Dynamics 365 Business Central et Dynamics 365 Sales, afin de vous apporter les connaissances nécessaires pour décider en toute connaissance de cause de la façon d'aborder votre projet d'intégration de données.

Comprendre l'écosystème Microsoft Dynamics : des solutions distinctes mais non connectées

Bien qu'ils fassent partie du même écosystème Microsoft, Microsoft Dynamics 365 Business Central et Dynamics 365 CRM Sales sont des solutions distinctes. On suppose souvent que ces systèmes s'intègrent automatiquement dès lors que l'on a acheté à la fois Microsoft Dynamics 365 Business Central et Dynamics 365 CRM Sales, mais en réalité, ce n'est pas le cas.

Cette absence d'intégration native signifie que lorsque vous achetez ces systèmes, c'est à vous qu'incombe la responsabilité de les faire communiquer efficacement. La bonne nouvelle, c'est que c'est possible, et vous disposez heureusement de plusieurs options pour assurer un partage des données et une interopérabilité correcte entre les systèmes. Passons en revue les options qui nous semblent les plus évidentes, que vous utilisiez déjà Dynamics 365 Sales et Business Central ou que vous souhaitiez migrer vers ces systèmes.

Qu'est-ce que Microsoft Dynamics 365 Business Central ?

Microsoft Dynamics 365 Business Central est un système de planification des ressources de l'entreprise (ERP) - dans le cloud ou sur site - qui aide les organisations à rationaliser leurs opérations, à améliorer leurs relations clients et à prendre de meilleures décisions grâce à une intelligence intégrée.

En résumé, Business Central propose :

1. Gestion financière : des outils complets pour la comptabilité, le reporting financier et la gestion budgétaire, garantissant un contrôle et un suivi financiers rigoureux.
2. Gestion de la chaîne logistique : des processus logistiques automatisés avec une gestion avancée des stocks, le traitement des commandes de vente et les achats.
3. Gestion de projets : des outils pour gérer les budgets, suivre l'avancement et le temps passé, et les dépenses liées aux projets.
4. Gestion des ventes et des services : des fonctionnalités pour gérer l'ensemble du processus de vente, de la demande au paiement, et offrir un service client exceptionnel.
5. Gestion des opérations : rationalisez les opérations de production et d'entrepôt pour livrer les produits à temps et vous adapter à l'évolution des modèles économiques.
6. Business Intelligence : des analyses et des rapports intégrés, propulsés par Microsoft Power BI, pour un aperçu en temps réel de la performance de l'entreprise.

Qu'est-ce que Microsoft Dynamics 365 Sales ?

Microsoft Dynamics 365 Sales est un composant de la suite Microsoft Dynamics 365, principalement axé sur l'amélioration du processus de vente des entreprises. Anciennement connu sous le nom de Dynamics CRM, il s'agit d'une solution de gestion de la relation client (CRM) dans le cloud, conçue pour aider les équipes commerciales à gérer et analyser les interactions et les données clients tout au long du cycle de vie client.

Voici les principales fonctionnalités de Dynamics 365 Sales :

1. Gestion des leads et des opportunités : aide les équipes commerciales à suivre les leads, à les qualifier et à les faire progresser tout au long du processus de vente, en transformant les leads en opportunités puis en clients.
2. Automatisation du processus de vente : rationalise les différentes étapes du processus de vente, du premier contact à la conclusion de l'affaire, pour des opérations commerciales plus efficaces et mieux organisées.
3. Connaissance client : fournit une analyse détaillée des besoins, des comportements et des tendances des clients grâce à l'analyse de données, aidant les équipes commerciales à adapter leurs approches et leurs stratégies.
5. Engagement client personnalisé : permet aux équipes commerciales de créer des interactions personnalisées grâce à des données et des analyses clients complètes, améliorant les relations clients et les résultats commerciaux.
6. Reporting et analyses : propose des outils de reporting et des tableaux de bord robustes, propulsés par Microsoft Power BI, pour une prise de décision fondée sur les données et des prévisions de ventes.

Les avantages de l'intégration de Dynamics 365 Business Central et Dynamics 365 Sales

L'intégration de Microsoft Dynamics 365 Business Central et Dynamics 365 Sales offre une multitude d'avantages aux entreprises qui souhaitent synchroniser leurs opérations et maximiser leurs efforts commerciaux.

Optimiser la performance de l'entreprise

Intégrer Microsoft Dynamics 365 Business Central à Dynamics 365 Sales offre aux entreprises une plateforme puissante pour aligner leurs opérations commerciales et financières, renforcer l'engagement client et optimiser la performance globale de l'entreprise.

Rationaliser les processus métier pour gagner en efficacité

La fluidité des flux de données, une meilleure connaissance client et des processus rationalisés font de cette intégration un choix pertinent pour les entreprises souhaitant renforcer leurs capacités en matière de vente et de gestion de la relation client.

Une vue à 360 degrés des données dans toute l'organisation

Microsoft Dynamics 365 Business Central est une solution ERP polyvalente qui rationalise diverses opérations de l'entreprise. Ses fonctionnalités principales couvrent la finance, la vente, le service et les opérations.

Pour les équipes commerciales, l'intégration avec Dynamics 365 Sales enrichit l'expérience de gestion client. Cette intégration transparente signifie que les données de vente et les interactions clients sont synchronisées pour offrir une vue unifiée.

Doper les ventes

Les commerciaux bénéficient grandement des mises à jour en temps réel, qui garantissent que les informations dans Business Central reflètent les dernières données de Dynamics 365 Sales. L'efficacité opérationnelle s'en trouve renforcée, les devis commerciaux et les informations du service client circulant sans difficulté entre les systèmes. L'intégration facilite également une collaboration efficace entre les services commerciaux et financiers.

Options d'intégration : comment connecter Dynamics 365 Business Central et Dynamics Sales

Examinons maintenant quelques options viables pour intégrer ces deux systèmes.
Il existe trois principales façons d'intégrer Dynamics Business Central avec Microsoft Dynamics 365 Sales :

1. Intégration Microsoft via Dataverse (le connecteur Business Central/Dataverse)

2. Développement sur mesure (en interne ou externalisé)

3. Solutions d'intégration tierces (par exemple, Rapidi)

Examinons chaque méthode sous l'angle a) de la flexibilité et de la personnalisation, b) des coûts de maintenance et c) des coûts de licence, afin de déterminer quelle option correspond le mieux aux besoins de votre entreprise.

1. Intégration Microsoft via Dataverse (connecteur Business Central/Dataverse) : le pont interne de Microsoft

L'intégration Microsoft via Dataverse est le connecteur prêt à l'emploi de Microsoft, également appelé connecteur Business Central/Dataverse ou « synchronisation des données ». Le connecteur Business Central/Dataverse est un outil qui permet à Dynamics 365 Business Central et Dynamics 365 Sales de partager et de mettre à jour leurs données. Il est intégré nativement à Dynamics 365 Business Central et propose une liste prédéfinie d'objets tels que les clients, les contacts, les fournisseurs et les commandes, vous permettant de synchroniser ces objets ou tables entre les deux plateformes.

La possibilité de connecter Dynamics 365 Business Central et Dynamics 365 Sales via ce connecteur prêt à l'emploi, avec un mappage de tables d'intégration prédéfini, peut aider de nombreuses entreprises à rationaliser leurs opérations. Cependant, comprendre comment connecter efficacement ces deux applications Microsoft peut s'avérer complexe, en raison des divers avantages et limites qu'elles impliquent.

Flexibilité et personnalisation

L'option proposée par Microsoft consiste à intégrer via Dataverse au sein de l'écosystème Microsoft. L'intégration actuellement disponible chez Microsoft (Business Central version 23.2) propose une liste précise de tables et de champs prédéfinis pouvant être utilisés à des fins d'intégration.

Cependant, cette approche standardisée de l'intégration via Dataverse peut ne pas répondre aux besoins spécifiques et uniques d'une entreprise, puisque vous ne disposez que d'une liste précise de tables et de champs prédéfinis, qui ne peuvent ni être adaptés ni étendus pour répondre à des besoins d'intégration plus spécifiques.

De plus, c'est à vous d'ajuster la configuration : créer les connexions avec Dataverse et Microsoft Dynamics 365 Sales, définir le sens des flux de données (unidirectionnel ou bidirectionnel), ajouter les formules nécessaires (la liste des formules disponibles est limitée), activer le couplage basé sur la correspondance si besoin, et identifier les clés primaires principales des tables concernées. Une certaine connaissance des applications Microsoft Dynamics et de Dataverse est donc nécessaire pour réussir cette configuration.

Coûts de maintenance

Ces coûts sont relativement bas si vous vous en tenez à la configuration standard fournie par le connecteur Business Central/Dataverse prêt à l'emploi de Microsoft. En revanche, pour aller au-delà de cette configuration standard, vous devrez faire appel à un développeur, ce qui influencera bien entendu votre investissement.

Coûts de licence

Des coûts de licence supplémentaires s'appliquent. Il est important de savoir que l'intégration de Microsoft Dynamics 365 Business Central avec Dynamics 365 Sales entraîne des coûts additionnels. Opter pour les outils d'intégration Microsoft implique d'acheter Microsoft Dataverse et Microsoft Power Platform.

Microsoft Dataverse, anciennement appelé Common Data Service (CDS), est un service de stockage dans le cloud qui fait partie de Microsoft Power Platform. Il offre une solution de stockage de données sécurisée et évolutive qui simplifie la structuration des données et les intègre à la suite d'outils de Power Platform, tels que Power Apps, Power Automate et Power BI, ainsi qu'à d'autres services Microsoft comme Dynamics 365 et Office 365.

Power Platform repose sur Microsoft Dataverse, une plateforme de données sous-jacente qui fournit un schéma de données permettant l'interopérabilité des applications et services. Via Power Platform, Microsoft propose une intégration avec d'autres produits Microsoft comme Dynamics 365, Office 365, Azure, ainsi qu'avec diverses applications et services tiers.

Les coûts de licence sont calculés par utilisateur, à partir de 20 USD par mois et par utilisateur. Tout utilisateur ou appareil qui saisit des données, effectue des requêtes, consulte des données ou accède de toute autre manière à Power Apps, Power Automate, Copilot Studio et Power Pages, directement ou indirectement, doit disposer d'une licence appropriée.

Le forfait Business Central Essentials coûte 70 $ par mois et par utilisateur, et le forfait Premium est facturé 100 $ par mois et par utilisateur. Power BI et Power Apps peuvent coûter aussi peu que 10 $/mois par utilisateur ou 20 $/mois par utilisateur, tandis que Dynamics 365 Sales Professional CRM pour l'automatisation de la force de vente est facturé 65 $/mois par utilisateur.

Demandez un devis à votre revendeur Microsoft pour connaître le coût exact de la licence.

2. Développement sur mesure (en interne ou externalisé) : le costume sur mesure

Pour une flexibilité totale, vous avez la possibilité de développer votre propre intégration ou connecteur, en interne si vous disposez des ressources nécessaires, ou en externalisant le projet auprès d'un partenaire. Vous pouvez également utiliser un connecteur existant comme le connecteur Dataverse, mais gardez à l'esprit que toute configuration personnalisée au-delà de la configuration standard nécessitera du développement sur mesure. Dans tous les cas, cela entraînera des coûts supplémentaires.

Flexibilité et personnalisation

Le développement sur mesure offre une très grande flexibilité, vous permettant d'adapter l'intégration aux besoins spécifiques de votre entreprise.

Lorsqu'il s'agit d'intégrer Dynamics 365 Sales et Dynamics 365 Business Central, les organisations constatent souvent qu'elles ont besoin de solutions supplémentaires ou de développements sur mesure pour obtenir une intégration adaptée. Ce besoin découle des exigences métier et des processus propres à chaque organisation.

Comme mentionné plus haut, les solutions d'intégration de Microsoft s'accompagnent d'un ensemble de tables prédéfinies, ce qui permet de couvrir l'essentiel avec une configuration d'intégration standard. Cependant, si votre entreprise s'appuie majoritairement sur des champs de données et des processus fortement personnalisés dans Dynamics 365 Business Central ou Dynamics 365 Sales, vous devrez recourir au développement sur mesure pour faire fonctionner l'intégration et obtenir une solution plus adaptée, prenant en charge des objets et des champs personnalisés.

Coûts de maintenance

Le processus d'intégration engendre des coûts, tels que la personnalisation, la migration des données et la maintenance continue. Ces coûts peuvent être élevés, car les solutions sur mesure nécessitent un développement initial et une maintenance continue, en particulier si des ajustements s'avèrent nécessaires à l'avenir.

Coûts de licence

Des coûts de licence s'appliquent également, et selon la solution retenue, des frais supplémentaires peuvent s'ajouter pour les outils ou plateformes utilisés lors du développement. Lorsque vous optez pour une solution d'intégration développée sur mesure, que ce soit en interne ou en externalisant, il est essentiel de comprendre que les coûts initiaux de développement ne sont qu'un début. Les solutions sur mesure peuvent nécessiter un développement continu pour ajouter de nouvelles fonctionnalités, s'adapter à l'évolution des besoins métier ou intégrer des systèmes supplémentaires. Les coûts de maintenance et de licence peuvent représenter une part importante du coût total de possession au fil du temps.

3. Solutions d'intégration tierces : le juste milieu polyvalent (par exemple, Rapidi)

Flexibilité et personnalisation

Ces solutions tierces offrent une grande flexibilité et sont souvent conçues pour répondre à des besoins métier spécifiques. Rapidi, par exemple, est une plateforme no-code qui vous permet de configurer votre intégration sans avoir recours à la programmation directe, et propose des solutions robustes pouvant être personnalisées pour répondre à des besoins et des complexités d'intégration spécifiques.

Coûts de maintenance

Les coûts de maintenance des solutions tierces sont généralement inférieurs à ceux d'une solution d'intégration développée sur mesure, par exemple, car la maintenance et le support sont inclus dans l'abonnement, comme c'est le cas avec Rapidi. Opter pour un outil d'intégration low-code peut réduire le besoin d'expertise technique et alléger la charge de maintenance. Avec une solution tierce comme Rapidi, seul l'abonnement annuel au service est à prévoir, puisque la maintenance et le support sont inclus. De plus, Rapidi propose un support client et des services de maintenance dédiés, garantissant ainsi la fiabilité de la solution.

Lorsque vous utilisez une solution d'intégration tierce comme Rapidi, il est important de comprendre les différents facteurs qui influencent les coûts de maintenance. Ces coûts ne se limitent pas à maintenir la solution d'intégration fonctionnelle, mais visent aussi à garantir qu'elle reste efficace, sécurisée et adaptée à l'évolution des besoins de votre entreprise.

Coûts de licence

De nombreuses solutions tierces, dont Rapidi, fonctionnent sur un modèle d'abonnement. Cet abonnement couvre généralement l'utilisation de base du logiciel, l'accès au support client et les mises à jour régulières. La solution d'intégration doit être régulièrement mise à jour pour rester compatible avec les évolutions des systèmes connectés (comme Business Central et Dynamics 365 Sales). Ces mises à jour garantissent que la solution bénéficie des dernières fonctionnalités, des correctifs de sécurité et des améliorations de performance. L'accès à un support technique expert est essentiel pour résoudre rapidement les problèmes qui surviennent. Cela permet de limiter les interruptions et de préserver l'intégrité de vos processus de synchronisation des données. Le coût peut varier selon le niveau de support requis.

Cependant, tous ces facteurs peuvent être compensés par la réduction du besoin de développement et de maintenance sur mesure.

N'hésitez pas à demander un devis à Rapidi.

Faire le bon choix

Le choix de la bonne méthode d'intégration dépend de plusieurs facteurs, notamment les besoins spécifiques de votre entreprise, la complexité des processus que vous souhaitez intégrer, votre budget pour la mise en place initiale et la maintenance continue, ainsi que la capacité de votre équipe interne à gérer et entretenir l'intégration.

Il est essentiel de peser soigneusement les avantages et les inconvénients de chaque option. Le choix entre le connecteur Business Central/Dataverse, le développement sur mesure et les solutions tierces comme Rapidi repose sur une compréhension fine des besoins spécifiques de l'entreprise, de ses capacités internes et de ses objectifs stratégiques à long terme.

• Les entreprises à la recherche d'une solution simple, économique, peu complexe et pouvant se satisfaire de l'offre prête à l'emploi privilégieront sans doute le connecteur Business Central/Dataverse.
• Le développement sur mesure offre des solutions personnalisées, mais implique des coûts de maintenance plus élevés. Les entreprises ayant des besoins d'intégration uniques et complexes, recherchant une solution hautement personnalisée et prêtes à investir dans des ressources de développement, pourront opter pour le développement sur mesure, en interne ou externalisé.
• Celles qui recherchent davantage de flexibilité, un support solide et sont prêtes à investir davantage trouveront sans doute les solutions tierces comme Rapidi plus adaptées. Les solutions tierces comme les solutions d'intégration de données Rapidi offrent un équilibre entre flexibilité et coûts de maintenance, ce qui en fait une option adaptée pour de nombreuses entreprises.

Chaque option présente ses propres avantages, défis et points à prendre en compte. Il est essentiel que les entreprises mènent une analyse approfondie, en tenant compte non seulement des besoins d'intégration immédiats, mais aussi des implications à long terme en matière de maintenance, d'évolutivité et d'adaptabilité aux besoins métier changeants. L'objectif est de choisir une voie qui réponde aux défis d'intégration actuels tout en s'alignant sur la vision globale et la trajectoire de croissance de l'organisation.

En conclusion, intégrer Dynamics Business Central avec Microsoft Dynamics 365 Sales est une décision stratégique qui exige un examen attentif des besoins et des capacités propres à votre entreprise. En comprenant les différentes options d'intégration et leurs implications, vous pourrez faire le choix qui soutient le mieux vos objectifs commerciaux et garantit une intégration fluide et efficace de ces systèmes puissants.

Lorsque vous choisissez la plateforme et les technologies d'intégration adaptées à vos besoins, prenez en compte des facteurs tels que la maintenance à long terme, la disponibilité du support, l'expertise de votre équipe (pour le développement sur mesure) et le coût total de possession.

Ce manuel d'intégration de données est également disponible dans d'autres langues, telles que l'allemand, l'espagnol et le français. Bonne lecture !