Notre approche du processus du devis à la commande dans Salesforce

June 24, 2025 · Beate Thomsen · Intégration Salesforce

Salesforce est un excellent outil. Pourtant, si vous ne l’utilisez pas encore pour automatiser votre processus du devis à la commande (quote-to-order), vous ne rendez pas service à votre équipe commerciale. C’est l’un des principaux leviers pour amener votre équipe à adopter Salesforce. Rationaliser ce processus réduit le risque d’erreurs et permet à vos équipes commerciales et financières de consacrer leur temps à des tâches plus productives que la saisie de données. 

Cet article vous explique comment nous utilisons l’intégration de données pour mettre en œuvre le processus du devis à la commande dans Salesforce, et présente 3 exemples de la façon dont nous avons automatisé le Q2O (Quote-to-Order) pour nos clients.

À propos de Rapidi
Nous avons aidé plusieurs entreprises à rationaliser leur processus du devis à la commande grâce à la plateforme d’intégration de données Rapidi. Résultat : ces entreprises ont réduit le temps perdu en saisie de données, amélioré l’exactitude de leurs données et même découvert de nouvelles opportunités qui n’existaient pas auparavant. Florian Nicolai, IT consultant chez ZSK, peut en témoigner :

J’ai été stupéfait de tout ce que l’on pouvait faire avec l’interface Rapidi. Je n’aurais jamais cru qu’elle puisse être aussi puissante. Je ne veux plus jamais travailler sans Rapidi.
Jamais ! Jamais ! Jamais !

Florian Nicolai, IT Consultant chez ZSK

Qu’est-ce que le Quote-to-Order (Q2O) ?

Le processus du devis à la commande est le workflow que les entreprises utilisent pour gérer un devis commercial tout au long de son parcours, jusqu’à ce qu’il devienne une commande client. 

Ce processus se déroule généralement ainsi :

1. L’équipe commerciale identifie un lead qualifié ou une opportunité et l’ajoute au CRM. Cela crée un compte, un contact et une opportunité/un devis dans le CRM.
2. Au fil du temps, un commercial travaille avec le prospect pour comprendre ses besoins.
3. En fonction de ces besoins, il définit les produits et services dont le prospect a besoin, en appliquant les prix et remises appropriés.
4. Ensuite, l’équipe commerciale présente au client un devis formel comprenant tous les détails des produits, les prix, les modalités et les autres conditions, qui proviennent généralement de l’ERP.
5. Le devis passe par les processus d’approbation internes requis, généralement auprès de l’équipe financière.
6. Le devis approuvé est présenté au client pour examen.
7. Le client accepte le devis et le signe.
8. Le devis signé est converti en commande client dans l’ERP, afin que votre équipe puisse commencer à préparer la commande.

Les principales questions à se poser sont les suivantes :

• Dans quelle mesure automatisez-vous chaque étape ? Traditionnellement, les organisations commencent par gérer ces processus manuellement, mais cela finit par leur prendre des heures alors que quelques minutes pourraient suffire.
• Quels systèmes choisissez-vous pour gérer la relation client (CRM) et planifier vos ressources (ERP) ?
• Quelles données allez-vous transférer du devis vers l’enregistrement de commande ? Essayez de ne transférer que ce dont vous avez besoin.

Vos choix détermineront la manière dont vous automatiserez le processus. Dans cet article, nous prendrons Salesforce comme exemple de CRM.

Les 2 principales approches pour automatiser le Q2O dans Salesforce

Si vous automatisez votre processus Q2O et que vous avez choisi Salesforce pour au moins une partie de votre activité, deux voies s’offrent à vous :

1. Vous devenez un « maximaliste Salesforce » – vous avez décidé d’utiliser Salesforce comme outil configure-price-quote (CPQ), qui facilite le processus du devis à la commande.
2. Vous ne souhaitez pas utiliser Salesforce CPQ, parce que vos flux de commande sont déjà configurés dans votre ERP ou parce que vous ne voulez pas payer davantage.

L’approche « maximaliste Salesforce »

L’idée de « tout mettre dans Salesforce » est séduisante pour plusieurs raisons. Pour certaines entreprises, il semble naturel de conserver dans Salesforce la plus grande partie possible du processus de vente.

Dans ce cas, la conversion d’un devis en commande se déroulerait à peu près ainsi :

1. Choisir Salesforce CPQ
2. Configurer votre catalogue de produits
3. Créer un processus de devis qui correspond à celui de votre entreprise
4. Configurer la génération des commandes en fonction des données que vous souhaitez transférer depuis le devis.
5. Créer un workflow de traitement des commandes à l’aide de déclencheurs d’activation.

Ce processus éliminerait tous les calculs manuels. Le principal problème, c’est que vous devenez encore plus dépendant de Salesforce qu’avant.

Par conséquent, vous payez davantage pour Salesforce et devez consacrer du temps à intégrer vos processus de commande actuels dans Salesforce. 

Ainsi, à moins que vous ne gériez tous ces processus de commande manuellement, cette approche peut provoquer dans votre organisation plus de bouleversements qu’elle n’en vaut la peine. Après tout, vous cherchez à gagner en efficacité en réduisant le délai entre le devis et la commande, mais vous y ajoutez désormais un projet de mise en œuvre et potentiellement une charge financière.

Que faire lorsque vous avez déjà vos propres processus de commande

Si, comme la plupart des entreprises, vous disposez déjà de processus de traitement des commandes bien établis, vous ne voulez probablement pas obliger votre équipe à se plier au modèle de Salesforce. Une migration peut prendre jusqu’à 2 mois.

Mieux vaut simplement faire en sorte que les données arrivent au bon endroit au bon moment, de Salesforce vers votre ERP et inversement. Pour cela, vous pouvez recourir à l’intégration de données.

Chez Rapidi, nous avons une méthodologie spécifique pour gérer le processus du devis à la commande grâce à l’intégration de données. Elle vous permet de transformer automatiquement les données de devis de Salesforce en commande dans votre ERP.

Voici comment cela fonctionne dans Rapidi :

Étape 1 : créer la connexion

Vous devez d’abord créer une connexion pour synchroniser les données entre vos deux sources : Salesforce et votre ERP. Nous vous permettons d’intégrer les données dans les deux sens.

Étape 2 : mapper les données de commande entre Salesforce et votre ERP

Vous devez sélectionner la table des commandes dans la source (par exemple Salesforce) et créer une table dans la destination (par exemple Microsoft Dynamics). Vous pourrez ainsi mapper la table des devis de Salesforce pour qu’elle devienne des données de commande client (Sales Order) dans votre ERP.

Notez que nous avons créé des modèles de connexion pour Salesforce et Microsoft Dynamics 365, ainsi que pour quelques autres ERP. Il est ainsi facile de mapper vos données automatiquement, y compris celles du devis à la commande, sans avoir à sélectionner chaque table ni à mapper les champs vous-même. Cela dit, vous devriez tout de même effectuer un test à ce stade pour vous assurer de disposer de toutes les données nécessaires.

Étape 3 : planifier la synchronisation

Une fois que vous êtes certain de mapper les bons champs entre vos systèmes, vous pouvez créer une planification pour chaque groupe de données que vous prévoyez de synchroniser. Par exemple, les données de commande peuvent constituer l’un des groupes synchronisés, et les données clients un autre.

Vous synchroniseriez ces groupes à des moments différents, car vous n’en avez pas forcément besoin immédiatement. Les factures n’ont parfois besoin d’être synchronisées qu’une fois par jour, tandis que les données de commande peuvent l’être toutes les 10 minutes, afin que votre équipe puisse traiter et livrer les commandes rapidement.

Étape 4 : effectuer des tests

Avant la mise en production de votre intégration du devis à la commande, vous devez effectuer plusieurs tests. Ils vous permettront de savoir si vos données sont d’une qualité suffisante et si elles apparaissent là où vous en avez besoin.

Étape 5 : mettre l’intégration en production

Enfin, vous pouvez lancer les planifications et voir vos données de devis Salesforce apparaître sous forme de commandes dans votre ERP.

Vous conservez ainsi exactement les mêmes champs de génération de devis et de commande qu’aujourd’hui. Vos équipes commerciales n’ont plus à perdre de temps à transférer manuellement des données ou à ouvrir deux logiciels différents plusieurs fois par jour. De plus, Salesforce ne vous vend pas en supplément une solution CPQ dont le prix risque d’augmenter avec le temps.

Par ailleurs, résoudre le problème du Q2O avec un CPQ n’élimine pas pour autant toutes les opérations manuelles. Vous devrez toujours synchroniser les données de commande avec votre ERP, même si votre client et votre équipe commerciale disposent de ce dont ils ont besoin. Votre back-office appréciera de recevoir les données de vente de manière fiable et dans les délais. 

Image : le processus du devis à la commande (Quote to Order, QTO) dans Rapidi

 

Nous aidons les entreprises à convertir leurs devis en commandes dans Salesforce

Nous connaissons bien les avantages du processus du devis à la commande. Voici 3 exemples de cas d’usage dans lesquels nous avons aidé des entreprises à l’optimiser et à gagner en efficacité.

Kimberley Kampers – Du devis à la commande avec Dynamics Nav & Salesforce

Kimberley Kampers est un fabricant australien de camping-cars, de caravanes et d’autres équipements de camping. Comme l’entreprise exploite 9 concessions à travers l’Australie, elle avait besoin de gérer plus efficacement son processus de vente entre les concessions et de mieux se coordonner avec son équipe de back-office.

Un camping-car est un achat important dans une vie. On comprend donc que l’exécution de la commande prenne du temps. Kimberley Kampers tenait néanmoins à offrir la meilleure expérience client possible. Avant d’utiliser Rapidi, 75 % des achats nécessitaient un appel téléphonique entre l’équipe commerciale et le back-office. Pire encore, chaque concession avait son propre processus manuel pour saisir les données de vente et créer les devis. L’entreprise n’avait même pas encore Salesforce !

Nous avons étudié différents fournisseurs d’intégration. À l’issue de ces recherches et après avoir échangé avec l’entreprise, nous étions très confiants dans la capacité de Rapidi à fournir la solution

Bruce Loxton, Managing Director chez Kimberley Group

Comment nous avons amélioré les processus de Kimberley Kampers

L’objectif principal était d’amener toutes les concessions à utiliser le même système. Kimberley Kampers utilisait déjà Microsoft Dynamics NAV comme ERP. Tous ses processus de fabrication et l’enregistrement des commandes s’y trouvaient.

Kimberley Kampers a choisi Salesforce pour moderniser son processus de gestion client. Désormais, chaque fois qu’un commercial d’une concession crée un nouveau devis, il le saisit dans Salesforce. Grâce à Rapidi, les commerciaux peuvent ensuite convertir automatiquement ces opportunités en devis dans Dynamics NAV. Sans compter que l’équipe commerciale peut consulter immédiatement le statut de ces commandes, par exemple la date de livraison du camping-car, directement dans Salesforce, sans avoir à passer par Dynamics.

L’entreprise anticipait toutefois une difficulté : amener les concessionnaires à adopter le système Salesforce. 

Heureusement, Rapidi leur a permis d’avoir toutes leurs données aux bons endroits. « Ils l’adorent, vraiment », déclare Bruce Loxton, leur Managing Director. Ils disposent désormais de toutes leurs informations en un seul endroit. À ce jour, l’adoption de ce nouveau système par les utilisateurs atteint 100 %, l’objectif de toute mise en œuvre réussie de Salesforce.

Kofax – Du devis à la commande avec Dynamics AX

Kofax (anciennement ReadSoft) est un excellent exemple d’entreprise qui utilisait déjà Salesforce comme CRM et Microsoft Dynamics comme ERP. Il s’agit d’une entreprise suédoise du domaine comptable qui aide à automatiser la comptabilité fournisseurs et le traitement des documents.

Dans ce cas, le défi consistait à ne plus devoir transférer manuellement toutes les informations de devis et de commande entre les deux systèmes. Bien qu’elle soit spécialisée dans l’automatisation, l’entreprise n’avait pas encore rationalisé son processus de vente.

C’est la capacité de Rapidi à comprendre les besoins et les défis de ses clients qui la distingue de ses concurrents.

Jani Kettula, IT Project Manager chez Kofax (anciennement ReadSoft AB Sweden)

LIRE L’ÉTUDE DE CAS

Comment Kofax a rapidement mis en place un système Q2O

L’équipe informatique de Kofax était sous forte pression, car elle devait disposer d’un meilleur processus de vente, prêt à être déployé au trimestre suivant.

Après avoir découvert Rapidi, l’équipe s’est rendu compte qu’il était incroyablement facile d’être opérationnel rapidement. De nombreuses entreprises vous imposent d’utiliser des API et du code sur mesure pour synchroniser les données.

Avec les modèles de connexion de Rapidi, selon Kofax, il suffisait de vérifier que les bonnes données étaient synchronisées entre les deux systèmes. Dans un secteur où les clients accordent une grande importance à l’exactitude, cette intégration a rendu les données clients bien plus fiables qu’auparavant.

ZSK – Automatisation du devis à la commande

« Les commerciaux n’ont pas le temps d’apprendre quelque chose de nouveau. » Ce sont les mots mêmes de Florian Nicolai. Il est IT consultant chez ZSK, l’un des principaux fabricants de machines à broder.

La principale faiblesse de ZSK était que l’entreprise n’autorisait pas son équipe commerciale à accéder à son Microsoft Dynamics NAV. Chaque fois que l’équipe commerciale de ZSK voulait obtenir des données sur les commandes, elle devait contacter directement l’équipe financière. Celle-ci passait des heures à créer de nouveaux devis, à envoyer des factures et à accomplir une foule d’autres tâches manuelles fastidieuses.

Plus d’informations que jamais

Comme Kimberley Kampers, ZSK a décidé de mettre en place Salesforce pour rendre son équipe commerciale plus efficace. Pour l’entreprise, utiliser Salesforce sans Rapidi est hors de question.

Avec leur nouveau processus Q2O, les commerciaux se rendent sur un salon et en reviennent avec une pile de cartes de visite et des notes. Ils trient ensuite les leads et ajoutent leurs données aux contacts dans Salesforce. Simultanément, les données sont synchronisées avec leur instance NAV.

L’un des avantages est que, lorsqu’un commercial apprend de nouvelles informations sur un lead lors d’un salon, il peut noter ses préférences et les saisir dans Salesforce. Côté équipe financière, ces notes apparaissent dans NAV et, lorsque le client passe commande, l’équipe peut immédiatement s’en servir pour élaborer un devis personnalisé. Ce qui aurait pu auparavant exiger une conversation de 30 minutes entre un commercial et un membre de l’équipe financière n’est plus nécessaire. De nombreux malentendus sont également évités.

Résultat : les 20 % de commerciaux réticents, qui ne voulaient pas apprendre un nouveau système, ont été convaincus.

Salesforce est un excellent outil, mais nous n’aurions pas pu le faire adopter par toute notre équipe commerciale sans les données à jour fournies par Rapidi.

Florian Nicolai, IT Consultant chez ZSK

Lire l’étude de cas

Simplifiez le processus du devis à la commande avec Rapidi

Nous sommes actifs dans l’intégration de données depuis 30 ans. Nous avons appris que, pour créer des processus du devis à la commande dans Salesforce, vous pouvez prendre soit le chemin long, soit le chemin court.

Le chemin court :

1. Avec Rapidi, vous pouvez connecter 2 de vos systèmes dès le premier jour. Nous comptons le délai de mise en production en jours, pas en semaines ni en mois.
2. Tout est transparent, de la tarification à la gestion des erreurs. Vous obtenez exactement ce pour quoi vous payez.
3. Rapidi est no-code et demande peu de maintenance ; c’est le processus du devis à la commande qui occupe le devant de la scène. Et chaque fois que vous rencontrez un problème, notre équipe support vous aide de manière proactive à le résoudre.

Contactez-nous pour une démo et découvrez comment accélérer votre processus du devis à la commande avec Rapidi.