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Cómo Rapidi ayudó a Educate 360 a escalar la automatización empresarial [Caso de éxito]
Educate 360 gestiona cinco marcas de formación profesional en varios países. La empresa utiliza Salesforce para las ventas y la gestión de clientes, y Microsoft Dynamics 365 Business Central para la contabilidad. Antes de Rapidi, estos sistemas se conectaban mediante APIs personalizadas. Esas APIs fallaban con grandes volúmenes de transacciones, obligaban al personal a introducir datos a mano y generaban incoherencias entre departamentos.
De un vistazo:
Educate 360, un proveedor multinacional de formación con cinco marcas, sustituyó sus APIs personalizadas, que no funcionaban, por Rapidi para conectar Salesforce y Microsoft Dynamics 365 Business Central. La plataforma de integración sin código sincroniza ahora de forma bidireccional los datos de clientes, los pedidos de venta, las facturas y los abonos de las cinco marcas. Las plantillas preconfiguradas de Rapidi redujeron el tiempo de implementación de meses de desarrollo a medida a días de configuración guiada.Rapidi sustituyó las APIs personalizadas por una integración bidireccional y sin código que ahora gestiona automáticamente todas las transferencias de datos entre Salesforce y Business Central.
Recomiendo encarecidamente Rapidi a cualquiera que se enfrente a retos de integración. Su rendimiento, su fiabilidad y su soporte han sido excepcionales. Rapidi no es una herramienta. Es un socio en nuestro crecimiento.
Kevin Gilmore, Director of Information Technology en Educate 360
¿Quién es Educate 360?
Educate 360 es una empresa matriz del sector de la formación profesional. Sus marcas comparten una misma misión: ayudar a profesionales y organizaciones a adquirir las competencias que exige una economía impulsada por la tecnología.
Las cinco marcas de Educate 360:
- New Horizons: Proveedor de certificaciones de TI especializado en desarrollo técnico, computación en la nube, seguridad de la información y programas de formación subvencionados por el gobierno.
- Project Management Academy (PMA): Prepara a directores de proyecto de empresas de la lista Fortune 100 para el crecimiento empresarial. Ofrece preparación para los exámenes de certificación PMI y formación en Agile.
- Six Sigma Online: Ofrece formación a ritmo propio para la certificación Six Sigma, un conjunto de técnicas de gestión para reducir errores y mejorar los procesos de negocio.
- Velopi: Proveedor irlandés de formación en gestión de proyectos empresariales que da servicio a multinacionales y organismos públicos de toda Europa.
- Watermark Learning: Referente en la preparación de certificaciones en Análisis de Negocio y Liderazgo, centrado en la formación, la consultoría y el coaching.
Cuando Educate 360 adquirió Project Management Academy y Watermark Learning, la empresa matriz utilizaba su propio sistema, desarrollado internamente, para la gestión centralizada de clientes y del negocio. La mayoría de los procesos de Watermark Learning seguían siendo manuales. Educate 360 necesitaba integrarlos en un único sistema estandarizado.
Los retos de gestión de datos de Educate 360
Más adelante, Educate 360 implantó Salesforce y migró el sistema propio a Salesforce para la mayor parte del negocio. El departamento de contabilidad utilizaba Microsoft Dynamics 365 Business Central.
Conectar Salesforce y Business Central a través del sistema central de Educate 360 implicaba desarrollar toda una serie de APIs personalizadas. Esto generó tres problemas.
En primer lugar, las APIs personalizadas no podían gestionar el volumen de transacciones que generaban a diario cinco marcas. Las sincronizaciones fallaban. Los datos estaban en un sistema, pero no en el otro. El personal no tenía forma de saber qué sistema contenía el registro correcto.
En segundo lugar, cualquier cambio en Salesforce o en Business Central podía romper la capa de APIs. Tanto las actualizaciones semestrales de Microsoft y Salesforce como los cambios de versión de las APIs requerían la intervención de desarrolladores para que las conexiones siguieran funcionando.
En tercer lugar, la configuración a medida exigía dedicar tiempo de desarrolladores a cada ajuste. Añadir un nuevo campo de datos, cambiar una regla de sincronización o incorporar una nueva marca requería cambios de código. Esto ralentizaba a toda la organización.
Lo que Educate 360 necesitaba
- Una conexión directa entre Salesforce y Business Central para sustituir la capa de APIs personalizadas que fallaba.
- Un flujo de datos automatizado para eliminar la introducción manual de datos entre sistemas y reducir los errores.
- Sincronización de datos en tiempo real para que los pedidos, los datos de clientes, los calendarios de cursos y los datos de envío estuvieran siempre actualizados en ambos sistemas.
- Una plataforma sin código que su equipo pudiera ajustar sin conocimientos avanzados de programación.
- Soporte multimarca capaz de crecer a medida que Educate 360 adquiriera nuevas marcas o lanzara nuevos servicios.
- Gestión de grandes volúmenes de transacciones en las cinco marcas, sin sincronizaciones fallidas ni cuellos de botella.
- Datos precisos en todas las plataformas para eliminar la necesidad de limpiar datos a mano entre sistemas.
Tras evaluar APIs personalizadas, Power Automate y otras plataformas de integración, el equipo de Educate 360 no encontraba ninguna solución que se adaptara a su configuración personalizada y a su volumen de transacciones. Entonces descubrieron Rapidi.
Rapidi es la opción acertada. Es la solución más rentable del mercado, y funciona.
Kevin Gilmore, Director of Information Technology en Educate 360
Cómo resolvió Rapidi el problema de integración
Rapidi creó para Educate 360 una integración de datos completa y bidireccional entre Salesforce (CRM) y Microsoft Dynamics 365 Business Central (ERP).
La integración ahora sincroniza automáticamente los siguientes datos entre ambos sistemas:
- Registros de clientes y cuentas
- Pedidos de venta abiertos
- Facturas y abonos
- Recordatorios financieros
- Productos, precios y datos de proveedores (de Business Central a Salesforce)
Cómo se configuró la integración
La configuración inicial requirió una estrecha colaboración entre Rapidi y el equipo de TI de Educate 360. Los sistemas de Educate 360 estaban muy personalizados. Los conectores estándar por sí solos no iban a cubrir todos los datos.
Rapidi empezó con plantillas preconfiguradas para los flujos de datos estándar entre Salesforce y Business Central: clientes, contactos, pedidos y facturas. Después, el equipo asignó los campos personalizados y los objetos no estándar de Educate 360 a sus destinos correctos en cada sistema.
Además de la sincronización de datos principal, la solución de Rapidi también cubre:
- Gestión de eventos y logística: Los datos de sedes y ubicaciones de Salesforce se corresponden con los campos equivalentes de Business Central. Los calendarios de cursos se mantienen alineados en ambas plataformas.
- Sincronización del catálogo de productos: Los detalles de producto (códigos de evento) de Salesforce se asignan a valores de dimensión en Business Central. Cuando se lanza un nuevo curso o certificación, el catálogo se actualiza en ambos sistemas.
- Seguimiento de pedidos: Los números de seguimiento pasan de Business Central a Salesforce. El personal de ventas y de soporte ve el estado del envío y de la entrega sin salir de Salesforce.
Rapidi hizo un trabajo increíble integrando nuestro Salesforce con Microsoft Dynamics 365 Business Central. Rapidi es el socio de integración de referencia cuando necesitas integrar Salesforce CRM con Dynamics.
Kevin Gilmore, Director of Information Technology en Educate 360
La integración de Rapidi ofrece a Educate 360 total transparencia sobre las transacciones y la posibilidad de generar informes de ventas detallados. Los directores de ventas y los directivos trabajan con una única fuente de verdad que refleja con precisión los ingresos de las cinco marcas.
Resultados: qué cambió con Rapidi
Adiós a la introducción manual de datos. Antes de Rapidi, el personal introducía a mano los registros de clientes, los pedidos y las facturas tanto en Salesforce como en Business Central. Ahora la integración transfiere estos datos automáticamente. La plataforma sin código de Rapidi redujo la gestión manual de datos en un 90 % en las cinco marcas de Educate 360.
Datos precisos en todos los sistemas. Los datos de clientes, los pedidos de venta abiertos, las facturas y los abonos se sincronizan ahora en tiempo real. El personal de cualquier departamento ve la misma información. Las tareas de limpieza de datos, que antes consumían demasiadas horas a la semana, se han reducido prácticamente a cero.
Soporte multimarca sin desarrollo adicional. La integración cubre las cinco marcas de Educate 360 a través de una única plataforma. Añadir nuevas marcas no requiere código personalizado ni nuevas conexiones de API.
Procesamiento de grandes volúmenes de transacciones. Educate 360 procesa más de 100 transacciones al día en todas sus marcas. Rapidi gestiona este volumen sin los fallos ni los cuellos de botella que lastraban la configuración de APIs personalizadas.
Cambios sin necesidad de programar. Cuando Educate 360 necesita añadir nuevos campos de datos, ajustar reglas de sincronización o incorporar una nueva marca, su equipo realiza los cambios directamente en la plataforma de Rapidi. Los ajustes estándar no requieren la intervención de desarrolladores.
Sincronización de la gestión de eventos y la logística. Las ubicaciones de las sedes, los calendarios de cursos, los códigos de producto y los números de seguimiento de envíos fluyen automáticamente entre Salesforce y Business Central. Los directores de ventas ven los datos de seguimiento en Salesforce sin cambiar de sistema.
Una base para el crecimiento futuro. La integración sienta las bases para futuras conexiones, incluidas posibles integraciones con CRM Sales y HubSpot, sin necesidad de programación compleja.
Descubre cómo Educate 360 integró APIs personalizadas, Salesforce y Microsoft Dynamics 365 Business Central con Rapidi.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto se tarda en integrar Salesforce con Microsoft Dynamics 365 Business Central?
Con las plantillas preconfiguradas de Rapidi, una integración bidireccional estándar puede llevar tan solo 3 horas. Esto incluye la sincronización de clientes/cuentas, pedidos abiertos, facturas, abonos y movimientos contables. Las integraciones personalizadas con campos no estándar o lógica de negocio compleja llevan más tiempo, normalmente días en lugar de semanas. Compáralo con el desarrollo de APIs a medida, que a menudo requiere entre 50 y más de 100 horas por punto de conexión.
¿Qué tipos de datos se sincronizan entre Salesforce y Business Central con Rapidi?
Rapidi sincroniza registros de clientes y cuentas, contactos, pedidos de venta abiertos, facturas, abonos, recordatorios financieros, productos, precios y datos de proveedores. Todos ellos se transfieren de forma bidireccional. En el caso de Educate 360, la integración también cubre los códigos de evento (detalles de producto), los datos de sedes y ubicaciones, y los números de seguimiento/envío de los pedidos. A través de la plataforma se pueden transferir tanto objetos estándar como personalizados.
¿Necesito un desarrollador para mantener la integración entre Salesforce y Business Central?
No. Rapidi es una plataforma sin código. Tu equipo de negocio añade campos, cambia reglas de sincronización y ajusta los mapeos de datos sin escribir código. Es una preocupación habitual en el foro de Dynamics 365 Community, donde los usuarios cuentan que dedican importantes recursos de TI a mantener integraciones de API personalizadas. Rapidi elimina esa dependencia.
¿Por qué fallaron las APIs personalizadas de Educate 360 y cómo lo solucionó Rapidi?
Educate 360 desarrolló APIs personalizadas para conectar su sistema propio con Salesforce. Cuando también necesitó conectarse a Business Central, la capa de APIs no pudo con el volumen de transacciones ni con la complejidad de su configuración personalizada. Entre los puntos de fallo habituales de las APIs personalizadas están las discrepancias de formato de datos entre sistemas, la falta de una gestión de errores integrada para los conflictos de sincronización y el esfuerzo continuo de desarrollo que exige cada actualización de cualquiera de los dos sistemas. Rapidi resolvió estos problemas con conectores prediseñados que gestionan el mapeo de datos, la resolución de conflictos y las transferencias de gran volumen sin código personalizado.
¿Cómo gestiona Rapidi los conflictos de datos cuando Salesforce y Business Central actualizan el mismo registro?
Rapidi utiliza una lógica de transferencia que te permite definir qué sistema es el «maestro» para determinados campos de datos. Por ejemplo, puedes establecer Business Central como maestro para los precios y los datos financieros, y Salesforce como maestro para los datos de contacto y la actividad comercial. Para los campos en los que ambos sistemas necesitan actualizar registros, Rapidi admite la sincronización bidireccional con detección de conflictos. Es uno de los principales retos de integración que se mencionan en los foros de Dynamics 365 Community y de desarrolladores de Salesforce.
¿Qué diferencia a Rapidi de Celigo, SmartConnect o Power Automate?
Rapidi está especializada en integraciones de Salesforce y Microsoft Dynamics. La plataforma cuenta con plantillas preconfiguradas creadas específicamente para los flujos de datos entre Salesforce y Business Central, lo que reduce el tiempo de implementación. Power Automate funciona mejor para flujos de trabajo sencillos de tipo disparador-acción. Rapidi gestiona sincronizaciones bidireccionales complejas con grandes volúmenes de transacciones. Las plataformas más generalistas, como Celigo o MuleSoft, admiten muchos tipos de integraciones, pero con costes más altos y una curva de aprendizaje más pronunciada. Rapidi cuenta con una amplia experiencia en el ámbito de la integración ERP-CRM, en el que trabaja desde 1996.
¿Es Rapidi una buena opción para empresas de educación y formación?
Sí. Las empresas de educación y formación tienen necesidades de datos específicas: calendarios de cursos, catálogos de cursos, gestión de sedes, seguimiento de certificaciones y registros de estudiantes/participantes. La integración de Educate 360 cubre todo esto mediante el mapeo de campos personalizados. Los códigos de evento de Salesforce se asignan a valores de dimensión en Business Central. Los datos de sedes y ubicaciones se corresponden en ambos sistemas. Esto convierte a Rapidi en una opción muy adecuada para proveedores de formación, plataformas de educación online y organismos de certificación que trabajan con Salesforce y Business Central.
¿Qué ocurre con la integración cuando Salesforce o Business Central publican una actualización?
Rapidi es una plataforma en la nube. Cuando Salesforce o Microsoft publican actualizaciones, Rapidi se encarga de la compatibilidad de los conectores por nuestra parte. Tu equipo no necesita reescribir llamadas a la API ni reconstruir integraciones tras las actualizaciones de las plataformas. Es una frustración habitual en las empresas que usan APIs personalizadas, donde un solo cambio de versión de la API de Salesforce o una actualización semestral de Business Central rompe las conexiones existentes y obliga a los desarrolladores a arreglarlas.
¿Funciona Rapidi dentro de los límites de la API de Salesforce (governor limits)?
Sí. Salesforce impone límites estrictos de llamadas a la API. Rapidi trabaja dentro de estos límites agrupando las solicitudes en lotes y sincronizando solo los registros modificados (sincronización delta) en lugar de conjuntos de datos completos. Las empresas que superan los límites de la API de Salesforce sufren sincronizaciones fallidas y lagunas de datos. El enfoque de Rapidi mantiene el consumo de la API dentro de los umbrales permitidos sin renunciar a la precisión de los datos en tiempo real.
¿Qué medidas de seguridad protegen los datos durante la integración?
Rapidi cuenta con certificaciones tanto de Salesforce como de Microsoft. Las transferencias de datos utilizan conexiones cifradas. La plataforma funciona en la nube, sin almacenar datos en servidores locales. Los controles de acceso te permiten definir quién gestiona la integración y qué datos ve cada usuario. En sectores con requisitos de cumplimiento normativo, como los proveedores de educación que manejan datos de estudiantes, esto es un mínimo imprescindible.
¿Es Rapidi la integración adecuada para tu empresa?
¿Necesitas conectar Salesforce y Microsoft Dynamics 365 Business Central sin desarrollar APIs personalizadas?
Rapidi ofrece plantillas preconfiguradas que conectan Salesforce y Business Central desde el primer momento. Asignas tus campos de datos mediante una interfaz visual. No hace falta programar. Las implementaciones estándar tardan tan solo 3 horas en sincronizar de forma bidireccional clientes, pedidos, facturas y abonos.
¿Tienes APIs personalizadas y sistemas propios que deben funcionar con Salesforce y Business Central?
Rapidi lee tus configuraciones específicas de Salesforce y Business Central y admite el mapeo de campos personalizados. Las estructuras de datos únicas, los objetos no estándar y los campos específicos de tu negocio se transfieren con precisión. Educate 360 tenía una configuración muy personalizada, y Rapidi gestionó cada uno de sus datos personalizados.
¿Gestionas varias marcas o filiales que necesitan una integración de datos compartida?
Educate 360 gestiona cinco marcas de formación independientes con una sola integración de Rapidi. La plataforma trata los datos de todas las marcas a través de una única conexión. Cuando adquieres o lanzas una nueva marca, la añades a la configuración existente sin tener que crear una nueva integración desde cero.
Ponte en contacto con Rapidi para saber más sobre una integración a medida para tu empresa.
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