Fallstudie
Über tausend Rechnungen am Tag, und ein Überblick, den es vorher nicht gab
Inter-Data verarbeitet täglich mehr als 1.000 Auftrags- und Rechnungspositionen für 6.000 Kunden. Rapidi bewegt sie zwischen Microsoft Dynamics C5 und Microsoft Dynamics CRM, und genau das macht eine Produktmatrix möglich: Gesamtumsatz nach Produktgruppe, pro Kunde, über die Zeit.
Inter-Data A/S führte Microsoft Dynamics CRM ein, um einen Überblick über Kommunikation und Gesamtumsatz je Kunde zu bekommen. Das funktioniert nur, wenn Kunden, Produkte und Rechnungen zwischen ERP und neuem CRM wandern. Rapidi erledigt das in beide Richtungen: Kundendaten und der zuständige Vertriebsmitarbeiter fließen aus C5 ins CRM, wo dieses Feld steuert, wer was sehen darf; Produkte und Preise laufen denselben Weg; in C5 erzeugte Rechnungen gehen ins CRM und werden dort ausgewertet.
Mit einem Integrationsberater sprechen
Der geschäftliche Bedarf
Inter-Data A/S wurde 1993 gegründet und ist heute einer der führenden dänischen Distributoren für PC- und Serverlösungen, IT-Ausstattung und Unterhaltungselektronik. Das Unternehmen beschäftigt rund 60 Menschen in Silkeborg und Kopenhagen. Mehr über das Unternehmen unter inter-data.dk.
Inter-Data A/S betreut über 6.000 Kunden und verarbeitet täglich mehr als 1.000 Auftrags- und Rechnungspositionen im ERP-System. Um einen Überblick über die Kommunikation und den Gesamtumsatz je Kunde über die Zeit zu bekommen, entschied sich das Unternehmen für Microsoft Dynamics CRM.
Diese Entscheidung hatte eine Bedingung. Ein CRM ist nur so nützlich wie das, was es weiß. Also mussten Informationen zu Kunden, Produkten und Rechnungen zwischen dem ERP und dem neuen System wandern. Ohne das wäre das CRM ein zweiter Ort zum Tippen gewesen.
Die Datenintegrationslösung von Rapidi wurde uns von unserem CRM-Partner empfohlen und hat es möglich gemacht, die wertvollen Daten in unseren Systemen zu nutzen. Die Daten, die aus unserem ERP-System ins CRM kommen, lassen sich jetzt in einer Produktmatrix verwenden, in der wir einen Überblick über den Gesamtumsatz nach Produkt und nach Kunde über die Zeit bekommen. Dieser Überblick verschafft uns einen Wettbewerbsvorteil und führt zu mehr Umsatz.
Die zentralen Anforderungen
- Eine stabile und sichere Schnittstelle zwischen CRM und ERP
- Flexible Integration in beide Richtungen
- Bewältigung großer Mengen an Aufträgen und Rechnungen
- Ein Minimum an Wartung
- Konsistente Daten über beide Systeme hinweg
Die Lösung
Rapidi ist das Bindeglied zwischen dem Microsoft-Dynamics-CRM-System des Unternehmens und seinem allgemeinen Finanzsystem, Microsoft Dynamics C5. Es sorgt dafür, dass alle relevanten Informationen automatisch zwischen beiden ausgetauscht werden.
Kundendaten laufen in beide Richtungen. Der jedem Kunden zugeordnete Vertriebsmitarbeiter wird im ERP gepflegt und automatisch ins CRM übertragen, wo er den Zugriff auf die Kundendaten steuert. Das Berechtigungsmodell folgt also dem ERP, statt doppelt gepflegt zu werden. Produkte und Preise werden ebenfalls im ERP gepflegt und automatisch im CRM aktualisiert.
Rechnungen entstehen im ERP und gehen automatisch ins CRM, wo sie mit BI ausgewertet werden. Daraus entsteht die Produktmatrix: ein Überblick über den Gesamtumsatz je Produktgruppe für jeden einzelnen Kunden über die Zeit, der sich aus Microsoft Dynamics C5 allein nur schwer gewinnen lässt.
Das Ergebnis
Bessere Vertriebsprozesse und Arbeitsabläufe. Der Vertriebsprozess läuft in C5 wie im CRM, also müssen die Daten in beiden aktuell sein. Rapidi hält sie im Gleichklang, was viel Zeit spart und Leute freimacht: keine doppelte Erfassung und kein Wechseln zwischen Systemen mitten in einer Aufgabe.
Besserer Kundenservice. Eine Vertriebsmitarbeiterin sieht heute leicht, was ein Kunde insgesamt und im Detail gekauft hat. Das ist etwas, das man im Gespräch wirklich vor sich haben will, und Inter-Data behandelt es als Wettbewerbsvorteil, nicht als interne Bequemlichkeit.
Die Sicht des Partners
Diese Geschichte ist insofern ungewöhnlich, als das meiste Belegte vom Implementierungspartner stammt und nicht vom Kunden. Morten Gad, Technical Consultant bei C2 Relations, arbeitet mit Rapidi über ein ganzes Kundenportfolio hinweg, und ihn interessiert, was ein Werkzeug mit der eigenen Lieferfähigkeit macht.
C2 Relations ist ein dänisches Unternehmen, das Microsoft-Dynamics-CRM-Lösungen implementiert. Es hat die Lösung für Inter-Data umgesetzt und den Business-Intelligence-Teil in Dynamics CRM gebaut — also genau das Stück, das aus den übertragenen Rechnungen die Produktmatrix macht. Mehr über den Partner unter c2-relations.dk.
Rapidi ist für uns als Partner die perfekte Datenintegrationsplattform, weil sie all unsere Anforderungen in einem Werkzeug abdeckt. Wir müssen uns nicht in verschiedene Werkzeuge einarbeiten, um die unterschiedlichen Bedürfnisse unserer Kunden zu bedienen. Rapidi ist sehr flexibel und deckt die Integration zu vielen verschiedenen Systemen ab, ist aber besonders stark bei der Anbindung an die Microsoft-Dynamics-Produktfamilie.
In diesem Projekt war die Menge das Schwierige, und die Antwort darauf war Zugang statt Eskalation.
Da Inter-Data sehr viele Daten zu übertragen hat, wird die Integrationslösung sehr komplex. In der Arbeit mit Rapidi können wir aber alles auf sehr flexible Weise handhaben. Wir als Partner haben Zugang zur Konfigurationsoberfläche und können dort alle nötigen Transfers selbst festlegen und einrichten. Außerdem entscheiden wir, wann, wie und wie oft sie laufen. Das gibt uns die Freiheit und die Flexibilität, die wir brauchen.
Rechnungen in großer Menge zwischen ERP und CRM?
Sagen Sie uns, wie viele Positionen Sie täglich bewegen und welche Systeme sie halten, und wir sagen Ihnen, ob eine Standardvorlage von Rapidi das abdeckt.