Selbst entwickeln, kaufen oder nativ? HubSpot Data Sync vs. iPaaS vs. individuelle API-Integration
Wenn Sie HubSpot nutzen und ein ERP-System betreiben, fragt früher oder später jemand, wie die beiden Systeme miteinander kommunizieren können. In den meisten Make-or-Buy-Diskussionen fehlt eine dritte Option: die native App von HubSpot selbst. Dieser Artikel vergleicht HubSpot Data Sync, eine iPaaS und eine individuelle API-Integration anhand von zwölf Kriterien und endet mit einer Checkliste aus sechs Fragen, die Sie jedem Anbieter stellen können.
Die kurze Antwort: Es gibt drei Wege, HubSpot mit einem ERP zu verbinden. Sie installieren die native App von HubSpot (HubSpot Data Sync), Sie kaufen eine Integrationsplattform (iPaaS) wie Rapidi, oder Sie entwickeln selbst eine individuelle API-Integration. Nativ eignet sich für eine einfache Cloud-Synchronisierung von Kontakten für einen einzelnen Mandanten. Eine iPaaS eignet sich für Unternehmen, Aufträge und Rechnungen über mehrere ERP-Mandanten hinweg, in der Cloud oder On-Premise. Selbst entwickeln eignet sich für Teams, die ein offenes Budget und die laufende Pflege tragen können.
In unserem Webinar am 28. Oktober 2026 haben Beate Thomsen, Mitinhaberin von Rapidi, und Andreea Arseni, Senior Data Integration Consultant bei Rapidi, die drei Ansätze direkt miteinander verglichen, anhand derselben Kriterien, mit denen Sie jede Software beurteilen würden.
Was ist der Unterschied zwischen HubSpot Data Sync, einer iPaaS und einer individuellen API-Integration?
HubSpot Data Sync ist die native App, die HubSpot selbst für Ihr ERP entwickelt, eine iPaaS ist eine Integrationsplattform, die Sie abonnieren, und eine individuelle API-Integration ist Ihr eigener Code auf Basis der HubSpot- und ERP-APIs.
- Selbst entwickeln: eine individuelle API-Integration, also Ihr eigener Code auf Basis der HubSpot- und ERP-APIs, geschrieben von internen Entwicklern oder einer Agentur. Low-Code-Tools wie Power Automate, Zapier, Make oder n8n sind eine leichtere Variante desselben Ansatzes. So oder so verantworten Sie jede Änderung selbst.
- Kaufen: eine No-Code-Integrationsplattform oder iPaaS wie Rapidi, mit fertigen Vorlagen für HubSpot und Microsoft Dynamics 365 Business Central. Die Daten werden nach Zeitplan und nach Ihren Regeln übertragen, und dieselbe Plattform verbindet auch Salesforce, Workday, Shopify, Microsoft Fabric sowie weitere Systeme und Datenbanken.
- Nativ: HubSpot Data Sync, also die Apps, die HubSpot selbst entwickelt und betreut, installiert über den HubSpot Marketplace. Die einfache Synchronisierung ist in Ihrem HubSpot-Account enthalten, benutzerdefinierte Zuordnungen erfordern ein kostenpflichtiges Abonnement für Data Hub, und es gibt eine App pro System.
Sie haben sich bereits entschieden und suchen eine Anleitung für Dynamics 365? Lesen Sie unseren Leitfaden zur HubSpot-ERP-Integration.
Wie haben wir die Ansätze verglichen?
Wir haben zwölf Kriterien verwendet, mit denen Sie jede Software beurteilen würden, gruppiert in vier Fragen.
- Passt es? Architektur, Umfang, Vorlagen und Skalierbarkeit.
- Wer betreibt es? Support und tägliche Protokolle, API-Änderungen und Fehlerbehandlung.
- Was kostet es? Lizenz, Hosting, Implementierung sowie Wartung und Weiterentwicklung.
- Wird es genutzt? Benutzerfreundlichkeit und Akzeptanz.
Passt es zu Ihren Systemen und Ihren Daten?
Prüfen Sie zuerst, wo Ihr ERP läuft und welche Datensätze Sie benötigen, denn diese beiden Antworten schließen Optionen aus.
| Kriterium | Selbst entwickeln: individuelle API | Kaufen: Rapidi (iPaaS) | Nativ: HubSpot Data Sync |
|---|---|---|---|
| Architektur | Cloud oder On-Premise. On-Premise bedeutet, die APIs freizuschalten und einen Port zu öffnen, bei Low-Code-Tools einen ständig laufenden Gateway-Server. | Cloud, On-Premise oder Ihre eigene Azure-Umgebung. On-Premise läuft über RapidiConnector, einen Windows-Dienst auf einem Rechner, den Sie bereitstellen. | Nur Cloud. Business Central On-Premise wird nicht unterstützt, und Dynamics 365 muss auf dynamics.com laufen. |
| Umfang | Alles, was die APIs bereitstellen, in beide Richtungen. Sie programmieren jedes Objekt, jede Richtung, jeden Mandanten und jede Konfliktregel. | Unternehmen, Kontakte und Aufträge in beide Richtungen, dazu Artikel, Preise und Rechnungen aus Business Central. Eine Unternehmensgruppe mit mehreren ERP-Mandanten kann alle davon anbinden. | Abhängig von der App. Die App für Business Central synchronisiert Kunden und Artikel in beide Richtungen sowie Verkaufschancen und Verkaufsaufträge in eine Richtung, nach HubSpot. Keine Unternehmen, Rechnungen oder Positionen. |
| Vorlagen | Keine. Sie starten bei den APIs, und Low-Code-Konnektoren sind rudimentär oder stammen von Drittanbietern. | Eine fertige Vorlage für HubSpot und Business Central, kostenlos im Abonnement enthalten. Für Dynamics 365 Finance and Operations, NAV, AX und GP übernimmt das Rapidi-Team die Einrichtung. | Standardzuordnungen, eine App pro System. Keine HubSpot-App für Dynamics 365 Finance, NAV, GP, AX oder SAP. |
| Skalierbarkeit | So umfassend, wie Sie es aufbauen, aber jedes neue System und jeder neue Datenfluss ist ein neues Projekt mit Ihrem eigenen Code. | Ein Abonnement, viele Systeme: Salesforce, Shopify, Workday, Microsoft Fabric, Datenbanken und REST-APIs. | Jede App verbindet HubSpot mit einem System. Ein weiteres System bedeutet eine weitere App, sofern HubSpot eine anbietet. |
Zwei Punkte entscheiden die meisten Fälle. Wenn Ihr ERP On-Premise läuft, kommen die nativen Apps erst nach einer Migration in Frage, denn HubSpot unterstützt kein selbst gehostetes Business Central, und eine Migration ist ein eigenes Projekt. Und wenn Ihre Kunden Unternehmen sind, was im B2B meist der Fall ist, prüfen Sie vor allem anderen den Umfang: Die native App für Business Central synchronisiert keine Unternehmen, eine Lücke, auf die HubSpot-Anwender in der HubSpot Community hingewiesen haben.
Wie oft jeweils synchronisiert wird: die nativen Apps innerhalb von 10 Minuten, Rapidi je nach Tarif stündlich bis minütlich, nahezu in Echtzeit oder ereignisgesteuert, und eine Eigenentwicklung so oft, wie die API-Limits es zulassen.
Wer kümmert sich nach dem Go-live um den Betrieb?
Jemand muss die Integration täglich überwachen, sie bei API-Änderungen aktuell halten und bemerken, wenn ein Datensatz fehlschlägt.
| Kriterium | Selbst entwickeln: individuelle API | Kaufen: Rapidi (iPaaS) | Nativ: HubSpot Data Sync |
|---|---|---|---|
| Support und tägliche Protokolle | Sie selbst. HubSpot und Microsoft betreuen ihre APIs, nicht Ihren Code, und HubSpot speichert API-Protokolle 30 Tage lang. | Rapidi, in jedem Tarif: ein KI-Agent, der Fragen beantwortet und Aufgaben erledigt, unterstützt von den Beratern, die Ihre Integration eingerichtet haben. | HubSpot, je nach Tarif: bei den kostenlosen Tools nur die Community, ab Starter per E-Mail und Chat. Die fehlerhaften Datensätze prüfen Sie selbst. |
| API-Änderungen | Sie fangen jedes Release von HubSpot und Ihrem ERP selbst ab. | Rapidi. Pflege der Konnektoren und Plattform-Upgrades sind inklusive. | HubSpot pflegt die App. Sie halten die Zuordnungen und die Erweiterung auf ERP-Seite aktuell. |
| Fehlerbehandlung | Müssen Sie selbst bauen: Wiederholungsversuche, Warnmeldungen und Dashboards, oft als kostenpflichtige Cloud-Dienste. Tokens und Secrets laufen ab. | Integriert: pro Zeitplan überspringen, wiederholen oder anhalten, Benachrichtigungen per E-Mail und Slack sowie eine Ansicht Failing Schedules. Übersprungene Datensätze werden nicht automatisch erneut gesendet. | Integriert: prüft ganze Datensätze erneut und stellt fehlgeschlagene Aufrufe wieder her, mit KI-gestützter Fehlerbehebung pro Datensatz. Eine dokumentierte Fehlerbenachrichtigung haben wir nicht gefunden. |
API-Änderungen folgen inzwischen einem festen Kalender. HubSpot veröffentlicht Breaking Changes zweimal im Jahr, im März und im September. Business Central hat zwei Hauptreleases pro Jahr, im April und im Oktober, und ab Version 30 im Jahr 2027 können Microsofts eigene Seiten nicht mehr als OData-Endpunkte bereitgestellt werden. Wir haben einen Migrationsleitfaden für diese Änderung veröffentlicht.
Egal, welchen Ansatz Sie wählen, jemand auf Ihrer Seite bleibt für Datenfehler verantwortlich. Wenn ein Kundendatensatz im ERP falsch ist, behebt keine Integration das für Sie. Stellen Sie deshalb jedem Anbieter eine Frage: Wie erfahre ich, dass etwas fehlgeschlagen ist?
Was kostet jeder Ansatz wirklich?
Rechnen Sie mit vier Kostenblöcken, nicht mit einem: Lizenz, Hosting, Implementierung und Wartung über die gesamte Laufzeit.
| Kosten | Selbst entwickeln: individuelle API | Kaufen: Rapidi (iPaaS) | Nativ: HubSpot Data Sync |
|---|---|---|---|
| Lizenz | Keine Lizenzgebühr, aber Cloud-Abonnements für Hosting, Warteschlangen, Datenbank und Monitoring, dazu Entwicklerzeit. Die Kosten richten sich nach Nutzung und Volumen. | Eine Gebühr, in der Hosting, Support, Wartung, API-Änderungen und Vorlagen enthalten sind, in Editionen, die zu dem passen, was Sie synchronisieren. | Kostenlos für Standardzuordnungen: Kontakte, keine Unternehmen. Benutzerdefinierte Zuordnungen erfordern ein kostenpflichtiges Abonnement für Data Hub, pro Seat abgerechnet. |
| Hosting | Sie hosten selbst und zahlen jeden Monat. Low-Code mit einem On-Premise-ERP erfordert zusätzlich einen ständig laufenden Gateway-Server. | Inklusive. Rapidi betreibt den Service auf AWS und übernimmt Hosting, Monitoring und Wartung. | Inklusive, die App läuft innerhalb von HubSpot. Ein On-Premise-ERP muss zuerst in die Cloud umziehen. |
| Implementierung | Zeit von Entwicklern oder einer Agentur, ohne Vorlage als Ausgangspunkt. Kosten und Dauer bleiben unbekannt, bis das Projekt abgeschlossen ist. | Konfiguriert, nicht programmiert. Startet mit einer Vorlage, zu einer festen einmaligen Gebühr, die nach der Anforderungsanalyse angeboten wird. | Eine geführte Einrichtung für Kontakte durch Ihren Admin. Mehr Umfang bedeutet HubSpot-Beratungspakete, und wie viele davon nötig sind, lässt sich vorab schwer abschätzen. |
| Wartung | Laufende Entwicklerzeit für jedes API-Release, dazu Fehlerbehebungen und neue Anforderungen der Anwender. | Inklusive. Ihr Admin passt Zuordnungen ohne Code an. | Die Zeit Ihres Admins für fehlerhafte Datensätze und Zuordnungen. HubSpot bestimmt die Roadmap. |
Drei Tipps aus dem Webinar:
- Vergleichen Sie Gleiches mit Gleichem. Kalkulieren Sie mit dem Tarif, der Ihre Datensätze abdeckt, nicht mit dem günstigsten Tarif.
- Rechnen Sie das Hosting jeden Monat ein. Das Hosting einer Eigenentwicklung ist ein laufender Kostenfaktor, keine einmalige Ausgabe.
- Lassen Sie sich ein Angebot für Ihren Umfang machen. Lassen Sie sich vor der Unterschrift jeden Ansatz für denselben Umfang anbieten, und fragen Sie dann, wer die Lösung in 18 Monaten wartet und wer dafür bezahlt.
Wird die Integration im Alltag wirklich genutzt?
Die Akzeptanz hängt von zwei Gruppen ab: den Personen, die die Integration betreiben, und den Personen, die ihre Daten jeden Tag nutzen.
- Selbst entwickeln: erfordert Entwicklerkenntnisse, etwa HubSpot CLI, OAuth sowie AL und API-Seiten in Business Central. Jede Änderung, die Ihre Anwender wünschen, wartet auf einen Entwickler.
- Kaufen: Mit Rapidi bearbeitet Ihr eigenes Team Felder und Zuordnungen direkt am Bildschirm, mit festen, namentlich bekannten Ansprechpartnern von der Einrichtung bis zum Go-live und darüber hinaus, dazu kostenlose Open Office Hours.
- Nativ: Point-and-Click in HubSpot, dazu Admin-Schritte auf ERP-Seite, mit kostenlosen Kursen der HubSpot Academy. Die Erfahrungsberichte reichen von einfachen Einrichtungen bis zu Einrichtungen, die nie abgeschlossen wurden.
„Nach der Schulung wurde das System vom ersten Tag an genutzt, da alle benötigten Daten vorhanden waren.“
Ein Rapidi-Kunde
Darauf kommt es bei der Akzeptanz an. Eine Integration wird genutzt, wenn die benötigten Daten einfach da sind.
Wann passt welcher Ansatz am besten?
Jeder Ansatz ist für jemanden die richtige Antwort. Egal, wofür Sie sich entscheiden, legen Sie zuerst fest, welches System für welche Daten führend ist.
- Selbst entwickeln passt, wenn Sie mit einem unbekannten oder schwankenden Budget und Zeitplan leben können, wenn interne Teams Änderungen und Wartung übernehmen und wenn keine Vorlage und keine App zu Ihrem Prozess passt.
- Rapidi passt, wenn Sie eine skalierbare Lösung für alle Ihre Systeme mit transparenten Preisen wollen, wenn Sie mehrere ERP-Mandanten haben, wenn Ihr ERP On-Premise oder in der Cloud läuft und wenn Sie für Implementierung und Support ein festes, erfahrenes Team wünschen. Rapidi verbindet Geschäftssysteme seit 1987.
- Nativ passt zu einem begrenzten, einfachen Umfang, vor allem Kontakte, bei dem Ihre Datensätze in die Standardobjekte passen, Ihr ERP in der Cloud läuft und nur ein Mandant angebunden werden muss.
Was sollten Sie jeden Anbieter fragen?
Stellen Sie jeder Option dieselben sechs Fragen, auch uns.
- Architektur: Läuft es dort, wo unser ERP läuft, in der Cloud, On-Premise oder in unserer eigenen Azure-Umgebung?
- Umfang: Synchronisiert es Unternehmen, Kontakte, Aufträge und Rechnungen in beide Richtungen, für jeden ERP-Mandanten?
- Vorlagen und Skalierung: Wie viel funktioniert ab dem ersten Tag, und kann dasselbe Abonnement unser nächstes System anbinden?
- Betrieb: Wer reagiert, wenn etwas ausfällt, wer fängt API-Änderungen ab, und wie erfahren wir, dass ein Datensatz fehlgeschlagen ist?
- Kosten: Was kosten Lizenz, Hosting, Implementierung und Pflege zusammen, gerechnet auf 18 Monate ab heute?
- Benutzerfreundlichkeit: Wer kann Änderungen vornehmen, wenn Anwender sie wünschen, und braucht jede Änderung einen Entwickler?
Die HubSpot-ERP-Checkliste fasst die sechs Fragen auf einer Seite zusammen, mit Platz für Ihre Antworten und einer Vergleichstabelle, die Sie für Ihre eigene Situation ausfüllen.
Häufig gestellte Fragen
Was ist eine native Integration?
Eine native Integration wird vom Softwarehersteller selbst entwickelt und betreut. Bei HubSpot sind das die Apps, die HubSpot selbst entwickelt und im HubSpot Marketplace anbietet, etwa die App für Business Central, die auf HubSpot Data Sync basiert, sowie die Apps für Dynamics 365 und NetSuite. Eine iPaaS oder Ihr eigener Code sind Integrationen von Drittanbietern, die jemand anderes auf denselben APIs aufbaut.
Synchronisiert die native HubSpot-App für Business Central Unternehmen?
Nein. Die native App für Business Central synchronisiert Kunden mit HubSpot-Kontakten und Artikel mit Produkten, jeweils in beide Richtungen. Verkaufschancen und Verkaufsaufträge kommen nur in eine Richtung, von Business Central nach HubSpot, sodass ein in HubSpot gewonnener Deal keinen Verkaufsauftrag in Business Central anlegt. Unternehmen, Rechnungen und Positionen werden nicht synchronisiert. Wenn Ihre Kunden Unternehmen sind, prüfen Sie den Umfang, bevor Sie sich entscheiden. Rapidi synchronisiert Unternehmen, Kontakte und Aufträge in beide Richtungen, dazu Artikel, Preise und Rechnungen aus Business Central. Details finden Sie in unserem Beitrag So integrieren Sie HubSpot mit Business Central.
Können die nativen Apps von HubSpot ein On-Premise-ERP anbinden?
Nein. Die nativen Apps laufen nur in der Cloud. Business Central On-Premise wird nicht unterstützt, und die App für Dynamics 365 setzt Dynamics 365 auf einer dynamics.com-Domain voraus. Rapidi verbindet ERP-Systeme in der Cloud, On-Premise oder in Ihrer eigenen Azure-Umgebung, bei On-Premise-Systemen über RapidiConnector.
Gibt es eine native HubSpot-App für Dynamics 365 Finance, NAV, GP oder AX?
Nein. HubSpot hat keine App für diese Systeme. Rapidi verbindet HubSpot und Dynamics 365 Finance, und das Rapidi-Team richtet auch NAV, AX und GP ein.
Für unser ERP gibt es keine HubSpot-App. Welche Möglichkeiten haben wir?
Ohne native App haben Sie die Wahl zwischen einer Eigenentwicklung auf Basis der APIs und dem Kauf einer Integrationsplattform. Die nativen Apps von HubSpot decken Business Central, Dynamics 365 und NetSuite ab, für Dynamics 365 Finance, NAV, GP, AX oder SAP gibt es keine HubSpot-App. Wenn Sie kaufen, lassen Sie sich eine funktionierende Verbindung zu genau Ihrem ERP zeigen, keine allgemeine Demo.
Wie oft synchronisiert jeder Ansatz?
Laut HubSpot-Dokumentation synchronisieren die nativen Apps innerhalb von 10 Minuten nach einer Änderung. Rapidi synchronisiert je nach Tarif stündlich bis minütlich, nahezu in Echtzeit oder ereignisgesteuert. Eine Eigenentwicklung synchronisiert so oft, wie die API-Limits es zulassen.
Welches System sollte für den Kundendatensatz führend sein, HubSpot oder das ERP?
Es gibt keine allgemein richtige Antwort, aber es muss eine Antwort geben, schriftlich festgehalten vor dem Go-live. Legen Sie fest, welches System für welche Daten führend ist, ob die Integration bei der Finanzabteilung, beim CRM-Team oder bei der IT angesiedelt ist und wer auf Ihrer Seite erster Ansprechpartner ist, wenn etwas nicht mehr synchronisiert wird.
HubSpot Data Sync ist kostenlos. Was kostet es, wenn wir eigene Felder brauchen?
Die Standardzuordnungen sind kostenlos. Benutzerdefinierte Zuordnungen erfordern ein kostenpflichtiges Abonnement für Data Hub, pro Seat abgerechnet, und Unterstützung über die geführte Einrichtung hinaus gibt es in Form von HubSpot-Beratungspaketen.
Ihr nächster Schritt
Laden Sie die Checkliste herunter, rechnen Sie Ihre eigenen Zahlen im ROI-Rechner durch, oder besprechen Sie Ihr Setup in einem kostenlosen 30-minütigen Gespräch mit einem unserer Experten für Datenintegration. Unverbindlich und kostenlos.