Fallstudie
Änderungen in Dynamics AX erkennen, ohne Dynamics AX anzufassen
Wer Microsoft Dynamics AX schon einmal angebunden hat, kennt die unangenehme Stelle: AX macht es einem nicht leicht herauszufinden, was sich seit dem letzten Mal geändert hat. Die übliche Antwort ist Code innerhalb von AX, der das markiert — also eine Anpassung, die man für immer pflegt. ReadSoft, mit Tochtergesellschaften in siebzehn Ländern und einem Termin vor dem nächsten Verkaufsquartal, wollte diese Anpassung nicht. Und bekam die häufige Synchronisation trotzdem.
ReadSoft, später Teil von Kofax, automatisiert dokumentgetriebene Prozesse — am sichtbarsten die Kreditorenbuchhaltung, also eingehende Papier-, PDF- und XML-Rechnungen in strukturierte Daten zu verwandeln. Intern laufen Salesforce als CRM und Microsoft Dynamics AX als ERP, über Tochtergesellschaften in 17 Ländern. Rapidi verbindet beide sowie das Supportsystem RightNow und erkennt mit der Mirror-Technologie Änderungen in AX, um nur diese zu übertragen — im Takt bis hinunter zu fünf Minuten, ohne zusätzliche Programmierung in AX.
Mit einem Integrationsberater sprechen
Ein Termin vor dem nächsten Verkaufszyklus
Das Projekt hatte ein festes Datum. Die Integration musste in einem bestimmten Fenster fertig sein, bevor der Verkaufszyklus des nächsten Quartals begann — womit die meisten architektonischen Großentwürfe von vornherein ausschieden.
„Unsere Hauptsorge war die Geschwindigkeit“, sagt Jani Kettula, IT-Projektleiter bei ReadSoft AB in Schweden. Das Team sichtete gerade den Markt für Integrationslösungen, als es auf Rapidi stieß: „Es wirkte wie eine einfach zu bedienende Lösung, mit der man schnell startklar ist, und genau das brauchten wir.“
Die zweite Sorge war fachliche Tiefe, und die gab den Ausschlag.
Wenn Sie eine erstklassige und professionelle Integration von Microsoft Dynamics AX mit salesforce.com suchen, dann ist Rapidi die Wahl. Rapidi weiß deutlich mehr über die Integration mit Microsoft Dynamics AX als alle Anbieter, die wir geprüft haben. Das gab uns die Sicherheit, bei Rapidi in guten Händen zu sein.
Warum die Änderungserkennung in AX das Schwierige ist
Daten einmal aus einem ERP zu holen ist leicht. Nur das Geänderte zu holen, alle paar Minuten, dauerhaft, ist das eigentliche Problem — und Änderungen in Dynamics AX sind von außen schwer zu erkennen. Der Standardbehelf ist, in AX zu programmieren, damit es seine eigenen Änderungen protokolliert. Das ergibt eine Anpassung, die das ERP-Team fortan besitzt.
Rapidis Mirror-Technologie umgeht das. Sie hält ein eigenes Abbild der Quelldaten, ermittelt daraus, was sich bewegt hat, und überträgt die Differenz. In AX kommt nichts hinzu.
Kettula, der vor diesem Projekt jahrelang mit Dynamics AX gearbeitet hatte, wertete das als Beleg, nicht als Funktion: Es zeige, sagt er, dass Rapidi die Tiefenkenntnis rund um Dynamics AX besitzt und die Eigenheiten der AX-Datenbank wirklich versteht. Für ReadSoft war der praktische Effekt die Frequenz — große Datenmengen, alle fünf Minuten abgeglichen, ohne Code in AX, den jemand pflegen muss.
Was fließt, und in welche Richtung
Konten laufen in beide Richtungen und bleiben in allen Systemen konsistent. Neue Konten entstehen in Salesforce und werden nach AX geschoben. Produkte und Lösungen samt Preisen gehen umgekehrt, sodass Katalog und Preislisten in Salesforce aus dem ERP kommen und nicht aus einer Tabelle, die jemand pflegt.
Opportunities in Salesforce werden zu Angeboten in AX, wo der Auftragsprozess beginnt. Offene Aufträge, von Direktkunden wie von Partnern, gehen zurück nach Salesforce und werden dort bei jeder Änderung in AX aktualisiert. Verkaufs- und Zahlungshistorie liegen unter dem jeweiligen Konto.
Supportfälle wurden aus RightNow nach Salesforce importiert, damit ein Kundenbetreuer offene Fälle am Konto sieht — mit dem Plan, RightNow zugunsten der Salesforce Service Cloud abzulösen und alles an einer Stelle zu betreiben.
Rapidis Fähigkeit, die Bedürfnisse und Herausforderungen des Kunden zu verstehen, unterscheidet sie von ihren Wettbewerbern.
Die Kunden der Partner zählen mit
Ein Detail ist typisch für ein Unternehmen, das über Partner verkauft: ReadSoft hält neben den eigenen auch die Kunden seiner Partner im System, weil es diese Angaben braucht, um eine Lizenz zu erteilen.
Damit verdoppelt sich der Grund, warum die Daten stimmen müssen. Ein Datensatz, den es nur im ERP gibt, ist eine Lizenz, die niemand ausstellen kann, und ein Supportfall, den niemand einem Konto zuordnen kann.
Was die Geschäftsleitung bekam
Das frühere CRM lieferte eine gewisse Konsistenz, aber ohne Echtzeit-Integration war die aktuelle Zahl nie ganz zur Hand, wenn eine Marketing- oder Vertriebsentscheidung sie brauchte.
Mit der Integration kann die Geschäftsleitung Tochtergesellschaften anhand von Zahlen vergleichen, die aus derselben Quelle stammen. Vertrieb, Support und Produktmanagement lesen dasselbe Konto im selben System. Kundenbetreuer rufen Kunden und deren offene Fälle ab, ohne jemanden zu fragen.
Rapidi ist für uns das fehlende Bindeglied, um unsere internen Prozesse zu verbessern und unser Geschäft auszubauen.
Kettula ist genau darin, wem er was zuschreibt. Das Produkt sei stabil, flexibel und schnell im Abgleich, sagt er, aber das sei nur die halbe Lösung — die andere Hälfte sei, das Wie und das Warum gut genug zu verstehen, um einen Kunden zum richtigen Entwurf zu führen. Genau deshalb, so seine Darstellung, fiel die Wahl auf Rapidi.
ReadSoft ist seit den 1990er-Jahren ein Pionier der Rechnungsautomatisierung und brachte damals die Freiform-Technologie für die Rechnungsverarbeitung auf den Markt. Daraus wurde ein weltweit führender Anbieter für die Automatisierung dokumentgetriebener Geschäftsprozesse mit mehr als 2.500 Anwendungen in der Kreditorenbuchhaltung weltweit — mehr als doppelt so viele wie alle großen Wettbewerber zusammen. Mehr über das Unternehmen unter readsoft.com.
Dynamics AX anzubinden?
Fragen Sie uns, wie wir Änderungen erkennen, ohne Code in Ihrem ERP zu ergänzen. Die meisten Integrationsprojekte stellen diese Frage zu spät.