Fallstudie
ZSK und Rapidi, neue Verkäufe eingefädelt
Der Vertrieb von ZSK hatte keinen direkten Zugang zu Dynamics NAV. Für eine Zahl, ein Angebot oder einen neuen Kontakt im System rief man in der Buchhaltung an oder schrieb eine Mail und wartete. Salesforce allein hätte nur eine zweite Insel geschaffen. Rapidi hat beide verbunden.
Die ZSK Stickmaschinen GmbH aus Krefeld baut Stickmaschinen und ist Weltmarktführer in der technischen Stickerei. Der Vertrieb arbeitete ohne direkten Zugriff auf die Dynamics-NAV-Installation des Unternehmens, jede Zahl und jeder neue Kontakt liefen über jemanden in der Buchhaltung. ZSK führte Salesforce ein und verband es über Rapidi mit NAV. Kontakte laufen in beide Richtungen, und in Salesforce geschriebene Angebote und Aufträge landen fertig zur Rechnungsstellung in NAV.
Mit einem Integrationsberater sprechen
Über ZSK
Die ZSK Stickmaschinen GmbH ist weltweit führend in der Entwicklung und Herstellung von Stickmaschinen, so sehr, dass die „Top 100“-Auszeichnung sie 2017 zu einem der innovativsten Unternehmen Deutschlands zählte. Das war keine Nostalgie für Maschinen, die im 19. Jahrhundert auftauchten und eine bereits jahrtausendealte Technik automatisierten. Ausgezeichnet wurde, was ZSK heute mit Stickerei macht: Kohlefaser und Draht vernähen.
Neben der Textilstickerei ist ZSK auf die sogenannte technische Stickerei spezialisiert, weil immer mehr Kunden nach Lösungen fragen, die es noch nicht gibt. Das Unternehmen sitzt in Krefeld bei Düsseldorf und hat Vertriebsmitarbeitende in aller Welt. Die Website zsk.de gibt es auf Deutsch und auf Englisch.
Warum die Maschinen maßgeschneidert sind
Projekte in der technischen Stickerei dauern lange. “Die Komplexität technischer Stickprojekte bringt es mit sich, dass unser Unternehmen manchmal ein bis zwei Jahre eng mit dem Kunden an einem neuen Projekt arbeitet, um alle Aspekte zu klären”, sagt Florian Nicolai, IT-Berater für ZSK. “So lange braucht es, bis der Kunde sein Design perfektioniert hat und wir die Maschine, die es herstellt.”
Manches lässt sich schlicht nicht anders fertigen. Eingestickte „Functional Sequin Devices“, Sensoren und Drähte in Textilien oder industriellen Bauteilen gibt es, weil Stickerei sie platzieren kann und sonst nichts, und genau das macht die Anpassung der Maschinen lohnend. Eine wirklich neue Anwendung ist die Verstärkung von Gewebe, indem Verstärkungsmaterial mit einer Stickmaschine ausgerichtet, platziert und befestigt wird, etwa wenn eine Struktur Lagenaufbauten mit veränderlicher Geometrie braucht, wenn Gewebe an einer bestimmten Stelle verstärkt werden muss oder wenn Gewebe zusammengefügt werden.
Wir sind heute Weltmarktführer in der technischen Stickerei.
Arbeiten in der Datendürre
ZSK beschloss, die Werkzeuge des Vertriebsteams zu erneuern. Eine Installation von Microsoft Dynamics NAV gab es bereits, und das Team konnte sie nutzen, mit Mühe. Die Vertriebsleute hatten keinen direkten Zugang. Wer Daten oder Auswertungen brauchte oder etwas erfasst haben wollte, einen neuen Kontakt etwa oder ein Angebot, rief in der Buchhaltung an oder schrieb eine Mail. Der Datenbedarf wurde nur gedeckt, wenn sich ein NAV-Anwender fand, der gerade nicht mit anderem ausgelastet war.
Die Umständlichkeit und die Fehleranfälligkeit liegen auf der Hand. Weniger offensichtlich ist, was das mit den Erwartungen macht. Das Vertriebsteam hatte sich an die Datendürre gewöhnt und dachte gar nicht mehr daran, dass es eines Tages Informationen haben könnte, die die eigene Arbeit wirksamer machen.
Also führte ZSK Salesforce ein. Für sich genommen hätte das nur eine zweite Dateninsel geschaffen, ohne einen effizienten Weg, beide im Gleichklang zu halten. Nicolai hörte auf einer Messe von Rapidi und ging der Frage nach, ob es ZSK von einem Zustand, in dem die rechte Hand nicht wusste, was die linke tut, dorthin bringen könnte, wo der Vertrieb beides hat: Software, die produktiv macht, und aktuelle Daten aus NAV.
Was der Vertrieb bekommen hat
Unser Vertriebsteam bekommt mehr Informationen als je zuvor. Es weiß, wann die Rechnung erstellt wird, wann sie bezahlt ist und wie hoch der Kundensaldo ist. Wir kommen einer 360-Grad-Sicht auf jeden Kunden näher.
Der Gewinn im Alltag ist handfest. “Wenn sie von einer Messe mit einem Stapel Visitenkarten zurückkommen, sehen sie leicht, welche davon von Bestandskunden sind. Wenn Leads gesichtet und die aussichtsreichsten in Salesforce von Leads zu Kontakten gemacht werden, wird der Kontakt automatisch in NAV angelegt.”
Und der Kreis schließt sich, ohne dass jemand unterbrochen wird. “Die Vertriebsmitarbeiter müssen keinen NAV-Anwender mehr kontaktieren, um Kontakte anzulegen und zu beschreiben, was sie in einem Angebot oder Auftrag brauchen. Sie erledigen ihre Arbeit in Salesforce, und wenn sie fertig ist, ist sie sofort in NAV und bereit für die Rechnungsstellung, was auch die Arbeitslast unserer Buchhaltung senkt.”
Die Einführung brauchte etwas Überzeugungsarbeit, und überzeugt haben die Daten. “Etwa 80 % unseres Vertriebsteams wollten Salesforce sofort ausprobieren, aber es war der Zugang zu den Daten, der die übrigen 20 % ins Boot geholt hat. Vertriebsleute sagen immer, sie hätten keine Zeit, etwas Neues zu lernen, aber wenn man ihnen zeigen kann, dass die neue Software ihnen Zeit spart, finden sie die Zeit zum Lernen. Salesforce ist ein großartiges Werkzeug, aber wir hätten es ohne die aktuellen Daten von Rapidi nicht dem gesamten Vertrieb verkaufen können.”
Nicolai bringt es schlicht auf den Punkt: “Salesforce ist heute der eine verlässliche Bezugspunkt für unseren Vertrieb. Er hat nicht nur die Daten, die er braucht, sie sind auch aktuell.”
Wie die Einführung lief
Auf die Frage, ob bei der Einführung von Rapidi ein Faden gerissen sei, fiel Nicolai keiner ein, weil Rapidi mehr konnte, als er erwartet hatte. “Ich hatte einfach keine fertige Lösung von der Stange erwartet. Es hat mich überrascht, dass Rapidi uns nicht nur das gegeben hat, sondern zugleich die Möglichkeit, unsere eigenen Geschäftsregeln leicht anzupassen. Ich war erstaunt, wie leistungsfähig die Oberfläche ist. Die Überraschungen waren alle positiv.”
Eine Fähigkeit stach heraus. Er war “besonders beeindruckt, dass Rapidi das Verschieben mancher Daten in beide Richtungen beherrscht, etwa bei Kontakten. Es ist ein echter Vorteil, dass sowohl die Buchhaltung als auch der Vertrieb Kontaktdaten pflegen können.”
Rat für andere
Wer zwei ungleiche Systeme zusammenbringen muss, dem teilt Nicolai die Aufgabe in zwei Hälften.
Die Hälfte der Herausforderung ist die Software, und die hat Rapidi gelöst. Die andere Hälfte ist, Berater zu finden, die beide Systeme verstehen. In unserem Fall waren das Salesforce und Dynamics NAV. Dieses Wissen kam bei uns von den Rapidi-Beratern. Ich hätte nicht mit Leuten arbeiten wollen, die das eine System gut kennen und das andere gemeinsam mit uns erst lernen.
Auf die Frage, was er täte, wenn man ihm Rapidi wegnähme, protestierte er: “Ich will nie wieder ohne Rapidi arbeiten. Nie! Nie! Nie!”
Fragt Ihr Vertrieb die Buchhaltung nach Zahlen?
Sagen Sie uns, welches ERP die Daten hält und in welchem CRM Ihr Team arbeitet, und wir sagen Ihnen, ob eine Standardvorlage von Rapidi das abdeckt.