Migración de datos de Salesforce a Microsoft Dynamics 365: por qué y cómo
Hoy en día, las empresas tienen que gestionar enormes cantidades de datos. Por eso, el big data, el almacenamiento de datos, la gestión de datos y la migración de datos se han convertido en temas de máxima importancia para los líderes empresariales.
Mantener un alto nivel de calidad de los datos es crucial. Las organizaciones deben encontrar la mejor solución de almacenamiento de datos y soluciones de software como ERP, CRM, WMS, etc.
Reunir el conjunto perfecto de soluciones a veces implica mover datos de un lugar a otro, de un sistema a otro. Una empresa podría estar cambiando de sistema CRM de Microsoft Dynamics 365 a Salesforce. O de Salesforce a Microsoft Dynamics 365 Sales. Puede ser una decisión estratégica o el resultado de una fusión.
Como los datos de una empresa son uno de sus activos más valiosos, la migración de datos debe realizarse de la forma más segura posible.
Por eso, elegir un proveedor de soluciones de migración de datos con amplia experiencia y una tecnología de integración de datos robusta se vuelve imprescindible.
¿Qué es la migración de datos y por qué es importante para tu estrategia empresarial?
La definición sencilla de migración de datos es la acción de mover datos de un lugar a otro. En la práctica, la migración de datos puede significar mover datos de una aplicación a otra, o incluso de un formato a otro.
Durante una migración de datos, estos pueden trasladarse a un nuevo almacén de datos, base de datos, sistema o a la nube. La migración de datos también puede referirse a trasladar datos obtenidos de una fuente externa.
A primera vista, esto no parece demasiado complicado. Sin embargo, el proceso de migración de datos puede ser todo un reto. Mover datos de un lugar a otro implica que estos se extraerán de su ubicación original.
Si el formato que requiere la nueva ubicación difiere del de la ubicación original, será necesario transformarlo. Por último, los datos se transferirán o cargarán en la nueva ubicación deseada.
¿Cuándo necesitas la migración de datos?
Por lo general, las organizaciones utilizan herramientas de migración de datos cuando sus sistemas heredados se han quedado obsoletos o desfasados y quieren pasar a otro sistema. Por ejemplo, tu empresa puede haber crecido considerablemente y tu antiguo sistema ERP ya no puede seguir el ritmo de tus necesidades, requisitos y ambiciones empresariales.
En ese caso, quizá quieras empezar a usar una de las soluciones ERP líderes disponibles en el mercado. Una vez elegido el nuevo ERP, tendrás que transferir (o migrar) tus datos existentes a ese nuevo sistema.
La migración de datos puede ser una alternativa a una actualización de sistema, que a veces puede acabar siendo compleja y complicada. En ocasiones, las empresas optan por migrar datos entre sus sistemas existentes y una versión más reciente del mismo sistema para evitar una ruta de actualización difícil.
La migración de datos puede ser más adecuada que una actualización al pasar de una versión antigua de Microsoft Dynamics NAV ("Navision") al nuevo y más sofisticado Microsoft Dynamics 365 Business Central. Esto es especialmente cierto si tu sistema antiguo se ha modificado con muchas personalizaciones.
¿Vas a empezar tu proyecto de integración de datos? Estas son las 10 áreas clave que debes tener en cuenta.
¿Cómo elegir la mejor estrategia de migración de datos?
Algunos procesos de migración de datos son sencillos y directos. Otros pueden ser mucho más complejos. Quizá pienses que tienes una alta calidad de datos y que tu herramienta de migración de datos te permitirá realizar la migración en cuestión de horas.
Si esto falla, podría suponer un aumento del tiempo y los costes de migración. Incluso podría significar interrupciones del negocio si la migración se realiza en horario laboral.
Por eso, antes de migrar datos, debes contar con una estrategia de migración de datos bien definida. Una estrategia de migración de datos bien pensada te permitirá estar mejor preparado y tener la oportunidad de eliminar riesgos.
Hay muchas formas de planificar tu migración de datos. Para garantizar un proceso de migración de datos fluido y sin contratiempos, debes llevarlo a cabo en unos pasos sistemáticos.
- Evaluación de los datos. Antes de transferir los datos, debes revisarlos y evaluar su nivel de calidad. Es fundamental que sepas dónde y cómo se almacenan tus datos y en qué formato. ¿Es fácil acceder a ellos y transformarlos? ¿Cuánto tendrás que transformarlos antes de que estén listos para la transferencia?
- Limpieza de datos. Hay que resolver cualquier problema relacionado con tus datos. Debes preparar tus datos para que estén limpios, correctos y en el formato requerido para la transferencia.
- Mantenimiento de los datos. Más que nunca, es el momento de definir un conjunto de reglas que mantengan tus datos limpios y fiables de cara al futuro. También es el momento de asignar esta tarea a una persona responsable.
- Extracción y prueba de los datos. Las pruebas son fundamentales y deben realizarse lo antes posible. No debes esperar a que tus datos se hayan transferido a su nueva ubicación para probarlos. Revisar tus datos a fondo en esta fase puede ahorrarte mucho tiempo y dinero.
- Transferencia de los datos. Existen muchas herramientas de migración de datos diferentes. Como regla general, es importante elegir un proveedor de soluciones de migración de datos con un conocimiento profundo y una amplia experiencia en los sistemas entre los que vas a migrar los datos. Así evitarás sorpresas.
MIGRAR DATOS ENTRE MICROSOFT DYNAMICS 365 SALES Y SALESFORCE O VICEVERSA
Migrar datos entre Salesforce y Microsoft Dynamics 365 Sales, o viceversa, es algo habitual. Algunas empresas lo hacen por un cambio de estrategia y de ambiciones. Puede tratarse de buscar un sistema que respalde mejor sus requisitos y planes de crecimiento que el anterior.
A veces, se debe simplemente a una adquisición o una fusión. Dos o más empresas que se están uniendo pueden usar sistemas diferentes. En ese caso, simplificar y migrar a todos a un único sistema puede ser una buena idea. Contar con un solo sistema puede dar lugar a procesos más eficaces y optimizados y, por tanto, a una mayor productividad.
Que las empresas elijan Salesforce o Microsoft Dynamics 365 Sales como único CRM suele ser una cuestión de preferencia. Ambos sistemas son soluciones líderes del mercado, con una funcionalidad CRM excepcional y una visión de futuro.
La migración de datos debería ser una parte esencial de tu estrategia de crecimiento empresarial. Y, si estás bien preparado, la tarea de migración de datos también puede ser un proceso fluido y sin contratiempos.
Migrar datos hacia/desde Salesforce
Para muchas empresas, puede ser crucial llevar todos sus datos a Salesforce. Importar datos a Salesforce puede ser necesario para migrar tus datos de una organización heredada a una nueva. Esto incluye la migración de datos de Salesforce a Salesforce.
Como en cualquier proceso de migración de datos, en una migración de datos de Salesforce tus datos tendrán que revisarse, limpiarse y prepararse para la importación (por ejemplo, combinarse o separarse). Existen muchas herramientas de migración de datos para Salesforce. La configuración de estas herramientas de migración de datos puede ser más o menos compleja.
En algunos casos, puedes usar el Salesforce Data Loader. Data Loader es una aplicación que permite transferir datos hacia/desde Salesforce (importación y exportación de datos). El Salesforce Data Loader puede leer y extraer datos de archivos CSV, pero también puede hacerlo mediante una conexión a una base de datos.
En este artículo, Salesforce comparte buenas prácticas para migrar datos a Salesforce.
Sin embargo, la plataforma Rapidi también es muy eficaz para migrar datos entre varias organizaciones de Salesforce.
SINCRONICEMOS TUS DATOS CON LAS SOLUCIONES DE INTEGRACIÓN DE DATOS DE RAPIDI
Migrar datos hacia/desde Microsoft Dynamics 365
Es habitual que organizaciones que llevan años utilizando una versión antigua de Microsoft Dynamics 365 Sales (el antiguo Dynamics CRM) quieran pasar ahora a la versión más reciente y preparada para el futuro del sistema CRM de Microsoft, hoy llamado Microsoft Dynamics 365 Sales o Dynamics 365 Customer Engagement (CRM).
Esto es especialmente cierto desde que Microsoft lanzó la suite de productos Dynamics 365, que incluye todas sus aplicaciones más recientes, como CRM y ERP.
La misma lógica se aplica a las empresas que siguen usando un sistema heredado de Microsoft Dynamics, como Navision, Dynamics NAV, Dynamics AX, Axapta, Great Plains o Dynamics GP. Tarde o temprano, tendrán que pasar a un sistema más reciente, muy probablemente Microsoft Dynamics 365 Business Central, Finance, etc.
Sin embargo, la ruta de actualización entre los sistemas heredados de Dynamics y Dynamics 365 puede ser difícil, complicada y costosa. Por eso, muchas organizaciones se plantean pasar al sistema más reciente y luego migrar sus datos del sistema heredado al nuevo.
Como los datos de CRM y ERP suelen ser más complejos de lo que se piensa, los proyectos de migración de datos de Microsoft Dynamics 365 (ERP o CRM) pueden ser complejos y arriesgados.
Microsoft Dynamics ofrece plantillas listas para usar para la importación de datos. Sin embargo, usar estas plantillas requiere contar con un conjunto de datos con la calidad y el formato adecuados, listos para transferirse.
A menudo, las organizaciones simplemente quieren que alguien se encargue de la transferencia de datos. En ese caso, recurrir a proveedores de soluciones de integración y migración de datos como Rapidi puede ser una buena idea.
MIGRAR DATOS DE SALESFORCE O MICROSOFT DYNAMICS 365 CON RAPIDI
Antes de profundizar en las capacidades de migración de datos de Rapidi, es esencial definir claramente la diferencia entre integración de datos y migración de datos.
Como se ha descrito anteriormente, la migración de datos implica mover datos de un lugar a otro. La integración de datos, en cambio, es un proceso más complejo.
La integración de datos es más compleja que la integración de datos, ya que requiere combinar datos de diferentes fuentes y formatos en un único conjunto de datos para obtener una visión significativa y reveladora.
Combina datos (en lugar de limitarse a transferirlos) en una sola vista. Al igual que en la migración de datos, los datos se extraen de una fuente, pero luego se consolidan con otros datos en un único conjunto de datos antes de transferirse al destino deseado.
Migración de datos frente a integración de datos
A continuación, describimos las principales diferencias entre la migración de datos y la integración de datos.
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Característica |
Migración de datos |
Integración de datos |
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Objetivo |
Transfiere datos de un lugar, formato o aplicación a otro, a menudo como un evento puntual. |
Combina datos de diferentes fuentes en una vista unificada, lo que permite el análisis y la generación de informes de datos en tiempo real o periódicos. |
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Proceso |
Implica extraer los datos de la fuente, transformarlos según sea necesario y cargarlos en el sistema de destino (ETL). |
Implica procesos continuos o en tiempo real de recopilación y consolidación de datos de diversas fuentes para ofrecer una perspectiva de datos unificada y coherente. |
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Casos de uso |
Actualización de sistemas, consolidación de centros de datos, traslado a almacenamiento en la nube y migración de aplicaciones. |
Business intelligence, analítica en tiempo real, fusión de datos de múltiples aplicaciones empresariales y gestión de relaciones con clientes. |
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Frecuencia |
Normalmente es un evento puntual o poco frecuente, a menudo asociado a un proyecto específico o a una actualización de sistema. |
Proceso continuo y constante para garantizar que todas las fuentes de datos relevantes estén integradas con fines operativos y analíticos. |
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Retos |
Pérdida de datos, corrupción de datos, problemas de compatibilidad, tiempo de inactividad y costes asociados al proceso de migración. |
Calidad de los datos, coherencia de los datos, mantenimiento de la integración en tiempo real o casi real, mapeos complejos y transformaciones. |
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Herramientas y tecnologías |
Entre las herramientas de migración de datos se incluyen AWS Database Migration Service, Microsoft SQL Server Migration Assistant, Oracle Data Pump y Rapidi. |
Herramientas de integración de datos como Informatica, Boomi, MuleSoft, Rapidi y soluciones de plataformas de integración como servicio (iPaaS). |
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Resultado |
El resultado principal es el traslado exitoso de los datos a un nuevo sistema o entorno, a menudo como parte de un esfuerzo de actualización o consolidación. |
El resultado principal es una vista unificada de los datos procedentes de múltiples fuentes, lo que facilita el análisis, la generación de informes y la toma de decisiones. |
Rapidi como herramienta de migración de datos
Puede que conozcas Rapidi más como herramienta de integración de datos que como herramienta de migración de datos. Lo cierto es que Rapidi es ambas cosas y también puede gestionar procesos de integración de datos de forma sencilla y fácil.
Rapidi es una herramienta de integración y migración de datos que puede utilizarse, y se ha utilizado innumerables veces, para migrar datos hacia y desde Microsoft Dynamics y Salesforce.
Rapidi está diseñada para una integración fluida, que conecta plataformas como Salesforce con diversas aplicaciones de Microsoft Dynamics (365 Business Central, Finance, Finance & Operations, Sales, Customer Engagement, NAV, AX, GP) de forma sencilla y eficaz.
Con Rapidi, es sencillo transferir datos:
- De Salesforce a Microsoft Dynamics (todas las versiones)
- De Microsoft Dynamics (todas las versiones) a Salesforce
- De Salesforce a Salesforce
- De Microsoft Dynamics a Microsoft Dynamics (todas las versiones)
Aprovechar Rapidi como herramienta de migración de datos es una elección lógica, dada su capacidad para intercambios de datos sencillos entre tus sistemas ERP y CRM.
Rapidi utiliza plantillas listas para usar en la configuración de las transferencias, lo que permite realizar migraciones de datos adicionales sin necesidad de programar.
Muchos clientes ya se han beneficiado de las funciones de migración de datos de Rapidi.
Rapidi ofrece un modelo de precios basado en suscripción, lo que permite a las organizaciones usar sus servicios de integración de datos de forma rentable mediante una cuota mensual. Sin embargo, para la migración de datos—normalmente una tarea puntual—Rapidi ofrece una opción de suscripción especial y de duración limitada, adaptada a la duración del proyecto de transferencia de datos.
Descubre las ventajas de la tecnología de integración de datos de última generación de Rapidi para tus proyectos de migración.
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PREGUNTAS FRECUENTES
1. ¿Por qué migrar datos de Salesforce a Microsoft Dynamics 365 Sales?
La migración de datos de Salesforce a Microsoft Dynamics 365 Sales puede estar motivada por diversas decisiones empresariales estratégicas, como buscar una mejor integración con los productos de Microsoft, desear un modelo de precios diferente, necesitar funciones específicas disponibles en Dynamics 365, o pretender consolidar las operaciones empresariales bajo un ecosistema unificado de Microsoft para mejorar la productividad y la colaboración. Sin embargo, el motivo también podría ser que la licencia de Salesforce se haya vuelto demasiado cara y que Salesforce ya no se considere una inversión rentable que justifique su coste.
2. ¿Cuáles son los pasos clave para migrar datos de Salesforce a Microsoft Dynamics 365 Sales?
El proceso de migración suele incluir la planificación y preparación, el mapeo de datos entre ambos sistemas, la extracción de datos de Salesforce, la transformación de los datos para adaptarlos a los formatos y requisitos de Dynamics 365 Sales, la carga de los datos en Dynamics 365 Sales y la validación de la migración para garantizar la integridad de los datos y la funcionalidad del sistema.
3. ¿Cómo puedo garantizar la integridad de los datos durante la migración?
Para garantizar la integridad de los datos, realiza una limpieza de datos exhaustiva antes de la migración, utiliza herramientas o servicios de migración fiables, establece reglas de mapeo claras para todos los campos de datos, lleva a cabo una migración piloto si es posible, y comprueba y valida rigurosamente los datos migrados frente a los datos de origen para verificar su precisión e integridad.
4. ¿Qué herramientas pueden ayudar en el proceso de migración?
Existen varias herramientas y servicios diseñados para facilitar el proceso de migración, entre ellos herramientas de migración de datos de terceros, como Rapidi, y servicios especializados ofrecidos por consultoras con experiencia en migraciones tanto de Salesforce como de Microsoft Dynamics 365 Sales.
5. ¿Se pueden migrar campos personalizados y datos de Salesforce a Microsoft Dynamics 365 Sales?
Sí, los campos personalizados y los datos se pueden migrar. Esto implica mapear los campos personalizados de Salesforce con los campos personalizados correspondientes en Dynamics 365 Sales, o crear nuevos campos personalizados en Dynamics 365 Sales si es necesario. El plan de migración debe incluir una estrategia de mapeo detallada para transferir con precisión todos los datos personalizados.
6. ¿Cuánto dura normalmente una migración de Salesforce a Microsoft Dynamics 365 Sales?
La duración del proceso de migración puede variar mucho según el volumen de datos, la complejidad de las estructuras de datos, el nivel de personalización y si el proceso lo gestiona el propio equipo interno o consultores externos. Puede ir desde unas pocas semanas hasta varios meses.
7. ¿Cuáles son los retos habituales de una migración de Salesforce a Dynamics 365 Sales?
Entre los retos habituales se encuentran la pérdida de datos, los campos de datos que no coinciden, las personalizaciones y flujos de trabajo que no se traducen directamente entre plataformas, las preocupaciones por la seguridad de los datos durante la migración y la adopción del nuevo sistema por parte de los usuarios.
8. ¿Cómo puedo minimizar el tiempo de inactividad durante la migración?
Para minimizar el tiempo de inactividad, planifica la migración fuera de las horas punta o durante los fines de semana, prepárate a fondo para garantizar una transición fluida y considera realizar la migración por fases. Además, contar con un plan de reversión en caso de problemas importantes puede ayudar a volver rápidamente al sistema original si es necesario.