Fallstudie
Sie verlagerten die Arbeit in das System, das billig zu ändern war
Der World Business Council for Sustainable Development hatte eine langsame Fakturierung im ERP, und jede Änderung an diesem ERP war teuer. Statt dafür zu zahlen, verlagerte man den Prozess nach Salesforce und ließ die Integration das Ergebnis zurück nach Dynamics NAV buchen. Der Finanzbeleg bleibt, wo er hingehört; die Arbeit wanderte dorthin, wo Änderungen günstig sind.
Der WBCSD ist eine von CEOs geführte globale Organisation mit über 200 führenden Unternehmen, mit Sitz in Genf, die den Übergang zu einer nachhaltigen Welt beschleunigen will; die Mitgliedsunternehmen stehen für einen Gesamtumsatz von mehr als 8,5 Billionen US-Dollar und rund 19 Millionen Beschäftigte. Salesforce trägt Mitglieder- und Kundenbeziehungen, Finanzberichte und Veranstaltungen, Microsoft Dynamics NAV das Finanz-ERP. Rapidi verbindet beide seit 2015 und bewegt Kunden, Lieferanten, Kontakte, Aufträge, gebuchte Verkaufsrechnungen und Sachkontenposten in beide Richtungen.
Mit einem Integrationsberater sprechen
Warum eine NGO sich für Datenleitungen interessiert
Der WBCSD schafft weltweit Engagement in Unternehmen über sechs Arbeitsprogramme und liefert Werkzeuge, Leitfäden, Fallstudien und Bildungsangebote, damit Unternehmen ESG-Kriterien praktisch umsetzen können. Das längerfristige Ziel ist, zu verändern, wie das Finanzsystem nachhaltige Unternehmen belohnt.
Nichts davon ist auf den ersten Blick ein Integrationsproblem. Es wird eines in dem Moment, in dem man bemerkt, dass all das auf Mitgliederbeziehungen, Veranstaltungen, Rechnungen und Berichten läuft — und dass eine Organisation, die Arbeitsstunden auf den Abgleich zweier Datenbanken verwendet, sie nicht auf ihre Mission verwendet.
Die Nachhaltigkeitsagenda wird immer komplexer — es geht längst nicht mehr nur um Emissionsminderung, Reputation oder Arbeitsplätze, sondern um all diese Aspekte zugleich. Die Wirtschaft muss bei den Transformationen, die unsere zentralen Wirtschaftssysteme durchlaufen werden, eine führende Rolle übernehmen.
Mahdi Sbeiti, Leiter Informations- und Kommunikationstechnologie beim WBCSD, beschreibt die Anforderung schlicht: ein System, das Daten reibungslos vom einen ins andere System bringt.
Erst Tiefe, dann Einfachheit
Die beiden Systeme standen bereits fest. Salesforce war wegen seiner einfachen Bedienung und seiner Anpassbarkeit gewählt worden — „wir nutzen Salesforce für Kunden- und Mitgliederbeziehungen, aber unter anderem auch für Finanzberichte und Veranstaltungsmanagement“, sagt Sbeiti — und Dynamics NAV war das Finanz-ERP. Blieb, beide zu verbinden: Die engere Auswahl entschied ein Kriterium zuerst und ein zweites danach.
Rapidi war die einzige Lösung, die wir mit ausreichend tiefen Integrationsmöglichkeiten zwischen unserem CRM und unserem Finanz-ERP gefunden haben. Rapidi ist sehr einfach zu bedienen. Die Online-Plattform erlaubt es, beliebige Objekte und Felder binnen Minuten zu integrieren.
Tiefe zuerst, weil ein flacher Konnektor genau an den Objekten scheitert, auf die es ankommt. Einfachheit danach, weil die Menschen, die das pflegen, keine Integrationsspezialisten sind. Beides zusammen erlaubt es einem kleinen IT-Team, ein Feld hinzuzufügen, ohne ein Projekt zu eröffnen.
Was fließt, und in beide Richtungen
Rapidi gleicht Kunden, Lieferanten und Kontakte ab, dazu Aufträge und gebuchte Verkaufsrechnungen — in beide Richtungen zwischen Salesforce und NAV.
„Es funktioniert sehr gut, und wir können Daten von Salesforce nach NAV und von NAV nach Salesforce übertragen“, sagt Sbeiti. Der praktische Effekt ist eine Verschiebung, wo die Arbeit stattfindet: „Wir können jetzt einen Teil der schweren Arbeit in Salesforce erledigen und die Integration alles Benötigte nach NAV kopieren lassen. Das hat unseren Aufwand deutlich gesenkt und die Effizienz erhöht.“
Auch Sachkontenposten werden nach Salesforce kopiert, und genau das trägt die Berichtsseite. Salesforce-Auswertungen auf den Finanzdaten des ERP ergeben ein klares Bild für Leitung und Belegschaft, ohne dass jemand etwas exportiert.
Die Entscheidung bei der Fakturierung
Das klarste Beispiel ist der Rechnungslauf, und man sollte ihn als Entwurfsmuster lesen, nicht als Funktion.
Der WBCSD erstellt und versendet Aufträge aus Salesforce. Nimmt der Kunde den Auftrag an, schickt Salesforce die Rechnung an den Kunden und bucht sie in NAV. Der Buchungsbeleg landet weiterhin im ERP; der Prozess drumherum läuft nicht dort.
Der Grund ist der Preis, und Sbeiti sagt es direkt: Der alte Prozess in NAV war sehr langsam, und alle gewünschten Änderungen in NAV waren im Vergleich zu Salesforce sehr teuer. Zwischen einem teuer zu ändernden System der Aufzeichnung und einem günstig zu ändernden System der Interaktion legte man den veränderlichen Teil an den veränderlichen Ort. Die Integration macht diese Trennung sicher.
Support und die Empfehlung
Auch robuste Technik braucht jemanden, der antwortet, wenn sie sich nicht so verhält wie erwartet.
„Das Support-Team von Rapidi ist großartig und sehr reaktionsschnell“, sagt Sbeiti. „Eine Schulung braucht keine technische Person, solange man sich auf ihrer Online-Plattform zurechtfindet.“
Wenn jemand Daten zwischen Salesforce und Dynamics integrieren muss, würde ich Rapidi sehr empfehlen. Das System funktioniert sehr gut und lässt sich sehr leicht einführen.
Die Integration läuft seit 2015 — der Teil der Geschichte, den ein Zitat am Starttag nicht erzählen kann.
Der WBCSD ist eine globale, von CEOs geführte Organisation von mehr als 200 führenden Unternehmen, die den Übergang zu einer nachhaltigen Welt beschleunigen will. Sie hilft ihren Mitgliedern, erfolgreicher und nachhaltiger zu werden, mit Blick auf den größtmöglichen positiven Effekt für Anteilseigner, Umwelt und Gesellschaft. Über ein weltweites Netz von fast 70 nationalen Wirtschaftsräten reichen die Mitglieder entlang und quer durch Wertschöpfungsketten. Mehr über die Organisation unter wbcsd.org.
Ist Ihr ERP teuer zu ändern?
Dann ändern Sie es nicht. Sagen Sie uns, welcher Prozess langsam ist und wo der Beleg landen muss — wir zeigen Ihnen die Trennlinie.