Integración de software: el Q&A definitivo
La integración de datos y la integración de software se han convertido en mucho más que palabras de moda. La integración se ha vuelto una parte sistemática de los planes de transformación empresarial de la mayoría de las compañías. Esto se debe a que se ha entendido que la transformación de datos y la optimización de los procesos de negocio están estrechamente vinculadas.
¿Qué ganarás al integrar tus sistemas? ¿No suelen ser los proyectos de integración de software muy largos, costosos y estar condenados al fracaso? Vamos a analizarlo de cerca y a desmontar los mitos.
1. ¿Qué es la integración de sistemas?
La integración de software se refiere al proceso de conectar dos o más aplicaciones o soluciones de software entre sí. El propósito de esta conexión es evitar los silos de datos y permitir que todos en una organización trabajen con los mismos datos consistentes.
Para llevar a cabo una integración de software, necesitas un software de integración (también llamado solución o herramienta de integración de datos).
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¿Cuál es la diferencia entre integración de software e integración de datos?
La integración de software y la integración de datos son casi lo mismo, pero de todos modos son un poco diferentes. Cumplen propósitos distintos.
En la integración de software (o integración de aplicaciones), el enfoque está puesto en conectar software o aplicaciones de negocio para agilizar procesos engorrosos. La integración se realiza punto a punto para ayudar a los empleados a llevar a cabo sus tareas de negocio de forma más eficiente.
En la integración de datos, el enfoque principal es garantizar que los datos de la empresa se combinen en un único repositorio de datos. De esta manera, cuentas con una sola versión de la verdad. Tu objetivo es consolidar datos de fuentes dispares para garantizar que los datos almacenados sean precisos y de alta calidad.
La integración de datos trabaja a nivel de base de datos, mientras que la integración de software conecta a nivel de aplicación.
2. ¿POR QUÉ NECESITAS LA INTEGRACIÓN DE SOFTWARE?
Si tienes varios sistemas de software que procesan el mismo tipo de datos (por ejemplo, datos de clientes o de productos), puedes integrarlos para evitar la doble entrada de datos y agilizar tus procesos.
También puedes usar la integración de software para agilizar tus procesos de negocio. Evitarás tener que cambiar entre sistemas durante un proceso de trabajo. Por ejemplo, en un proceso de lead to cash, tendrías que alternar entre tus sistemas de software CRM y ERP para llevar a cabo la tarea.
3. ¿Es difícil hacer una integración de software?
Integrar varios sistemas no es necesariamente una tarea difícil. Hay distintas formas de hacerlo. Puedes tener interfaces creadas a medida, por ejemplo la importación/exportación de datos, que es la forma más sencilla de mover datos. Se suele usar para hacer migraciones.
Puedes usar una plataforma genérica de integración de datos como Microsoft BizTalk para desarrollar tus propias interfaces desde cero. Como alternativa, puedes usar una plataforma de integración de datos como RapidiOnline que ofrece plantillas de integración de datos listas para usar.
Existen muchos métodos de integración diferentes, por ejemplo Uniform Data Access, Common Data Storage, integración basada en aplicaciones o el uso de una interfaz de usuario común. Como herramienta básica, se suele usar ETL para “extraer, transformar y cargar” datos de un sistema de origen a otro.
Por lo general, muchas herramientas de integración de sistemas como RapidiOnline se han desarrollado específicamente para facilitar la integración de software.
4. ¿Dónde puede fallar la integración de sistemas?
En la era del big data, combinar datos entre dos sistemas de software debe hacerse sin preocupaciones. A menudo, cuando surgen problemas, están relacionados con configuraciones de infraestructura como un firewall. Los problemas de firewall se pueden resolver simplemente actualizando la configuración.
Otros problemas pueden provenir de una mala calidad de los datos o de datos redundantes. Si ya tienes muchos datos en ambos sistemas antes de integrar, los registros deben vincularse para poder sincronizar la información.
Si has estado migrando varias empresas a una sola base de datos, es posible que tengas registros duplicados o incompletos. Si este es el caso, a menudo necesitas depurar tus datos antes de que tenga sentido sincronizarlos con otros sistemas.
5. ¿Necesitas integración de software en tiempo real?
Cuando se les pregunta, la mayoría de las personas responden que necesitan integración de datos en tiempo real. Sin embargo, en realidad la mayoría no la necesita. La integración de software en tiempo real es sin duda posible y, si la eliges, tendrás siempre datos actualizados. La realidad es que el 99% de las empresas no la necesita.
El problema con la integración en tiempo real es que la mayoría de las empresas tendrían que actualizar su infraestructura de TI para poder tenerla. Además, una mala calidad de los datos haría que el proceso de integración de datos en tiempo real fuera muy complicado.
En la era del big data, las empresas recopilan e intercambian enormes cantidades de datos y conjuntos de datos cada día. Esto requeriría una gestión de datos avanzada (para saber qué datos son relevantes y cuáles no) y muy pocas empresas han llegado a ese punto.
6. ¿Cuánto tiempo se tarda en integrar dos sistemas?
La mayoría de los proveedores de plataformas de integración de software afirman que pueden realizar la integración de datos en menos de 30 días. Esto es razonable, teniendo en cuenta que a menudo tienen que construir la integración desde cero.
Con una solución de integración de sistemas más especializada como RapidiOnline, puedes tener la integración funcionando en 5 a 10 días. Esto se debe a que RapidiOnline viene de fábrica con plantillas predefinidas (integración estándar).
7. ¿Cuáles son los sistemas más habituales a integrar?
La mayoría de las empresas que utilizan tanto un ERP como un CRM quieren integrar estos dos sistemas para obtener una visión unificada de los datos de sus clientes. Por supuesto, las empresas también pueden integrar otros sistemas, como bases de datos de productos, configuradores, sistemas de encuestas a clientes u otros servicios de datos. Descubre las 4 principales razones para integrar ERP y CRM.
8. ¿Es cara la integración de datos?
Cuanto más datos integres entre tus sistemas, mejor será el ROI que obtengas. Si tienes necesidades muy sencillas, una función de importación/exportación podría ser suficiente y quizás no te cueste nada.
Si quieres automatizar procesos y que la integración de datos se ejecute automáticamente, debes estar preparado para pagar entre 400 y 1.500 euros al mes (modelo de suscripción). Esto te dará un retorno positivo muy rápido de tu inversión en integración gracias al tiempo ahorrado en procesos automatizados.
En realidad, no se trata de lo cara que sea la integración, sino de cuánto puedes llegar a ganar con ella.
9.¿Cuál es el impacto positivo de la integración de sistemas?
Con sistemas integrados, tienes empleados más productivos y motivados. Esto se debe a que cuentan con mejores insights y no tienen que cambiar entre sistemas durante sus procesos de trabajo. Obtienes una mejor calidad de datos porque has eliminado las dobles entradas manuales de datos y porque los datos fluyen de forma más consistente.
La integración de sistemas de software también te ofrece mejores posibilidades de generación de informes. Puedes usar esto para mejorar los informes tradicionales y definir grupos objetivo más sofisticados, análisis de tendencias y acciones predictivas.
Cuando automatizas procesos centrales como lead to cash, alcanzas un nivel de eficiencia totalmente nuevo, lo que te permite hacer crecer tu negocio.
Descubre más sobre la integración de sistemas
Hoy en día, poner en marcha una integración de software puede ser muy sencillo y rápido. Integrar sistemas suele ser un gran deseo de muchas personas en cualquier organización. A menudo, lo único que frena a la dirección es el temor a que sea complicado, arriesgado y costoso. Este breve Q&A debería ayudarte a superar tus miedos sobre la integración de sistemas de software y motivarte a poner en marcha tu proyecto.
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