Integration von Microsoft Dynamics 365 Finance mit Salesforce [Fallstudie]

February 07, 2026 · Beate Thomsen · Fallstudien

Wer Dynamics 365 Finance and Operations parallel zu Salesforce betreibt, bekommt Probleme bei der Datenintegration. Ihr ERP enthält Finanzdaten, Lagerbestände und Daten zur Auftragsabwicklung. Ihr CRM enthält Kundeninteraktionen, Vertriebspipelines und Angebote. Ohne Verbindung zwischen beiden Systemen erledigen Ihre Teams Arbeit doppelt und treffen Entscheidungen auf Basis unvollständiger Informationen.

Wie Dutco Tennant durch die Integration von Salesforce CRM mit Dynamics 365 ERP seine Geschäftseffizienz steigerte

Diese Fallstudie zeigt, wie Dutco Tennant, ein Industrieausrüster mit Sitz in den VAE, diese beiden Systeme mit einem No-Code-Integrationsansatz verbunden hat. Integrationsaufgaben wurden von 4–5 Tagen auf einen halben Tag reduziert. Das Unternehmen verarbeitet heute täglich über 100 Aufträge in 12 Geschäftsbereichen, wobei die Daten alle 30 Minuten synchronisiert werden.

Wer Dynamics 365 Finance and Operations parallel zu Salesforce betreibt, hat ein Datenproblem. Ihr ERP enthält Finanzdaten, Lagerbestände und Daten zur Auftragsabwicklung. Ihr CRM enthält Kundeninteraktionen, Vertriebspipelines und Angebote. Ohne Verbindung zwischen beiden Systemen erledigen Ihre Teams Arbeit doppelt und treffen Entscheidungen auf Basis unvollständiger Informationen.

Diese Fallstudie zeigt, wie Dutco Tennant, ein Industrieausrüster mit Sitz in den VAE, diese beiden Systeme mit einem No-Code-Integrationsansatz verbunden hat. Integrationsaufgaben sanken von 4–5 Tagen auf einen halben Tag. Das Unternehmen verarbeitet heute täglich über 100 Aufträge in 12 Geschäftsbereichen, wobei die Daten alle 30 Minuten synchronisiert werden.

Warum Unternehmen sowohl Dynamics 365 Finance ERP als auch Salesforce CRM einsetzen

Dynamics 365 Finance and Operations deckt das Backoffice ab. Einkaufsbestellungen, Rechnungsstellung, Lagerverwaltung und Finanzberichte sind hier angesiedelt. Salesforce deckt das Frontoffice ab. Lead-Tracking, Opportunity-Management und Kundenkommunikation finden dort statt.

Beide Systeme sind in ihrem jeweiligen Bereich stark. Das Problem beginnt, wenn ein Vertriebsmitarbeiter in Salesforce einen Abschluss erzielt und die Lagerbestände in Dynamics 365 prüfen muss. Oder wenn das Finanzteam Zahlungen mit offenen Rechnungen abgleichen muss, der Kundendatensatz aber in den Systemen in unterschiedlichen Formaten vorliegt.

Die manuelle Dateneingabe zwischen diesen beiden Plattformen kostet Zeit und führt zu Fehlern. Für Unternehmen mit hohem Auftragsvolumen wird das schnell zum Engpass.

Welche Daten synchronisiert werden müssen

Eine Integration von Dynamics 365 Finance und Salesforce umfasst in der Regel drei Datenkategorien.

Stammdaten

Kunden- und Lieferantendatensätze müssen von Dynamics 365 zu Salesforce übertragen werden. So arbeitet Ihr Vertriebsteam mit aktuellen Kontoinformationen, Kreditlimits und Zahlungsbedingungen. Wenn die Finanzabteilung einen Kundendatensatz aktualisiert, sollte die Änderung in Salesforce erscheinen, ohne dass jemand etwas kopieren und einfügen muss.

Transaktionsdaten

In Salesforce erstellte Verkaufsaufträge müssen zur Abwicklung an Dynamics 365 gesendet werden. Einkaufsbestellungen, Rechnungen, Gutschriften und Zahlungsdatensätze aus Dynamics 365 müssen zurück zu Salesforce fließen. So erhält Ihr Vertriebsteam vollständigen Einblick in Auftragsstatus, Zahlungshistorie und offene Salden.

Produktdaten

Produktdetails, Preise und Preisgruppen, die in Dynamics 365 gepflegt werden, müssen mit Salesforce synchronisiert werden. Ihr Vertriebsteam braucht bei der Angebotserstellung korrekte Preise. Veraltete Produktinformationen im CRM führen zu fehlerhaften Angeboten und verzögerten Abschlüssen.

Wie Dutco Tennant dieses Problem gelöst hat

Dutco Tennant ist ein Handels- und Vertriebsunternehmen mit Sitz in den VAE und 45 Jahren Firmengeschichte. Das Unternehmen liefert Industrieausrüstung für große Infrastrukturprojekte in der GCC-Region, darunter Wahrzeichen wie den Burj Khalifa. Es ist in über 12 Geschäftsbereichen tätig und beschäftigt mehr als 400 Mitarbeitende.

Die Ausgangslage: Dynamics 365 Finance and Operations als ERP, Salesforce als CRM. Über 200 Salesforce-Nutzer und mehr als 300 Nutzer von Dynamics 365 verarbeiteten täglich über 100 Aufträge.

Die bisherige Integration nutzte individuelle APIs, die ein Legacy-ERP mit Salesforce verbanden. Mit dem Umstieg auf Dynamics 365 konnten diese APIs mit dem Volumen und der Komplexität des Geschäftsbetriebs nicht mehr Schritt halten.

Die Herausforderungen

Das IT-Team von Dutco Tennant unter der Leitung von Mohammed Tabrez Ansari, Head of IT, identifizierte drei Hauptprobleme. Die hohen Datenvolumen überforderten die bestehende Integration. Synchronisationsfehler erforderten ständige manuelle Eingriffe. Die erste Implementierung war instabil und musste laufend nachgebessert werden.

Für ein Unternehmen, das täglich über 100 Aufträge in 12 Geschäftsbereichen abwickelt, waren das keine kleinen Unannehmlichkeiten. Jeder Synchronisationsfehler bedeutete verzögerte Aufträge, fehlerhafte Daten und manuelle Behelfslösungen.

Das Integrations-Setup

Dutco Tennant setzte Rapidi ein, eine No-Code-Plattform für die Datenintegration, um Salesforce und Dynamics 365 Finance and Operations zu verbinden. Das Setup funktioniert in drei Richtungen.

Stammdaten fließen von Dynamics 365 zu Salesforce. Kunden- und Lieferantendatensätze bleiben in beiden Systemen ohne manuelle Aktualisierung auf dem neuesten Stand.

Transaktionsdaten fließen in beide Richtungen. Verkaufsaufträge gehen zur Bearbeitung von Salesforce an Dynamics 365. Einkaufsbestellungen, Rechnungen, Gutschriften und Zahlungsposten gehen von Dynamics 365 zurück an Salesforce.

Produktdaten fließen von Dynamics 365 zu Salesforce. Artikelpreise und Preisgruppen werden automatisch aktualisiert, sodass das Vertriebsteam Angebote stets auf Basis aktueller Daten erstellt.

Die Datensynchronisation läuft alle 30 Minuten und hält beide Systeme den ganzen Geschäftstag über aktuell.

Nach der Einführung der Lösung von RAPIDI für die Synchronisation unserer ERP- und CRM-Daten haben wir besonders die kurze Projektlaufzeit geschätzt und dass wir ein einziges, wirtschaftliches Tool für mehrere Endpunkte haben.

Mohammed Tabrez Ansari, Head of IT bei Dutco Tennant

Die Ergebnisse

Integrationsaufgaben, die mit individuellen APIs 4–5 Tage dauerten, sind heute in einem halben Tag erledigt. Die Plattform verarbeitet täglich 50–100 Aufträge mit komplexen Auftragszeilen in allen 12 Geschäftsbereichen. Die Ausfallzeiten sind gesunken, weil das Support-Team von Rapidi Probleme schnell löst.

Ansari beschrieb die Plattform als „schnell, hilfsbereit und wirtschaftlich“. Als wichtigste Vorteile nannte er die schnellere Datenübertragung, die Möglichkeit, Übertragungen ohne Programmierung zu definieren und zu planen, sowie die Kosteneffizienz.

Dutco Tennant plant nun, mit demselben Setup weitere Systeme zu integrieren, darunter E-Commerce-Plattformen.

Wichtige Überlegungen für Ihre Integration

Die Datenrichtung ist entscheidend

Legen Sie fest, welches System für welchen Datentyp führend ist. In den meisten Setups stammen Finanz- und Produktdaten aus dem ERP. Vertriebsdaten stammen aus dem CRM. Für Transaktionsdaten wie Aufträge und Rechnungen ist eine bidirektionale Synchronisation nötig. Eine falsch gewählte Datenrichtung führt zu Konflikten und überschriebenen Daten.

Die Synchronisationsfrequenz hängt vom Volumen ab

Dutco Tennant synchronisiert alle 30 Minuten, um über 100 tägliche Aufträge zu bewältigen. Ihre Frequenz hängt von Ihrem Transaktionsvolumen ab. Bei geringem Volumen kann eine stündliche Synchronisation genügen. Umgebungen mit hohem Volumen benötigen unter Umständen 15-Minuten-Intervalle oder eine Synchronisation nahezu in Echtzeit.

Fehlerbehandlung ist Pflicht

Jede Integration produziert Fehler. Eine Validierung schlägt fehl. Ein Pflichtfeld ist leer. Ein Datensatzformat passt nicht. Ihre Integrationsplattform braucht eine klare Fehlerberichterstattung und die Möglichkeit, fehlgeschlagene Übertragungen ohne manuelles Eingreifen erneut auszuführen.

Beginnen Sie mit den Stammdaten

Synchronisieren Sie zuerst Ihre Kunden- und Produktdatensätze. Sie bilden die Grundlage für die Transaktionsdaten. Sind Ihre Stammdaten zwischen den Systemen inkonsistent, führt jede Synchronisation von Aufträgen und Rechnungen zu Fehlern.

Nach der Einführung der Integrationslösung von RAPIDI konnten wir den manuellen Aufwand drastisch reduzieren: Aufgaben zur Datensynchronisation, die früher Tage dauerten, sind heute in wenigen Stunden erledigt. Unsere Geschäftsprozesse wurden deutlich effizienter und bewältigen hohe Transaktionsvolumen und komplexe Auftragszeilen mühelos.

Mohammed Tabrez Ansari, Head of IT bei Dutco Tennant

No-Code vs. individuelle API-Integration

Die Erfahrung von Dutco Tennant zeigt ein typisches Muster. Individuelle API-Integrationen funktionieren anfangs, versagen aber, wenn die Transaktionsvolumen wachsen und sich die Geschäftsanforderungen ändern. Dynamics 365 Finance bringt zudem eine besondere technische Herausforderung mit sich: frühere Versionen bieten keine native Unterstützung für Zeitstempel, wodurch sich schwerer nachverfolgen lässt, welche Datensätze sich seit der letzten Synchronisation geändert haben. Individuell programmierte Workarounds für dieses Problem erhöhen Entwicklungsaufwand und Risiko.

Mit einer No-Code-Plattform wie Rapidi kann Ihr Team Datenübertragungen definieren, Zeitpläne festlegen und die Integration verwalten, ohne Code zu schreiben. Änderungen an Feldzuordnungen oder Synchronisationsregeln erfordern keinen Entwickler. Das ist wichtig, wenn Ihr Unternehmen neue Produktlinien einführt, Preisstrukturen ändert oder in neue Geschäftsbereiche expandiert.

Der Kompromiss: Individuelle APIs geben Ihnen die volle Kontrolle über jedes Detail. No-Code-Plattformen bieten Geschwindigkeit und Wartbarkeit. Bei den meisten Integrationen von Dynamics 365 Finance und Salesforce setzen sich Geschwindigkeit und Wartbarkeit durch.

Die Dutco-Fallstudie herunterladen

Erste Schritte

Erfassen Sie zuerst Ihre Datenflüsse. Listen Sie jeden Datentyp auf, der zwischen Dynamics 365 Finance und Salesforce übertragen werden muss. Legen Sie fest, welches System für welchen Datensatztyp führend ist. Bestimmen Sie die Synchronisationsfrequenz anhand Ihrer geschäftlichen Anforderungen. Eine ausführliche Anleitung finden Sie unter Salesforce in 7 Schritten mit Microsoft Dynamics 365 integrieren.

Wählen Sie dann einen Integrationsansatz. Wenn Ihr Team über Entwicklungsressourcen verfügt und Ihre Umgebung stabil ist und ein geringes Volumen hat, sind individuelle APIs eine Option. Wenn Sie schnell vorankommen, hohe Volumen bewältigen oder die Integration von Fachanwendern verwalten lassen möchten, ist eine No-Code-Plattform der bessere Weg.

Rapidi verbindet Dynamics 365 Finance and Operations mit Salesforce über vorgefertigte Vorlagen und eine No-Code-Oberfläche. Datenübertragungen laufen nach einem von Ihnen festgelegten Zeitplan, mit vollständiger Fehlerberichterstattung und Unterstützung durch Integrationsspezialisten.

Kontaktieren Sie Rapidi, um Ihre Anforderungen an eine Integration von Dynamics 365 Finance und Salesforce zu besprechen.

Häufig gestellte Fragen

Wie lange dauert die Einrichtung einer Integration von Dynamics 365 Finance und Salesforce?

Der Zeitrahmen hängt von Ihrem Ansatz ab. Individuelle API-Integrationen dauern Wochen oder Monate und erfordern eigene Entwickler. Das frühere individuelle API-Setup von Dutco Tennant musste ständig nachgebessert und laufend gewartet werden. Mit einer No-Code-Plattform mit vorgefertigten Vorlagen läuft eine bidirektionale Standardintegration in Stunden oder Tagen. Dutco Tennant wechselte von einer fehlerhaften individuellen Integration zu einem funktionierenden No-Code-Setup, bei minimaler Beeinträchtigung des Geschäftsbetriebs.

Welche Daten sollten zwischen Dynamics 365 Finance und Salesforce synchronisiert werden?

Die meisten Integrationen umfassen drei Kategorien. Stammdaten (Kunden- und Lieferantendatensätze) fließen von Dynamics 365 zu Salesforce. Transaktionsdaten (Verkaufsaufträge, Rechnungen, Gutschriften, Zahlungsposten) fließen in beide Richtungen. Produktdaten (Artikel, Preise, Preisgruppen) fließen von Dynamics 365 zu Salesforce. Dutco Tennant synchronisiert alle drei Kategorien in 12 Geschäftsbereichen mit über 200 Salesforce-Nutzern und über 300 Nutzern von Dynamics 365.

Warum versagen individuelle API-Integrationen bei hohem Auftragsvolumen?

Individuelle APIs werden für ganz bestimmte Bedingungen gebaut. Wenn die Transaktionsvolumen wachsen, sich Datenstrukturen ändern oder neue Geschäftsbereiche hinzukommen, kann der ursprüngliche Code nicht mehr mithalten. Dutco Tennant hat genau das erlebt. Die individuellen APIs, die ein Legacy-ERP mit Salesforce verbanden, brachen unter der Last von über 100 täglichen Aufträgen in 12 Geschäftsbereichen zusammen. Integrationsaufgaben, die mit dem heutigen No-Code-Setup einen halben Tag dauern, nahmen mit individuellen APIs früher 4–5 Tage in Anspruch.

Wie geht Dynamics 365 Finance bei der Datensynchronisation mit Zeitstempeln um?

Dynamics 365 Finance and Operations unterstützt keine nativen Zeitstempel. Daraus ergibt sich ein Problem: Ohne Zeitstempel hat die Integrationsplattform keine zuverlässige Möglichkeit festzustellen, welche Datensätze sich seit der letzten Synchronisation geändert haben. Als Workaround bleibt, von einem Entwickler eigene Zeitstempelfelder in jeder Tabelle anlegen zu lassen (teuer und fehleranfällig), bei jedem Synchronisationszyklus ganze Tabellen zu übertragen (langsam und ressourcenintensiv) oder eine Integrationsplattform mit integrierter Änderungserkennung wie die Mirror Technology von Rapidi zu nutzen.

Wie oft sollten Daten zwischen Salesforce und dem ERP synchronisiert werden?

Die Synchronisationsfrequenz hängt von Ihrem Transaktionsvolumen ab und davon, wie aktuell die Daten für Ihre Teams sein müssen. Dutco Tennant synchronisiert alle 30 Minuten, um über 100 tägliche Aufträge zu bewältigen. Bei geringem Volumen kann eine stündliche Synchronisation oder eine Synchronisation einige Male am Tag genügen. Umgebungen mit hohem Volumen und zeitkritischen Aufträgen benötigen unter Umständen 15-Minuten-Intervalle. Beginnen Sie mit Ihren dringendsten Datenflüssen und passen Sie die Frequenz anhand der tatsächlichen Nutzungsmuster an.

Was passiert, wenn eine Synchronisation fehlschlägt oder ein Pflichtfeld leer ist?

Jede Integration produziert Fehler. Eine Validierung schlägt fehl, ein Pflichtfeld ist leer oder ein Datensatzformat stimmt zwischen den Systemen nicht überein. Ihre Integrationsplattform braucht eine klare Fehlerberichterstattung, die Möglichkeit, fehlgeschlagene Übertragungen automatisch erneut auszuführen, und Protokolle, die genau zeigen, welche Datensätze warum fehlgeschlagen sind. Ohne das sucht Ihr Team im Blindflug nach Fehlern. Dutco Tennant nannte die schnelle Problemlösung durch das Support-Team des Integrationsanbieters als wichtigen Faktor für die geringeren Ausfallzeiten.

Sollten wir für diese Integration Logic Apps, MuleSoft oder eine No-Code-Plattform verwenden?

Logic Apps und MuleSoft sind universelle Middleware. Sie verbinden viele Systeme, erfordern aber Konfigurations-Know-how und laufende Wartung. Eine No-Code-Plattform, die speziell für Salesforce und Dynamics 365 Finance entwickelt wurde, bringt vorgefertigte Vorlagen, bereits zugeordnete Datenfelder und integrierte Lösungen für Dynamics-spezifische Herausforderungen wie das Zeitstempelproblem mit. Die richtige Wahl hängt von den technischen Ressourcen Ihres Teams ab, von der Anzahl der zu verbindenden Systeme und davon, wie viel laufende Wartung Sie übernehmen möchten. Für eine dedizierte Verbindung zwischen Salesforce und Dynamics 365 ist eine spezialisierte No-Code-Plattform in der Regel schneller und günstiger einzuführen.

Müssen wir Salesforce ersetzen, um Dynamics 365 Finance zu nutzen, oder können wir beide Systeme betreiben?

Sie müssen Salesforce nicht ersetzen. Viele Unternehmen nutzen Salesforce als CRM und Dynamics 365 Finance als ERP, weil jede Plattform in ihrem eigenen Bereich stark ist. Salesforce übernimmt Lead-Tracking, Opportunity-Management und Kundenkommunikation. Dynamics 365 übernimmt Einkaufsbestellungen, Rechnungsstellung, Lagerbestände und Finanzberichte. Entscheidend ist, beide über eine zuverlässige Integration zu verbinden, damit die Daten ohne manuelles Kopieren zwischen den Systemen fließen. Dutco Tennant betreibt beide Systeme mit insgesamt über 500 Nutzern auf beiden Plattformen.