Unser Ansatz für den Quote-to-Order-Prozess in Salesforce

June 24, 2025 · Beate Thomsen · Salesforce-Integration

Salesforce ist ein großartiges Tool. Wenn Sie es aber noch nicht zur Automatisierung Ihres Quote-to-Order-Prozesses einsetzen, tun Sie Ihrem Vertriebsteam keinen Gefallen. Genau hier liegt ein entscheidender Schlüssel dafür, dass Ihr Team Salesforce wirklich annimmt. Ein optimierter Prozess senkt das Fehlerrisiko und ermöglicht es Ihren Vertriebs- und Finanzteams, ihre Zeit für Produktiveres als die Dateneingabe zu nutzen. 

Dieser Artikel zeigt Ihnen, wie wir den Quote-to-Order-Prozess in Salesforce mithilfe von Datenintegration umsetzen, und stellt 3 Beispiele vor, wie wir Q2O (Quote-to-Order) für unsere Kunden automatisiert haben.

Über Rapidi
Wir haben bereits mehreren Unternehmen geholfen, ihren Quote-to-Order-Prozess mit der Datenintegrationsplattform von Rapidi zu optimieren. Diese Unternehmen verlieren dadurch weniger Zeit mit der Dateneingabe, haben die Genauigkeit ihrer Daten erhöht und sogar neue Chancen entdeckt, die es vorher nicht gab. Florian Nicolai, IT Consultant bei ZSK, kann das bestätigen:

Ich war erstaunt, was mit der Rapidi-Schnittstelle alles möglich ist. Ich hätte nie gedacht, dass sie so leistungsfähig sein kann. Ich will nie wieder ohne Rapidi arbeiten.
Nie! Nie! Nie!

Florian Nicolai, IT Consultant bei ZSK

Was ist Quote-to-Order? (Q2O)

Der Quote-to-Order-Prozess ist der Workflow, mit dem Unternehmen ein Verkaufsangebot auf seinem Weg bis zum Kundenauftrag steuern. 

Der Prozess sieht in der Regel etwa so aus:

1. Das Vertriebsteam identifiziert einen qualifizierten Lead oder eine Opportunity und erfasst diese im CRM. Dadurch werden im CRM ein Account, ein Kontakt und eine Opportunity bzw. ein Angebot angelegt.
2. Im Laufe der Zeit arbeitet ein Vertriebsmitarbeiter mit dem Interessenten zusammen, um dessen Anforderungen zu verstehen.
3. Auf Basis dieser Anforderungen stellt er die Produkte und Dienstleistungen zusammen, die der Interessent benötigt, und wendet die passenden Preise und Rabatte an.
4. Anschließend legt das Vertriebsteam dem Kunden ein formelles Angebot vor, mit allen Produktdetails, Preisen, Konditionen und sonstigen Bedingungen, die in der Regel aus dem ERP stammen.
5. Das Angebot durchläuft alle erforderlichen internen Freigabeprozesse, meist gemeinsam mit dem Finanzteam.
6. Das freigegebene Angebot wird dem Kunden zur Prüfung vorgelegt.
7. Der Kunde stimmt dem Angebot zu und unterzeichnet es.
8. Das unterzeichnete Angebot wird im ERP-System in einen Verkaufsauftrag umgewandelt, damit Ihr Team mit der Vorbereitung des Auftrags beginnen kann.

Die zentralen Fragen dabei sind:

• Wie weit automatisieren Sie die einzelnen Prozessschritte? Unternehmen wickeln diese Prozesse traditionell zunächst manuell ab, doch am Ende kostet sie das Stunden, wo Minuten genügen könnten.
• Welche Systeme wählen Sie für die Verwaltung der Kundenbeziehungen (CRM) und die Planung Ihrer Ressourcen (ERP)?
• Welche Daten übertragen Sie vom Angebot in den Auftragsdatensatz? Versuchen Sie, nur das zu übertragen, was Sie wirklich brauchen.

Ihre Entscheidungen bestimmen, wie Sie den Prozess automatisieren. Für unsere Zwecke verwenden wir Salesforce als Beispiel für das CRM.

Die 2 wichtigsten Ansätze zur Automatisierung von Q2O in Salesforce

Angenommen, Sie automatisieren Ihren Q2O-Prozess und haben sich zumindest für einen Teil Ihres Geschäfts für Salesforce entschieden, dann stehen Ihnen zwei Wege offen:

1. Sie werden zum „Salesforce-Maximalisten“ – Sie haben sich entschieden, Salesforce als Configure-Price-Quote-Lösung (CPQ) zu nutzen, die den Quote-to-Order-Prozess erleichtert.
2. Sie möchten Salesforce CPQ nicht nutzen, weil Ihre Auftragsabläufe bereits in Ihrem ERP konfiguriert sind oder weil Sie nicht extra dafür bezahlen möchten.

Der Ansatz der „Salesforce-Maximalisten“

Die Idee, „alles in Salesforce abzubilden“, ist aus mehreren Gründen verlockend. Manchen Unternehmen erscheint es naheliegend, einen möglichst großen Teil des Vertriebsprozesses in Salesforce abzuwickeln.

In diesem Fall sähe die Umwandlung eines Angebots in einen Auftrag etwa so aus:

1. Salesforce CPQ auswählen
2. Ihren Produktkatalog konfigurieren
3. Einen Angebotsprozess erstellen, der zu Ihrem Unternehmen passt
4. Die Auftragserstellung danach konfigurieren, welche Datenpunkte Sie aus dem Angebot übernehmen möchten.
5. Einen Workflow für die Auftragsverarbeitung mit Aktivierungs-Triggern erstellen.

Mit diesem Prozess entfielen sämtliche manuellen Berechnungen. Das Hauptproblem: Sie werden noch abhängiger von Salesforce als zuvor.

Folglich zahlen Sie mehr für Salesforce und müssen Zeit investieren, um Ihre bestehenden Auftragsprozesse in Salesforce zu integrieren. 

Sofern Sie all diese Auftragsprozesse also nicht ohnehin manuell abgewickelt haben, kann das in Ihrem Unternehmen mehr Umwälzungen verursachen, als es wert ist. Schließlich wollen Sie von der Effizienz einer kürzeren Quote-to-Order-Zeit profitieren, laden sich nun aber zusätzlich eine Implementierung und womöglich eine Kostenbelastung auf.

Was Sie tun sollten, wenn Sie bereits eigene Auftragsprozesse haben

Wenn Sie wie die meisten Unternehmen bereits etablierte Prozesse für die Auftragsabwicklung haben, möchten Sie Ihr Team vermutlich nicht in das Modell von Salesforce zwingen. Eine Migration kann bis zu 2 Monate dauern.

Stattdessen sollten Sie einfach dafür sorgen, dass die Daten zur richtigen Zeit am richtigen Ort ankommen, von Salesforce in Ihr ERP und umgekehrt. Dafür können Sie Datenintegration einsetzen.

Bei Rapidi haben wir eine eigene Methodik, um Quote-to-Order per Datenintegration abzuwickeln. Damit können Sie Angebotsdaten aus Salesforce automatisch in einen Auftrag in Ihrem ERP umwandeln.

So funktioniert es in Rapidi:

Schritt 1: Die Verbindung erstellen

Zunächst erstellen Sie eine Verbindung, um Daten zwischen Ihren beiden Quellen zu synchronisieren: Salesforce und Ihrem ERP. Bei uns können Sie Daten bidirektional integrieren.

Schritt 2: Die Auftragsdaten zwischen Salesforce und Ihrem ERP mappen

Sie wählen die Auftragstabelle in der Quelle (z. B. Salesforce) aus und erstellen eine Tabelle im Ziel (z. B. Microsoft Dynamics). Damit können Sie die Angebotstabelle aus Salesforce so mappen, dass daraus Verkaufsauftragsdaten in Ihrem ERP werden.

Übrigens haben wir Vorlagenverbindungen für Salesforce und Microsoft Dynamics 365 sowie für einige weitere ERP-Systeme erstellt. So können Sie Ihre Daten, einschließlich der Quote-to-Order-Daten, ganz einfach automatisch mappen, ohne jede Tabelle einzeln auswählen und die Felder selbst zuordnen zu müssen. Trotzdem sollten Sie an dieser Stelle einen Test durchführen, um sicherzustellen, dass Sie alle benötigten Daten haben.

Schritt 3: Die Synchronisierung planen

Sobald Sie sicher sind, dass die richtigen Felder zwischen Ihren Systemen gemappt werden, können Sie für jede Datengruppe, die Sie synchronisieren möchten, einen Zeitplan erstellen. So können die Auftragsdaten beispielsweise eine der zu synchronisierenden Gruppen bilden, die Kundendaten eine weitere.

Diese Gruppen synchronisieren Sie zu unterschiedlichen Zeiten, weil Sie sie möglicherweise nicht sofort benötigen. Rechnungen müssen vielleicht nur einmal täglich synchronisiert werden, Auftragsdaten dagegen alle 10 Minuten, damit Ihr Team Aufträge zügig bearbeiten und ausliefern kann.

Schritt 4: Tests durchführen

Bevor Ihre Quote-to-Order-Integration live geht, müssen Sie mehrere Tests durchführen. So erkennen Sie, ob Ihre Daten von ausreichender Qualität sind und ob sie dort ankommen, wo Sie sie brauchen.

Schritt 5: Mit der Integration live gehen

Schließlich können Sie die Zeitpläne starten und zusehen, wie Ihre Angebotsdaten aus Salesforce als Aufträge in Ihrem ERP erscheinen.

Dadurch behalten Sie alle Felder für die Angebotserstellung und für Aufträge, die Sie heute schon nutzen. Ihre Vertriebsteams müssen keine Zeit mehr damit verschwenden, Daten manuell zu übertragen oder mehrmals am Tag zwischen zwei verschiedenen Programmen zu wechseln. Außerdem lassen Sie sich von Salesforce keine CPQ-Lösung zusätzlich verkaufen, deren Preis im Laufe der Zeit steigen könnte.

Hinzu kommt: Auch wenn Sie das Q2O-Problem mit einer CPQ-Lösung angehen, fallen nicht alle manuellen Arbeitsschritte weg. Sie müssen die Auftragsdaten weiterhin mit Ihrem ERP synchronisieren, selbst wenn Ihr Kunde und Ihr Vertriebsteam alles haben, was sie brauchen. Ihr Backoffice wird es zu schätzen wissen, die Vertriebsdaten zuverlässig und pünktlich zu erhalten. 

Abbildung: Der Quote-to-Order-Prozess (QTO) in Rapidi

 

Wir helfen Unternehmen, Angebote in Salesforce in Aufträge umzuwandeln

Wir kennen die Vorteile des Quote-to-Order-Prozesses sehr genau. Hier sind 3 Anwendungsbeispiele, bei denen wir Unternehmen geholfen haben, diesen Prozess zu optimieren und neue Effizienzgewinne zu erzielen.

Kimberley Kampers – Quote-to-Order in Dynamics Nav & Salesforce

Kimberley Kampers ist ein australischer Hersteller von Wohnmobilen, Wohnwagen und weiterer Campingausrüstung. Da das Unternehmen 9 Händlerniederlassungen in ganz Australien betreibt, brauchte es eine Möglichkeit, den Vertriebsprozess zwischen den Händlern effizienter zu steuern und sich mit dem Backoffice-Team abzustimmen.

Ein Wohnmobil ist eine große Anschaffung im Leben. Verständlicherweise dauert es eine Weile, bis der Auftrag erfüllt ist. Trotzdem wollte Kimberley Kampers das bestmögliche Kundenerlebnis bieten. Vor dem Einsatz von Rapidi erforderten 75 % der Käufe ein Telefonat zwischen dem Vertriebsteam und dem Backoffice. Schlimmer noch: Jede Händlerniederlassung hatte ihren eigenen manuellen Prozess für die Erfassung von Vertriebsdaten und die Erstellung von Angeboten. Salesforce hatten sie noch nicht einmal!

Wir haben verschiedene Integrationsanbieter unter die Lupe genommen. Nach dieser Recherche und den Gesprächen mit dem Unternehmen waren wir sehr zuversichtlich, dass Rapidi die Lösung liefern kann

Bruce Loxton, Managing Director bei Kimberley Group

Wie wir die Prozesse von Kimberley Kampers verbessert haben

Das Hauptziel war, alle Händlerniederlassungen dazu zu bringen, dasselbe System zu nutzen. Kimberley Kampers setzte bereits Microsoft Dynamics NAV als ERP ein. Dort lagen alle Fertigungsprozesse und die Auftragserfassung.

Kimberley Kampers entschied sich für Salesforce, um das Kundenmanagement zu modernisieren. Wenn ein Verkäufer in einer Händlerniederlassung jetzt ein neues Angebot erstellt, erfasst er es in Salesforce. Mithilfe von Rapidi lassen sich diese Opportunities anschließend automatisch in Angebote in Dynamics NAV umwandeln. Zudem sieht das Vertriebsteam den Status dieser Aufträge, etwa wann das Wohnmobil ausgeliefert wird, direkt in Salesforce, statt dafür Dynamics nutzen zu müssen.

Ein Problem sahen sie allerdings voraus: die Händler dazu zu bringen, das Salesforce-System anzunehmen. 

Zum Glück sorgte Rapidi dafür, dass alle Daten am richtigen Ort waren. „Sie sind absolut begeistert“, sagte Bruce Loxton, der Managing Director des Unternehmens. Sie haben jetzt alle Informationen an einem Ort. Bisher liegt die Nutzerakzeptanz des neuen Systems bei 100 %, und genau das ist das Ziel jeder erfolgreichen Salesforce-Implementierung.

Kofax – Quote-to-Order in Dynamics AX

Kofax (ehemals ReadSoft) ist ein gutes Beispiel für ein Unternehmen, das bereits Salesforce als CRM und Microsoft Dynamics als ERP im Einsatz hatte. Das schwedische Unternehmen aus dem Buchhaltungsumfeld hilft dabei, Kreditorenbuchhaltung und Dokumentenverarbeitung zu automatisieren.

In diesem Fall ging es darum, die Hürde der manuellen Übertragung sämtlicher Angebots- und Auftragsinformationen zwischen den beiden Systemen zu überwinden. Obwohl Kofax ganz auf Automatisierung ausgerichtet ist, hatte das Unternehmen seinen eigenen Vertriebsprozess noch nicht optimiert.

Was Rapidi von Mitbewerbern unterscheidet, ist die Fähigkeit, die Bedürfnisse und Herausforderungen der Kunden zu verstehen.

Jani Kettula, IT Project Manager bei Kofax (ehemals ReadSoft AB Sweden)

FALLSTUDIE LESEN

Wie Kofax schnell ein Q2O-System zum Laufen brachte

Das IT-Team von Kofax stand unter großem Druck, weil bis zum nächsten Quartal ein besserer Vertriebsprozess einsatzbereit sein musste.

Als das Team Rapidi fand, stellte es fest, wie unglaublich einfach und schnell die Inbetriebnahme war. Viele Anbieter setzen für die Datensynchronisierung APIs und individuelle Programmierung voraus.

Dank der Verbindungsvorlagen von Rapidi musste laut Kofax nur noch geprüft werden, ob die richtigen Daten zwischen den Systemen synchronisiert werden. In einer Branche, in der Kunden großen Wert auf Genauigkeit legen, hat diese Integration die Kundendaten weitaus zuverlässiger gemacht als zuvor.

ZSK – Quote-to-Order-Automatisierung

„Vertriebsmitarbeiter haben keine Zeit, etwas Neues zu lernen.“ Diese Worte stammen direkt von Florian Nicolai. Er ist IT Consultant bei ZSK, einem führenden Hersteller von Stickmaschinen.

Die größte Schwachstelle von ZSK war, dass das Vertriebsteam keinen Zugriff auf Microsoft Dynamics NAV erhielt. Wann immer das Vertriebsteam Auftragsdaten benötigte, musste es sich direkt an das Finanzteam wenden. Das Finanzteam verbrachte Stunden damit, neue Angebote zu erstellen, Rechnungen zu verschicken und eine Menge weiterer lästiger manueller Aufgaben zu erledigen.

Mehr Informationen als je zuvor

Wie Kimberley Kampers entschied sich auch ZSK für die Einführung von Salesforce, um das Vertriebsteam effizienter zu machen. Salesforce ohne Rapidi zu nutzen, kommt für das Unternehmen nicht infrage.

Mit dem neuen Q2O-Prozess gehen Vertriebsmitarbeiter auf eine Messe und kommen mit einem Stapel Visitenkarten und Notizen zurück. Dann sichten sie die Leads und erfassen deren Daten als Kontakte in Salesforce. Gleichzeitig werden die Daten mit der NAV-Instanz synchronisiert.

Ein Vorteil dabei: Erfährt ein Vertriebsmitarbeiter auf einer Messe Neues über einen Lead, kann er dessen Präferenzen notieren und in Salesforce eingeben. Beim Finanzteam erscheinen diese Notizen in NAV, und sobald der Kunde eine Bestellung aufgibt, kann das Team sie sofort nutzen, um ein individuelles Angebot zu erstellen. Das 30-minütige Gespräch zwischen Vertriebsmitarbeiter und Finanzteam, das früher vielleicht nötig gewesen wäre, entfällt jetzt. Auch viele Missverständnisse werden so vermieden.

Dadurch ließen sich auch die hartnäckigen 20 % der Vertriebsmitarbeiter überzeugen, die kein neues System lernen wollten.

Salesforce ist ein großartiges Tool, aber ohne die aktuellen Daten, die Rapidi liefert, hätten wir es nicht unserem gesamten Vertriebsteam schmackhaft machen können.

Florian Nicolai, IT Consultant bei ZSK

Fallstudie lesen

Den Quote-to-Order-Prozess mit Rapidi vereinfachen

Wir sind seit 30 Jahren im Bereich Datenintegration tätig. Dabei haben wir gelernt: Wenn Sie Quote-to-Order-Prozesse in Salesforce aufbauen, können Sie entweder den langen oder den kurzen Weg gehen.

Der kurze Weg:

1. Mit Rapidi können Sie 2 Ihrer Systeme bereits am ersten Tag verbinden. Wir messen die Zeit bis zum Go-live in Tagen, nicht in Wochen oder Monaten.
2. Alles, von der Preisgestaltung bis zur Fehlerbehandlung, ist transparent. Sie bekommen genau das, wofür Sie bezahlen.
3. Rapidi ist No-Code und wartungsarm; der Quote-to-Order-Prozess steht im Mittelpunkt. Und wann immer ein Problem auftritt, unterstützt Sie unser Support-Team proaktiv bei der Lösung.

Kontaktieren Sie uns für eine Demo und erfahren Sie, wie Sie Ihren Quote-to-Order-Prozess mit Rapidi beschleunigen können.