Argumente für Integration: So berechnen Sie den ROI der Datenintegration und überzeugen die Geschäftsleitung
Die meisten Teams wissen längst, dass sie Integration brauchen. Schwierig ist, es der Geschäftsleitung in Zahlen zu belegen. Dieser Artikel zeigt die versteckten Kosten getrennter Systeme, warum Business Cases für Integration stecken bleiben, und ein Fünf-Hebel-Modell, mit dem Sie den ROI der Datenintegration und die Amortisationszeit berechnen.
Kurze Antwort: Um den ROI der Integration zu berechnen, rechnen Sie manuelle Arbeit in Geld um. Zählen Sie die Stunden, die Ihr Team mit erneuter Dateneingabe, Fehlerkorrektur und Berichten verbringt, multiplizieren Sie sie mit den Vollkosten pro Stunde, addieren Sie die Kosten doppelter Aufträge und verlorener Abschlüsse, und vergleichen Sie diesen Jahreswert mit den Kosten der Integration. Der ROI-Rechner für Datenintegration übernimmt die Rechnung und liefert den jährlichen Nutzen, den ROI und die Amortisationszeit.
In unserem letzten Webinar haben Beate H. Thomsen und Zydra Tubelyte gezeigt, was getrennte Systeme in der Praxis kosten, warum der Business Case so oft stecken bleibt, und wie sich der Nutzen von Integration in einen Antrag übersetzen lässt, den die Geschäftsleitung genehmigen kann.
Das Webinar wurde auf Englisch aufgezeichnet.
Was kosten getrennte Systeme versteckt?
Wenn Ihre Systeme nicht miteinander sprechen, muss jemand die Daten jeden Tag von Hand zwischen ihnen bewegen, und diese Zeit taucht in keinem Budget als Position auf.
Die meisten Unternehmen arbeiten mit einer Mischung aus Systemen: ein CRM für Vertrieb und Service, ein ERP für Aufträge und Finanzen, Tabellen für das Reporting, ein Helpdesk für den Support, ein HR-System und Werkzeuge für Projekte, Lager oder Webshop. Sind diese nicht verbunden, entstehen in jeder Abteilung dieselben Probleme.
- Vertrieb: Mitarbeitende erfassen Aufträge getrennt im CRM und im ERP, dadurch driften die Pipeline-Daten auseinander. Etwa 3 Stunden pro Woche und Person.
- Kundenservice: Mitarbeitende wechseln für eine einzige Antwort zwischen mehreren Fenstern. Etwa 2 Stunden.
- Operations: Auftrags- und Bestandsdaten laufen auseinander, was zu Versandfehlern führt. Etwa 4 Stunden.
- Finanzen: Zum Monatsabschluss werden Tabellen von Hand exportiert, bereinigt und abgestimmt. Etwa 5 Stunden.
Diese Werte sind Beispiele, Ihre werden abweichen, aber das Muster wiederholt sich. Zusammen sind das 14 Stunden jede Woche. Über 48 Arbeitswochen sind das 672 Stunden im Jahr, rund vier Monate Arbeitszeit einer Person, und bei Vollkosten von 100 Euro pro Stunde etwa 67.000 Euro.
Die Kosten gehen über die Produktivität hinaus. Gartner beziffert die Kosten schlechter Datenqualität auf mindestens 12,9 Millionen Dollar pro Jahr für ein durchschnittliches Unternehmen, eine Zahl aus der Befragung von Referenzkunden zur Datenqualität aus dem Jahr 2020. Das meiste davon steht auf keiner Rechnung, und genau deshalb muss es geschätzt statt ignoriert werden.
- Entscheidungen: Berichte auf Basis veralteter, widersprüchlicher Daten führen zu langsameren und riskanteren Entscheidungen.
- Kunden: Jede zusätzliche Minute Suche nach einer Antwort spürt der Kunde.
- Mitarbeitende: Wiederkehrende manuelle Arbeit erzeugt still Frust und Fluktuation.
- Umsatz: Abschlüsse gehen verloren oder verzögern sich, und Rechnungen gehen zu spät raus, weil die Daten nicht bereit waren.
Warum bleibt der Business Case für Integration stecken?
Weil das Problem operativ beschrieben wird, die Geschäftsleitung aber finanziell entscheidet.
In zwanzig Jahren solcher Gespräche hören wir einen Satz am häufigsten: Alle wissen, dass Integration nötig ist, und das Schwierige ist der Nachweis. Die Geschäftsleitung genehmigt keine Werkzeuge, sie genehmigt Renditen. Ein Antrag, der technisch klingt, wird als technisches Problem gelesen, und technische Probleme warten.
Die Lösung ist, zu übersetzen, was Mitarbeitende sagen, in das, was die Geschäftsleitung hören muss.
| Was das Team sagt | Was die Geschäftsleitung hören muss |
|---|---|
| Diese Systeme sprechen nicht miteinander | Das kostet uns jedes Jahr einen bestimmten Betrag |
| Die Daten sind ständig nicht synchron | Das ist das Risiko für die Genauigkeit unserer Prognose |
| Wir brauchen ein neues Werkzeug | Hier sind die Rendite und die Amortisationszeit |
| Wir erzeugen ständig doppelte Aufträge | Doppelte Aufträge kosten uns X pro Jahr durch Fehlaufträge und Überbestand |
| Daten von Hand neu einzugeben ist frustrierend | Wir bezahlen Fachkräfte für stumpfe Dateneingabe |
Vier Lehren aus mehr als zwanzig Jahren Business Cases für Integration:
- Rechnen Sie Stunden in Geld um. Berechnen Sie Einsparungen mit Vollkosten, nicht mit dem Bruttogehalt.
- Knüpfen Sie an die Prioritäten an. Verbinden Sie den Business Case mit Zielen der Geschäftsleitung wie Wachstum oder Servicelevel, nicht mit dem Werkzeug.
- Fangen Sie klein an. Konzentrieren Sie sich zuerst auf einen schmerzhaften Prozess, statt die ganze Roadmap zu zeichnen.
- Zeigen Sie die Kosten des Nichtstuns. Beziffern Sie, was es kostet, manuell zu bleiben, nicht nur den Nutzen des Handelns.
Wie berechnen Sie den ROI der Integration?
Integration zahlt sich über fünf Hebel aus: Produktivität, weniger Fehler, schnellere Entscheidungen, Arbeitserlebnis der Mitarbeitenden und Vorbereitung auf KI.
1. Produktivität
Die Stunden, die Automatisierung einspart.
Mitarbeitende mit manueller Erfassung x durchschnittliche Stunden pro Woche x Vollkosten pro Stunde x Arbeitswochen pro Jahr = Jahreskosten der manuellen Arbeit
2. Weniger Fehler
Weniger Dubletten und teure Fehler.
(Doppelte Aufträge x entgangener Wert) + (kritische Fehler x Kosten pro Fehler) + (verpasste Chancen x Auftragswert) = Jahreskosten der Fehler
3. Schnellere Entscheidungen
Bessere Sichtbarkeit und besseres Reporting.
(Stunden für das Zusammentragen von Informationen für einen Bericht x Berichte pro Woche x beteiligte Mitarbeitende) + (Stunden, um für eine Antwort mehrere Systeme zu prüfen x beteiligte Mitarbeitende) = Kosten des manuellen Reportings
4. Arbeitserlebnis der Mitarbeitenden
Das Ergebnis der geringeren Reibung aus den ersten drei Hebeln zusammen: erneute Dateneingabe, Tabellenarbeit, Zusammensuchen von Informationen aus getrennten Systemen und das Beheben vermeidbarer Fehler. Es wird in eingesparten Stunden ausgewiesen, nicht in Geld, und bläht den finanziellen Business Case damit nie auf.
5. Vorbereitung auf KI
Integration ist die Grundlage für KI. Bevor Sie in KI investieren, stellen Sie eine einfachere Frage: Wie viele Ihrer Kernsysteme sind tatsächlich verbunden, und wie einheitlich sind die Daten darin?
„KI ist nur so gut wie Ihre Daten.“
Zydra Tubelyte, VP of Customer Success and Growth bei Rapidi
In einer Formel
- Jährlicher Gesamtnutzen = Personalkosteneinsparung + weniger Fehler + schnellere Entscheidungen + gesicherter Umsatz
- ROI in Prozent = (jährlicher Gesamtnutzen - jährliche Gesamtkosten der Integration) / jährliche Gesamtkosten der Integration x 100
- Amortisationszeit = Gesamtinvestition in die Integration / monatlicher Nutzen
Wie sieht das für ein einzelnes Unternehmen aus?
Im Beispiel aus dem Webinar erreicht ein mittelständisches Unternehmen einen jährlichen Nutzen von 180.000 Dollar, eine Rendite von 240 Prozent und eine Amortisationszeit von fünf Monaten.
Auf die Produktivität entfallen 53 Prozent dieses Nutzens, auf weniger Fehler 29 Prozent und auf schnellere Entscheidungen 18 Prozent. Es geht nicht um die genauen Zahlen. Entscheidend ist, wie sich die Kategorien summieren, und dass vergleichsweise kleine operative Verbesserungen zu einem erheblichen Betrag werden, sobald man sie über das ganze Unternehmen zählt.
Wie bringen Sie den Business Case vor die Geschäftsleitung?
Beginnen Sie mit den Kosten des Nichtstuns, und zeigen Sie dann die Rendite.
- Die Kosten der Trennung: Getrennte Systeme kosten mehr als Zeit. Sie kosten auch Entscheidungen, Service und Umsatz.
- Beziffern Sie den Schmerz: Rechnen Sie ihn in Geld um, bevor Sie mit der Geschäftsleitung sprechen.
- Bauen Sie den Business Case: Nutzen Sie das Fünf-Hebel-Modell, damit er vollständig und glaubwürdig ist.
- Starten Sie stark: Eröffnen Sie das Gespräch mit den Kosten des Nichtstuns.
Kurz gesagt: Die Geschäftsleitung genehmigt keine Werkzeuge, sie genehmigt Renditen.
Wie rechnen Sie Ihre eigenen Zahlen durch?
Nutzen Sie den kostenlosen Rechner. Er deckt alle fünf Hebel ab und liefert den jährlichen Nutzen, den ROI und die Amortisationszeit in einem Ergebnis.
Der ROI-Rechner für Datenintegration dauert ein paar Minuten, und nichts von dem, was Sie eingeben, verlässt Ihren Browser.
- Legen Sie den Kopfbereich fest: Ihre Währung, Ihre Arbeitswochen (48 ist üblich, bei vier Wochen Urlaub) und die Stunden einer Vollzeitwoche, zum Beispiel 37,5.
- Legen Sie fest, wie viel des manuellen Aufwands sich durch Automatisierung zurückholen lässt. Der Standard ist 80 Prozent, nicht 100, weil eine Integration weiter überwacht werden muss.
- Füllen Sie die drei Abschnitte aus: Personen und Stunden für manuelle Arbeit, doppelte Aufträge und kritische Fehler, und die Zeit für das Reporting.
- Tragen Sie Ihre erwarteten Rapidi-Kosten für das erste Jahr ein, Lizenz plus Einführung.
- Lesen Sie den jährlichen Nutzen, den ROI und die Amortisationszeit ab, und drucken Sie das Ergebnis oder speichern Sie es als PDF für die Vorlage in der Geschäftsleitung.
Rapidi ist eine No-Code-Integrationsplattform, und das Unternehmen verbindet seit 1987 Geschäftssysteme. Die Einführungsseite der Rechnung ist deshalb meist eine Sache von Wochen statt ein Entwicklungsprojekt. Vorgefertigte Vorlagen decken die gängigen Paare ab, darunter Salesforce mit Microsoft Dynamics 365 Business Central, Dynamics 365 Finance, Dynamics NAV, Dynamics AX und Dynamics GP sowie HubSpot mit Business Central.
Häufige Fragen
Was ist der häufigste Grund, warum Integrationsprojekte scheitern, obwohl das Budget genehmigt wurde?
Ein genehmigtes Budget allein reicht nicht. Teams brauchen zusätzlich eingeplante Zeit, Ressourcen und interne Kapazität. Jemand muss die Entscheidungen verantworten, wie Systeme verbunden werden, welche Daten zwischen ihnen fließen und wie die Prozesse aussehen. Ohne feste Kapazität und klare Verantwortung bleibt auch ein voll finanziertes Integrationsprojekt liegen.
Gibt es Branchen, in denen dieser Ansatz weniger wirkt?
Nein. Die zugrunde liegende Herausforderung ist überall dieselbe: Getrennte Systeme erzeugen manuelle Arbeit, doppelte Erfassung und langsame Prozesse. Unterschiedlich ist nur, welche Systeme verbunden werden müssen und wo die Wirkung ankommt. Für das eine Unternehmen sind das CRM und ERP, für das andere ERP und Lagerverwaltung.
Was, wenn unsere manuellen Aufgaben unregelmäßig oder saisonal statt täglich anfallen, lohnt sich der ROI dann noch?
Ja. Rechnen Sie aus, wie viel Zeit diese Aufgaben über einen längeren Zeitraum kosten, und vergleichen Sie diese Kosten mit der Investition. Entscheidend sind Jahresstunden, Personalkosten und Fehlerkorrektur, nicht ob die Arbeit täglich anfällt.
Wie überzeuge ich die Finanzabteilung, wenn sie an ihrem manuellen Reporting festhält?
Konzentrieren Sie sich auf die messbare finanzielle Wirkung. Zählen Sie die Zeit, die die Finanzabteilung mit Tabellen, Abstimmung, erneuter Dateneingabe, Fehlerkorrektur und der Erstellung von Berichten von Hand verbringt, und rechnen Sie diese Stunden in Personalkosten um. Das ist die Zahl, die ein Finanzteam bewegt, und der Rechner liefert sie.
Wie beziffern wir Arbeitserlebnis und Entscheidungsgeschwindigkeit für einen CFO, den nur direkte Kostensenkung interessiert?
Übersetzen Sie beides in Zeit und dann in Geld. Zählen Sie die Stunden für die Suche nach Informationen, die manuelle Datenübertragung, das Abstimmen von Abweichungen und das Beheben von Fehlern aus getrennten Systemen, und bewerten Sie sie mit den Vollkosten einer Arbeitskraft. Das beantwortet zugleich eine Frage, die die Finanzabteilung ohnehin stellt, denn der jährliche Verlust ist das Argument, wenn zusätzliche Stellen schwer durchzusetzen sind.
Wie berücksichtigen wir die Gesamtkosten, wenn wir die Amortisationszeit berechnen?
Nehmen Sie die Gesamtkosten des ersten Jahres, Lizenz plus Einführung, als Investitionsbetrag. Genau danach fragt der Rechner, und genau das macht die Amortisationszeit vor einer Geschäftsleitung belastbar.
Der nächste Schritt
Rechnen Sie Ihre eigenen Zahlen in wenigen Minuten durch, und bringen Sie sie dann in ein Gespräch mit uns. Dreißig Minuten, unverbindlich und kostenlos.