So integrieren Sie Salesforce mit Microsoft Dynamics 365 (ERP-Anwendungsfall)
Varitronics hat Salesforce mit Microsoft Dynamics 365 Business Central integriert: Salesforce blieb das CRM, das bisherige Salesforce-basierte ERP Ascent wurde durch Business Central ersetzt, und Rapidi verbindet die beiden Systeme. So erhielten Vertrieb, Finanzwesen und operatives Geschäft einen durchgängigen Prozess ohne manuelle Doppelerfassung, und jedes System bleibt auf seine eigene Rolle konzentriert.
Wenn Ihr Unternehmen Salesforce nutzt und auf Microsoft Dynamics 365 Business Central umgestiegen ist, stehen Sie wahrscheinlich vor demselben Problem wie Varitronics: Die beiden Systeme tauschen keine Daten aus. Der Vertrieb arbeitet in Salesforce, Finanzwesen und operatives Geschäft in Business Central, und die Mitarbeitenden erfassen dieselben Datensätze doppelt, was zu Fehlern führt. Varitronics, ein Großhändler für Bildungstechnologie aus Minnesota und langjähriger Salesforce-Anwender, löste dieses Problem 2018: Das Unternehmen ersetzte sein Salesforce-basiertes ERP Ascent durch Business Central und verbindet die beiden Systeme mit Rapidi.
Zusammenfassung
Unternehmen: Varitronics LLC, ein Großhändler für Bildungstechnologie aus Minnesota, der mehr als 30.000 Schulen in ganz Nordamerika beliefert.Problem:
- Varitronics ersetzte 2018 ein Salesforce-basiertes ERP (Ascent) durch Microsoft Dynamics 365 Business Central.
- Salesforce und Business Central tauschten keine Daten aus. Die Mitarbeitenden erfassten Datensätze manuell in beiden Systemen.
- Die doppelte Datenerfassung verursachte Fehler und verlangsamte Vertriebsberichte, Auftragsabwicklung und Händlerprozesse.
- Rapidi verbindet Salesforce und Business Central mit einer bidirektionalen Synchronisierung von Accounts, Produkten, Kreditlimits und Aufträgen.
- Kein individueller Code erforderlich. Das Operations-Team verwaltet die Integration ohne eigene IT-Mitarbeitende.
- Neun Monate Implementierung. Go-live am 2. Januar 2019 ohne jede Ausfallzeit.
- Vertriebs- und Finanzberichte greifen jetzt automatisch auf beide Systeme zu. Die Händler berichten von einer schnelleren Auftragserfassung.
Inhaltsverzeichnis
- Wie hat Varitronics Salesforce und Dynamics 365 Business Central verbunden?
- Was war die größte Herausforderung?
- Welche Tools kamen im Datenintegrationsprojekt zum Einsatz?
- Wie wurde die Integration umgesetzt?
- Welche Ergebnisse wurden erzielt?
- Welche geschäftlichen Auswirkungen hatte das für Varitronics?
- Warum hat sich Varitronics für Rapidi entschieden?
- Die wichtigsten Erkenntnisse für Ihr Datenintegrationsprojekt
Wie hat Varitronics Salesforce und Dynamics 365 Business Central verbunden?
Varitronics LLC ist ein Bildungstechnologie-Unternehmen aus Minnesota. Das Unternehmen mit Hauptsitz in Brooklyn Park verkauft spezialisierte Drucker an Schulen in ganz Nordamerika, darunter Breitformat-, 3D- und Etikettendrucker sowie Laminiergeräte und Stanzmaschinen. Varitronics beliefert mehr als 30.000 Kitas, Grundschulen, weiterführende Schulen und Hochschulen. Der Vertrieb läuft über ein Händlernetz und direkt an die Kunden.
Das Unternehmen war seit Anfang der 2000er-Jahre Salesforce-Kunde, als Varitronics noch zur Brady Corporation gehörte. Nach der Unabhängigkeit im Jahr 2012 behielt das Team Salesforce als CRM bei. Beim ERP sah die Lage jedoch ganz anders aus.
Was war die größte Herausforderung?
Nach der Trennung von der Brady Corporation hatte Varitronics keinen Zugriff mehr auf das On-Premises-ERP des früheren Mutterkonzerns. Das Unternehmen setzte daraufhin für Finanzen, Lagerbestand und Distribution auf Ascent, ein Salesforce-basiertes ERP. Wirklich zufrieden war das Team mit Ascent nie.
Tom Hallbeck, Director of Operations, erklärt die Entscheidung für den Wechsel: „Die Cloud war uns für unser ERP genauso wichtig wie für unser CRM. Salesforce ist das führende CRM, und mit Dynamics 365 Business Central bietet Microsoft jetzt das führende Cloud-ERP.“
2018 wählte Varitronics Microsoft Dynamics 365 Business Central als neues ERP. Die Migration brachte eine bekannte Herausforderung mit sich. Viele Unternehmen stehen vor dem ERP-CRM-Integrationsdilemma: Salesforce und Business Central kommunizierten nicht miteinander. Die Mitarbeitenden mussten Daten manuell in beiden Systemen erfassen, Datensätze zwischen den Systemen importieren und exportieren und sich mit den Fehlern herumschlagen, die bei doppelter Erfassung entstehen.
Welche Tools kamen im Datenintegrationsprojekt zum Einsatz?
Stoneridge Software, der Implementierungspartner von Varitronics, empfahl Rapidi. Hallbeck erinnert sich: „Rapidi hat auf uns einen guten ersten Eindruck gemacht, und wir fühlten uns mit dem Angebot wohl. Wir haben uns auch eine andere Lösung angesehen, aber die Entscheidung für Rapidi fiel leicht.“ Unternehmen, die ihre Optionen prüfen, sollten wissen, dass bei der Wahl einer Integrationslösung drei Eigenschaften am meisten zählen: Einfachheit, Geschwindigkeit und Sicherheit.
Das Salesforce-Setup von Varitronics war stark angepasst worden, um die Schwächen des bisherigen ERP auszugleichen. Hallbeck wollte einen sauberen Neuanfang: „Wir wollten eine weitgehend standardnahe ERP-Implementierung, und genau die haben wir bekommen. Na ja, mit Ausnahme der Druckerseriennummern, die im ERP generiert werden und auch in Salesforce einige Anpassungen erfordern.“
Wie wurde die Integration umgesetzt?
Rapidi steuert den bidirektionalen Datenfluss zwischen Salesforce und Microsoft Dynamics 365 Business Central. Accounts werden in Salesforce angelegt und aktualisiert und dann von Rapidi mit Business Central synchronisiert. Kreditlimits und Kreditsperren fließen in die Gegenrichtung, von Business Central zurück nach Salesforce. Produktdaten werden in Business Central erfasst, und Rapidi überträgt neue und geänderte Produktinformationen nach Salesforce. Das sind einige der häufigsten Synchronisationspunkte zwischen CRM und ERP, und Rapidi deckt sie alle bidirektional ab.
Hallbeck hebt den Vorteil hervor, jedes System auf seinen Zweck zu konzentrieren: „Weil wir Salesforce nur noch für seinen eigentlichen Zweck als CRM nutzen, haben wir längst nicht mehr so viele Anpassungen wie früher. Und das ist gut so.“
Unternehmen, die ein ähnliches Setup planen, können einem Drei-Schritte-Prozess zur Integration von Salesforce und Dynamics 365 ERP folgen. Die Erfahrung von Varitronics zeigt, wie die Ergebnisse in der Praxis aussehen.
Welche Ergebnisse wurden erzielt?
Varitronics hatte sich für die gesamte Implementierung neun Monate Zeit gegeben. Das System ging wie geplant am 2. Januar 2019 live.
Hallbeck hat in zwanzig Jahren sieben ERP-Implementierungen begleitet. Diese bewertet er als die beste: „Sie sind nichts für schwache Nerven, und sie sind anspruchsvoll. Selbst 3, 6 oder 9 Monate nach dem Start ist man vielleicht noch nicht da, wo man sein sollte. Das war meine siebte ERP-Implementierung und von vorne bis hinten die beste. Rapidi hatte daran großen Anteil.“
Der Go-live verlief reibungslos. „Als wir am 2. Januar live gingen, gab es keine bösen Überraschungen“, sagt Hallbeck. „Wir mussten ein paar Kleinigkeiten nachjustieren. Das System ist kein einziges Mal ausgefallen. Die Verbindungen funktionieren genau so, wie Rapidi es versprochen hat.“
Welche geschäftlichen Auswirkungen hatte das für Varitronics?
Den größten Nutzen hatte das Management-Team. Hallbeck erklärt: „Mit unserem früheren ERP-System war es schwierig, aussagekräftige Umsatzberichte nach Vertriebsmitarbeitern und Kunden zu erstellen. Wir wussten, dass manche Informationen in Salesforce liegen und andere in Business Central. Aber weil die Systeme verbunden sind, erstellen wir Berichte, ohne uns darum kümmern zu müssen, woher die Daten stammen.“
Auch die Akzeptanz bei den Anwendern war gut. Hallbeck bereitete das Team mit Meetings im Vorfeld vor: „Veränderung ist immer schwierig, selbst wenn sie gute Gründe hat. Wir haben vorab viele Meetings mit unserer Anwendergruppe abgehalten, um sie so gut wie möglich vorzubereiten. Die Stimmung ist positiv.“
Auch das Händlernetz profitierte. Die Händler berichteten, dass die Auftragserfassung deutlich einfacher geworden sei, was den Lead-to-Invoice-Prozess von Varitronics direkt verbessert hat.
Warum sich Varitronics für Rapidi entschieden hat
Hallbeck nennt zwei Faktoren: die Einfachheit des Produkts und die Expertise des Teams. „Das Beste an Rapidi ist, dass es funktioniert. Und wenn wir Hilfe oder Rat brauchen, sind die Rapidi-Berater immer für uns da. Sie kennen ihr eigenes Produkt, und sie sind auch Experten für Salesforce und Business Central. Und das ist wichtig.“ Dank des No-Code-Ansatzes von Rapidi brauchte Varitronics keine eigenen Entwickler, um die Verbindung zu pflegen.
Auch die Unterstützung während der Implementierung lobt er: „Der Rapidi-Berater war immer für uns da und hat oft früh morgens oder spät abends gearbeitet, um sich auf unsere Bedürfnisse in einer anderen Zeitzone einzustellen. Mein Teammitglied, das eng mit dem Berater zusammengearbeitet hat, war äußerst dankbar.“
Die wichtigsten Erkenntnisse für Ihr Datenintegrationsprojekt
Viele Rapidi-Kunden starten mit einem ERP und nehmen Salesforce später hinzu. Varitronics ging den umgekehrten Weg und implementierte ein neues ERP neben einem bestehenden Salesforce-Setup. Wenn Sie ein ähnliches Projekt planen, beschreibt dieser Leitfaden zur Salesforce-ERP-Integration den gesamten Prozess. Hallbecks Rat an Unternehmen auf demselben Weg: „Nehmen Sie sich genug Zeit. ERP-Implementierungen sind schwierig. Wir haben uns 9 Monate gegeben, um sicherzugehen, dass wir am ersten Tag ein gutes System haben. Und so war es auch.“
Hallbeck empfiehlt Rapidi ohne Zögern: „Jedem, der mich fragt und ähnliche Anforderungen hat, sage ich: Schauen Sie sich Rapidi an.“
Ihre Integration, ganz einfach.
Nutzen Sie vorgefertigte Konnektoren und visuelles Mapping, um Ihre Systeme zu verbinden – schnell, sicher, skalierbar.
Häufig gestellte Fragen zur Integration von Salesforce und Business Central
Wie sieht der Quote-to-Cash-Prozess nach der Integration von Salesforce und Business Central aus?
Ein Vertriebsmitarbeiter erstellt ein Angebot in Salesforce. Sobald die Opportunity als gewonnen markiert ist, erzeugt Rapidi automatisch einen Verkaufsauftrag in Business Central. Von dort übernimmt Business Central Lieferung, Rechnungsstellung und Zahlungsverfolgung. Aktualisierte Finanzdaten fließen zurück nach Salesforce, sodass das Vertriebsteam Rechnungsstatus und Zahlungshistorie sieht, ohne das System zu wechseln. Varitronics nutzt genau diesen Ablauf. Accounts entstehen in Salesforce, werden mit Business Central synchronisiert, und Finanzdaten wie Kreditlimits gelangen automatisch zurück nach Salesforce. Der gesamte Lead-to-Invoice-Prozess läuft ohne manuelle Datenerfassung zwischen den beiden Systemen.
Wie vermeide ich eine Endlosschleife, in der Datensätze hin und her synchronisiert werden?
Eine Schleife entsteht, wenn System A einen Datensatz aktualisiert, System B die Änderung erkennt und zurückschreibt und System A diese Änderung wiederum erkennt. Rapidi verhindert das mit einer integrierten Änderungserkennung. Die Plattform verfolgt, welches System eine Aktualisierung ausgelöst hat, und synchronisiert nur echte Änderungen. Die LinkStorage-Funktion von Rapidi pflegt Referenzfelder zwischen Datensätzen in Salesforce und Business Central, ohne dass in einem der beiden Systeme benutzerdefinierte Felder nötig sind. Sie müssen also keine eigene Logik gegen Schleifen entwickeln. Die Integrationsplattform erledigt das auf Transferebene.
Wie teste ich die Integration vor dem Go-live in einer Sandbox?
Sowohl Salesforce als auch Business Central bieten Sandbox-Umgebungen. Sie verbinden Rapidi zunächst mit diesen Sandboxes und führen Testtransfers mit echten Datenstrukturen, aber ohne Risiko für die Produktivumgebung durch. Legen Sie in der Salesforce-Sandbox Test-Accounts, -Kontakte und -Aufträge an. Prüfen Sie, ob sie korrekt in der Business-Central-Sandbox erscheinen. Testen Sie dann die Gegenrichtung: Ändern Sie ein Kreditlimit in Business Central und prüfen Sie, ob es nach Salesforce zurückfließt. Varitronics ist während der neunmonatigen Implementierung genau so vorgegangen. Laut Hallbeck waren beim Go-live nur „ein paar Kleinigkeiten“ nachzujustieren, weil die Sandbox-Tests Probleme frühzeitig aufgedeckt hatten. Sobald Sie mit den Ergebnissen in der Sandbox zufrieden sind, richten Sie Rapidi auf Ihre Produktivumgebungen aus und gehen live.
Was, wenn ich ein Salesforce-basiertes ERP durch Business Central ersetze?
Genau das hat Varitronics getan. Das Unternehmen wechselte von Ascent, einem Salesforce-basierten ERP, zu Microsoft Dynamics 365 Business Central und behielt Salesforce als CRM. Der entscheidende Vorteil: Ihre Salesforce-Daten, Anpassungen und Workflows bleiben erhalten. Sie ersetzen nur die ERP-Ebene, nicht das CRM. Rapidi verbindet sich mit Business Central als neuem ERP und synchronisiert dieselben Datenobjekte, mit denen Ihr Team bereits in Salesforce arbeitet. Hallbecks Rat für dieses Szenario: Halten Sie die Business-Central-Implementierung so nah am Standard wie möglich. Varitronics entschied sich für ein „weitgehend standardnahes“ ERP-Setup und passte nur dort an, wo das Geschäft es erforderte, etwa bei der Generierung der Druckerseriennummern. Das verringerte die Komplexität und verkürzte die Implementierungsdauer.
Wer verwaltet die Integration nach der Einführung: die IT oder die Fachanwender?
Mit Rapidi übernehmen die Fachanwender die tägliche Verwaltung. Dank der No-Code-Plattform brauchen Sie keinen Entwickler, um Transfers zu überwachen, Fehlerprotokolle zu prüfen oder Feldzuordnungen anzupassen. Das integrierte Monitoring von Rapidi sendet bei einem fehlgeschlagenen Transfer eine E-Mail-Benachrichtigung an einen Systemadministrator, mit einem direkten Link zu dem Datensatz, der den Fehler verursacht hat. Bei Varitronics verwaltet das Operations-Team die Integration ohne eigene IT-Mitarbeitende. Wenn Hilfe gebraucht wird, steht das Support-Team von Rapidi bereit. Hallbeck lobt genau das: „Wenn wir Hilfe oder Rat brauchen, sind die Rapidi-Berater immer für uns da.“ Rapidi aktualisiert außerdem die Konnektoren, wenn Salesforce oder Business Central neue Versionen veröffentlichen, sodass sich Ihr Team nicht um die Versionskompatibilität kümmern muss.