Comment réussir la planification d'un projet d'intégration de données ?

December 10, 2024 · Beate Thomsen · Intégration de données

Un projet d'intégration de données réussi commence par vos processus métier, et non par la technologie. Définissez clairement le périmètre, cartographiez et testez les données avec soin, et mettez en place un processus de synchronisation fiable avec supervision et gestion des erreurs. En résumé, le succès dépend d'une planification rigoureuse, de tests approfondis et d'une maintenance continue.

Les données clients sont aujourd'hui l'un de vos actifs les plus précieux, ce qui explique pourquoi de nombreuses entreprises hésitent à connecter leurs systèmes. Pourtant, les avantages de l'intégration des systèmes — une meilleure qualité des données, un service client supérieur, et moins d'erreurs et de tâches manuelles — l'emportent largement sur les risques.

Pour concrétiser ces avantages, vous avez besoin d'un plan d'intégration de données solide. Le succès dépend d'une planification rigoureuse, et non d'une précipitation vers des solutions techniques.

 

Table des matières

• Qu'est-ce qu'un projet d'intégration de données ?
• Outils d'intégration de données
• Mettre en place un projet d'intégration de données
• Créer un plan de projet d'intégration de données réussi
• Points clés à retenir
• FAQ

 

Qu'est-ce qu'un projet d'intégration de données ?

Commençons par clarifier la terminologie.

L'intégration de données est un processus qui consiste à connecter des données entre deux systèmes. L'objectif est d'assurer un flux de données fluide entre différents systèmes. Et l'ensemble des étapes permettant de combiner des données issues de sources multiples et disparates en un jeu de données unifié et cohérent s'appelle un projet d'intégration de données.

Un exemple d'un tel projet pourrait être l'intégration d'un système ERP et d'un système CRM.

Lorsque vous intégrez l'ERP et le CRM, chaque système traite les données d'une manière spécifique selon les processus métier qu'il soutient, et possède une logique métier intégrée qui lui est propre. Pour faire dialoguer ces deux systèmes distincts sans accroc, vous avez besoin d'un outil d'intégration de données et d'un plan solide. 

Un projet d'intégration de données ERP-CRM comprend généralement les étapes suivantes : planification (définition des objectifs et du périmètre) ; cartographie des données (identification des champs correspondants entre les systèmes) ; extraction (récupération des données pertinentes depuis les deux systèmes) ; transformation (conversion des données dans un format compatible) ; chargement (importation des données transformées dans le système cible) ; synchronisation (mise en place de mises à jour en temps réel ou planifiées) ; test (vérification de l'exactitude des données et du bon fonctionnement du système) ; déploiement (mise en production) ; maintenance (supervision et ajustements selon les besoins).

Comme vous pouvez le constater, il s'agit d'un projet assez complexe qui comporte un certain nombre d'étapes. Mais dans cet article, nous allons essayer d'expliquer comment simplifier la planification d'un projet d'intégration de données. 

 

Outils d'intégration de données

En général, les points d'intégration les plus courants sont : les clients, les contacts, les articles, les devis, les commandes, les factures ou l'historique des ventes.

Pourtant, le périmètre de l' intégration de données peut être bien plus vaste que cela. Il peut couvrir les données de référence traditionnelles, ou toute table ou tout champ que vous souhaitez synchroniser et aligner entre les systèmes.

En réalité, il n'existe aucune limite quant aux données pertinentes pour l'intégration de données – tout dépend de votre paysage applicatif et de vos processus métier. Passons maintenant en revue les principaux outils d'intégration de données qui aident les entreprises à mener à bien leurs projets d'intégration de données.

• Entrepôts de données (data warehouses) – vous aident à stocker des données intégrées provenant de sources multiples. Par exemple, un entrepôt de données basé sur le cloud peut combiner les données de ventes de différentes bases de données régionales en un seul référentiel central.
• Outils ETL (Extract, Transform, Load) – vous aident à déplacer et modifier des données entre systèmes. Par exemple, un outil ETL extrait les données clients d'un CRM, les transforme pour correspondre au format d'un entrepôt de données, puis les charge dans cet entrepôt.
• Outils API (Application Programming Interface) – permettent à différents logiciels de communiquer et de partager des données. Par exemple, un outil d'intégration API peut connecter l'outil d'email marketing d'une entreprise à son CRM, en ajoutant automatiquement les nouveaux abonnés à la base de données clients.
• Outils de virtualisation de données – vous aident à créer une vue unifiée des données sans les déplacer. Par exemple, une plateforme de virtualisation de données permet aux utilisateurs d'accéder à des données provenant de plusieurs bases de données et de les exploiter comme si elles se trouvaient au même endroit, sans les fusionner physiquement.
• Outils iPaaS (Integration Platform as a Service) – vous aident à connecter diverses applications et sources de données dans le cloud. Par exemple, une solution iPaaS peut intégrer le système RH cloud d'une entreprise à son logiciel de paie sur site.

 

METTRE EN PLACE UN PROJET D'INTÉGRATION DE DONNÉES

Pour mettre en place un projet d'intégration de données solide, un plan ne suffit pas. Vous devez aussi savoir ce qui peut mal tourner, ce que vous allez en retirer, et connaître précisément quelle méthode d'intégration de données utiliser.

Dans ce chapitre, nous allons passer rapidement en revue trois éléments à prendre en compte avant d'élaborer le plan de votre projet d'intégration de données : les défis, les avantages, et les méthodes d'intégration.

DÉFIS

C'est un fait : les projets d'intégration de données peuvent effectivement s'avérer difficiles. Pire encore, ces difficultés s'entremêlent souvent et peuvent compliquer les choses davantage. C'est pourquoi connaître ces pièges classiques vous aidera à mieux planifier votre projet d'intégration de données.

Voici quelques défis classiques à prendre en compte :

❎ Mauvaise qualité des données.  Les différents systèmes contiennent souvent des données incohérentes ou incorrectes. Par exemple, le nom d'un client peut être orthographié différemment dans deux bases de données. Cela nécessite des processus approfondis de nettoyage et de validation des données, qui peuvent être longs et fastidieux.

EXEMPLE : le nom d'un client peut être orthographié différemment dans deux bases de données.

❎ Formats de données différents. Les systèmes peuvent stocker les données de manières incompatibles. La transformation des données entre ces formats nécessite une cartographie minutieuse et peut entraîner des erreurs si elle n'est pas effectuée correctement.

EXEMPLE : l'un peut utiliser les dates au format MM/JJ/AAAA, l'autre au format JJ/MM/AAAA.

❎ Gros volumes de données. L'intégration de grandes quantités de données peut prendre du temps et solliciter fortement les systèmes informatiques. Vous devrez peut-être donc investir dans du matériel puissant ou des solutions cloud, ce qui augmente le coût et la complexité du projet.

EXEMPLE : le système d'une entreprise de commerce de détail peut ralentir lors du traitement de millions de transactions quotidiennes provenant de centaines de magasins.

❎ Traitement en temps réel ou par lots (batch). Il est important de décider si vous devez mettre à jour les données instantanément ou périodiquement. Si l'intégration en temps réel fournit des informations à jour, elle peut aussi ralentir les systèmes. Le traitement par lots, quant à lui, sollicite moins de ressources, mais peut entraîner des incohérences temporaires des données.

EXEMPLE : une compagnie aérienne qui choisit des mises à jour en temps réel du statut des vols obtiendra des résultats plus rapides, mais risque de surcharger le système. Et si elle opte pour des mises à jour horaires, les informations seront moins précises, mais le bon fonctionnement du système sera assuré. 

❎ Utilisation de systèmes existants (legacy). Les anciens systèmes ne se connectent pas toujours facilement aux plus récents, ce qui implique – un travail supplémentaire ou des personnalisations. Cela peut parfois conduire à remplacer ou mettre à niveau le système existant, ce qui accroît le périmètre et le coût du projet.

EXEMPLE : le logiciel moderne de service client d'une banque ne peut pas communiquer directement avec son système de gestion des comptes vieux de 20 ans.

❎ Manque de documentation. Lorsque la documentation sur le fonctionnement des systèmes existants est insuffisante, voire inexistante, cela complique l'intégration des données et oblige à consacrer beaucoup de temps à faire de la rétro-ingénierie ou à s'appuyer sur ce que savent ou se rappellent les employés de longue date. 

EXEMPLE : si les développeurs d'origine d'un système que vous utilisez ont quitté l'entreprise et qu'il ne reste aucune documentation, le personnel actuel peut passer des semaines à comprendre le fonctionnement du système.

❎ Manque de compétences techniques ou de personnel. L'intégration nécessite souvent des compétences spécialisées qui ne sont pas toujours disponibles en interne. Vous devrez peut-être recruter du nouveau personnel, former vos employés actuels, ou faire appel à des consultants externes.

EXEMPLE : une petite entreprise souhaite intégrer sa plateforme e-commerce à son logiciel de comptabilité, mais ne dispose pas de l'expertise en interne, ce qui l'oblige à faire appel à un consultant coûteux.

❎ Maintenance continue. Maintenir le bon fonctionnement du système intégré dans la durée – gérer les mises à jour des systèmes connectés, résoudre les problèmes d'intégration, optimiser les performances à mesure que les besoins métier évoluent – peut représenter un défi permanent.

EXEMPLE : si une partie de votre intégration tombe en panne suite à une mise à jour système, l'ensemble de l'intégration peut s'effondrer. Il vous faudra alors des experts informatiques pour résoudre le problème et reconnecter les systèmes.

AVANTAGES

L'intégration de données offre de nombreux avantages : accès à des informations à jour provenant de toutes les sources en un seul endroit, amélioration de la précision et réduction des erreurs, gain de temps et d'argent et réduction du travail manuel – jusqu'à une meilleure prise de décision et une collaboration renforcée entre les équipes. 

Mais comment tirer parti d'un plan de projet d'intégration de données robuste ? 

✴️ Définir des objectifs métier clairs. Un projet d'intégration de données solide aide chacun dans votre entreprise à comprendre pourquoi ce projet est mené et ce que vous cherchez à accomplir. Cela permet à l'équipe d'avancer dans la même direction. 

✴️ Une meilleure gestion des risques. Il est toujours préférable de connaître ses risques et de traiter les problèmes avant qu'ils ne surviennent. Un plan d'intégration de données solide signalera par exemple qu'un système existant risque de ne pas s'intégrer facilement avec des systèmes plus récents, incitant l'équipe à trouver une solution en amont, comme mettre le système à niveau ou trouver un outil compatible.

✴️ Une allocation des ressources plus efficace. Pour que votre projet d'intégration de données se déroule sans accroc, vous devez y allouer les bonnes personnes, le bon temps et les bons outils. Plutôt que d'avoir trop de personnes travaillant sur une partie du projet au détriment des autres, le plan garantit que chaque équipe sait exactement quoi faire à chaque étape.

✴️ Une meilleure gestion du calendrier. Avoir un plan vous aide à définir un calendrier réaliste pour chaque phase du projet et à suivre son avancement pour respecter les délais. Et si certaines phases prennent plus de temps, vous pouvez toujours ajuster votre plan. 

✴️ Maîtrise des coûts. Avec un plan de projet d'intégration de données solide, vous pouvez mieux estimer les coûts et respecter le budget du projet. Vous pouvez éviter les dépenses imprévues en définissant à l'avance combien vous allez dépenser en nouveaux logiciels, en formation ou en personnel supplémentaire.

✴️ Un meilleur contrôle qualité. Avant la mise en production du nouveau système intégré, le plan vous aide à inclure des étapes pour tester l'exactitude des données de toutes les sources. Cela garantit, par exemple, que les données clients de l'ancien système correspondent au nouveau système sans erreur.

✴️ Flexibilité et adaptabilité. Si à mi-parcours du projet, votre entreprise décide d'ajouter une nouvelle source de données (par exemple une application mobile), le plan indiquera où des ajustements sont nécessaires sans déstabiliser l'ensemble du processus.

MÉTHODES

Il existe différentes méthodes d'intégration de données : une approche horizontale, une approche verticale, et une approche en étoile (point à point). Choisir la bonne approche pour votre entreprise garantira la réussite de votre projet d'intégration de données. 

 

Voici en quoi ces trois méthodes diffèrent :

• L'intégration horizontale élargit les données au sein d'une même couche.
• L'intégration verticale relie différentes couches ou différents types de données.
• L'intégration point à point crée des liens directs entre plusieurs systèmes.

Chaque méthode a son utilité selon les besoins de l'entreprise et son infrastructure existante. 

FAIT INTÉRESSANT : Par le passé, l'intégration de données se faisait souvent via des interfaces batch directes. Les données étaient extraites vers un fichier, puis envoyées vers le système cible et importées (par lot). Ce type de chargement de données peut être fastidieux, en particulier au stade de la programmation et des tests.

Une telle approche de l'intégration de données rend difficile la gestion des données incorrectes. Maintenir les systèmes synchronisés peut également représenter un défi. 

C'est pourquoi, aujourd'hui, de nombreux systèmes d'intégration utilisent une logique qui extrait, transforme et charge les données. Pour combiner des données provenant de sources différentes, vous avez besoin d'un plan d'intégration de données détaillé mais simple, qui respecte les flux du processus d'intégration de données. 

CRÉER UN PLAN DE PROJET D'INTÉGRATION DE DONNÉES RÉUSSI

Comme pour tout projet, la phase de planification d'un projet d'intégration de données est une étape déterminante vers le succès. 

Comme pour tout projet, lorsque vous élaborez un plan de projet d'intégration de données, vous devrez prendre en compte les éléments suivants : 

• Une équipe projet incluant tous les membres directs ou indirects
• Un calendrier de projet
• Un échéancier de projet
• Un plan de gestion de projet
• Un plan de ressources
• Une analyse des risques
• Une description détaillée des livrables

Pour réussir la mise en œuvre de vos solutions d'intégration de données, vous devriez suivre les quatre étapes suivantes.

ÉTAPE 1 : ÉVALUEZ VOS PROCESSUS 

La plupart des entreprises réalisent l'intégration de données dans le même but – optimiser leurs processus métier et améliorer leur efficacité. Examinez vos processus métier actuels et réfléchissez à la façon dont vous pourriez améliorer vos flux de travail. 

Par exemple, les entreprises doivent souvent convertir un prospect (lead) du CRM en client dans l'ERP. Si cela se fait manuellement, il s'agit d'un processus inefficace et sujet aux erreurs. 

Il serait préférable qu'un client soit créé automatiquement dans le système ERP lors d'un événement déclencheur dans le système CRM. Par exemple, lorsqu'un client passe commande pour la première fois.

Avant le démarrage du projet d'intégration de données, vous devriez examiner vos processus d'un œil critique. Analysez les transferts de données potentiels entité par entité, par exemple les clients, les contacts, les sociétés, les articles, etc., ainsi que les processus que vous cherchez à améliorer. 

ÉTAPE 2 : DÉFINISSEZ LE PÉRIMÈTRE DE VOTRE INTÉGRATION DE DONNÉES

Vous avez donc évalué vos objectifs métier et vos processus existants. 

Ensuite, vous devez comprendre le périmètre de votre projet d'intégration de données. Pour cela, vous devez définir les aspects suivants et vous poser les questions suivantes : 

• Quelles données doivent être partagées ? Il peut s'agir par exemple des coordonnées clients, de l'historique des commandes, des données de facturation, des enregistrements de paiement ou des informations produits. 
  
  
• Quelles sont nos exigences en matière d'intégration de données ? Le flux de données doit-il être unidirectionnel ou bidirectionnel ?
• À quelle fréquence devons-nous mettre à jour les données, c'est-à-dire quelle est la fréquence des mises à jour – en temps réel ou par lots ?
• Quelle est notre estimation du volume de données ?
• Que nous apprend l'analyse de nos systèmes ? Vous devez ici définir les capacités techniques des deux systèmes, recenser les API ou points d'intégration disponibles, les limitations des systèmes et les exigences de sécurité.
• De quelles ressources disposons-nous ? Quelles sont les compétences techniques requises pour mener à bien ce projet ? Avons-nous des spécialistes en interne ou avons-nous besoin de consultants externes ?
• Quel est notre échéancier et quelles sont les phases du projet ? Quelles échéances sont les plus critiques et pourquoi ? Y a-t-il des périodes de forte activité à éviter ? Quelle est la durée de la phase de test ?
• Quels sont nos principaux risques ? Par exemple, des problèmes de qualité des données, des besoins d'indisponibilité du système, des impacts sur les processus métier, des exigences de conformité, etc.
• Enfin, quels sont nos indicateurs de succès ? Comment mesurons-nous la réussite du projet ?  Quels KPI devons-nous définir ?

Cette analyse du périmètre de votre projet d'intégration de données vous aidera à avoir une vision claire de la situation et des étapes à suivre.

ÉTAPE 3 : CONNECTEZ LES SYSTÈMES

L'étape suivante marque le début de la phase de réalisation : il est temps de connecter les systèmes. Supposons que vous connectiez le CRM et l'ERP via une plateforme d'intégration de données. 

La structure des systèmes – tables, champs et autres informations pertinentes pour l'intégration – doit être lue et enregistrée afin de réaliser les correspondances (mappings) correctement et avec les bonnes informations. 

Ensuite, les données doivent être séquencées correctement dans les transferts. Si vous transférez une commande, il est logique de transférer les articles en premier, car la commande peut contenir un nouvel article. Sans cet article, la référence serait rompue.

Dans cette phase, vous décidez techniquement quel système a la priorité sur l'autre pour les tables bidirectionnelles, dans le cas où une donnée a été mise à jour dans les deux systèmes. C'est ce que l'on appelle la définition de la logique maître-esclave.

Une fois le transfert de données configuré, les tests commencent. Il faut débuter avec quelques enregistrements, jusqu'à ce que tout soit prêt. C'est souvent à ce moment-là que vous réalisez que la qualité de vos données n'est pas aussi bonne que prévu. Dans ce cas, un nettoyage des données est nécessaire. 

Si les données ont été créées manuellement dans les deux systèmes (par exemple, des clients sans référence claire), vous pourriez vous retrouver avec des doublons. Ce qui, bien sûr, n'est pas souhaitable. 

Pour résoudre le problème des doublons, vous devrez soit créer une tâche par lot, soit une requête capable de les mettre à jour automatiquement. Vous pouvez aussi les rechercher manuellement et ajouter un identifiant reliant clairement les deux enregistrements. C'est une procédure simple, mais si vous avez beaucoup de clients, la corriger peut prendre du temps.

ÉTAPE 4 : SYNCHRONISEZ LES SYSTÈMES

Une fois que tout est testé et que le transfert de données initial est effectué, vous devez synchroniser les deux systèmes. 

Considérez la synchronisation comme le fait de maintenir deux systèmes « en conversation » l'un avec l'autre, en veillant à ce qu'ils disposent des mêmes informations à jour. Voici les étapes classiques de la phase de synchronisation des données : 

Premièrement, les deux systèmes effectuent une « grande poignée de main » – c'est ce qu'on appelle la synchronisation initiale, durant laquelle toutes les données existantes sont rapprochées et alignées. Par exemple, tous les enregistrements clients des deux systèmes sont rapprochés et mis à jour. 

Deuxièmement, vous appliquez la méthode de synchronisation choisie. Par exemple, si vous avez opté pour la synchronisation en temps réel, un commercial met à jour le numéro de téléphone d'un client dans le CRM, et celui-ci se met à jour instantanément dans l'ERP ; ou lorsque votre équipe comptable enregistre un paiement dans l'ERP, le statut du client se met à jour immédiatement dans le CRM. 

Dans le cas d'une synchronisation planifiée, les systèmes se mettent à jour mutuellement toutes les heures, tous les jours ou toutes les semaines. Par exemple, les commandes clients sont synchronisées du CRM vers l'ERP chaque nuit. 

Troisièmement, vient l'étape de résolution des conflits, durant laquelle les systèmes ont besoin de règles pour gérer les conflits. 

Par exemple, vous définissez quel système « l'emporte » si l'adresse du client diffère entre le CRM et l'ERP. En général, un système devient le « maître » pour certains types de données

Enfin, vous devez gérer les erreurs de données. Le système doit détecter les échecs de synchronisation, avertir les administrateurs des problèmes et conserver une trace des échecs pour pouvoir les relancer. Par exemple, si les données client ne se synchronisent pas, le système les signale pour vérification. 

Ce processus continu garantit que les deux systèmes restent alignés et fournissent des informations exactes et cohérentes dans toute l'organisation.

POINTS CLÉS À RETENIR

Même si les projets d'intégration de données peuvent sembler complexes et intimidants, vous pouvez les mener à bien grâce à une planification adaptée et une compréhension claire du périmètre du projet.

Voici un résumé des points clés à retenir : 

La planification est plus importante que le choix du bon outil d'intégration ! Un plan d'intégration de données solide permet donc de gérer efficacement les risques, les ressources et les coûts.

Avant de commencer, définissez clairement vos objectifs métier et évaluez en profondeur vos processus actuels afin d'identifier ce qui doit être amélioré.

Connaissez vos options de méthode d'intégration : horizontale (combinaison de types de données similaires), verticale (liaison de différents types de données) ; en étoile/point à point (connexions directes entre systèmes).

Suivez les quatre étapes clés de l'intégration de données :

• Évaluez vos processus
• Définissez le périmètre du projet
• Connectez les systèmes
• Synchronisez les systèmes

Préparez-vous aux défis courants tels que les problèmes de qualité des données, les différences de format et les problèmes de compatibilité entre systèmes. Mais rassurez-vous – disposer d'un plan solide pour anticiper ces défis vous fera gagner du temps et des ressources par la suite.

La solution d'intégration de données de Rapidi

Une fois votre projet d'intégration de données terminé, vous pouvez souffler et passer en mode support. Si vous utilisez un environnement de plateforme d'intégration de données comme Rapidi, c'est simple. 

Avec la solution d'intégration de données Rapidi, si un problème survient avec les transferts de données, les personnes en charge reçoivent une notification par email contenant les informations pertinentes et un lien direct vers le transfert de données en erreur, pour investigation et résolution.

L'ensemble du projet d'intégration de données peut se dérouler de manière fluide et simple lorsque vous utilisez des plateformes d'intégration de données (certaines étant même préconfigurées avec des points d'intégration prédéfinis). Les plateformes d'intégration de données de Rapidi proposent la plupart des transferts prêts à l'emploi. Votre travail se limite alors à une simple configuration et cartographie des données.

Beaucoup de nos clients utilisent la plateforme d'intégration de données Rapidi pour connecter rapidement et facilement leurs systèmes Salesforce et Microsoft Dynamics.

FOIRE AUX QUESTIONS

Combien de temps dure généralement un projet d'intégration de données, de la planification à la mise en œuvre complète ?

Bien que chaque projet soit unique, la plupart des intégrations CRM-ERP de taille moyenne prennent 3 à 6 mois, de la planification au déploiement. Cependant, le délai peut varier selon la complexité des données, la préparation des systèmes et la disponibilité de l'équipe. Les intégrations d'entreprise complexes peuvent prendre 9 à 12 mois, voire plus. Il est important de noter qu'après le déploiement initial, il y a généralement une période de stabilisation de 1 à 2 mois.

Quelles compétences mon équipe interne doit-elle avoir avant de démarrer un projet d'intégration de données ?

L'équipe principale devrait idéalement inclure :
- Un chef de projet expérimenté en intégration
- Des analystes métier qui comprennent les processus de l'entreprise
- Des spécialistes de bases de données maîtrisant la cartographie des données
- Une personne qui connaît en profondeur vos systèmes existants
Si votre équipe ne dispose pas de ces compétences, envisagez des programmes de formation ou le recours à des consultants pour combler les lacunes.

Que se passe-t-il si l'intégration échoue ou si les systèmes se désynchronisent ? Comment se préparer à ce type de scénario ?

Il est essentiel de disposer d'un plan de retour en arrière (rollback) et d'une stratégie de sauvegarde des données. Envisagez de mettre en place des outils de supervision pour détecter rapidement les problèmes de synchronisation, d'établir des procédures claires de récupération du système et de maintenir des systèmes parallèles pendant la phase de déploiement initiale. Documentez également tous les points d'intégration et créez des guides de dépannage pour les problèmes courants.

Combien coûte généralement un projet d'intégration de données, et qu'est-ce qui influence le prix ?

Le coût varie considérablement selon des facteurs tels que la complexité du système, le volume de données, la méthode d'intégration choisie, et le recours à des ressources internes ou à des consultants externes. Les petits projets peuvent coûter quelques dizaines de milliers (€/$), tandis que les intégrations de niveau entreprise peuvent atteindre plusieurs centaines de milliers. Les principaux facteurs de coût incluent les frais de licence des outils d'intégration, les tarifs des consultants, les coûts de formation et les dépenses de maintenance continue.