Integración de Microsoft Dynamics 365 Business Central y Dynamics 365 Sales

January 30, 2024 · Beate Thomsen · Integración Microsoft

¿Estás valorando pasar de Salesforce a Microsoft Dynamics 365 Sales o simplemente buscas integrar Dynamics 365 Business Central con Microsoft Dynamics 365 Sales?

Pasar de Salesforce a Microsoft Dynamics 365 Sales o integrar Microsoft Dynamics 365 Business Central con Microsoft Dynamics 365 Sales puede ser una decisión importante para cualquier empresa.

A menudo, los distribuidores de Microsoft, en su afán por promover estos sistemas, no dejan del todo claro que Dynamics Business Central y Dynamics Sales son entidades distintas sin integración nativa entre ambos sistemas.

En este artículo profundizamos en algunos aspectos clave a tener en cuenta al integrar Microsoft Dynamics 365 Business Central y Dynamics 365 Sales, con el objetivo de darte los conocimientos necesarios para tomar una decisión informada sobre cómo abordar tu proyecto de integración de datos.

El ecosistema de Microsoft Dynamics: distinto pero desconectado

Aunque forman parte del mismo ecosistema de Microsoft, Microsoft Dynamics 365 Business Central y Dynamics 365 CRM Sales son entidades distintas. A menudo se presupone que, al adquirir ambos productos, estos sistemas se integran automáticamente entre sí, pero en realidad no es así.

Esta falta de integración nativa significa que, al adquirir estos sistemas, la responsabilidad de hacer que se comuniquen correctamente recae en ti. Pero la buena noticia es que se puede conseguir, y por suerte dispones de varias opciones para garantizar un intercambio de datos adecuado y la interoperabilidad entre los sistemas. Repasemos las opciones que consideramos más evidentes, tanto si ya usas Dynamics 365 Sales y Business Central como si quieres pasarte a estos sistemas.

¿Qué es Microsoft Dynamics 365 Business Central?

Microsoft Dynamics 365 Business Central es un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) —en la nube o local— que ayuda a las organizaciones a optimizar sus operaciones, mejorar las relaciones con los clientes y tomar mejores decisiones gracias a la inteligencia integrada.

En resumen, Business Central ofrece:

1. Gestión financiera: herramientas completas para contabilidad, informes financieros y gestión presupuestaria, que garantizan un control financiero sólido.
2. Gestión de la cadena de suministro: procesos automatizados con una gestión de inventario avanzada, procesamiento de pedidos de venta y compras.
3. Gestión de proyectos: herramientas para gestionar presupuestos, hacer seguimiento del progreso y controlar el tiempo y los gastos de los proyectos.
4. Gestión de ventas y servicios: capacidades para gestionar todo el proceso de venta, desde la consulta hasta el pago, y ofrecer un servicio excepcional a los clientes.
5. Gestión de operaciones: optimiza la fabricación y las operaciones de almacén para entregar los productos a tiempo y adaptarse a modelos de negocio cambiantes.
6. Inteligencia de negocio: análisis e informes integrados con tecnología de Microsoft Power BI para obtener información en tiempo real sobre el rendimiento del negocio.

¿Qué es Microsoft Dynamics 365 Sales?

Microsoft Dynamics 365 Sales es un componente de la suite más amplia de Microsoft Dynamics 365, centrado principalmente en mejorar el proceso de ventas de las empresas. Antes conocido como Dynamics CRM, es una solución de gestión de relaciones con clientes (CRM) basada en la nube, diseñada para ayudar a los equipos de ventas a gestionar y analizar las interacciones y los datos de los clientes a lo largo de todo su ciclo de vida.

Las principales características y funciones de Dynamics 365 Sales incluyen:

1. Gestión de clientes potenciales y oportunidades: ayuda a los equipos de ventas a hacer seguimiento de los clientes potenciales, evaluarlos y guiarlos a lo largo del proceso de venta, convirtiéndolos en oportunidades y, finalmente, en clientes.
2. Automatización del proceso de ventas: optimiza las distintas etapas del proceso de venta, desde el primer contacto hasta el cierre del trato, permitiendo operaciones de venta más eficientes y organizadas.
3. Información sobre el cliente: ofrece información detallada sobre las necesidades, los comportamientos y las tendencias de los clientes mediante el análisis de datos, ayudando a los equipos de ventas a adaptar sus enfoques y estrategias.
5. Interacción personalizada con el cliente: permite a los equipos de ventas crear interacciones personalizadas basadas en datos e información completos del cliente, mejorando las relaciones con los clientes y los resultados de ventas.
6. Informes y análisis: incluye potentes herramientas de informes y paneles con tecnología de Microsoft Power BI, que permiten tomar decisiones basadas en datos y prever las ventas.

Ventajas de integrar Dynamics 365 Business Central y Dynamics 365 Sales

La integración de Microsoft Dynamics 365 Business Central y Dynamics 365 Sales ofrece multitud de ventajas para las empresas que buscan sincronizar sus operaciones y maximizar sus esfuerzos de venta.

Optimización del rendimiento empresarial

Integrar Microsoft Dynamics 365 Business Central con Dynamics 365 Sales ofrece a las empresas una potente plataforma para alinear sus operaciones de ventas y finanzas, impulsar una mejor interacción con los clientes y optimizar el rendimiento general del negocio.

Optimiza los procesos empresariales para mejorar la eficiencia

El flujo de datos sin fricciones, la mejora en la información sobre los clientes y la optimización de los procesos hacen de esta integración una opción atractiva para las empresas que quieren mejorar sus capacidades de venta y de gestión de relaciones con los clientes.

Visión de 360 grados de los datos en toda la organización

Microsoft Dynamics 365 Business Central es una solución ERP versátil que optimiza una gran variedad de operaciones empresariales. Su funcionalidad principal abarca finanzas, ventas, servicio y operaciones.

Para los equipos de ventas, la integración con Dynamics 365 Sales enriquece la experiencia de gestión de clientes. Esta integración sin fricciones hace que los datos de ventas y las interacciones con los clientes se sincronicen para ofrecer una visión unificada.

Impulsa las ventas

Los equipos de ventas se benefician enormemente de las actualizaciones en tiempo real, que garantizan que la información de Business Central refleje siempre los últimos datos de Dynamics 365 Sales. La eficiencia operativa mejora, ya que los presupuestos de venta y la información de atención al cliente fluyen sin problemas entre los sistemas. La integración facilita que los departamentos de ventas y finanzas colaboren de forma eficaz.

Opciones de integración: cómo conectar Dynamics 365 Business Central y Dynamics Sales

Veamos ahora algunas opciones viables para integrar estos dos sistemas.
Existen tres formas principales de integrar Dynamics Business Central con Microsoft Dynamics 365 Sales:

1. Integración de Microsoft a través de Dataverse (el conector Business Central/Dataverse)

2. Programación personalizada (interna o subcontratada)

3. Soluciones de integración de terceros (por ejemplo, Rapidi)

Analicemos cada método en función de a) flexibilidad y personalización, b) costes de mantenimiento y c) costes de licencia, para entender qué opción se adapta mejor a las necesidades de tu empresa.

1. Integración de Microsoft a través de Dataverse (conector Business Central/Dataverse): el puente propio de Microsoft

La integración de Microsoft a través de Dataverse es el conector listo para usar de Microsoft, también conocido como el conector Business Central/Dataverse o «sincronización de datos». Este conector es una herramienta que permite a Dynamics 365 Business Central y Dynamics 365 Sales compartir y actualizar datos. Está integrado en Dynamics 365 Business Central e incluye una lista predefinida de objetos, como clientes, contactos, proveedores y pedidos, y te permite sincronizar estos objetos o tablas entre ambas plataformas.

La posibilidad de conectar Dynamics 365 Business Central y Dynamics 365 Sales a través de este conector listo para usar, con una configuración de mapeo de tablas predefinida, puede resultar útil para muchas empresas a la hora de optimizar sus operaciones. Sin embargo, entender cómo conectar eficazmente estas dos aplicaciones de Microsoft puede ser una tarea compleja debido a las distintas ventajas y limitaciones que conlleva.

Flexibilidad y personalización

La opción que ofrece Microsoft consiste en integrar a través de Dataverse dentro de su propio ecosistema. La integración actualmente disponible de Microsoft (Business Central versión 23.2) ofrece una lista específica de tablas y campos predefinidos que se pueden usar para la integración.

Sin embargo, la opción de integración a través de Dataverse ofrece este enfoque estandarizado, que puede no cubrir necesidades empresariales específicas y particulares, ya que solo dispones de una lista concreta de tablas y campos predefinidos que no se pueden adaptar ni ampliar para necesidades de integración más específicas.

Además, tienes que ajustar tú mismo la configuración: crear las conexiones con Dataverse y Microsoft Dynamics 365 Sales, definir la dirección de los flujos de datos (unidireccional o bidireccional), añadir las fórmulas necesarias (dispones de una lista limitada de fórmulas posibles), activar el emparejamiento basado en coincidencias si es necesario e identificar las claves principales de las tablas en cuestión. Por lo tanto, necesitas cierto conocimiento de las aplicaciones de Microsoft Dynamics y de Dataverse para completar la configuración con éxito.

Costes de mantenimiento

Son relativamente bajos si te ciñes a la configuración estándar del conector Business Central/Dataverse de Microsoft. Sin embargo, si quieres ir más allá de la configuración estándar, necesitarás contar con un desarrollador, lo que, evidentemente, influirá en tus costes de inversión.

Costes de licencia

Esto implica costes de licencia adicionales. Es importante tener en cuenta que integrar Microsoft Dynamics 365 Business Central con Dynamics 365 Sales conlleva costes adicionales. Si eliges las herramientas de integración de Microsoft, tendrás que adquirir Microsoft Dataverse y Microsoft Power Platform.

Microsoft Dataverse, antes conocido como Common Data Service (CDS), es un servicio de almacenamiento en la nube que forma parte de Microsoft Power Platform. Ofrece una solución de almacenamiento de datos segura y escalable que simplifica la estructuración de los datos y los integra con el conjunto de herramientas de Power Platform, como Power Apps, Power Automate y Power BI, así como con otros servicios de Microsoft como Dynamics 365 y Office 365.

Power Platform está construida sobre Microsoft Dataverse, una plataforma de datos subyacente que proporciona un esquema de datos para que las aplicaciones y los servicios puedan interoperar. A través de Power Platform, Microsoft ofrece integración con otros productos de Microsoft, como Dynamics 365, Office 365, Azure, y con diversas aplicaciones y servicios de terceros.

Los costes de licencia se calculan por usuario, a partir de 20 USD al mes por usuario. Cualquier usuario o dispositivo que introduzca datos, realice consultas, visualice datos o acceda de cualquier otra forma, directa o indirectamente, a Power Apps, Power Automate, Copilot Studio y Power Pages, debe contar con la licencia correspondiente.

El plan Business Central Essentials tiene un precio de 70 $ al mes por usuario, y el plan Premium cuesta 100 $ al mes por usuario. Power BI y Power Apps pueden costar desde 10 $/mes por usuario o 20 $/mes por usuario, mientras que Dynamics 365 Sales Professional CRM para la automatización de la fuerza de ventas tiene un precio de 65 $/mes por usuario.

Solicita un presupuesto a tu distribuidor de Microsoft para saber exactamente cuánto cuesta la licencia final.

2. Programación personalizada (interna o subcontratada): el traje a medida

Para lograr una flexibilidad total, tienes la opción de desarrollar tu propia integración o conector, ya sea internamente, si cuentas con los recursos necesarios, o subcontratando el proyecto a un socio. También puedes utilizar un conector ya existente, como el conector de Dataverse, pero ten en cuenta que cualquier configuración personalizada que vaya más allá de la configuración estándar requerirá programación a medida. En cualquier caso, esto conllevará gastos adicionales.

Flexibilidad y personalización

La programación personalizada ofrece una flexibilidad muy alta, ya que te permite adaptar la integración a los requisitos específicos de tu empresa.

A la hora de integrar Dynamics 365 Sales y Dynamics 365 Business Central, las organizaciones suelen necesitar soluciones adicionales o desarrollos personalizados para lograr una integración a medida. Esta necesidad surge de los requisitos y procesos empresariales exclusivos de cada organización.

Como se ha mencionado antes, las soluciones de integración de Microsoft incluyen un conjunto de tablas predefinidas, lo que te permite cubrir lo básico con una configuración estándar. Sin embargo, si tu empresa depende en gran medida de campos de datos y procesos personalizados con Dynamics 365 Business Central o Dynamics 365 Sales, necesitarás programación a medida para que la integración funcione y lograr una integración más personalizada que incluya objetos y campos propios.

Costes de mantenimiento

El proceso de integración conlleva gastos como la personalización, la migración de datos y el mantenimiento continuo. Estos costes pueden ser importantes, ya que las soluciones personalizadas requieren un desarrollo inicial y un mantenimiento continuo, especialmente si en el futuro son necesarios ajustes.

Costes de licencia

Sin duda, también hay costes de licencia y, dependiendo de la solución, puede haber costes adicionales por las herramientas o plataformas usadas en el desarrollo. Si optas por una solución de integración con código a medida, ya sea desarrollada internamente o subcontratada, es fundamental entender que los costes iniciales de desarrollo son solo el principio. Las soluciones personalizadas pueden requerir desarrollo continuo para añadir nuevas funciones, adaptarse a necesidades empresariales cambiantes o integrar sistemas adicionales. Los costes de mantenimiento y licencia pueden suponer una parte importante del coste total de propiedad con el tiempo.

3. Soluciones de integración de terceros: el término medio versátil (por ejemplo, Rapidi)

Flexibilidad y personalización

Estas soluciones de terceros ofrecen una gran flexibilidad y suelen estar diseñadas para cubrir necesidades empresariales específicas. Por ejemplo, Rapidi es una plataforma sin código que te permite configurar tu integración sin necesidad de programación directa, y ofrece soluciones sólidas que se pueden personalizar para abordar necesidades y complejidades de integración específicas.

Costes de mantenimiento

Los costes de mantenimiento de las soluciones de terceros suelen ser más bajos en comparación, por ejemplo, con una solución de integración con código a medida, ya que el mantenimiento y el soporte están incluidos en la suscripción, como ocurre con Rapidi. Elegir una herramienta de integración de bajo código puede minimizar la necesidad de conocimientos técnicos y reducir la carga de mantenimiento. Con una solución de terceros como Rapidi, solo pagas la cuota de suscripción anual del servicio, ya que el mantenimiento y el soporte están incluidos. Además, Rapidi ofrece soporte al cliente y servicios de mantenimiento dedicados, lo que garantiza la fiabilidad.

Al utilizar una solución de integración de terceros como Rapidi, es importante entender los distintos factores que influyen en los costes de mantenimiento. Estos costes no solo tienen que ver con mantener la solución de integración funcional, sino también con garantizar que siga siendo eficiente, segura y adaptada a las necesidades cambiantes de tu empresa.

Costes de licencia

Muchas soluciones de terceros, incluida Rapidi, funcionan con un modelo de suscripción. Esta cuota suele cubrir el uso básico del software, el acceso al soporte al cliente y las actualizaciones periódicas. La solución de integración debe actualizarse regularmente para mantenerse compatible con las actualizaciones de los sistemas conectados (como Business Central y Dynamics 365 Sales). Estas actualizaciones garantizan que la solución se beneficie de las últimas funciones, parches de seguridad y mejoras de rendimiento. Contar con soporte técnico experto es fundamental para resolver rápidamente cualquier problema que surja. Esto minimiza el tiempo de inactividad y mantiene la integridad de tus procesos de sincronización de datos. El coste puede variar según el nivel de soporte que necesites.

Sin embargo, todos estos factores se pueden compensar con la menor necesidad de desarrollo y mantenimiento personalizados.

No dudes en pedir un presupuesto a Rapidi.

Tomar la decisión correcta

Elegir el método de integración adecuado depende de varios factores, como las necesidades específicas de tu empresa, la complejidad de los procesos que quieres integrar, tu presupuesto para la configuración inicial y el mantenimiento continuo, y la capacidad de tu equipo interno para gestionar y mantener la integración.

Es fundamental sopesar cuidadosamente los pros y los contras de cada opción. La decisión entre el conector Business Central/Dataverse, la programación a medida y las soluciones de terceros como Rapidi depende de una comprensión detallada de las necesidades específicas de la empresa, sus capacidades internas y sus objetivos estratégicos a largo plazo.

• Las empresas que buscan una solución sencilla y rentable, con una complejidad mínima, y que pueden trabajar con la oferta lista para usar, tenderán a inclinarse por el conector Business Central/Dataverse.
• La programación personalizada ofrece soluciones a medida, pero conlleva mayores costes de mantenimiento. Sin embargo, las empresas con necesidades de integración únicas y complejas, que buscan una solución muy personalizada y están dispuestas a invertir en recursos de desarrollo, podrían optar por la programación a medida, ya sea interna o subcontratada.
• Quienes necesitan más flexibilidad, un soporte sólido y están dispuestos a invertir más pueden encontrar más adecuadas las soluciones de terceros como Rapidi. Soluciones de terceros como las de integración de datos de Rapidi ofrecen un equilibrio entre flexibilidad y costes de mantenimiento, lo que las convierte en una opción adecuada para muchas empresas.

Cada opción presenta un conjunto propio de ventajas, retos y consideraciones. Es fundamental que las empresas realicen un análisis exhaustivo, teniendo en cuenta no solo las necesidades de integración inmediatas, sino también las implicaciones a largo plazo en cuanto a mantenimiento, escalabilidad y adaptabilidad a los requisitos empresariales cambiantes. El objetivo es elegir un camino que no solo resuelva los retos de integración actuales, sino que también se alinee con la visión más amplia y la trayectoria de crecimiento de la organización.

En definitiva, integrar Dynamics Business Central con Microsoft Dynamics 365 Sales es una decisión estratégica que requiere valorar detenidamente las necesidades y capacidades propias de tu empresa. Si entiendes las distintas opciones de integración y sus implicaciones, podrás tomar una decisión que respalde mejor tus objetivos empresariales y garantice una integración fluida y eficaz de estos potentes sistemas.

A la hora de decidir qué plataforma y tecnologías de integración se adaptan mejor a tus necesidades, ten en cuenta factores como el mantenimiento a largo plazo, la disponibilidad de soporte, la experiencia de tu equipo (para la programación a medida) y el coste total de propiedad.

Este manual de integración de datos también está disponible en otros idiomas, como alemán, español y francés. ¡Feliz lectura!