HubSpot + Microsoft Dynamics 365 ERP: Leitfaden zur Integration

October 24, 2025 · Beate Thomsen · ERP-CRM-Integration

Unternehmen, die zum Beispiel HubSpot für ihre Kundenbeziehungen und ihr Marketing nutzen, für ihre Finanzprozesse aber ein ERP-System (etwa Microsoft Dynamics 365 Business Central, Finance usw.) einsetzen, fehlt der Zusammenhang in ihren Daten: Weil die beiden Systeme nicht verbunden sind, müssen sie Daten manuell aktualisieren. Das führt zu ineffizienten Geschäftsprozessen und verpassten Chancen.

In unserem aktuellen Webinar haben wir genau darüber gesprochen und beleuchtet, warum Integration wichtig ist, welche Best Practices es gibt und welche Schritte für ein erfolgreiches Integrationsprojekt entscheidend sind.

Sehen Sie sich die Aufzeichnung unten an!

Zusammenfassung

Warum und wie integrieren Sie HubSpot und Microsoft Dynamics 365 ERP?

Wenn Sie HubSpot mit Dynamics 365 ERP verbinden, hat Ihr Team eine einzige verlässliche Datenquelle für Kunden, Aufträge und Rechnungen. Mit vorgefertigten Mappings starten Sie schnell und passen sie ohne Code an. Das Projekt hat einen festen Umfang, Support nach dem Go-live inklusive. Sie erreichen schnellere Übergaben und weniger Fehler – ohne zusätzliche HubSpot-Lizenzen.

Integrieren Sie HubSpot mit Microsoft Dynamics 365 ERP. Schluss mit manueller Dateneingabe – Vertrieb und Finanzen bleiben synchron.
Starten Sie schnell mit vorgefertigten Vorlagen für die Integration von Unternehmen, Kontakten, Produkten, Deals→Verkaufsaufträgen, Verkaufsaufträgen und gebuchten Rechnungen.
Kein Code erforderlich. Ordnen Sie benutzerdefinierte Objekte und Felder nach Bedarf zu.
Fester Projektumfang. Support nach dem Go-live inklusive.
360-Grad-Kundensicht. Schnellere Übergaben. Weniger Fehler. Kürzerer Quote-to-Cash-Prozess.
Kein Kauf von HubSpot Data Hub (ehemals Operations Hub) nötig.

Warum ist die Integration von HubSpot und Dynamics 365 ERP wichtig?

Die Integration von HubSpot und Microsoft Dynamics 365 ERP bringt Ihre Teams auf eine Linie und lässt sie mit denselben Daten arbeiten – ganz gleich, wo diese liegen. So sehen Finanzen und Vertrieb Kunden-, Auftrags-, Rechnungs- und Zahlungsdaten sofort, ohne das System wechseln zu müssen. Sie reduzieren manuelle Eingaben, beseitigen Abweichungen und beschleunigen Ihre Geschäftsprozesse.

Die wichtigsten Vorteile:

Keine manuelle Dateneingabe mehr zwischen den Systemen
Volle Transparenz für Vertrieb und Marketing über Auftragsstatus, Lagerbestand und Abrechnung
Automatische Umwandlung von Deals in Aufträge
Konsistente Daten über alle Plattformen hinweg

Welche Objekte sollten Sie mit HubSpot synchronisieren?

Häufig begegnen uns Szenarien wie die unten gezeigten. Wir decken sie mit unseren vorgefertigten, sofort einsetzbaren Mapping-Vorlagen ab, die sich an Ihre spezifischen Anforderungen anpassen und erweitern lassen.

Unternehmen ↔ Kunden

HubSpot-Unternehmen mit ERP-Kunden synchronisieren (die BC-Kundennummer in HubSpot vorhalten).

Kontakte ↔ Kontakte

Kontakte synchronisieren und mit dem richtigen Kunden verknüpfen.

Produkte/Artikel → HubSpot-Produkte

Artikel und Preise aus dem ERP an HubSpot übertragen.

Deals (gewonnen) → Verkaufsaufträge

Gewonnene Deals auf Verkaufsaufträge im ERP abbilden.

Verkaufsaufträge → HubSpot

Auftragsnummer, Betrag und Status beim Unternehmen anzeigen.

Gebuchte Rechnungen → HubSpot

Verkaufs- und Rechnungshistorie sichtbar machen.

Weitere Standard- oder benutzerdefinierte Objekte können Sie nach Bedarf hinzufügen.

Die wichtigsten Schritte und so funktioniert es

Hier sind die wichtigsten Schritte zu einer erfolgreichen Integration von HubSpot und Microsoft Dynamics 365 ERP mit Rapidi – ganz gleich, ob Sie Business Central oder Finance (F&O) anbinden.

Schritt 1: Integrationsziele definieren

Welche geschäftlichen Probleme wollen Sie lösen?
Welche Teams brauchen Zugriff auf welche Daten?
Typische Ziele: manuelle Arbeit reduzieren, Kontakte und Kunden synchronisieren, den Weg vom Deal zum Auftrag automatisieren und das Reporting verbessern.

Schritt 2: Die richtigen Daten für die Synchronisation auswählen

Legen Sie fest, welche Objekte integriert werden sollen:
- Unternehmen, Kontakte, Deals, Produkte usw.
- Benutzerdefinierte Felder oder Objekte
Synchronisieren Sie nicht einfach alles. Konzentrieren Sie sich auf die Daten, die Ihrem Unternehmen nützen und Ihre Workflows und Geschäftsprozesse verbessern.

Schritt 3: Feldzuordnung konfigurieren

Ordnen Sie die Felder in HubSpot und in den Dynamics-365-Tabellen einander zu.
Legen Sie die Richtungen fest (Einweg- oder bidirektionale Synchronisation)
Berücksichtigen Sie Formatunterschiede (z. B. Datumsformate und Währungen).
Die Oberfläche von Rapidi macht das mit No-Code-Mapping und Vorlagen einfach.

Schritt 4: Die Integration in einer Sandbox testen

Führen Sie Synchronisationen in einer Testumgebung aus, bevor Sie die Integration live schalten
Prüfen Sie Protokolle, Fehlermeldungen und Ergebnisse.
Das Protokollierungssystem von Rapidi hilft, Probleme früh zu erkennen.

Schritt 5: Schrittweise live gehen

Beginnen Sie mit einer begrenzten Synchronisation (z. B. Unternehmen und Kontakte)
Erweitern Sie auf vollständige Workflows wie Quote-to-Cash, sobald alles stabil läuft
Behalten Sie das Volumen der ersten Synchronisation und die API-Limits im Blick.

Schritt 6: Ihre Teams schulen

Vertrieb & Marketing: wie sie ERP-Daten in HubSpot einsehen
Finanzen: wie Aufträge und Kunden aus dem CRM angelegt werden
Rapidi-Administratoren und -Benutzer: wie sie Mappings und Synchronisationszeitpläne verwalten, überwachen und aktualisieren.

Schritt 7: Überwachen, unterstützen und optimieren

Nutzen Sie die Protokolle von Rapidi, um Synchronisationen nachzuverfolgen und Probleme zu beheben.
Passen Sie Mappings oder Zeitpläne an, wenn Ihr Unternehmen wächst.
Wenden Sie sich an das Rapidi-Supportteam, wenn Sie Probleme haben – der Support ist inbegriffen.

Typische Anwendungsfälle

Kunden und Unternehmen synchronisieren
- Kunden in Dynamics 365 automatisch anlegen oder aktualisieren, wenn in HubSpot neue Unternehmen hinzukommen oder geändert werden.
- Adressen, Steuernummern und Kontaktdaten zwischen beiden Systemen synchron halten.
ERP-Daten in HubSpot anzeigen
- Rechnungsstatus und Zahlungshistorie direkt in HubSpot beim jeweiligen Unternehmen anzeigen.
- Der Vertrieb hat seine Kundeninformationen vollständig im Blick und muss bei Abrechnungsfragen nicht bei der Finanzabteilung nachfragen.
Deals in Verkaufsaufträge umwandeln
- Wird ein HubSpot-Deal als „Closed Won“ markiert, wird er als Verkaufsauftrag an Dynamics 365 ERP übertragen
- Positionen, Rabatte und Kundendaten automatisch übernehmen.
Produkte und Preislisten synchronisieren
- Den HubSpot-Produktkatalog mit den Artikeln und Preisen im ERP abgleichen.
- Sicherstellen, dass Angebote die richtigen ERP-Preisregeln und die Produktverfügbarkeit berücksichtigen.
Lead-to-Cash-Automatisierung
- Den gesamten Lead-to-Cash-Workflow – einschließlich des Quote-to-Cash-Workflows – automatisieren, indem Kontakte, Deals, Kunden und Aufträge synchronisiert werden.
- Manuelle Übergaben zwischen Marketing, Vertrieb und Finanzen reduzieren.

Warum es mit Rapidi funktioniert

Über 30 Jahre. No-Code. Schnelle Vorlagen. BC, Finance, NAV/AX. Support inklusive.

iPaaS-Plattformen wie Rapidi erleichtern diese Integration mit vorkonfigurierten Vorlagen und No-Code-Konfiguration – so können Sie sich auf das Wachstum Ihres Unternehmens konzentrieren statt auf Tabellenkalkulationen.

Wir entwickeln seit über 30 Jahren Integrationen für Microsoft und CRM.
No-Code-iPaaS-Software aus der Cloud, die Ihnen eine Komplettlösung bietet.
Schnelle Einrichtung – Wochen statt Monate.
Fertige Mapping-Vorlagen für einen schnellen Start.
Sichere, verschlüsselte und effiziente Datenübertragung
Funktioniert mit Dynamics 365 Business Central, Finance sowie NAV und AX und weiteren Systemen.
Laufender Support ist in Ihrem Abonnement enthalten.

Wie funktioniert das? Vereinbaren Sie noch heute Ihre Demo und erleben Sie die Integration von HubSpot und Microsoft Dynamics 365 ERP in Aktion.

Sehen Sie sich unser aktuelles Webinar zur Integration von HubSpot CRM mit MS Dynamics 365 Business Central in 3 Schritten noch einmal an.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Kann ich HubSpot- und ERP-Daten in Berichten kombinieren?

Ja. Wenn Sie HubSpot mit Dynamics 365 ERP integrieren, können Sie Pipeline-Daten aus HubSpot abrufen und mit Umsatz- und Margendaten aus dem ERP zusammenführen. So erhalten Sie genaue Berichte zur Vertriebsleistung, Cashflow-Prognosen und finanzielle Einblicke – alles an einem Ort.

Wie hilft die Integration bei DSGVO und Einwilligungsmanagement?

Sie können DSGVO-Einwilligungsfelder und Kontaktpräferenzen zwischen HubSpot und Dynamics 365 synchronisieren. Meldet sich jemand in einem System ab oder beantragt die Löschung, kann sich die Änderung auch im anderen System niederschlagen. Mit Rapidi können Sie diese Aktionen zuordnen und automatisieren, damit Sie die Vorgaben einhalten.

Wie verbessert diese Integration die Übergaben zwischen Teams?

Vertrieb, Finanzen und operative Teams greifen alle auf dieselben Kundendaten zu – ohne nach dem aktuellen Stand fragen oder mehrere Systeme prüfen zu müssen. Der Vertrieb sieht Kreditlimits und Rechnungsstatus in HubSpot. Die Finanzabteilung sieht Deal-Details und Kontaktdaten, die vom CRM ins ERP synchronisiert werden. Das reduziert Fehler und beschleunigt Entscheidungen.

Kann ich benutzerdefinierte Felder zwischen HubSpot und Dynamics 365 synchronisieren?

Ja. Sie können benutzerdefinierte Felder in beide Richtungen zuordnen. Ob Sie benutzerdefinierte Eigenschaften in HubSpot oder benutzerdefinierte Felder im ERP (Business Central oder Finance) nutzen – mit Rapidi haben Sie die volle Kontrolle darüber, wie sie synchronisiert werden.

Wie verhindern Sie doppelte Datensätze bei der Synchronisation?

Rapidi nutzt stabile Abgleichsschlüssel – etwa die ERP-Kunden-ID, die E-Mail-Domain oder die USt-IdNr. –, um Datensätze zu verknüpfen und Dubletten zu vermeiden. Sie können Zuständigkeitsregeln und das Synchronisationsverhalten festlegen, damit ein System die maßgebliche Datenquelle bleibt.

Brauche ich ein Abonnement für HubSpot Data Hub, um diese Integration zu nutzen?

Nein, Sie benötigen weder eine Lizenz noch ein Abonnement für HubSpot Data Hub (ehemals Operations Hub), um die HubSpot-Integration von Rapidi nutzen zu können. Das spart Ihnen Lizenzkosten – sofort und auf lange Sicht.