Open Office Hours Staffel 1: Session 9 - Link Storage im Detail
Was Link Storages sind und wie Sie sie in MyRapidi nutzen
Wenn Sie Datensätze zwischen zwei Systemen synchronisieren, muss sich etwas merken, welcher Datensatz in der Quelle zu welchem Datensatz im Ziel gehört. In Rapidi heißt dieses Etwas Link Storage. Er speichert die Primärschlüsselpaare zwischen Ihren Systemen, damit Transfers wissen, ob sie einen neuen Datensatz anlegen oder einen bestehenden aktualisieren müssen.
Dieser Artikel erklärt, was Link Storages sind, wie Sie sie einrichten, wie sie sich bei Transfers verhalten und wie Sie Funktionen wie zusammengesetzte Schlüssel, die LS-Lookup-Formel und Import/Export nutzen.
Kurz zusammengefasst
Die komplette Session ansehen
Dieser Artikel basiert auf Session 9 des Schulungsprogramms Open Office Hours von Rapidi. Die komplette Session enthält eine Live-Tour durch die Link Storages in MyRapidi, eine Schritt-für-Schritt-Demo der Einrichtung und Beispiele dafür, wie sich Link Storages verhalten, wenn Transfers laufen.
Präsentationsfolien
Was ist ein Link Storage?
Ein Link Storage ist eine integrierte Funktion von Rapidi, die Schlüsselpaare der Systeme speichert und abruft – also die Primärschlüssel, die Datensätze im jeweiligen System identifizieren. Stellen Sie sich ihn als dynamische Nachschlagetabelle vor, die die Eins-zu-eins-Beziehung zwischen Datensätzen über Ihre gesamte Integration hinweg festhält.
Ein Beispiel: In Ihrem ERP hat ein Kunde etwa die Kundennummer C00010. In Salesforce hat derselbe Kunde eine Account-ID wie 001Dn00000XYZ. Der Link Storage speichert diese Zuordnung, sodass Rapidi immer weiß, dass es sich um denselben Kunden handelt.
Ohne Link Storage kann Rapidi nicht erkennen, ob ein Datensatz im Ziel bereits existiert. Jede Synchronisierung würde dann Duplikate erzeugen statt Aktualisierungen.
Sie können so viele Link Storages anlegen, wie Sie brauchen – einen, zwanzig oder fünfzig –, je nachdem, wie viele Objekttypen und Beziehungen Ihre Integration abdeckt.
So legen Sie einen Link Storage an
Die Einrichtung eines Link Storage ist unkompliziert. Stellen Sie vorher sicher, dass Ihre Verbindungen konfiguriert und getestet sind und dass Sie bereits eine Vorstellung vom Aufbau Ihres Transfers haben.
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Öffnen Sie Link Storages und klicken Sie auf New. Vergeben Sie einen Code – etwas Aussagekräftiges wie „Accounts-DE“ – und fügen Sie für beide Seiten Beschreibungen hinzu. Zum Beispiel „BC-Kundennummer“ auf der linken und „Salesforce-Account-ID“ auf der rechten Seite.
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Wählen Sie die Quellverbindung aus. Wählen Sie die Verbindung, dann die Tabelle (z. B. Customer Card) und anschließend das Schlüsselfeld (z. B. Number). Damit legen Sie fest, welches Feld aus dem Quellsystem Rapidi speichert.
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Wählen Sie die Zielverbindung aus. Gleiches Vorgehen: Wählen Sie Verbindung, Tabelle (z. B. Account) und Schlüsselfeld (z. B. Account ID).
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Der Link Storage ist einsatzbereit. Er bleibt leer, bis ein Transfer ihn verwendet. Sobald Sie ihn einem Transfer zuweisen und diesen ausführen, werden die Einträge automatisch angelegt.
Es sind immer Verbindung, Tabelle und Feld – auf beiden Seiten. So ist jeder Link Storage aufgebaut.
Link Storage in einem Transfer verwenden
Nach dem Anlegen weisen Sie den Link Storage im Abschnitt General einem Transfer zu. Beim Bearbeiten des Transfers sehen Sie eine Dropdown-Liste mit allen verfügbaren Link Storages. Wählen Sie den aus, der zum Objekttyp dieses Transfers passt.
Es gibt zwei Möglichkeiten, das Zusammenspiel von Link Storage und Schlüsselfeldern zu konfigurieren:
Option 1: Nur Link Storage (Schlüsselfelder deaktiviert)
Dies ist die gängigste und empfohlene Einrichtung. Deaktivieren Sie den Bereich der Schlüsselfelder und lassen Sie den Transfer vollständig mit dem Link Storage arbeiten. Wenn der Transfer läuft, prüft er im Link Storage, ob der Datensatz existiert. Ist das der Fall, aktualisiert er ihn. Wenn nicht, legt er einen neuen Datensatz an und fügt den Eintrag dem Link Storage hinzu.
Option 2: Schlüsselfelder zusätzlich zum Link Storage aktiviert
Sie können die Schlüsselfelder aktiviert lassen und trotzdem einen Link Storage zuweisen. In diesem Fall entscheidet der Transfer anhand der Schlüsselfelder (Primärschlüssel oder externe IDs), ob er anlegt oder aktualisiert, befüllt den Link Storage aber trotzdem bei jedem Lauf. Das ist nützlich, wenn die Daten aus dem Link Storage für Lookups in anderen Transfers verfügbar sein sollen, Sie für die eigentliche Synchronisierungslogik aber lieber den Abgleich über Schlüsselfelder nutzen.
Wichtiger Hinweis zu Schlüsselfeldern: Wenn Sie externe IDs als Schlüsselfelder verwenden, stellen Sie sicher, dass sie eindeutig sind und im Zielsystem als externe IDs gekennzeichnet sind. Andernfalls riskieren Sie Duplikate.
Was passiert, wenn der Transfer läuft
Jedes Mal, wenn ein Transfer mit Link Storage läuft, erhalten Sie im Log eine Link-Storage-Statistik. Sie zeigt Ihnen genau, was passiert ist:
- Get: Wie viele Datensätze im Link Storage nachgeschlagen wurden
- Checked: Wie viele Einträge geprüft wurden
- Updated: Wie viele bestehende Einträge aktualisiert wurden
- Added: Wie viele neue Einträge angelegt wurden (neue Datensätze, die zum ersten Mal synchronisiert wurden)
- Deleted: Wie viele Einträge entfernt wurden
Wenn Sie zum Beispiel einen neuen Kunden senden, der vorher nicht existierte, sehen Sie in der Link-Storage-Statistik „1 added“. Führen Sie denselben Transfer erneut aus, ohne dass sich etwas geändert hat, sehen Sie „1 updated“, weil der Kunde im Link Storage gefunden und im Ziel aktualisiert wurde.
Zusammengesetzte Schlüssel verwenden
Link Storages sind nicht auf ein einzelnes Schlüsselfeld beschränkt. Sie können auf beiden Seiten mehrere Schlüsselfelder definieren; die Werte werden dann als Kombination gespeichert, getrennt durch einen Bindestrich.
Verwendet eine Tabelle zum Beispiel sowohl Document Type als auch Document Number als zusammengesetzten Primärschlüssel, können Sie beide Felder in den Link Storage aufnehmen. Der gespeicherte Wert sieht dann so aus: Invoice-10042 – dabei ist „Invoice“ der Belegtyp und „10042“ die Belegnummer.
Bei Bedarf können Sie ein drittes oder viertes Schlüsselfeld hinzufügen. Wenn der Transfer läuft, befüllt er alle Einträge mit sämtlichen definierten Feldern, immer durch Bindestriche getrennt.
Die LS-Lookup-Formel
Eine der leistungsstärksten Funktionen von Link Storages ist die LS-Lookup-Formel. Mit dieser Formel rufen Sie Werte aus einem Link Storage in den Feldzuordnungen eines anderen Transfers ab.
Wenn Sie zum Beispiel Rechnungen synchronisieren und die Salesforce-Account-ID eines Kunden benötigen, können Sie sie mit der LS-Lookup-Formel aus Ihrem Kunden-Link-Storage abrufen, statt Salesforce direkt abzufragen. Das geht schneller, weil Ihre eigenen Link-Storage-Daten abgefragt werden, statt einen API-Aufruf an das Quell- oder Zielsystem zu senden.
Die LS-Lookup-Formel ist im Rapidi-Wiki mit vollständiger Syntax und Beispielen dokumentiert.
Einträge im Link Storage verwalten
Auf Listenebene stehen Ihnen mehrere Möglichkeiten zur Verfügung, Ihre Link-Storage-Daten zu verwalten:
- Neuen Wert manuell hinzufügen: Wenn Sie eine Verknüpfung zwischen zwei Datensätzen herstellen müssen, ohne einen Transfer auszuführen, können Sie Einträge direkt hinzufügen.
- Alle Einträge löschen: Leert den gesamten Link Storage. Gehen Sie damit vorsichtig um – wenn Sie diese Verknüpfungen später benötigen, lassen sie sich nur schwer wiederherstellen.
- Export: Lädt die vollständige Liste als JSON-Datei auf Ihren Computer herunter. Nutzen Sie das als Sicherung, bevor Sie Massenänderungen vornehmen.
- Import: Lädt eine JSON-Datei in einen Link Storage hoch. Das ist nützlich, um Verknüpfungen zwischen Services zu migrieren oder eine Sicherung wiederherzustellen. Alle Einträge in der Datei werden automatisch angelegt.
- Suchen und filtern: Wenn Sie Hunderte von Einträgen haben, nutzen Sie das Suchfeld in einer der beiden Spalten, um einen bestimmten Datensatz anhand seiner Quell- oder Ziel-ID zu finden.
Auf Eintragsebene können Sie einzelne Datensätze bearbeiten oder löschen. Beim Bearbeiten können Sie die Schlüsselwerte ändern, wenn sich eine Datensatz-ID in einem der Systeme geändert hat.
Import und Export: typische Szenarien
Die Import-/Exportfunktion ist vor allem in diesen Situationen hilfreich:
- Verknüpfungen zwischen Services kopieren: Wenn Sie Verknüpfungen aus einem Rapidi-Service in einem anderen benötigen, exportieren Sie sie aus dem Quellservice und importieren sie in den Zielservice.
- Datenmigration: Beim Wechsel auf ein neues System müssen Sie Verknüpfungen unter Umständen mit neuen Datensatz-IDs neu herstellen. Exportieren Sie den aktuellen Stand, aktualisieren Sie die IDs in der Datei und importieren Sie die aktualisierte Version.
- Sicherung vor Änderungen: Exportieren Sie Ihre Link-Storage-Daten immer, bevor Sie Massenänderungen vornehmen. So haben Sie einen Stand, zu dem Sie zurückkehren können.
Das Importformat ist JSON. Wenn Sie in einen Link Storage importieren, werden die Einträge automatisch angelegt – egal ob es 100 oder 300 Datensätze sind.
Alle Sessions ansehen und für kommende Termine anmelden: rapidionline.com/resources/open-office-hours
Open Office Hours
Jede Woche veranstalten unsere Integrationsspezialisten eine kostenlose 30-minütige Schulung zu einem bestimmten MyRapidi-Thema.
Den vollständigen Zeitplan für Staffel 1 finden Sie hier: rapidionline.com/product-updates/open-office-hours-season-1
Häufig gestellte Fragen
Was passiert, wenn ich einen Transfer ohne zugewiesenen Link Storage ausführe?
Ist kein Link Storage zugewiesen und sind auch die Schlüsselfelder deaktiviert, kann der Transfer nicht feststellen, ob ein Datensatz im Ziel bereits existiert. Das bedeutet, dass jeder Lauf neue Datensätze anlegt, statt bestehende zu aktualisieren – es entstehen Duplikate. Stellen Sie deshalb immer sicher, dass in Ihrem Transfer entweder ein Link Storage oder Schlüsselfelder konfiguriert sind, bevor Sie ihn ausführen.
Kann ich denselben Link Storage in mehreren Transfers verwenden?
Ja, und das ist üblich, wenn mehrere Transfers mit derselben Objektbeziehung arbeiten. Wenn Sie zum Beispiel einen Transfer haben, der Kunden anlegt, und einen weiteren, der Kundenadressen aktualisiert, können beide denselben Kunden-Link-Storage nutzen. Entscheidend ist, dass beide Transfers auf dieselben Quell- und Zielschlüsselfelder verweisen, mit denen der Link Storage eingerichtet wurde.
Ich habe versehentlich alle Einträge in meinem Link Storage gelöscht. Was nun?
Wenn Sie eine zuvor exportierte JSON-Datei haben, können Sie diese importieren, um die Einträge wiederherzustellen. Andernfalls müssen Sie die Verknüpfungen neu aufbauen. Eine Möglichkeit ist, den Transfer erneut auszuführen – beachten Sie aber, dass dabei Duplikate im Ziel entstehen können, wenn die Datensätze dort bereits existieren. Am sichersten ist es, Ihre Link-Storage-Daten regelmäßig als Sicherung zu exportieren, vor allem bevor Sie Änderungen vornehmen.
Wie funktionieren zusammengesetzte Schlüssel im Link Storage?
Wenn Sie auf einer Seite eines Link Storage mehrere Schlüsselfelder definieren, werden die Werte als eine einzige, durch Bindestriche getrennte Zeichenkette gespeichert. Verwenden Sie zum Beispiel Document Type und Document Number, könnte ein Eintrag so aussehen: „Invoice-10042“. Die Reihenfolge entspricht der Reihenfolge, in der Sie die Felder hinzugefügt haben. Sie können bis zu drei oder vier Schlüsselfelder hinzufügen, wenn Ihre Tabelle einen zusammengesetzten Primärschlüssel erfordert. Der Transfer befüllt alle Felder automatisch, wenn er läuft.
Was ist der Unterschied zwischen dem Abgleich über Schlüsselfelder und über den Link Storage?
Wenn Sie sich auf Schlüsselfelder verlassen, gleicht der Transfer Datensätze anhand der Werte der Quell- und Zielschlüsselfelder ab – in der Regel ein Primärschlüssel oder eine externe ID. Der Transfer fragt dazu direkt beim Zielsystem ab, ob der Datensatz existiert. Verlassen Sie sich stattdessen auf den Link Storage (bei deaktivierten Schlüsselfeldern), prüft der Transfer zuerst seine eigene gespeicherte Zuordnung. So entfällt eine zusätzliche Abfrage beim Zielsystem. Beide Ansätze funktionieren, empfohlen wird aber in der Regel die reine Link-Storage-Variante, weil sie schneller ist und klar nachvollziehbar festhält, welche Datensätze miteinander verknüpft sind. Sie können auch beides kombinieren: Lassen Sie die Schlüsselfelder für die Abgleichslogik aktiviert und befüllen Sie gleichzeitig den Link Storage, um ihn über die LS-Lookup-Formel in anderen Transfers zu nutzen.