Fallstudie
Zwei Dynamics-NAV-Systeme, ein Lager – und nichts wird doppelt erfasst
IMAN Cosmetics übergab Auftragsabwicklung, Lagerhaltung und Auslieferung an einen externen Logistikdienstleister. Der arbeitete mit einem eigenen, stark angepassten Microsoft Dynamics NAV. Seitdem lagen alle Kunden, Aufträge und Lieferungen in zwei ERP-Systemen, die nicht miteinander sprachen – und IMAN wollte trotzdem weiter aus dem eigenen System fakturieren, berichten und auswerten.
IMAN Cosmetics, die von Iman gegründete Kosmetikmarke für Frauen mit dunkler Haut, arbeitet intern mit Microsoft Dynamics NAV 5.0. Der Logistikpartner PDR nutzt ein angepasstes Dynamics NAV 3.7. Rapidi verbindet beide Systeme und hält Kunden, Artikel, Preise, Aufträge, Rechnungen und Gutschriften synchron – per Konfiguration statt Programmierung. IMAN behält die volle Kontrolle über seine Daten und betreut die Integration selbst, ohne externen Berater.
Mit einem Integrationsberater sprechen
Es war sehr beeindruckend zu sehen, wie die Daten ‚einfach so‘ übertragen wurden. Mit Rapidi haben wir sofort Zugriff auf die Informationen, die wir brauchen.
Logistik ausgelagert – und ein zweites ERP gleich mit
Vor Rapidi lief bei IMAN alles von Hand. Das Unternehmen führte Microsoft Dynamics NAV 5.0 als ERP ein und entschied sich, die gesamte Logistik – Auftragsabwicklung, Lagerhaltung und Auslieferung – an PDR (Packaging & Distribution Resources Inc.) auszulagern.
PDR erbringt Backoffice-Leistungen für kleine und mittlere Unternehmen. Der Dienstleister stellt Sets zusammen, lagert Bestände ein und beliefert eine Vielzahl von Händlern. Intern setzt PDR Microsoft Dynamics NAV 3.7 ein, stark auf die Lagerlogistik zugeschnitten.
Diese Aufteilung ist verbreitet, und das Problem, das sie mit sich bringt, ebenso. Die Marke verantwortet Kunden, Artikel und Preise, das Lager die Aufträge und Sendungen, und jede Seite führt eine eigene Kopie der Daten der anderen. Ohne Verbindung tippt jemand alles ein zweites Mal ab – und die beiden Datenbestände laufen auseinander.
Eine Empfehlung vom Lager
Der Vorschlag für das Integrationswerkzeug kam von PDR selbst. Der Logistiker nutzte Rapidi bereits für die eigenen Integrationen und empfahl es IMAN weiter. Weil Rapidi per Konfiguration eingerichtet wird und keine Programmierung braucht, passte es zu einem Unternehmen, das die Verbindung selbst betreiben und keine Individualentwicklung in Auftrag geben wollte.
Wir haben uns für Rapidi entschieden, weil das Team große Erfahrung mit Datenintegration und MS Dynamics NAV hat. Michael hat die Daten schnell und unkompliziert übertragen, uns hervorragend unterstützt und sehr professionell gearbeitet – die Zusammenarbeit mit Rapidi war eine Freude.
Was IMAN von der Verbindung brauchte
„Vor Rapidi lagen unsere Daten sowohl in unserem eigenen als auch im MS Dynamics NAV des Lagers. Die Systeme waren aber nicht verbunden, sodass unsere Mitarbeitenden keinen Echtzeitzugriff auf die benötigten Daten hatten“, erklärt das Unternehmen. Für eine integrierte Lagerlösung brauchte es eine stabile und sichere Verbindung zwischen beiden Systemen.
Kontrolle war dabei genauso wichtig wie die Verbindung selbst. IMAN wollte seine Daten selbst verwalten und eigene Berichte und Analysen erstellen. Dafür musste jede Transaktion im lokalen Dynamics NAV vorliegen, nicht nur beim Lager. Die Daten sollten automatisch erfasst und übertragen werden, damit nichts doppelt eingegeben wird und im ganzen Unternehmen alle mit denselben aktuellen Zahlen arbeiten.
- Eine stabile, sichere Schnittstelle zwischen den beiden Dynamics-NAV-Datenbanken
- Flexible Integration in beide Richtungen
- Kontrolle über die Daten und die Möglichkeit, die Integration selbst zu betreiben
- Daten für die zuständigen Personen bei IMAN zugänglich
- Konsistente Daten in beiden Systemen
Wie die Daten fließen
Rapidi steht zwischen dem eigenen System von IMAN und der Lagerlösung von PDR und tauscht alle relevanten Datensätze automatisch aus.
IMAN pflegt sämtliche Kunden, Artikel und Preise im lokalen Dynamics NAV, und jede Änderung wird im Lagersystem bei PDR aktualisiert. PDR empfängt Aufträge per EDI und liefert sie an die Kunden von IMAN aus. Alle Auftrags- und Lieferdaten fließen anschließend zurück in das Dynamics NAV von IMAN, und von dort aus wird fakturiert.
Das Ergebnis: Die Stammdaten entstehen bei IMAN, und die Transaktionen landen wieder bei IMAN. Das Lager bekommt genau das, was es für den Versand braucht, und die Marke behält den vollständigen Datenbestand für Fakturierung, Reporting und Analyse.
Rapidi ist sehr einfach zu bedienen. Die Lösung ist äußerst flexibel und lässt sich leicht an unsere speziellen Integrationsanforderungen anpassen. Über die Konfigurationsoberfläche kommen wir schnell an die benötigten Daten, ohne einen IT-Berater hinzuziehen zu müssen. Rapidi unterstützt unsere Vision eines vollständig integrierten Unternehmens.
Was sich verändert hat
Die Einführung brachte mehrere greifbare Vorteile.
Bessere Arbeitsabläufe. Seit die beiden Systeme verbunden sind, muss IMAN dieselben Daten nicht mehr an mehreren Stellen eintippen, um jedes System aktuell zu halten. Weniger manuelle Schritte sparen viel Zeit und schaffen Freiraum für wertvollere Aufgaben.
Schneller Zugriff auf Daten im ganzen Unternehmen. Die Mitarbeitenden haben jetzt in Echtzeit einen aktuellen Überblick. Da die übertragenen Daten im lokalen Dynamics NAV von IMAN liegen, arbeiten Reporting und Analyse mit dem vollständigen Bild.
Kontrolle und Flexibilität. Die eigenen Mitarbeitenden von IMAN verwalten die Daten ohne externe Beratungsfirma. Das gibt dem Unternehmen mehr Kontrolle und deutlich mehr Spielraum, die gewünschten Berichte und Analysen zu erstellen.
IMAN ist ein pragmatisches Unternehmen mit hohem Tempo. Mit Rapidi können wir unsere Daten selbst verwalten, statt einen externen Berater einzubinden – das hat unsere Abläufe früher ausgebremst. Heute haben wir die volle Kontrolle über unsere Daten und die Flexibilität, die wir brauchen.
IMAN Cosmetics wurde von der international erfolgreichen Mode- und Beauty-Ikone Iman gegründet und geprägt – entstanden aus ihrem eigenen Bedürfnis, Kosmetik für ihren Hautton zu finden. Sie erkannte, dass sich das Gesicht des Mädchens von nebenan verändert und dass ihre Bedürfnisse die der Mehrheit der Frauen weltweit sein würden. Heute erfüllt die Marke die Bedürfnisse von Frauen mit dunkler Haut in den USA, Kanada, Großbritannien, Frankreich, Norwegen, Irland, Afrika und der Karibik. Mehr über das Unternehmen unter imancosmetics.com.
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