Unterstützung für Anhänge von und zu Dynamics 365 Sales (lesen oder schreiben)
Wir freuen uns, Ihnen mitteilen zu können, dass wir die Übertragung von Anhängen von und zu Dynamics 365 Sales unterstützen – lesend wie schreibend.
Wenn Sie also Microsoft Dynamics 365 Sales einsetzen und Anhänge zwischen diesen CRM-Systemen und Ihrem MS Dynamics 365 ERP wie Business Central übertragen möchten, sind Sie bei uns richtig.
Sie können MyRapidi zum Beispiel so konfigurieren, dass Anhänge von Microsoft Dynamics 365 Sales nach Business Central übertragen werden. Die Anhänge lassen sich in beide Richtungen übertragen.
Und wenn Sie Anhänge von MS Dynamics Sales an Salesforce übertragen möchten, kann Rapidi das ebenfalls.
WOFÜR KÖNNEN SIE DAS NUTZEN?
Die Übertragung von Anhängen wie Bildern und PDF-Dateien von und zu Microsoft Dynamics 365 Sales bringt Ihnen mehrere Vorteile. Diese Integration verschlankt Geschäftsprozesse, macht Daten besser zugänglich, verbessert die Zusammenarbeit und trägt zu einer wirksameren Kundenbindung und Kundenbetreuung bei. Darüber hinaus kann sie zu deutlichen Effizienzgewinnen und einer besseren Datenverwaltung in Ihrem gesamten Unternehmen führen.
WELCHE FORMATE UNTERSTÜTZEN WIR?
- Der Inhaltstyp der Anhänge aus MS Dynamics 365 Sales muss im Format binary gespeichert sein:
- für Dokumente: .pdf und .doc
- für Bilder: .png und .jpeg
- Die Anhänge aus Salesforce müssen im Format base64 gespeichert sein.
- Die Anhänge aus MS Dynamics 365 Business Central müssen im Dateiformat stream gespeichert sein:
- für Dokumente: .pdf und .doc
- für Bilder: .png und .jpeg
Bitte beachten: Die API-V2-Tabellen, über die die Anhänge aus Business Central gelesen werden, stehen erst ab Business Central 2020 Wave 2 (v17.2) zur Verfügung. Ältere Business-Central-Versionen verfügen nicht mehr über diese APIs und können sie auch nicht aktivieren.
VOR DER EINRICHTUNG IN MYRAPIDI?
Bevor Sie die Anhangsübertragung von und zu Business Central und MS Dynamics 365 Sales konfigurieren, muss das Feld $systemId (2000000000, GUID) in Business Central für die betreffende Tabelle veröffentlicht werden (dafür ist eine Extension zu erstellen).
Um das oben genannte Feld zu veröffentlichen bzw. verfügbar zu machen, lesen Sie bitte unseren Artikel darüber, wie Sie eine Extension in Business Central erstellen / das Feld SystemCreatedAt in Business Central veröffentlichen, und führen Sie alle Schritte durch.
Anwendungsfall 1: Anhänge von und zu Dynamics 365 Sales und Business Central
Derzeit unterstützen wir die Übertragung von PDF-Dateien aus Microsoft Dynamics 365 Sales nach Business Central über Rapidi. Diese Funktion wird in beide Richtungen unterstützt. Sie können Dateien von und zu Microsoft Sales (Sales Hub) und Ihrer Business-Central-Instanz übertragen.
Anhänge in MS Dynamics Sales 365 werden in zwei verschiedenen Datenbanktabellen gespeichert: ActivityMimeAttachment (E-Mail-Anhang) und Annotation (Notes). Lädt ein Benutzer eine Datei in eine Notiz, wird der Anhang in der Tabelle Annotation gespeichert; lädt ein Benutzer eine Datei in eine E-Mail, wird der Anhang in der Tabelle ActivityMimeAttachment gespeichert.
Die Tabelle Notes in MS Dynamics Sales 365 ist mit allen Tabellen bzw. Entitäten verknüpft, etwa mit Accounts, Leads, Opportunities, Rechnungen, Aufträgen usw. In jeder dieser Tabellen kann der Benutzer unter Notes eine Datei hochladen, die dann als Anhang angezeigt wird.
Anhänge in Business Central werden in einer Datenbanktabelle namens DocumentAttachmentsAPIV2 gespeichert. Aus dieser Tabelle lesen Sie jeden Anhang aus, der mit einem Ihrer Konten oder Vorgänge verknüpft ist.
Im Folgenden führen wir Sie durch die Einrichtung der Anhangsübertragung von und zu Dynamics 365 Sales und Business Central
A. Die erforderlichen Schritte, um Anhänge von Dynamics 365 Sales nach Business Central zu übertragen:
Um Ihre Übertragung in myrapidi.com zu konfigurieren und Dateien erfolgreich übertragen zu können, sind die folgenden Schritte nötig:
1. Richten Sie beide Verbindungen in myrapidi.com ein:
- Microsoft Dynamics 365 Sales – Der Verbindungstyp heißt in Rapidi CRM ODATA.
- Microsoft Dynamics 365 Business Central – Der Verbindungstyp heißt in Rapidi MS Dynamics 365 BC (NAV) OData.
Hinweis: Wenn Sie alle Schritte zur Einrichtung beider Verbindungen brauchen – lesen Sie unseren Artikel darüber, wie Sie ODATA-Verbindungen über Azure AD einrichten.
2. Richten Sie eine neue Übertragung wie folgt ein:
a) General
Füllen Sie alle Felder im Abschnitt General der Übertragung aus. Achten Sie darauf, die richtigen Source- und Destination-Layouts auszuwählen
Abbildung: Abschnitt General
B) Source Control
Gehen Sie als Nächstes Source Control durch und fügen Sie eine Source Control hinzu (z. B. wann der Anhang erstellt wurde).
Kurztipp: Bei der Einrichtung jeder Datenübertragung empfiehlt sich immer ein Zeitstempel.
C: Table Link: die Primärschlüssel/Identifikatoren hinzufügen
Anschließend müssen Sie den Abschnitt Table Link aktualisieren. Hier fügen Sie die Primärschlüssel/Identifikatoren hinzu, die Sie für diese Übertragung verwenden möchten.
Abbildung: Source Control & Table Link
d) Field List hinzufügen (Mapping)
Der nächste Schritt der Einrichtung ist das Mapping der Felder, die für die Übertragung Ihrer Anhänge nötig sind.
Abbildung: Field List (Mapping)
Hier müssen Sie die genannten 4 Felder zuordnen (wie oben zu sehen). Diese Felder sind Pflichtfelder und müssen zugeordnet werden, damit Ihre Anhänge übertragen werden können. Denken Sie daran, dass Business Central die parentID verlangt, mit der dieser Anhang verknüpft werden soll. Es empfiehlt sich außerdem, diese ID in MS Dynamics 365 Sales zu speichern, damit Sie die Datensätze beider Systeme einander zuordnen können.
Die erforderlichen Felder sind:
- ParentID – Das ist die GUID-ID des Business-Central-Datensatzes, mit dem dieser Anhang verknüpft werden soll. Am einfachsten ist es, die GUID-ID des Datensatzes in MS Dynamics 365 Sales zu speichern, damit Sie sie in dieser Übertragung verwenden können. In Business Central ist die Parent-ID des Datensatzes die systemID (die oben genannte $systemId).
- AttachmentContent – In Business Central werden alle Dateien im Format stream gespeichert. Das entsprechende Feld in MS Dynamics 365 Sales ist documentbody_binary.
- FileName – Das ist der Name des Anhangs, den Sie nach Business Central übertragen. Das entsprechende Feld in MS Dynamics 365 heißt filename.
- ParentType – der Datensatztyp aus Business Central.
E) Filters Source
Der letzte Teil des Vorgangs ist das Hinzufügen von Filtern über Filters Source. Das ist optional, wird zu Testzwecken aber empfohlen.
Abbildung: Filters Source (Einschränkungen)
3. Activate Changes
Nachdem Sie die Übertragung erstellt und alle Angaben ergänzt haben, klicken Sie unbedingt auf Activate Design (oben auf Ihrer Übertragungsseite), bevor Sie einen Test starten.
Abbildung: Activate Changes
B. Die erforderlichen Schritte, um Anhänge von Dynamics 365 Business Central nach Dynamics 365 Sales zu übertragen
Um Ihre Übertragung in myrapidi.com zu konfigurieren und Dateien erfolgreich übertragen zu können, sind die folgenden Schritte nötig:
1. Richten Sie beide Verbindungen in myrapidi.com ein:
- Microsoft Dynamics 365 Sales – Der Verbindungstyp heißt in Rapidi MS Dynamics 365 CRM OData.
- Dynamics 365 Business Central – Der Verbindungstyp heißt in Rapidi MS Dynamics 365 BC (NAV) OData.
Bitte beachten: Wenn Sie alle Schritte zur Einrichtung beider Verbindungen brauchen – lesen Sie unseren Artikel darüber, wie Sie ODATA-Verbindungen über Azure AD einrichten.
2. Erstellen Sie in Myrapidi.com wie folgt eine neue Übertragung:
a) General
Füllen Sie alle Felder im Abschnitt General der Übertragung aus. Achten Sie darauf, die richtigen Source- und Destination-Layouts auszuwählen.
Abbildung: Abschnitt General
b) Source Control
Gehen Sie als Nächstes Source Control durch und fügen Sie eine Source Control hinzu (z. B. wann der Anhang erstellt wurde).
Abbildung: Source Control
Und wie bereits erwähnt: Bei der Einrichtung jeder Datenübertragung empfiehlt sich immer ein Zeitstempel.
c) Table Link (Key Fields)
Anschließend müssen Sie den Abschnitt Table Link aktualisieren. Hier fügen Sie die Primärschlüssel/Identifikatoren hinzu, die Sie für diese Übertragung verwenden möchten.
Abbildung: Table Link
d) Field List (Mapping)
Der nächste Schritt der Einrichtung ist das Mapping der Felder, die für die Übertragung Ihrer Anhänge nötig sind.
Hier müssen Sie 3 Felder zuordnen (wie oben zu sehen). Denken Sie daran, dass Dynamics 365 Sales die Object ID verlangt, mit der dieser Anhang verknüpft werden soll. Es empfiehlt sich, diese Object ID in Dynamics 365 Business Central zu speichern, damit Sie die Datensätze beider Systeme einander zuordnen können.
Die erforderlichen Felder sind:
- File Name – Dieses Feld muss in beiden Systemen vorhanden und daher zugeordnet sein.
- Object ID – Diese ID muss in Dynamics 365 Business Central gespeichert sein, damit Sie die Datensätze beim Übertragen der Anhänge einander zuordnen können.
- AttachmentContent/ documentbody_binary – Documentbody_binary/ attachmentContent – der Inhalt der Datei bzw. des Anhangs, der übertragen wird.
Abbildung: Field List (Mapping) im 'Edit mode'
E) Filters Source
Der letzte Teil des Vorgangs ist das Hinzufügen von Filtern über Filters Source. Das ist optional, wird zu Testzwecken aber empfohlen.
Abbildung: Filters Source
3. Activate Changes
Nachdem Sie die Übertragung erstellt und alle Angaben ergänzt haben, klicken Sie unbedingt auf Activate Design (oben auf Ihrer Übertragungsseite), bevor Sie einen Test starten.
Abbildung: Activate Changes
Herzlichen Glückwunsch, Sie haben die Einrichtung der Dateiübertragung zwischen MS Dynamics 365 Business Central und Sales abgeschlossen
Sehen wir uns nun an, wie die Dateien nach der Einrichtung in beiden Systemen erscheinen.
Beispiel 1: Anhänge von MS Dynamics 365 Sales nach Business Central übertragen
Im folgenden Beispiel wurde eine PDF-Datei an eine Opportunity in MS Dynamics 365 Sales angehängt.
Abbildung: PDF an eine Opportunity in Dynamics 365 Sales angehängt
In Business Central wird dieselbe Datei in Attached Documents (DocumentAttachmentsAPIV2) übertragen und mit der Sales Order verknüpft:
Abbildung: PDF unter Attached Documents sichtbar und mit einer Sales Order in Business Central verknüpft
Beispiel 2: Übertragung einer PDF-Datei von Business Central nach MS Dynamics 365 Sales
Im folgenden Beispiel wird eine PDF-Datei von Business Central nach MS Dynamics 365 Sales übertragen.
Abbildung: PDF-Datei unter Attached Documents und mit einer Sales Order in Business Central verknüpft
In Business Central wurde eine PDF-Datei an eine Sales Order angehängt. Und dieselbe Datei wurde nach MS Dynamics 365 Sales unter Notes an der Opportunity übertragen (wie unten dargestellt).
Abbildung: PDF-Datei unter Notes an der Opportunity in Dynamics 365 Sales sichtbar
Anwendungsfall 2: Anhänge von und zu Dynamics Sales und Salesforce
Derzeit unterstützen wir die Übertragung von PDF-Dateien aus Microsoft Sales nach Salesforce über Rapidi. Diese neue Funktion wird in beide Richtungen unterstützt. Sie können Dateien von und zu Microsoft Sales (Sales Hub) und Ihrer Salesforce-Instanz übertragen. Im Folgenden eine Anleitung, wie Sie die Anhangsübertragung von und zu Dynamics 365 Sales und Salesforce einrichten.
A. Anhänge von Dynamics 365 Sales nach Salesforce übertragen
Das folgende Beispiel erklärt, wie Sie eine Binärdatei (.pdf) von einer Opportunity in Dynamics Sales 365 in die Salesforce-Opportunity übertragen. Sie können jede Tabelle in Dynamics 365 Sales wählen, um Ihre Anhänge nach Salesforce zu übertragen.
Führen Sie die unten beschriebenen Schritte aus, um Ihre Übertragung in myrapidi.com zu konfigurieren und Dateien erfolgreich übertragen zu können:
1. Richten Sie beide Verbindungen in myrapidi.com ein:
- Microsoft Dynamics 365 Sales – Der Verbindungstyp heißt in Rapidi MS Dynamics 365 CRM OData
- Salesforce – Der Verbindungstyp heißt in Rapidi Salesforce.com
Hinweis: Wenn Sie alle Schritte zur Einrichtung beider Verbindungen brauchen – lesen Sie unseren Artikel darüber, wie Sie ODATA-Verbindungen über Azure AD einrichten.
2. Richten Sie in myrapidi.com wie folgt eine neue Übertragung ein:
a) General
Füllen Sie alle Felder im Abschnitt General der Übertragung aus. Achten Sie darauf, die richtigen Source- und Destination-Layouts auszuwählen. 
Abbildung: Abschnitt General
b) Source Control
Gehen Sie als Nächstes Source Control durch und fügen Sie eine Source Control hinzu (z. B. wann der Anhang erstellt wurde).
Abbildung: Source Control
c) Table link
Anschließend müssen Sie den Abschnitt Table Link aktualisieren. Hier fügen Sie die Primärschlüssel/Identifikatoren hinzu, die Sie für diese Übertragung verwenden möchten.
Abbildung: Table Link
D) Field List (Mapping)
Der vorletzte Teil des Vorgangs ist das Mapping der Felder, die für die Übertragung Ihrer Anhänge nötig sind.
Abbildung: Field List (Mapping) im 'Edit mode'
Hier müssen Sie 3 Felder zuordnen (wie oben zu sehen). Denken Sie daran, dass Salesforce die Salesforce-Parent-ID verlangt, mit der dieser Anhang verknüpft werden soll (das ist die Salesforce Object ID). Es empfiehlt sich, diese Object ID auch in Microsoft Sales zu speichern, damit Sie die Datensätze beider Systeme einander zuordnen können.
Die erforderlichen Felder:
- FileName – Der Name des Anhangs, der übertragen wird.
- Parent ID – Das ist die Parent-ID des Salesforce-Objekts, mit dem dieser Anhang verknüpft wird. Sie muss in MS Dynamics 365 Sales gespeichert sein, damit die Datensätze korrekt zugeordnet werden.
- Body – Das ist der Inhalt des Anhangs, der übertragen wird.
e) Filters source
Der letzte Teil des Vorgangs ist das Hinzufügen von Filtern über Filters Source. Das ist optional, zu Testzwecken empfiehlt sich der Einsatz aber.
Abbildung: Filters Source
3. Activate Changes
Nachdem Sie die Übertragung erstellt und alle Angaben ergänzt haben, klicken Sie unbedingt auf Activate Design ( oben auf Ihrer Übertragungsseite), bevor Sie einen Test starten.
Abbildung: Activate Changes
B. Anhänge von Salesforce nach Dynamics 365 Sales übertragen
1. Richten Sie in MyRapidi.com wie folgt eine neue Übertragung ein:
a) General
Füllen Sie alle Felder im Abschnitt General der Übertragung aus. Achten Sie darauf, die richtigen Source- und Destination-Layouts auszuwählen.
Abbildung: Abschnitt General
b) Source Control
Gehen Sie als Nächstes Source Control durch und fügen Sie ein Source-Control-Feld hinzu (ein DateTime-Feld, mit dem sich steuern lässt, welche Anhänge vom Quellsystem in das Zielsystem übertragen werden).
Abbildung: Source Control
Hinweis: Bei der Einrichtung jeder Datenübertragung empfiehlt sich immer ein Zeitstempel.
c) Table Link (Key Fields)
Anschließend müssen Sie den Abschnitt Table Link aktualisieren. Hier fügen Sie die Primärschlüssel/Identifikatoren hinzu, die Sie für diese Übertragung verwenden möchten.
Abbildung: Table Link
d) Field List (Mapping)
Der nächste Teil des Vorgangs ist das Mapping der Felder, die für die Übertragung Ihrer Anhänge nötig sind.
Hier müssen Sie 3 Felder zuordnen (wie unten zu sehen). Denken Sie daran, dass Dynamics 365 Sales die Object ID verlangt, mit der dieser Anhang verknüpft werden soll. Es empfiehlt sich, diese Object ID auch in Salesforce zu speichern, damit Sie die Datensätze beider Systeme einander zuordnen können.
Die erforderlichen Felder sind:
- Name – der Name der Datei, die übertragen wird.
- ObjectID – Die GUID-ID des Objekts, mit dem der Anhang verknüpft wird. Diese ID muss in Salesforce gespeichert sein, damit die Datensätze korrekt zugeordnet werden.
- Body – Das ist der Inhalt des Anhangs, der übertragen wird.
Abbildung: Field List (Mapping)
e) Filters Source
Der letzte Teil des Vorgangs ist das Hinzufügen von Filtern über Filters Source. Das ist optional, zu Testzwecken empfiehlt sich der Einsatz aber.
Abbildung: Filters Source
3. Activate Changes
Nachdem Sie die Übertragung erstellt und alle Angaben ergänzt haben, klicken Sie unbedingt auf Activate Design (oben auf Ihrer Übertragungsseite), bevor Sie einen Test starten.
Abbildung: Activate Changes
Beispiel für die Anhangsübertragung von MS Dynamics 365 Sales nach Salesforce
Dies ist ein Beispiel dafür, wie der Anhang von Microsoft Dynamics 365 Sales an Salesforce gesendet wird. Das ist der Anhang, der mit der Opportunity verknüpft ist:
Abbildung: Von Dynamics 365 Sales an Salesforce gesendeter Anhang
Und so sieht er nach der Übertragung in Salesforce aus:
In Salesforce wird der Anhang auf der Opportunity-Seite unter Notes & Attachments angezeigt.
Sie sehen den Titel des Anhangs, wer ihn erstellt hat und wann er erstellt wurde.
Abbildung: In Salesforce sichtbare Anhänge
Ich hoffe, dieser Artikel war für Sie hilfreich. Wenn Sie Probleme bei der Einrichtung Ihrer Dateiübertragungen haben, wenden Sie sich bitte an unseren Support, der Ihnen gerne weiterhilft.
Außerdem empfehle ich Ihnen den Artikel darüber, wie Sie Dateiübertragungen von und zu MS Dynamics 365 Business Central einrichten
Und nicht zuletzt: Nehmen Sie an unserem Product Updates Webinar teil, um über die neuesten Funktionen und Verbesserungen der MyRapidi Data Integration Platform auf dem Laufenden zu bleiben.
Wenn Sie Rapidi noch nicht kennen und eine grundlegende Einführung in die Datenintegrationsplattform möchten, nehmen Sie an unserem Webinar: Einführung in MyRapidi teil.