Nuestro enfoque del proceso de presupuesto a pedido en Salesforce
Salesforce es una gran herramienta. Sin embargo, si todavía no la has usado para automatizar tu proceso de presupuesto a pedido, le estás haciendo un flaco favor a tu equipo de ventas. Es una de las grandes claves para conseguir que tu equipo adopte Salesforce. Optimizar el proceso reduce la probabilidad de errores y permite a tus equipos de ventas y finanzas dedicar su tiempo a tareas más productivas que la introducción de datos.
En este artículo te explicamos cómo usamos la integración de datos para llevar a cabo el proceso de presupuesto a pedido en Salesforce y te mostramos 3 ejemplos de cómo hemos automatizado el Q2O (Quote-to-Order) para nuestros clientes.
Sobre Rapidi
Hemos ayudado a varias empresas a optimizar su proceso de presupuesto a pedido con la plataforma de integración de datos Rapidi. Gracias a ello, estas empresas han reducido el tiempo perdido en la introducción de datos, han mejorado la exactitud de sus datos e incluso han descubierto nuevas oportunidades que antes no existían. Florian Nicolai, IT Consultant en ZSK, puede confirmarlo:
Me quedé asombrado con lo que se podía hacer con la interfaz de Rapidi. Nunca creí que pudiera ser tan potente. No quiero volver a trabajar nunca sin Rapidi.
¡Nunca! ¡Nunca! ¡Nunca!
Florian Nicolai, IT Consultant en ZSK
¿Qué es el proceso de presupuesto a pedido? (Q2O)
El proceso de presupuesto a pedido es el flujo de trabajo que usan las empresas para gestionar un presupuesto de venta a lo largo de todo su recorrido hasta que se convierte en un pedido de cliente.
Normalmente, el proceso es más o menos así:
- El equipo de ventas identifica un lead o una oportunidad cualificados y los añade al CRM. Así se crean una cuenta, un contacto y una oportunidad/presupuesto en el CRM.
- Con el tiempo, un comercial trabaja con el cliente potencial para entender sus necesidades.
- A partir de esas necesidades, define los productos y servicios que necesita el cliente potencial y aplica los precios y descuentos correspondientes.
- A continuación, el equipo de ventas presenta al cliente un presupuesto formal con todos los detalles de los productos, los precios, los términos y demás condiciones, que normalmente proceden del ERP.
- El presupuesto pasa por los procesos de aprobación interna necesarios, normalmente con el equipo de finanzas.
- El presupuesto aprobado se presenta al cliente para que lo revise.
- El cliente acepta el presupuesto y lo firma.
- El presupuesto firmado se convierte en un pedido de venta en el sistema ERP, para que tu equipo pueda empezar a preparar el pedido.
Las preguntas clave aquí son:
- ¿Hasta qué punto automatizas cada proceso? Tradicionalmente, las organizaciones empiezan gestionando estos procesos de forma manual, pero acaban dedicándoles horas cuando podrían ser minutos.
- ¿Qué sistemas eliges para gestionar la relación con los clientes (CRM) y planificar tus recursos (ERP)?
- ¿Qué datos vas a transferir del presupuesto al registro del pedido? Intenta transferir solo lo que necesites.
Tus decisiones determinarán cómo automatizar el proceso. En este artículo usaremos Salesforce como ejemplo de CRM.
Los 2 enfoques principales para automatizar el Q2O en Salesforce
Entonces, si vas a automatizar tu proceso Q2O y has elegido Salesforce para al menos una parte de tu negocio, puedes seguir dos caminos:
- Te conviertes en un «maximalista de Salesforce»: decides usar Salesforce como tu solución CPQ (configure-price-quote), que facilita el proceso de presupuesto a pedido.
- No quieres usar Salesforce CPQ porque ya tienes tus flujos de pedidos configurados en tu ERP o porque no quieres pagar más.
El enfoque del «maximalista de Salesforce»
La idea de «ponerlo todo en Salesforce» resulta tentadora por varios motivos. A algunas empresas les parece natural mantener en Salesforce la mayor parte posible del proceso de ventas.
En este caso, convertir un presupuesto en un pedido sería más o menos así:
- Elige Salesforce CPQ
- Configura tu catálogo de productos
- Crea un proceso de presupuestos que se ajuste al de tu empresa
- Configura la generación de pedidos en función de los datos del presupuesto que quieras transferir.
- Crea un flujo de trabajo para procesar los pedidos mediante disparadores de activación.
Este proceso eliminaría todos los cálculos manuales. El principal problema es que pasas a depender de Salesforce todavía más que antes.
En consecuencia, pagas más por Salesforce y tienes que dedicar tiempo a integrar en Salesforce tus procesos de pedidos actuales.
Así que, a menos que gestionaras todos esos procesos de pedidos de forma manual, esto puede causar en tu organización más trastornos de lo que merece la pena. Al fin y al cabo, lo que buscas es aprovechar la eficiencia que supone reducir el tiempo de presupuesto a pedido, pero ahora le sumas una implantación y, posiblemente, una carga de costes adicional.
Qué hacer si ya tienes tus propios procesos de pedidos
Si eres como la mayoría de las empresas y ya tienes procesos de gestión de pedidos consolidados, probablemente no quieras obligar a tu equipo a adaptarse al modelo de Salesforce. La migración podría llevar hasta 2 meses.
Lo que te conviene es, simplemente, conseguir que los datos lleguen al lugar adecuado en el momento adecuado, de Salesforce a tu ERP y viceversa. En ese caso, puedes recurrir a la integración de datos.
En Rapidi tenemos una metodología específica para gestionar el proceso de presupuesto a pedido con integración de datos. Te permite convertir automáticamente los datos de presupuestos de Salesforce en un pedido en tu ERP.
Así funciona en Rapidi:
Paso 1: Crea la conexión
Primero, tienes que crear una conexión para sincronizar los datos entre tus dos fuentes: Salesforce y tu ERP. Con nosotros puedes integrar datos en ambas direcciones.
Paso 2: Mapea los datos de pedidos entre Salesforce y tu ERP
Debes seleccionar la tabla de pedidos en el origen (p. ej., Salesforce) y crear una tabla en el destino (p. ej., Microsoft Dynamics). Así podrás mapear la tabla de presupuestos de Salesforce para que se convierta en datos de pedidos de venta en tu ERP.
Ten en cuenta que hemos creado conexiones plantilla para Salesforce y Microsoft Dynamics 365, además de para algunos otros ERP. Así te resulta fácil mapear tus datos, incluidos los de presupuesto a pedido, de forma automática, sin tener que seleccionar cada tabla y mapear los campos tú mismo. Aun así, conviene que en este punto hagas una prueba para asegurarte de que tienes todos los datos que necesitas.
Paso 3: Programa la sincronización
Cuando tengas claro que estás mapeando los campos correctos entre tus sistemas, puedes crear una programación para cada grupo de datos que vayas a sincronizar. Por ejemplo, los datos de pedidos pueden formar uno de los grupos que sincronizas y los datos de clientes, otro.
Sincronizarías esos grupos en momentos distintos, porque puede que no los necesites de inmediato. Quizá las facturas solo tengan que sincronizarse una vez al día, mientras que los datos de pedidos podrían sincronizarse cada 10 minutos, para que tu equipo pueda procesar y entregar los pedidos con rapidez.
Paso 4: Haz pruebas
Antes de poner en producción tu integración de presupuesto a pedido, debes hacer varias pruebas. Así sabrás si tus datos tienen la calidad suficiente y si aparecen donde los necesitas.
Paso 5: Pon en marcha la integración
Por último, puedes empezar a ejecutar las programaciones y ver cómo los datos de tus presupuestos de Salesforce aparecen como pedidos en tu ERP.
Como resultado, conservas todos los campos de generación de presupuestos y de pedidos que ya tienes. Tus equipos de ventas ya no tienen que perder tiempo transfiriendo datos a mano ni abriendo dos programas distintos varias veces al día. Además, Salesforce no te vende una solución CPQ adicional cuyo precio podría subir con el tiempo.
Por otro lado, resolver el problema del Q2O con un CPQ no elimina todas las operaciones manuales. Tendrás que seguir sincronizando los datos de pedidos con tu ERP, aunque tu cliente y tu equipo de ventas tengan lo que necesitan. Tu back office agradecerá recibir los datos de ventas de forma fiable y a tiempo.
Imagen: El proceso de presupuesto a pedido (QTO) en Rapidi
Ayudamos a las empresas a convertir presupuestos en pedidos en Salesforce
Conocemos bien las ventajas del proceso de presupuesto a pedido. Estos son 3 casos de uso en los que hemos ayudado a empresas a optimizarlo y a ganar eficiencia.
Kimberley Kampers: de presupuesto a pedido en Dynamics NAV y Salesforce
Kimberley Kampers es un fabricante australiano de autocaravanas, caravanas y otro equipamiento de camping. Como gestiona 9 concesionarios en toda Australia, necesitaba una forma más eficiente de gestionar su proceso de ventas entre los concesionarios y de coordinarse con su equipo de back office.
Una autocaravana es una de las grandes compras de la vida. Es comprensible que el pedido tarde en completarse. Aun así, Kimberley Kampers quería ofrecer la mejor experiencia de cliente posible. Antes de usar Rapidi, el 75 % de las compras requería una llamada telefónica entre el equipo de ventas y el back office. Peor aún, cada concesionario tenía su propio proceso manual para introducir los datos de ventas y crear presupuestos. ¡Ni siquiera tenían Salesforce todavía!
Investigamos a varios proveedores de integración. Tras esa investigación y después de hablar con la empresa, teníamos un alto grado de confianza en que Rapidi podía ofrecer la solución
Bruce Loxton, Managing Director en Kimberley Group
Cómo mejoramos los procesos de Kimberley Kampers
El objetivo principal era que todos los concesionarios usaran el mismo sistema. Kimberley Kampers ya usaba Microsoft Dynamics NAV como ERP. Allí estaban todos sus procesos de fabricación y el registro de pedidos.
Kimberley Kampers eligió Salesforce para mejorar su proceso de gestión de clientes. Ahora, cada vez que un comercial de un concesionario crea un nuevo presupuesto, lo introduce en Salesforce. Con la ayuda de Rapidi, estas oportunidades se convierten después automáticamente en presupuestos en Dynamics NAV. Además, el equipo de ventas puede ver el estado de estos pedidos, por ejemplo cuándo se entregará la autocaravana, directamente en Salesforce, sin tener que usar Dynamics.
Preveían que podía haber un problema: conseguir que los concesionarios adoptaran el sistema Salesforce.
Por suerte, Rapidi les permitió tener todos sus datos en los lugares adecuados. «Les encanta de verdad», afirma Bruce Loxton, su Managing Director. Ahora tienen toda su información en un solo lugar. Hasta ahora, la adopción de este nuevo sistema por parte de los usuarios es del 100 %, que es el objetivo de toda implantación de Salesforce con éxito.
Kofax: de presupuesto a pedido en Dynamics AX
Kofax (antes ReadSoft) es un gran ejemplo de empresa que ya tenía Salesforce como CRM y Microsoft Dynamics como ERP. Es una empresa sueca del ámbito contable que ayuda a automatizar las cuentas por pagar y el procesamiento de documentos.
En este caso, el problema era superar el obstáculo de transferir manualmente toda la información de presupuestos y pedidos entre los dos sistemas. A pesar de ser una empresa centrada en la automatización, todavía no había optimizado su proceso de ventas.
La capacidad de Rapidi para entender las necesidades y los retos de los clientes es lo que la diferencia de la competencia.
Jani Kettula, IT Project Manager en Kofax (antes ReadSoft AB Sweden)
Cómo Kofax puso en marcha un sistema Q2O rápidamente
El equipo de TI de Kofax estaba sometido a mucha presión, porque necesitaba tener listo un proceso de ventas mejor para desplegarlo en el siguiente trimestre.
Cuando encontraron Rapidi, se dieron cuenta de que era increíblemente fácil ponerlo en marcha en poco tiempo. Muchas empresas te obligan a usar API y código personalizado para sincronizar datos.
Con las plantillas de conexión de Rapidi, según Kofax, solo había que comprobar que se sincronizaban los datos correctos entre ambos sistemas. En un sector en el que a los clientes les importa mucho la exactitud, esta integración ha hecho que los datos de los clientes sean mucho más fiables que antes.
ZSK: automatización de presupuesto a pedido
«Los comerciales no tienen tiempo para aprender nada nuevo». Son palabras textuales de Florian Nicolai, IT Consultant en ZSK, un fabricante líder de máquinas de bordar.
El principal punto débil de ZSK era que no permitía que su equipo de ventas accediera a su Microsoft Dynamics NAV. Cada vez que el equipo de ventas de ZSK quería obtener datos sobre los pedidos, tenía que ponerse en contacto directamente con el equipo de finanzas. El equipo de finanzas pasaba horas creando nuevos presupuestos, enviando facturas y realizando un montón de otras tareas manuales tediosas.
Más información que nunca
Al igual que Kimberley Kampers, decidieron implantar Salesforce para que su equipo de ventas fuera más eficiente. Para ellos, usar Salesforce sin Rapidi no es una opción.
Con su nuevo proceso Q2O, los comerciales van a una feria y vuelven con un montón de tarjetas de visita y notas. Después, revisan los leads y añaden sus datos a los contactos de Salesforce. Al mismo tiempo, los datos se sincronizan con su instancia de NAV.
Una de las ventajas es que, cuando un comercial descubre datos nuevos sobre un lead en una feria, puede anotar sus preferencias e introducirlas en Salesforce. Por parte del equipo de finanzas, esas notas aparecen en NAV y, cuando el cliente hace un pedido, pueden usarlas de inmediato para elaborar un presupuesto personalizado. Lo que antes podía ser una conversación de 30 minutos entre un comercial y un miembro del equipo de finanzas ahora desaparece. Además, así se evitan muchos malentendidos.
Como resultado, se convenció a ese 20 % de comerciales reacios que no querían aprender un sistema nuevo.
Salesforce es una gran herramienta, pero no habríamos podido vendérsela a todo nuestro equipo de ventas sin los datos actualizados que proporcionaba Rapidi.
Florian Nicolai, IT Consultant en ZSK
Lee el caso de éxito
Simplifica el proceso de presupuesto a pedido con Rapidi
Llevamos 30 años dedicándonos a la integración de datos. Hemos aprendido que, cuando creas procesos de presupuesto a pedido en Salesforce, puedes ir por el camino largo o por el corto.
El camino corto:
- Con Rapidi, puedes conectar 2 de tus sistemas el primer día. Medimos el tiempo hasta la puesta en marcha en días, no en semanas ni meses.
- Todo, desde los precios hasta la gestión de errores, es transparente. Obtienes exactamente lo que pagas.
- Rapidi es no-code y requiere poco mantenimiento; el proceso de presupuesto a pedido pasa a ser el protagonista. Y siempre que te encuentres con un problema, nuestro equipo de soporte te ayudará de forma proactiva a resolverlo.
Ponte en contacto con nosotros para solicitar una demo y descubre cómo puedes acelerar tu proceso de presupuesto a pedido con Rapidi.
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